Wenn Sie über eine große Menge gemeinsamer Inhalte in verschiedenen Dateien mit geringfügigen Anwendungsunterschieden verfügen, bieten Inhaltsplatzhalter eine Möglichkeit, Inhalte wiederzuverwenden und gleichzeitig die Flexibilität zur Angabe von Variationen zu gewährleisten. Mit Inhaltsplatzhaltern können Sie Quellverknüpfungen erstellen, die geplante Variablen zulassen, oder sie ohne Links verwenden, um Dokumentvorlagen zu erstellen.
Hier sind einige Beispiele für die Verwendung von Platzhaltern für Inhalte:
- Fügen Sie einen Platzhalter in einen Quelllink ein, um variablen Inhalt am Zielort zu ermöglichen
- Erstellen von Vorlagen für Erläuterungen und Aufzeigen, wo dynamische Inhalte jedes Mal aktualisiert werden müssen, wenn die Erläuterung verwendet wird
- Einführung der Variabilität in die Standardberichtssprache
Sie können auch verbundene Platzhalter verwenden, die direkt mit Arbeitsblättern an anderer Stelle in Ihrem Arbeitsbereich verbunden sind.
Verfügbarkeit von Funktionen
- Inhaltsplatzhalter sind derzeit nur in Dokumenten und Präsentationen verfügbar.
- Diese Funktion ist derzeit für ausgewählte Lösungstypen verfügbar. Bitte wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihren CSM
Erstellen Sie einen neuen manuellen Platzhalter
So erstellen Sie einen Platzhalter in einer einzelnen Datei:
- Öffnen Sie das Panel Inhaltsplatzhalter (x) auf der rechten Seite.
- Klicken Sie auf das Plus-Symbol (+) und wählen Sie Manueller Platzhalter.
- Geben Sie einen Namen für die Platzhalterbeschriftung und eine optionale Beschreibung ein.
Hinweis: Wenn Sie einen Platzhalter in ein Dokument einfügen, wird diese Beschriftung so lange angezeigt, bis Sie ihr einen Wert zuweisen. - Klicken Sie auf Hinzufügen , um den Platzhalter zu speichern, oder klicken Sie auf Hinzufügen und, um den Platzhalter an der Stelle einzufügen, an der sich Ihr Cursor in der Datei befindet.
Wenn Sie einen Platzhalter hinzugefügt haben, können Sie ihn jederzeit über das Bedienfeld Platzhalter einfügen.
Platzhalter einfügen
So fügen Sie einen Platzhalter in Ihr Dokument ein:
- Klicken Sie in Ihrem Dokument auf die Stelle, an der Sie den Platzhalter einfügen möchten. Wenn Sie vorhandenen Text durch Ihren Platzhalter ersetzen möchten, markieren Sie den zu ersetzenden Text.
- Klicken Sie im Bereich Inhaltsplatzhalter auf den Dropdown-Pfeil neben Ihrem Platzhalter und wählen Sie Bei Auswahl einfügen.
Sie können Ihren neuen Platzhalter im Dokument markieren und beliebig Textformatierungen wie Hervorhebungen oder Farben hinzufügen, wenn Werte für den Platzhalter hinzugefügt werden.
Sobald Sie alle erforderlichen Platzhalter in Ihr Dokument eingefügt haben, können Sie sie verwenden:
- Klicken Sie auf Speichern unter in der Symbolleiste Datei und speichern Sie die Datei als Vorlage
- Markieren Sie den Inhalt und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Quelllink erstellen und verwenden Sie ihn als Ziellink in einer anderen Datei
- Verbinden Sie Ihre Platzhalter mit Daten in einem Arbeitsblatt, um schnell dynamische Werte für Gruppen von Platzhaltern aufzufüllen
Wertformatierung
Sie können Wertformatierungsoptionen verwenden, um zu ändern, wie Ihre Kalkulationstabelle Platzhalterdaten anzeigt. Dadurch erhalten Sie noch mehr Flexibilität bei der Darstellung von Datumsangaben, Währungen und anderen Zahlenangaben in Ihren Dokumenten.
Erfahren Sie mehr darüber: Werte und Zahlen formatieren
Verbundene Platzhalter
Die Verknüpfung von Platzhaltern mit Daten in einer Workiva-Tabelle hilft Ihnen, Ihre Informationen zu organisieren, zu aktualisieren und an einem Ort zu zentralisieren. So können Sie in mehreren Dateien einen einheitlichen Satz von Platzhaltern für den Inhalt verwenden.
