Wenn Ihr Unternehmen für die Erfassung von Umwelt-, Sozial- und Unternehmensführungsdaten (ESG) oder Nachhaltigkeitsdaten Tabellenkalkulationen statt Nachhaltigkeitsprogramm verwendet, können Sie Prozesse verwenden, um die Datenerfassung im Fluss zu halten. Mit Processes können Sie Teammitglieder mit der Vorbereitung und Genehmigung von Daten beauftragen und sie automatisch über ihre Aufgaben in Spreadsheets informieren.
Tipp: Unter Sustainabillity Program können Sie auf einfache Weise Mitglieder des Arbeitsbereichs mit der Vorbereitung und Genehmigung von Messwerten für die Nachhaltigkeitsberichterstattung beauftragen und den Status ihrer Aufgaben verfolgen. Weitere Informationen finden Sie unter Intro to Sustainability Program.
Schritt 1. Aufgaben zuweisen
Bestimmen Sie im Bereich Aufgaben des Arbeitsblatts die Arbeitsbereichsmitglieder für jedes Thema, das offengelegt werden soll:
- Klicken Sie im Bereich Aufgaben auf Aufgabe erstellen .
- Geben Sie einen Titel und eine Beschreibung für die Aufgabe ein, z. B. Details zu den zu sammelnden Daten und ob die Daten bereitgestellt oder geprüft werden sollen.
- Wählen Sie unter Fälligkeitsdatum aus, wann die Aufgabe erledigt sein soll.
Tipp: Der Prozess sendet automatisch Erinnerungen am Tag vor und am Tag nach dem Fälligkeitsdatum.
- Wählen Sie das Arbeitsbereichmitglied aus, das die Aufgabe ausführen soll.
- Wählen Sie unter Position das Blatt des Themas innerhalb des Arbeitsblatts aus.
- Klicken Sie auf Erstellen.
Schritt 2. Den Prozess starten
Um E-Mail-Benachrichtigungen an die Beauftragten der Aufgaben zu senden, kann der Besitzer des Arbeitsblattes auf Ausführen in der Symbolleiste des Prozesses Bearbeiten klicken. Während der Prozess ausgeführt wird, können Sie den Fortschritt seiner Aufgaben überwachen.
Tipp: Wenn der Prozess ausgeführt wird, sendet er E-Mails von notifications@app.wdesk.com. Wenn Sie keine Benachrichtigung erhalten, überprüfen Sie Ihren Junk-Ordner oder Spam-Ordner, und fügen Sie notifications@app.wdesk.com zu Ihren Kontakten hinzu.
Schritt 3. Abschließen der Datenerfassungsaufgaben
Wenn der Prozess ausgeführt wird, sendet er automatisch E-Mails an die Datenaufbereiter, um sie über ihre Aufgaben zu informieren und ihnen Einzelheiten zu den Daten mitzuteilen, die sie sammeln sollen. Wenn Sie diese Benachrichtigung erhalten:
- Klicken Sie zum Öffnen des Arbeitsblattes zum entsprechenden Thema in der E-Mail auf Zu Aufgabe navigieren.
- In den blauen Eingabezellen:
- Manuelle Eingabe der entsprechenden Datenwerte
- Kopieren/Einfügen von Werten aus der Quelle, z. B. aus Microsoft® Word® oder Excel®
- Falls zutreffend, fügen Sie unterstützende Dokumente zur Eingabezelle hinzu.
- Nachdem Sie alle Daten und Belege für die Aufgabe eingegeben haben, klicken Sie auf Fertigstellen im Bereich Aufgaben des Arbeitsblatts für die Datenerfassung.
Schritt 4. Aufgaben genehmigen oder zurückgeben
Wenn der Datenaufbereiter eine Aufgabe abgeschlossen hat, sendet der Prozess automatisch eine E-Mail an den Datengenehmiger, um ihn zu benachrichtigen, dass die Daten zur Prüfung bereit sind. Wenn Sie diese Benachrichtigung erhalten:
- Klicken Sie zum Öffnen des Arbeitsblattes zum entsprechenden Thema in der E-Mail auf Zu Aufgabe navigieren.
- Überprüfen Sie in den Eingabezellen die vom Datenaufbereiter eingegebenen Werte.
- Wählen Sie im Bereich Aufgaben aus, ob Sie die Aufgabe genehmigen oder zurückgeben wollen.
Schritt 5. Anpassen der zurückgegebenen Werte
Wenn ein Datengenehmiger eine Aufgabe zurückgibt, erhält der Datenaufbereiter eine Benachrichtigungs-E-Mail mit der Aufforderung, seine Werte zu aktualisieren:
- Klicken Sie zum Öffnen des Arbeitsblattes zum entsprechenden Thema in der E-Mail auf Zu Aufgabe navigieren.
- Im Bereich Kommentare prüfen Sie alle Kommentare des Datengenehmigers.
- Passen Sie den Wert in der Eingabezelle nach Bedarf an.
- Klicken Sie im Bereich Aufgaben auf Fertigstellen.