Wenn Sie über eine große Menge gemeinsamer Inhalte in verschiedenen Dateien mit geringfügigen Anwendungsunterschieden verfügen, bieten Inhaltsplatzhalter eine Möglichkeit, Inhalte wiederzuverwenden und gleichzeitig die Flexibilität zur Angabe von Variationen zu gewährleisten. Mit Inhaltsplatzhaltern können Sie Quellverknüpfungen erstellen, die geplante Variablen zulassen, oder sie ohne Links verwenden, um Dokumentvorlagen zu erstellen.
Hier sind einige Beispiele für die Verwendung von Platzhaltern für Inhalte:
- Einfügen eines Platzhalters in einen Quelllink, um einen variablen Inhalt am Zielort zu ermöglichen
- Erstellen von Vorlagen für Erläuterungen und Aufzeigen, wo dynamische Inhalte jedes Mal aktualisiert werden müssen, wenn die Erläuterung verwendet wird
- Einführung der Variabilität in die Standardberichtssprache
Sie können sogar Platzhalter mit einem Arbeitsblatt verbinden und die Daten verwenden, um schnell die Werte für mehrere Platzhalter auf einmal einzugeben und zu aktualisieren.
Verfügbarkeit von Funktionen
- Inhaltsplatzhalter sind derzeit nur in Dokumenten und Präsentationen verfügbar.
- Diese Funktion ist derzeit für ausgewählte Lösungstypen verfügbar. Bitte wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihren CSM
Erstellen eines neuen Platzhalters
So erstellen Sie einen Platzhalter in einer einzelnen Datei:
- Öffnen Sie das Panel Inhaltsplatzhalter.
- Klicken Sie auf das Symbol Platzhalter für Inhalte hinzufügen.
- Fügen Sie eine Beschriftung für Ihren Platzhalter und eine optionale Beschreibung hinzu.
Wenn ein Platzhalter in ein Dokument eingefügt wird, wird die Beschriftung des Platzhalters angezeigt, bis Sie ihm einen Wert zuweisen. - Klicken Sie auf Hinzufügen , um den Platzhalter zu speichern, oder klicken Sie auf Hinzufügen und, um den Platzhalter an der Stelle einzufügen, an der sich Ihr Cursor in der Datei befindet.
Ihr Platzhalter wird dem Bedienfeld Platzhalter hinzugefügt und Sie können ihn an beliebiger Stelle in Ihr Dokument einfügen.
Platzhalter einfügen
So fügen Sie einen Platzhalter in Ihr Dokument ein:
- Klicken Sie in Ihrem Dokument auf die Stelle, an der Sie den Platzhalter einfügen möchten. Wenn Sie vorhandenen Text durch Ihren Platzhalter ersetzen möchten, markieren Sie den zu ersetzenden Text.
- Klicken Sie im Bereich Inhaltsplatzhalter auf den Dropdown-Pfeil neben Ihrem Platzhalter und wählen Sie Bei Auswahl einfügen.
Sie können Ihren neuen Platzhalter im Dokument markieren und beliebig Textformatierungen wie Hervorhebungen oder Farben hinzufügen, wenn Werte für den Platzhalter hinzugefügt werden.
Sobald Sie alle erforderlichen Platzhalter in Ihr Dokument eingefügt haben, können Sie sie verwenden:
- Klicken Sie auf Speichern unter in der Symbolleiste Datei und speichern Sie die Datei als Vorlage
- Markieren Sie den Inhalt und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Quelllink erstellen und verwenden Sie ihn als Ziellink in einer anderen Datei
- Verbinden Sie Ihre Platzhalter mit Daten in einem Arbeitsblatt, um schnell dynamische Werte für Gruppen von Platzhaltern aufzufüllen
Mit einem Workiva Arbeitsblatt verbinden
Wenn Sie Ihre Platzhalter mit Daten in einem Workiva Arbeitsblatt verbinden, haben Sie diese Möglichkeiten:
- Daten organisiert, auf dem neuesten Stand und an einem Ort bereithalten
- Schnelles Auffüllen von Platzhalterwerten im Dokument durch Identifikation anhand eines Schlüssels
- Verwenden eines Satzes von Inhaltsplatzhaltern für mehrere Dateien
Bei diesem Vorgang verwenden Sie Daten aus einem Arbeitsblatt, um Werte zu Platzhaltern hinzuzufügen, ohne Erstellen von Links .
Die Verbindung zu einem Arbeitsblatt besteht aus zwei Teilen:
Konfigurieren der Daten in Ihrem Arbeitsblatt
Um ein Arbeitsblatt für mehrere Sätze von Platzhalterwerten einzurichten, erstellen Sie ein neues Arbeitsblatt in Workiva oder verwenden Sie ein bestehendes. Tun Sie Folgendes:
- Richten Sie Ihren Datenbereich ein und verwenden Sie die erste Reihe oder Spalte für die Platzhalterbeschriftungen, die Sie verwenden möchten - das können Dinge wie Office Manager oder die Adresse sein, wenn Sie eine Erläuterung geschrieben haben, die für mehrere Standorte verwendet werden soll
- Füllen Sie die Reihen und Spalten mit den eindeutigen Wertesätzen für jede Erläuterung aus
Richten Sie die Verbindung ein
Sobald Sie ein Arbeitsblatt mit den auszufüllenden Werten für Ihre Platzhalter erstellt haben, können Sie es mit Ihrem Dokument verbinden.