Für die Verbindung zu einer Kalkulationstabelle sind zwei Teile erforderlich:
Teil 1: Konfigurieren Sie die Daten in Ihrer Kalkulationstabelle
Um ein Arbeitsblatt für mehrere Sätze von Platzhalterwerten einzurichten, erstellen Sie ein neues Arbeitsblatt in Workiva oder verwenden Sie ein bestehendes. Tun Sie Folgendes:
- Richten Sie Ihren Datenbereich ein und verwenden Sie die erste Reihe oder Spalte für die Platzhalterbeschriftungen, die Sie verwenden möchten - das können Dinge wie Office Manager oder die Adresse sein, wenn Sie eine Erläuterung geschrieben haben, die für mehrere Standorte verwendet werden soll
- Füllen Sie die Reihen und Spalten mit den eindeutigen Wertesätzen für jede Erläuterung aus
Richten Sie die Verbindung ein
Sobald Sie ein Arbeitsblatt mit den auszufüllenden Werten für Ihre Platzhalter erstellt haben, können Sie es mit Ihrem Dokument verbinden.
- Öffnen Sie das Inhaltsplatzhalter (x) Panel auf der rechten Seite.
- Klicken Sie auf das Plus-Symbol (+) und wählen Sie Verbundener Platzhalter.
- Wählen Sie das Arbeitsblatt mit Ihren Platzhalterdaten und klicken Sie auf Auswählen.
-
Schritt 1: Geben Sie einen Datenbereich für die Verbindung ein.
- Geben Sie an, mit welchem Arbeitsblatt Sie eine Verbindung herstellen möchten.
- Geben Sie den Datenbereich ein, den Sie aus dem Arbeitsblatt verwenden möchten, z.B. A1:C4. Stellen Sie sicher, dass der Bereich sowohl die Platzhalterbeschriftungen als auch die Werte enthält.
- Wenn Sie das verbundene Arbeitsblatt ansehen möchten, um den Zellbereich zu überprüfen, klicken Sie auf den verlinkten Namen der Datei.
- Geben Sie an, ob die Datenfelder in Reihe 1 oder Spalte 1 des Datenbereichs liegen.
-
Schritt 2: Prüfen Sie die Platzhalter für den Inhalt und wählen Sie Schlüssel.
- Die Platzhalter-Etiketten aus Ihrem Arbeitsblatt sind in der Spalte Quelle aufgeführt. In der Spalte Platzhalter können Sie entweder den vorhandenen Platzhalter in Ihrem Dokument auswählen, den Sie zuordnen möchten, oder einen neuen Platzhalter erstellen, indem Sie ihn in das Feld eingeben.
- Wählen Sie einen Platzhalter-Schlüssel zum Anheften an den Anfang Ihrer Liste von Platzhaltern. Sie verwenden den Schlüssel, um den Datensatz zu identifizieren, mit dem Sie Ihre Platzhalter auffüllen. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Schlüssel wählen, der eindeutige Werte hat, die sich in keinem Datensatz wiederholen. Sie können auch mehrere Schlüssel mit einer separaten Kombination von Werten auswählen.
- Klicken Sie zum Abschluss auf Speichern.
Ihre verbundenen Platzhalter werden nun in der Leiste Inhaltsplatzhalter angezeigt.
Wenn Sie die Platzhalter nicht bereits vorhandenen Platzhaltern im Dokument zugeordnet haben, können Sie sie jetzt mit Einfügen bei der Auswahl in der Dropdown-Liste jedes Platzhalters zu Ihrem Dokument hinzufügen.
Verbindung verwalten
Das Dropdown-Menü für die Arbeitsblatt-Verbindung bietet verschiedene Möglichkeiten zur Verwaltung Ihrer Verbindung.
- Quelldaten anzeigen: Rufen Sie das verbundene Arbeitsblatt auf, um die Daten zu prüfen
- Verbindung bearbeiten: Kehren Sie zum Modal Verbindung einrichten zurück, um den Datenbereich, die Zuordnung des Platzhalters oder den Schlüssel zu ändern <!-- >
- Change source: Select a new spreadsheet to use for the placeholder connection source <!--> <!-- >
-
Revert to placeholders: Delete the values entered and replace them with their placeholder labels in the document
<!--> - Trennen Sie die Verbindung zur Quelle: Entfernen Sie die Verbindung zum Arbeitsblatt, aber behalten Sie Platzhalter und eingegebene Werte bei
- Platzhalter löschen: Entfernen Sie die Verbindung zur Quelle und löschen Sie die Platzhalter; dabei verbleiben alle Werte, die für die Platzhalter eingegeben wurden, im Dokument.
