Workiva Support Center

<!--<div class="article-card">

This article is for:

<ul class="no-bullet"> <li> Next Gen Files </li> </ul> </div>-->

Um in Echtzeit zusammenarbeiten zu können, müssen alle Benutzer die Berechtigung haben, auf Ihr Dokument zuzugreifen. Jede Berechtigungsstufe — Eigentümer, Bearbeiter oder Betrachter — gibt den Mitwirkenden ein bestimmtes Maß an Zugriffsrechten für die Bearbeitung oder Interaktion mit Ihrer Datei.

Hinweis: Wenn Sie nur über die Berechtigungen für eine Datei verfügen, reicht dies möglicherweise nicht aus, um eine Datei umzuwandeln, wenn keine spezifische Rolle angegeben ist. Überprüfen Sie unbedingt Ihre Rollen. Weitere Informationen finden Sie unter Rollen verstehen.

 

Berechtigungen im Überblick

Berechtigungsstruktur

Um eine Workiva-Datei anzuzeigen oder zu bearbeiten, benötigen Sie die Zugriffsberechtigung für das gesamte Dokument, die Tabelle oder die Präsentation. Dokumentbesitzer können dann spezifische Ansichts-/Bearbeitungs-/Besitzerberechtigungen für einzelne Abschnitte eines Dokuments festlegen. 

Hinweis: Wenn die Einstellung „ Dateizugriff “ in den Arbeitsbereichseinstellungen aktiviert ist (standardmäßig aktiviert), können Benutzer Zugriff auf Dateien anfordern, für die sie keine Berechtigungen besitzen. Die Dateibesitzer können dann die Dateizugriffsanfragen genehmigen oder ablehnen. Workspace-Administratoren können diese Einstellung bei Bedarf deaktivieren.

Sobald einer Einzelperson oder Gruppe die Berechtigung zum Anzeigen, Bearbeiten oder Besitzen einer Workiva-Datei (Dokument, Tabellenkalkulation oder Präsentation) erteilt wurde, haben die Berechtigungen auf Abschnittsebene Vorrang vor den Berechtigungen auf Dokumentebene, während die Berechtigungen einzelner Benutzer Vorrang vor den Gruppenberechtigungen haben. Darüber hinaus berechtigt die Berechtigung, nur einen bestimmten Abschnitt einer Datei zu haben – aber nicht die Datei selbst – nicht dazu, auf die Abschnitte zuzugreifen.

Laura hat beispielsweise die Berechtigung „Anzeigen“ für die gesamte Tabelle, die Berechtigung „Anzeigen“ für Blatt1 und die Berechtigung „Bearbeiten“ für Blatt3 erhalten. Sie kann Blatt1 ansehen und Blatt3 bearbeiten, kann aber Blatt2 weder sehen noch bearbeiten. Katie hat Bearbeitungsrechte für Blatt 4 und Blatt 3, aber da sie keine Berechtigungen für das gesamte Beispielblatt Nr. 2 hat, kann sie keines dieser Blätter sehen oder bearbeiten.

Standardberechtigungen

Wenn Sie eine Datei erstellen, werden Sie standardmäßig automatisch als Dateieigentümer zugewiesen. Kein anderer Mitarbeiter oder keine andere Gruppe hat Zugang. Eigentümer der Datei können die Zugriffsrechte dieser Gruppen über den Berechtigungseditor ändern. Erfahren Sie mehr über Aktualisieren von Dateiberechtigungen.

Berechtigungen in kopierten Dateien

Wenn Sie ein Dokument kopieren, behält das neue Dokument die Berechtigungen der Originaldatei bei. Durch das manuelle Festlegen von Berechtigungen in der neuen Datei werden die ursprünglichen Berechtigungen jedoch außer Kraft gesetzt.

Berechtigungen in Gruppen

Wenn Ihr Arbeitsbereich über Gruppen verfügt, können Sie im Berechtigungseditor Berechtigungen für die gesamte Gruppe festlegen. Sobald Sie die Berechtigungen für eine Gruppe festgelegt haben, können Sie jederzeit Benutzer zu der Gruppe hinzufügen oder daraus entfernen — ihre Berechtigungen werden entsprechend aktualisiert. Erfahren Sie mehr zur Nutzung von Gruppen.

Wenn ein Benutzer Mitglied einer Gruppe ist, aber individuell eine andere Berechtigungsstufe hat, behält der Benutzer seine individuell zugewiesene Berechtigungsstufe bei (z. B. ein Benutzer, der als „Bearbeiter“ eingestellt ist, aber auch in einer Gruppe mit „Inhaber“-Berechtigungen ist, verfügt weiterhin über Berechtigungen als Bearbeiter).

Ebenso erhält ein Benutzer, der Mitglied von zwei Gruppen ist, Berechtigungen basierend auf der Gruppe mit der höchsten Berechtigungsstufe.

Hinweis: Wenn ein Benutzer Mitglied einer Gruppe mit expliziten Berechtigungen ist, der Eigentümer ihm aber manuell die individuellen Berechtigungen entfernt, verliert der Benutzer den Zugriff auf das Dokument.

Sie können auch Berechtigungen für mehrere Benutzer und Bereiche gleichzeitig festlegen. Weitere Informationen zur Verwendung des Editors für erweiterte Berechtigungen finden Sie unter Erweiterte Berechtigungen.

In den folgenden Tabellen erfahren Sie, was Benutzer auf jeder Berechtigungsstufe tun können.

Berechtigungsstufen

 

Eigenschaften ändern

	Eigentümer	Bearbeiter	Betrachter
Kopf- und Fußzeileneigenschaften bearbeiten
Dokumenteigenschaften bearbeiten
Erweiterte Berechtigungen bearbeiten
Stilvorgaben bearbeiten

 

Dokumente bearbeiten

	Eigentümer	Bearbeiter	Betrachter
Inhalte hinzufügen und bearbeiten
Text und Tabellen formatieren
Stile anwenden
Erstellen von Links (Links)
Rollforward für Daten ausführen
Daten sortieren und filtern
Alle Links aktualisieren

 

Anhänge

	Eigentümer	Bearbeiter	Betrachter
Einen Anhang hinzufügen
Einen Anhang öffnen
Einen Anhang kennzeichnen
Einen Anhang herunterladen

 

Zusammenarbeit

	Eigentümer	Bearbeiter	Betrachter
Hinzufügen eines Kommentars
Beantworten eines Kommentars
Erstellen eines Versionsvergleichs
„Track Changes“-Funktion anzeigen oder ausblenden
Verlauf anzeigen
Zustand des Dokuments überprüfen
Eine Datei exportieren
Präsentationsmodus verwenden (nur Präsentationen)
„Track Changes“-Funktion ablehnen
Alle „Track Changes“-Funktionen annehmen oder ablehnen
Ansicht Gliederungsbeschriftungen
Gliederungsbeschriftungen bearbeiten
Anwenden von Gliederungsbeschriftungen auf Abschnitte
Gliederungsbeschriftungen aktivieren
Zur Prüfung senden