- Klicken Sie im Bereich Inhaltsplatzhalter auf das Symbol Verbindung hinzufügen.
- Wählen Sie das Arbeitsblatt mit Ihren Platzhalterdaten und klicken Sie auf Auswählen.
- Schritt 1: Geben Sie einen Datenbereich für die Verbindung ein.
- Geben Sie an, mit welchem Arbeitsblatt Sie eine Verbindung herstellen möchten.
- Geben Sie den Datenbereich ein, den Sie aus dem Arbeitsblatt verwenden möchten, z.B. A1:C4. Stellen Sie sicher, dass der Bereich sowohl die Platzhalterbeschriftungen als auch die Werte enthält.
- Wenn Sie das verbundene Arbeitsblatt ansehen möchten, um den Zellbereich zu überprüfen, klicken Sie auf den verlinkten Namen der Datei.
- Geben Sie an, ob die Datenfelder in Reihe 1 oder Spalte 1 des Datenbereichs liegen.
- Schritt 2: Prüfen Sie die Platzhalter für den Inhalt und wählen Sie Schlüssel.
- Die Platzhalter-Etiketten aus Ihrem Arbeitsblatt sind in der Spalte Quelle aufgeführt. In der Spalte Platzhalter können Sie entweder den vorhandenen Platzhalter in Ihrem Dokument auswählen, den Sie zuordnen möchten, oder einen neuen Platzhalter erstellen, indem Sie ihn in das Feld eingeben.
- Wählen Sie einen Platzhalter-Schlüssel zum Anheften an den Anfang Ihrer Liste von Platzhaltern. Sie verwenden den Schlüssel, um den Datensatz zu identifizieren, mit dem Sie Ihre Platzhalter auffüllen. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Schlüssel wählen, der eindeutige Werte hat, die sich in keinem Datensatz wiederholen. Sie können auch mehrere Schlüssel mit einer separaten Kombination von Werten auswählen.
- Klicken Sie zum Abschluss auf Speichern.
Ihre verbundenen Platzhalter werden nun in der Leiste Inhaltsplatzhalter angezeigt.
Wenn Sie die Platzhalter nicht bereits vorhandenen Platzhaltern im Dokument zugeordnet haben, können Sie sie jetzt mit Einfügen bei der Auswahl in der Dropdown-Liste jedes Platzhalters zu Ihrem Dokument hinzufügen.
Verbindung verwalten
Das Dropdown-Menü für die Arbeitsblatt-Verbindung bietet verschiedene Möglichkeiten zur Verwaltung Ihrer Verbindung.
- Quelldaten anzeigen: Rufen Sie das verbundene Arbeitsblatt auf, um die Daten zu prüfen
- Verbindung bearbeiten: Kehren Sie zum Modal Verbindung einrichten zurück, um den Datenbereich, die Zuordnung des Platzhalters oder den Schlüssel zu ändern <!-- >
- Change source: Select a new spreadsheet to use for the placeholder connection source <!--> <!-- >
-
Revert to placeholders: Delete the values entered and replace them with their placeholder labels in the document
<!--> - Trennen Sie die Verbindung zur Quelle: Entfernen Sie die Verbindung zum Arbeitsblatt, aber behalten Sie Platzhalter und eingegebene Werte bei
- Platzhalter löschen: Entfernen Sie die Verbindung zur Quelle und löschen Sie die Platzhalter; dabei verbleiben alle Werte, die für die Platzhalter eingegeben wurden, im Dokument.
Um die Verbindung zu aktualisieren, klicken Sie auf das Symbol Verbindung aktualisieren. Alle im Arbeitsblatt aktualisierten Werte werden nun auch in Ihrem Dokument aktualisiert.
Kennzeichnen Sie einen Platzhalter mit XBRL
Nachdem Sie einen Platzhalter erstellt haben, können Sie sich dafür entscheiden, XBRL auf eine einzelne Verwendung des Platzhalters anzuwenden, ohne XBRL auf alle Verwendungen des Platzhalters anzuwenden. Dies gibt Ihnen die Flexibilität, Kennzeichnungen genau dort zu platzieren, wo Sie sie haben möchten, ohne andere Auswirkungen. XBRL kann auf Platzhalter im Text, in Quell- oder Zielverknüpfungen angewendet werden. Sie können XBRL auf Platzhalter genauso anwenden, wie Sie XBRL auf andere Informationen anwenden können. Weitere Informationen zum Kennzeichnen von XBRL finden Sie unter Tag-Fakten.
