Hinweis: Falls Ihr Prozess Zertifizierungsmaßnahmen umfasst, gehen Sie diese Checkliste durch, um eine erfolgreiche Weiterführung sicherzustellen.
Hinweis: Nur Arbeitsbereichsbesitzer, Inhaltsmanager und Kopienmanager können Dateien kopieren – wenn Sie eine Datei kopieren müssen, wenden Sie sich an einen Arbeitsbereichsbesitzer. Um einen Arbeitsbereichsbesitzer zu finden, siehe Mitglieder und Administratoren finden.
Sie können Prozesse vorwärts rollen, indem Sie sie kopieren, so dass Sie sie für wiederkehrende Ereignisse, wie z.B. vierteljährliche Berichtsworkflows, wiederverwenden können. Sie können einen Prozess jederzeit kopieren, auch wenn er bereits gestartet wurde.
Wenn Sie die Fälligkeitstermine Ihrer Aufgaben in der Regel anhand eines bestimmten Zeitplans festlegen (z. B. wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe haben, die bis zum 5. Werktag eines zweiwöchigen Zyklus erledigt sein muss), konfigurieren Sie die Werktage vor dem Kopieren, um die Aktualisierung der Fälligkeitstermine im neuen, kopierten Prozess zu vereinfachen.
Hinweis: Workiva-Kalender, kalenderbezogene Funktionen (wie die Verwendung von Werktagen in Prozessen), Prozessvorlagen, Diagramme und Einblicke zur Prozessüberwachung sowie die Zusammenfassungskarte zum Kopieren von Prozessen sind derzeit nur in einigen unserer Lösungen für die Finanzberichterstattung und Finanzdienstleistungen verfügbar.
Einen Prozess vorwärts rollen
Um einen Prozess fortzusetzen, müssen Sie die Prozessdatei kopieren:
- Rufen Sie die Seite „ -Dateien“ unter auf und suchen Sie Ihren Prozess.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Prozessdatei und wählen Sie „ “ aus. Kopieren Sie „ “.
- Bestätigen Sie Ihre Auswahl und klicken Sie auf Weiter.
-
Wählen Sie Ihre Kopiereinstellungen für „ “ aus:.
Hinweis: Um alle Verweise auf Dateien in Ihrem Prozess beizubehalten, stellen Sie sicher, dass Sie „ -Links und Prozessverweise“ auswählen.
- Benennen Sie Ihren neuen Ordner und klicken Sie auf Kopieren.
Erfahren Sie mehr über Kopieren von Dateien und Ordnern.
Überprüfen Sie den kopierten Prozess
Sehen Sie sich die Zusammenfassungskarte zum Prozess an
Nachdem Sie einen Prozess kopiert und die kopierte Prozessdatei geöffnet haben, wird im linken Bereich der Übersicht „ “ ( Overview) ( ) die Kachel „ : Zusammenfassung der Prozesskopie“ ( Process copy summary) ( ) angezeigt. Diese Kachel liefert Ihnen Einblicke in den letzten Durchlauf dieses Prozesses:
- Verspätete Aufgaben: Alle Aufgaben, die bei der letzten Ausführung dieses Prozesses erst nach Ablauf ihrer Frist abgeschlossen wurden
- Abgebrochene Aufgaben: Alle Aufgaben, die bei der letzten Ausführung dieses Prozesses abgebrochen wurden
- Hinzugefügte Aufgaben: Alle Aufgaben, die nach dem letzten Start dieses Prozesses hinzugefügt wurden
Klicken Sie in dieser Kachel auf den Pfeil neben „ “, „Late tasks“, „ “, „Canceled tasks“ oder „ “ sowie „Added tasks“, um die entsprechenden Aktionen in der Aktionsliste anzuzeigen.
Sie können auch auf „ “ klicken. Unter „ “ finden Sie weitere Details zum Vergleich der einzelnen Prozesse sowie Empfehlungen, die Ihnen bei der Gestaltung Ihres nächsten Prozesses helfen sollen.
Überprüfen Sie die Einstellungen und Aktionen des Prozesses
Öffnen Sie außerdem in der Symbolleiste die „ -Einstellungen“ unter, um die folgenden Prozesseinstellungen zu überprüfen und zu aktualisieren:
- Unter der Registerkarte Allgemein:
- Der Name des „ “-Prozesses
- Die „ “-Startreihenfolge
- -Schließvorgang -Typ
- Die Berechtigungen für „ “
- Unter dem Reiter „ -Kalender“:
- Die Kalender „ “, die dem Kalender des Prozesses hinzugefügt wurden
- Falls im ursprünglichen Prozess unter „ “ Geschäftstage konfiguriert wurden, passen Sie die Werte für „ “ (Erster Geschäftstag), „ “ (Letzter Geschäftstag), „ “ (Arbeitstage) sowie gegebenenfalls „ “ (Ausnahmen) entsprechend dem Zeitplan Ihres Unternehmens für den kopierten Prozess an.
Überprüfen und aktualisieren Sie anschließend auf der Registerkarte „ -Prozess“ ( ) für alle Aktionen im kopierten Prozess die folgenden Angaben (– Sie können diese Felder in einem Schritt bearbeiten, um Zeit zu sparen):
- Der Titel der Aktion: „ “
- Die Beauftragten und Genehmiger
- Prüfen Sie, ob es suspendierte Benutzer gibt, und ersetzen Sie sie durch aktive Benutzer
- , Fälligkeitsdatum und , Genehmigungsfrist. Wenn im ursprünglichen Prozess unter „ “ Werktage konfiguriert wurden und Sie die Einstellungen unter „ Calendar“ ( ) für den kopierten Prozess bereits mit Ihren neuen Werktagen aktualisiert haben, werden die Fälligkeitstermine der Aktion automatisch aktualisiert. Stellen Sie sicher, dass diese Angaben mit dem Zeitplan Ihres Unternehmens für den kopierten Prozess übereinstimmen.
- Die Tags der Aktion „ “
Verwenden Sie die Funktion „ -Export“ ( ) unter in der Prozess-Symbolleiste, um Querverweise zwischen Aktionsbezeichnungen, Verantwortlichen und Genehmigern sowie anderen Feldern herzustellen.
Ihr Prozess kann nun wieder gestartet werden.