In diesem Artikel finden Sie einen detaillierten Vorschlag, wie Sie Ihren ESEF-Bericht optimal vorbereiten können - von Anfang bis Ende.
Wir empfehlen Ihnen, nach dem Onboarding die folgenden Schritte auszuführen, um Ihren Bericht optimal auf den bevorstehenden ESEF-Berichtszeitraum vorzubereiten. Diese Schritte leiten Sie durch die einzelnen Schritte des Einreichungsprozesses und sind unten in einer Übersicht aufgeführt:
- Erstelle eine Liste der Block-Tags, die du verwenden möchtest
- Prüfen Sie die iXBRL-ZIP-Datei sowie die Block-Tag-Liste gemeinsam mit Ihrem Wirtschaftsprüfer
- Einigen Sie sich auf Block-Tags
- Aktualisieren Sie Ihre Excel-Vorlage
- Markieren Sie Änderungen und fordern Sie ein Mapping-Update an
- Technische Prüfung
- Testkonvertierung mit kondensiertem PDF-Bericht
- Überprüfen Sie Ihr ESEF-Tagging
- iXBRL-ZIP-Datei herunterladen
- iXBRL-ZIP-Datei zur abschließenden Prüfung durch den Wirtschaftsprüfer senden
- Laden Sie die iXBRL-ZIP-Datei bei Ihren lokalen Behörden hoch
1. Erstellen Sie eine Liste der Block-Tags, die Sie verwenden möchten
Falls Sie diese Liste nicht bereits aus dem Vorjahr ausgefüllt haben, besteht der erste Schritt darin, eine Liste der Block-Tags zu erstellen, die Sie für die Kennzeichnung Ihrer Notizen verwenden möchten.
So geht's:
- Sehen Sie Ihre Notizen durch (Sie können auch die Notizen aus Ihrem vorherigen Bericht verwenden, falls Ihr neuer Bericht noch nicht fertig ist, da sich die Notizen gegenüber dem Vorjahr selten wesentlich ändern) und prüfen Sie, welche ESEF-Tags aus dem Blatt „ESEF-Tags“ in der Excel-Vorlage Sie verwenden möchten.
- Erstellen Sie eine Liste mit allen Tags, die Sie für Ihre Notizen verwenden möchten.
-
Je nach Ihrer Tagging-Methode verwenden Sie zur Erstellung der Liste entweder das ESEF-Hypertags-Blatt für die Hypertagging-Methode oder das „Notes“-Blatt für die TextSearch-Methode.
Hier sind einige nützliche Artikel zu diesem Thema:- Hypertagging: Wie Sie das ESEF-Hypertagging-Blatt verwenden
- Hypertagging: Wie Sie "Multi-Tags" verwenden
Wenn Sie im Zusammenhang mit Hypertags eine Notiz haben, deren Inhalt durch keines der in der Liste „ESEF-Hypertags“ aufgeführten Block-Tags abgedeckt werden kann, überprüfen Sie die vollständige ESEF-Taxonomie, um festzustellen, ob es ein Notiz-Element gibt, das die Bedeutung Ihrer Notiz genau erfasst.
- Wenn Sie Ihr Notiz-Element gefunden haben, senden Sie bitte eine E-Mail an wkrt.support@workiva.com , und wir erstellen ein Block-Tag für Sie. Wenn Sie auch in der vollständigen ESEF-Taxonomie kein ausreichendes Notiz-Element finden, schreiben Sie uns eine E-Mail und wir werden herausfinden, ob wir eine Erweiterung für Sie erstellen müssen.
2. Überprüfen Sie gemeinsam mit Ihrem Wirtschaftsprüfer die iXBRL-ZIP-Datei sowie die Liste der Block-Tags
Der zweite Schritt besteht darin, die iXBRL-ZIP-Datei (die aus Ihrem vorherigen Bericht erstellt wurde), die Sie nach dem Onboarding-Gespräch von uns erhalten haben, sowie Ihre Liste der Block-Tags an Ihren Wirtschaftsprüfer zu senden. Es ist wichtig, dass Sie die gesamte ZIP-Datei ungeöffnet versenden. Ihr Prüfer wird dann den iXBRL-Bericht durchsehen, um mögliche Kommentare oder Vorschläge bezüglich des Mappings und der technischen Aspekte von ESEF zu besprechen. Außerdem werden sie die von Ihnen vorgeschlagenen Block-Tags prüfen. Nachdem eine endgültige Einigung über mögliche Änderungen an der Zuordnung und/oder der Verwendung von Block-Tags erzielt wurde, sollten diese gegebenenfalls von Workiva überprüft werden (d. h., wie bestimmte Konten der Standard-ESEF-Taxonomie zugeordnet sind), senden Sie bitte eine E-Mail mit diesen Anmerkungen, einschließlich Ihrer Excel-Vorlage und Ihres Berichts als Referenz, an wkrt.support@workiva.com . Wir werden diese Anmerkungen anschließend prüfen und Ihnen unser Feedback unter zukommen lassen.