Platzhalterwerte hinzufügen
Verwenden Sie das Bedienfeld Inhaltsplatzhalter, um Werte zu Ihren Platzhaltern hinzuzufügen. Der Wert, den Sie in das Feld eingeben, ersetzt die Beschriftung im Text, behält aber die Formatierung bei. Die Art und Weise, wie Sie Werte hinzufügen, hängt davon ab, ob Ihre Platzhalter mit Daten in einem Arbeitsblatt verbunden werden oder nicht.
- Geben Sie im Bereich Inhaltsplatzhalter einen Wert für einen einzelnen Platzhalter ein.
- Drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur.
Der Wert ersetzt die Platzhalterbeschriftung in Ihrem Dokument, behält aber die Formatierung bei.
- Erweitern Sie im Bereich Inhaltsplatzhalter das Dropdown-Menü Einen Wert auswählen für den Schlüssel.
- Wählen Sie den Wert, der die Kennung des Datensatzes enthält, mit dem die anderen Platzhalter gefüllt werden sollen.
Die Platzhalterwerte werden auf der Grundlage der Werte in der Arbeitsblatt-Verbindung aufgefüllt.
Platzhalterwerte löschen
Um alle Platzhalterwerte im Dokument zu löschen, klicken Sie auf das Symbol Löschen im Bedienfeld. Alle Platzhalterwerte werden gelöscht und durch ihre entsprechende Platzhalterbeschriftung ersetzt.
Platzhalter ausblenden und wieder einblenden
Wenn Sie keinen Wert für einen Platzhalter hinzufügen müssen, können Sie ihn aus dem Dokument ausblenden, damit die Beschriftung nicht angezeigt wird. Sie können nur Platzhalter ausblenden, die keine Werte haben. Sie könnten zum Beispiel Platzhalter für "Adresszeile 1" und "Adresszeile 2" in dem Dokument haben. Wenn Sie nicht möchten, dass für "Adresszeile 2" etwas angezeigt wird, können Sie es aus dem Dokument ausblenden.
Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Platzhalter aus Ihrem Dokument auszublenden:
- Bewegen Sie den Mauszeiger über den Platzhalter im Bedienfeld und klicken Sie auf das Symbol Aus Dokument ausblenden
- Wählen Sie Aus dem Dokument ausblenden im Dropdown-Menü des Platzhalters
Die Platzhalterbeschriftung wird im Dokument nicht mehr angezeigt.
Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Platzhalter in Ihrem Dokument wieder einzublenden:
- Bewegen Sie den Mauszeiger über den Platzhalter im Bedienfeld und klicken Sie auf das Symbol Aus dem Dokument einblenden
- Wählen Sie Ausblenden aus dem Dokument im Dropdown-Menü des Platzhalters
Die Platzhalterbeschriftung ist jetzt im Dokument sichtbar.
Automatisches Ausblenden eines Platzhalters ohne Wert
Sie können auch festlegen, dass die Beschriftung eines Inhaltsplatzhalters automatisch ausgeblendet wird, wenn kein Wert eingegeben wird.
- Erweitern Sie im Bereich Inhaltsplatzhalter das Dropdown-Menü für den Platzhalter und wählen Sie Eigenschaften.
- Wählen Sie Aus Dokument ausblenden.
- Klicken Sie auf Speichern.
Der Platzhalter wird aus dem Dokument ausgeblendet, wenn ihm kein Wert zugewiesen ist.
Platzhalter löschen
Sie können Platzhalter einzeln oder nach Gruppen löschen. Wenn Sie einen Platzhalter löschen, der bereits einen Wert hatte, bleibt der Wert im Dokument erhalten.
- Erweitern Sie im Bereich Inhaltsplatzhalter das Dropdown-Menü für den Platzhalter.
- Wählen Sie Löschen.
Der Platzhalter wird aus dem Panel und dem Dokument entfernt. Wenn Sie bereits einen Wert für den Platzhalter eingegeben haben, bleibt dieser Wert im Dokument erhalten.
- Erweitern Sie im Bereich Inhaltsplatzhalter das Dropdown-Menü für die Verbindung.
- Wählen Sie Verbindung löschen.
Die Platzhalter werden aus dem Panel und dem Dokument entfernt. Wenn Sie bereits Werte für einen der Platzhalter eingegeben haben, bleiben diese Werte im Dokument erhalten.
Wissenswertes
Beim Kopieren eines Ordners, der Platzhalter enthält:
- Wenn sich das Arbeitsblatt des Platzhalters im kopierten Ordner befindet: Alle Platzhalterverbindungen werden automatisch aktualisiert und verweisen auf das neu kopierte Arbeitsblatt im Zielordner.
- Wenn sich das Platzhalter-Arbeitsblatt nicht im kopierten Ordner befindet: Alle Links des Platzhalters bleiben mit dem ursprünglichen Arbeitsblatt verbunden, wobei keine Updates für diese Links vorgenommen werden.