Um die Verbindung zu aktualisieren, klicken Sie auf das Symbol Verbindung aktualisieren. Alle im Arbeitsblatt aktualisierten Werte werden nun auch in Ihrem Dokument aktualisiert.
Kennzeichnen Sie einen Platzhalter mit XBRL
Nachdem Sie einen Platzhalter erstellt haben, können Sie sich dafür entscheiden, XBRL auf eine einzelne Verwendung des Platzhalters anzuwenden, ohne XBRL auf alle Verwendungen des Platzhalters anzuwenden. Dies gibt Ihnen die Flexibilität, Kennzeichnungen genau dort zu platzieren, wo Sie sie haben möchten, ohne andere Auswirkungen. XBRL kann auf Platzhalter im Text, in Quell- oder Zielverknüpfungen angewendet werden. Sie können XBRL auf Platzhalter genauso anwenden, wie Sie XBRL auf andere Informationen anwenden können. Weitere Informationen zum Kennzeichnen von XBRL finden Sie unter Tag-Fakten.
Platzhalterwerte hinzufügen
Verwenden Sie das Bedienfeld Inhaltsplatzhalter, um Werte zu Ihren Platzhaltern hinzuzufügen. Der Wert, den Sie in das Feld eingeben, ersetzt die Beschriftung im Text, behält aber die Formatierung bei. Die Art und Weise, wie Sie Werte hinzufügen, hängt davon ab, ob Ihre Platzhalter mit Daten in einem Arbeitsblatt verbunden werden oder nicht.
Um Werte für Platzhalter hinzuzufügen, die nicht mit Daten in einem Arbeitsblatt verbunden werden:
- Geben Sie im Bereich Inhaltsplatzhalter einen Wert für einen einzelnen Platzhalter ein.
- Drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur.
Der Wert ersetzt die Platzhalterbeschriftung in Ihrem Dokument, behält aber die Formatierung bei.
Um Werte für Platzhalter hinzuzufügen, die mit Daten in einem Arbeitsblatt verbunden sind:
- Erweitern Sie im Bereich Inhaltsplatzhalter das Dropdown-Menü Einen Wert auswählen für den Schlüssel.
- Wählen Sie den Wert, der die Kennung des Datensatzes enthält, mit dem die anderen Platzhalter gefüllt werden sollen.
Die Platzhalterwerte werden auf der Grundlage der Werte in der Arbeitsblatt-Verbindung aufgefüllt.
Platzhalterwerte löschen
Um alle Platzhalterwerte im Dokument zu löschen, klicken Sie auf das Radiergummi-Symbol in der Leiste. Alle Platzhalterwerte werden gelöscht und durch ihre entsprechende Platzhalterbeschriftung ersetzt.
Platzhalter ausblenden und wieder einblenden
Wenn Sie keinen Wert für einen Platzhalter hinzufügen müssen, können Sie ihn aus dem Dokument ausblenden, damit die Beschriftung nicht angezeigt wird. Sie können nur Platzhalter ausblenden, die keine Werte haben. Sie könnten zum Beispiel Platzhalter für "Adresszeile 1" und "Adresszeile 2" in dem Dokument haben. Wenn Sie nicht möchten, dass für "Adresszeile 2" etwas angezeigt wird, können Sie es aus dem Dokument ausblenden.
Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Platzhalter aus Ihrem Dokument auszublenden:
- Bewegen Sie den Mauszeiger über den Platzhalter im Bedienfeld und klicken Sie auf das Symbol Aus Dokument ausblenden
- Wählen Sie Aus dem Dokument ausblenden im Dropdown-Menü des Platzhalters
Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Platzhalter in Ihrem Dokument wieder einzublenden:
- Bewegen Sie den Mauszeiger über den Platzhalter im Bedienfeld und klicken Sie auf das Symbol Aus dem Dokument einblenden
- Wählen Sie Ausblenden aus dem Dokument im Dropdown-Menü des Platzhalters
Automatisches Ausblenden eines Platzhalters ohne Wert
Sie können auch festlegen, dass die Beschriftung eines Inhaltsplatzhalters automatisch ausgeblendet wird, wenn kein Wert eingegeben wird.
- Erweitern Sie im Bereich Inhaltsplatzhalter das Dropdown-Menü für den Platzhalter und wählen Sie Eigenschaften.
- Wählen Sie Aus Dokument ausblenden.
- Klicken Sie auf Speichern.