Falls Ihr Wirtschaftsprüfer die iXBRL-ZIP-Datei mit dem Workiva Report Tagging Tool prüfen möchte, kann er über diesen Link darauf zugreifen.
Nachdem Sie die iXBRL-ZIP-Datei gemeinsam mit Ihrem Wirtschaftsprüfer geprüft haben (und etwaige Änderungen vorgenommen wurden), können Sie mit den Vorbereitungen für Ihren nächsten ESEF-Bericht beginnen.
3. Einigung über Block-Tags
Im dritten Schritt vereinbaren Sie mit Ihrem Prüfer, welche Block-Tags für welche Ihrer Notizen verwendet werden müssen. Da sich die Notizen im Vergleich zum Vorjahr in der Regel nicht wesentlich ändern, empfehlen wir Ihnen, bereits vor der Fertigstellung Ihres nächsten Berichts zu entscheiden, welche Block-Tags Sie für die Notizen Ihres vorherigen Berichts verwenden möchten.
Wenn Sie für die Erstellung Ihrer PDF-Datei Designer einsetzen, empfehlen wir Ihnen, diese zu bitten, die Block-Tags, Hypertags oder Bereichs- und Tabellen-Tags in die ursprüngliche Quelldatei (die Originaldatei, mit der die Agentur arbeitet) für Ihren kommenden Bericht einzufügen. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass Sie Ihre Hypertags oder Bereichs-Tags jedes Mal neu einfügen müssen, wenn Sie aufgrund von Änderungen im Bericht eine neue PDF-Version erstellen.
Eine Anleitung dazu, wie Sie Ihren Bericht mithilfe von Hypertagging mit Block-Tags versehen können, finden Sie unter „Block-Tagging mit der Hypertagging-Methode für Notizen “.
4. Aktualisieren Sie Ihre Excel-Vorlage
Der vierte Schritt besteht darin, Ihre Excel-Vorlage mit allen relevanten Informationen aus Ihrem letzten Abrechnungszeitraum zu aktualisieren. Dazu gehören allgemeine Daten, potenziell neue, gelöschte oder geänderte Konten sowie das Einfügen Ihrer neuen Finanzzahlen.
Weitere Informationen zur Aktualisierung Ihrer Excel-Vorlage finden Sie unter „So aktualisieren Sie Ihre Excel-Vorlage für eine neue ESEF-Berichtsperiode “. Wenn Sie zuvor zugestimmt haben, dass Ihre Onboarding-Sitzung aufgezeichnet und Ihnen zugeschickt wird, können Sie dies auch nutzen, um den Prozess der Aktualisierung der Excel-Vorlage aufzufrischen.
5. Änderungen markieren und eine Aktualisierung der Zuordnung beantragen
Markieren Sie anschließend alle Änderungen, die Sie an Ihrer aktualisierten Excel-Vorlage vorgenommen haben (neue Konten, geänderte Bezeichnungen usw.), gelb und fügen Sie jeweils eine kurze Beschreibung hinzu, was genau Sie geändert haben.
Bitte senden Sie die aktualisierte Excel-Vorlage mit Markierungen und Anmerkungen sowie den Bericht an wkrt.support@workiva.com . Wir werden dann dafür sorgen, dass die Zuordnung entsprechend dieser Änderungen aktualisiert wird.
Wir empfehlen Ihnen, sich zunächst über alle Änderungen zu einigen, die an den Konten im Jahresabschluss vorgenommen werden müssen, bevor Sie eine E-Mail an Workiva senden. Auf diese Weise sparen Sie Zeit, da Sie jedes Mal, wenn eine einzelne Änderung vorgenommen wurde, einen umfangreichen Kommunikationsaufwand vermeiden.
6. Technische Überprüfung
Sobald die Finanzkennzahlen für den jeweiligen Berichtszeitraum vorliegen, empfehlen wir Ihnen dringend, Ihre Excel-Vorlage mit diesen Zahlen zu aktualisieren, um eine technische Überprüfung der Daten in Ihrem ESEF-Bericht durchzuführen.
