Arbeitsbereichseigentümer und Arbeitsbereichsadministrator der Organisation können die Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen verwalten. Um auf die Benachrichtigungseinstellungen zuzugreifen, gehen Sie zu Arbeitsbereichseinstellungen und navigieren Sie zum Tab Konfiguration.
Benachrichtigungen
E-Mail-Benachrichtigungen sind standardmäßig aktiviert und können auf Arbeitsbereichsebene nicht ausgeschaltet werden. Sie können jedoch spezifische Einstellungen für Ihre E-Mail-Benachrichtigungen im Abschnitt Benachrichtigungen vornehmen.
Kommentar anzeigen
Sie können entscheiden, ob Kommentar anzeigenin der E-Mail-Benachrichtigung ausgewählt wird oder nicht. Wenn Sie diese Option wählen, wird der Kommentar in der E-Mail-Benachrichtigung zusammen mit dem Namen der Person, die den Kommentar hinterlassen hat, angezeigt. Wenn Sie diese Option nicht wählen, müssen Sie die Datei öffnen, um den Kommentar zu sehen.
Wenn E-Mail-Bündelung aktiviert ist, werden in der E-Mail-Benachrichtigung mehrere Kommentare angezeigt.
Absender-E-Mail anzeigen
Sie können wählen, ob die E-Mail des Absenders in der E-Mail-Benachrichtigung des Kommentars anzeigen soll. Wenn Sie diese Option wählen, wird der E-Mail-Kontakt der Person, die den Kommentar abgegeben hat, neben ihrem Namen in der Benachrichtigung angezeigt. Wenn Sie diese Option nicht wählen, wird der E-Mail-Kontakt nicht aufgenommen.
Absendernamen anzeigen
Sie können entscheiden, ob der Name des Absenders anzeigen in der E-Mail-Benachrichtigung ausgewählt wird oder nicht. Wenn Sie diese Option wählen, wird der Name der Person, welche die Aktivität in Workiva durchgeführt hat, als Absender in der E-Mail-Benachrichtigung angezeigt. Wenn Sie diese Option nicht auswählen, werden die E-Mails von „Workiva Benachrichtigungen“ versendet.
E-Mail-Bündelung
Die Bündelung ist eine Möglichkeit, Benachrichtigungen in einer E-Mail zusammenzufassen, anstatt jedes Mal eine einzelne E-Mail zu erhalten, wenn es in Workiva eine Aktivität gibt.
Hinweis: E-Mail-Benachrichtigungen können nur für die Aktivitäten Kommentar und Aufgabe in Workiva gebündelt werden.
Wenn Sie die Bündelung aktivieren möchten, müssen Sie die minimale und maximale Verzögerung für die Benachrichtigungen festlegen.
- Minimale Verzögerung: Legen Sie die Mindestzeit fest, die das System warten soll, bevor es gebündelte Benachrichtigungen sendet. Das heißt, wenn dieser Zeitraum ohne eine neue Benachrichtigungsaktivität vergeht, wird das Benachrichtigungspaket versendet. Dieser Wert kann nicht größer als 1440 Minuten sein.
- Maximale Verzögerung: Legen Sie fest, wie lange das System maximal warten soll, bevor es gebündelte Benachrichtigungen sendet. Das bedeutet, dass dies die längste Zeitspanne ist, die zwischen dem Auftreten einer Aktivität und der Benachrichtigung der Benutzer liegt. Dieser Wert kann nicht größer als 1440 Minuten sein.
Nehmen wir an, das Minimum ist auf fünf Minuten festgelegt. Wenn ein Benutzer in Minute zwei in einem Kommentar erwähnt wird und in Minute sechs erneut, wird er in Minute 11 über beide Kommentare benachrichtigt, wenn keine anderen Aktivitäten stattgefunden haben.
Nehmen wir an, das Maximum ist auf 20 Minuten eingestellt. Wenn ein Benutzer alle zwei bis drei Minuten in einem Kommentar erwähnt wird, wird er 20 Minuten nach der ersten Kommentaraktivität über alle Kommentare benachrichtigt.
Forward notifications
You can automatically forward email notifications from one user to another. With forward notifications, notifications that are sent to the original recipients will also be sent to other users of your choosing.
To add forward notifications:
- Go to Forward notifications under the Configuration tab.
-
Click Add forward notification.
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Select the original recipient of the notifications, and click
Next.
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Select one or more users to forward the notifications to, and click
Finish.
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You can review your forward notifications in the table, and click on the menu next to a configuration to Edit or Remove it.
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Benachrichtigungen weiterleiten
Sie können E-Mail-Benachrichtigungen automatisch von einem Benutzer an einen anderen weiterleiten. Bei der Weiterleitung von Benachrichtigungen werden Benachrichtigungen, die an die ursprünglichen Empfänger gesendet werden, auch an andere Benutzer Ihrer Wahl gesendet.
Hinweis: Aus Sicherheitsgründen werden Verknüpfungen, die zur Workiva-Plattform führen, nicht in der weitergeleiteten E-Mail enthalten sein.
So fügen Sie Weiterleitungsbenachrichtigungen hinzu:
- Gehen Sie zu Benachrichtigungen weiterleiten unter der Registerkarte Konfiguration.
- Klicken Sie auf Weiterleitungsbenachrichtigung hinzufügen.
- Wählen Sie den ursprünglichen Empfänger der Benachrichtigungen aus und klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer aus, an die die Benachrichtigungen weitergeleitet werden sollen, und klicken Sie auf Fertigstellen.
Sie können Ihre Weiterleitungsbenachrichtigungen in der Tabelle überprüfen und auf das Menü neben einer Konfiguration klicken, um zu bearbeiten oder zu entfernen.
Hinweis: Weiterleitungsbenachrichtigungen können für bis zu 50 Originalempfänger konfiguriert werden. Jeder ursprüngliche Empfänger kann bis zu 10 Benutzer haben, an die er seine Benachrichtigungen weiterleiten kann.
Einstellungen der Slack-Benachrichtigungen
Slack-Benachrichtigungen für Workiva sind derzeit eine Beta Funktion und müssen manuell installiert und konfiguriert werden.
Sie können Slack-Benachrichtigungen für Ihren Arbeitsbereich aktivieren und damit beginnen, Slack-Benachrichtigungen für Workiva-Inhalte wie gezielte Kommentare, Aufgaben, Erinnerungen, Anfragen und mehr zu erhalten. Einzelne Nutzer können diese Benachrichtigungen deaktivieren, indem sie ihr Workiva-Benutzerprofil aufrufen. Siehe Workiva-Benachrichtigung zu Slack hinzufügen für Details und Anweisungen zur Einrichtung.
Weitere Informationen zu Benachrichtigungen auf Organisationsebene finden Sie unter Einstellungen für Organisationsbenachrichtigungen verwalten.