Der Platzhalter wird aus dem Dokument ausgeblendet, wenn ihm kein Wert zugewiesen ist.
Platzhalter bearbeiten
So bearbeiten Sie die Eigenschaften eines bereits vorhandenen Platzhalters, wenn Sie seinen Namen, seine Beschreibung oder seinen Wert ändern müssen.
- Erweitern Sie im Bereich Inhaltsplatzhalter das Dropdown-Menü für den Platzhalter und wählen Sie Eigenschaften.
- Geben Sie einen neuen Platzhalternamen, eine Beschreibung oder einen Wert ein. Klicken Sie auf Speichern.
Platzhalter entfernen oder löschen
Sie können Platzhalter aus Ihrer Datei entfernen oder löschen, je nachdem, was Sie aktualisieren möchten. Beim Entfernen eines Platzhalters wird dieser aus dem Dokument entfernt, der bereits eingegebene Inhalt bleibt jedoch erhalten. Wenn Sie einen Platzhalter löschen, wird er sowohl aus dem Bedienfeld Inhaltsplatzhalter als auch aus dem Dokument entfernt. Wenn ein Platzhalter bereits einen Wert hatte, bleibt dieser Wert im Dokument erhalten, nachdem er entfernt oder gelöscht wurde.
Um einen Platzhalter aus Ihrer Datei zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ihn in Ihrem Dokument und wählen Sie Platzhalteroptionen > Platzhalter entfernen.
So löschen Sie einen einzelnen Platzhalter:
- Erweitern Sie im Bereich Inhaltsplatzhalter das Dropdown-Menü für den Platzhalter.
- Wählen Sie Löschen aus.
Der Platzhalter wird aus dem Panel und dem Dokument entfernt. Wenn Sie bereits einen Wert für den Platzhalter eingegeben haben, bleibt dieser Wert im Dokument erhalten.
Um eine Gruppe von Platzhaltern zu löschen:
- Erweitern Sie im Bereich Inhaltsplatzhalter das Dropdown-Menü für die Verbindung.
- Wählen Sie Platzhalter löschen.
Die Platzhalter werden aus dem Panel und dem Dokument entfernt. Wenn Sie bereits Werte für einen der Platzhalter eingegeben haben, bleiben diese Werte im Dokument erhalten.
Alle Platzhalterpositionen in einem Dokument anzeigen
Um alle aktuell in einer Datei verwendeten Platzhalter anzuzeigen, öffnen Sie die Registerkarte Orte des Platzhalterfensters.
Das Bedienfeld Orte verstehen
- Anzahl der Verwendungen: Die hellblaue Zahl neben jedem Platzhalter gibt an, wie oft er im aktuellen Dokument verwendet wird.
- Name des Platzhalters: Der Name des Platzhalters erscheint in der ersten Zeile. ("Unternehmen" oder "Stadt" im untenstehenden Beispiel)
- Abschnittsname: Der Abschnittsname erscheint unterhalb des Platzhalternamens. ("Finanzauszug" oder "Überarbeiteter Auszug" im untenstehenden Beispiel.)
- Ausgeblendete Platzhalter: Ausgeblendete Platzhalter erscheinen ausgegraut.
Suchen, Sortieren und Filtern von Platzhaltern
Verwenden Sie die Symbolleiste am oberen Rand des Fensters, um:
- Platzhalter nach Namen durchsuchen
- Platzhalter nach Name oder Anzahl der Stellen in der Datei sortieren
- Filtern Sie Platzhalter nach Abschnitt, Sichtbarkeit oder Wertetyp (z.B. verbundene Daten, manuelle Daten oder null Daten).
Zu einer Platzhalterposition springen
Klicken Sie auf einen Platzhalter im Bereich Orte, um schnell zu der Stelle zu springen, an der er in Ihrem Dokument vorkommt.
Wissenswertes
Zusätzliche Fragen
Platzhalter für Inhalte: Häufig gestellte Fragen
Kopiervorgänge
Beim Kopieren eines Ordners, der Platzhalter enthält:
- Wenn sich das Arbeitsblatt des Platzhalters im kopierten Ordner befindet: Alle Platzhalterverbindungen werden automatisch aktualisiert und verweisen auf das neu kopierte Arbeitsblatt im Zielordner.
- Wenn sich das Platzhalter-Arbeitsblatt nicht im kopierten Ordner befindet: Alle Links des Platzhalters bleiben mit dem ursprünglichen Arbeitsblatt verbunden, wobei keine Updates für diese Links vorgenommen werden.