Um eine technische Überprüfung ordnungsgemäß durchzuführen, benötigen Sie lediglich Ihre aktualisierte Excel-Vorlage. Sie müssen Ihre PDF-Datei zu diesem Zeitpunkt noch nicht hochladen. Diese Prüfung hilft Ihnen, potenzielle Probleme (wie z.B. Berechnungsinkonsistenzen/Fehler in Ihren Finanzberichten) frühzeitig im ESEF-Berichtsprozess aufzudecken.
Eine Anleitung zur Durchführung einer technischen Überprüfung finden Sie unter „So führen Sie eine technische Überprüfung durch “.
7. Testkonvertierung mit komprimiertem PDF-Bericht
Während Ihre Designer an Ihrem vollständigen PDF-Bericht arbeiten, bitten Sie sie – sofern möglich – (noch bevor der Bericht fertiggestellt ist) um die Seiten, die Ihren Jahresabschluss enthalten. Führen Sie Konvertierungen mit dem "komprimierten" PDF-Bericht und Ihrer aktualisierten Excel-Vorlage durch. So können Sie unerwartete Fehler usw. erkennen, die vor der Fertigstellung der vollständigen PDF-Datei behoben werden müssen.
8. Überprüfen Sie Ihre ESEF-Kennzeichnung
Sobald Ihr vollständiges PDF (ein Entwurf reicht aus) fertig ist, führen Sie eine Konvertierung sowohl mit der aktualisierten Excel-Vorlage als auch mit Ihrem vollständigen Bericht durch. Wechseln Sie zur Registerkarte „Viewer“, um zu überprüfen, ob alle Tags korrekt platziert sind. Sehen Sie sich die Zusammenfassung an, um mögliche Fehler, Warnungen usw. zu erkennen.
9. Laden Sie die iXBRL-ZIP-Datei herunter
Sobald Sie mit der Validierung Ihres Berichts zufrieden sind und alle relevanten Informationen korrekt gekennzeichnet wurden, laden Sie Ihre iXBRL-ZIP-Datei aus Workiva Report Tagging herunter.
Um Ihr iXBRL-ZIP-Paket herunterzuladen, klicken Sie einfach auf das ZIP-Symbol mit der Aufschrift „ZIP herunterladen“ in der oberen rechten Ecke unter der Registerkarte „Zusammenfassung “:
Denken Sie daran: Ihre iXBRL-ZIP-Datei ist Ihr ESEF-Bericht.
10. iXBRL-ZIP-Datei zur abschließenden Prüfung durch den Wirtschaftsprüfer senden
Der nächste Schritt besteht darin, die iXBRL-ZIP-Datei an Ihren Wirtschaftsprüfer zu senden, damit dieser den endgültigen ESEF-Bericht überprüft (wir empfehlen, dass die Überprüfung durch den Wirtschaftsprüfer während des gesamten Prozesses fortlaufend erfolgt).
Sollte Ihr Wirtschaftsprüfer Anmerkungen oder Vorschläge zu Ihrem iXBRL-ZIP-Paket haben, die berücksichtigt werden müssen, senden Sie bitte eine detaillierte Beschreibung dieser Punkte an wkrt.support@workiva.com . Wir werden diese prüfen und Ihnen Feedback geben. Führen Sie nach möglichen Änderungen eine erneute Konvertierung durch, um zu sehen, ob die Änderungen wirksam sind. Senden Sie dieses neue iXBRL-ZIP-Paket zur abschließenden Prüfung an Ihren Wirtschaftsprüfer.
11. Laden Sie die iXBRL-ZIP-Datei bei Ihren lokalen Behörden hoch
Falls keine weiteren Vorschläge oder Anmerkungen des Wirtschaftsprüfers zu berücksichtigen sind, laden Sie bitte die endgültige iXBRL-ZIP-Datei hoch (stellen Sie sicher, dass die ZIP-Datei ungeöffnet) an Ihre örtlichen Behörden.
Wenn Ihr ESEF-Bericht genehmigt wurde, haben Sie Ihren Bericht nun eingereicht. Das war erfolgreich!
Fragen und Hilfe
Wenn Sie Fragen zum Einreichungsprozess haben, wenden Sie sich an Ihren Wirtschaftsprüfer und/oder an Ihre lokalen Behörden.
Bei Fragen, die während der oben genannten Schritte auftreten könnten, konsultieren Sie bitte unsere Wissensdatenbank .
Wenn Sie weitere Hilfe benötigen, senden Sie bitte eine E-Mail an wkrt.support@workiva.com , in der Sie Ihr Problem ausführlich beschreiben und Screenshots beifügen. Legen Sie außerdem Ihre Excel-Vorlage und Ihren Bericht als Referenz bei – wir helfen Ihnen gerne weiter.