Workiva Support Center

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• Next Gen Files

Um in Echtzeit zusammenarbeiten zu können, müssen alle Benutzer die Berechtigung haben, auf Ihr Dokument zuzugreifen. Jede Berechtigungsstufe — Eigentümer, Bearbeiter oder Betrachter — gibt den Mitwirkenden ein bestimmtes Maß an Zugriffsrechten für die Bearbeitung oder Interaktion mit Ihrer Datei.

Hinweis: Wenn Sie nur über die Berechtigungen für eine Datei verfügen, reicht dies möglicherweise nicht aus, um eine Datei umzuwandeln, wenn keine spezifische Rolle angegeben ist. Überprüfen Sie unbedingt Ihre Rollen. Weitere Informationen finden Sie unter Rollen verstehen.

Berechtigungen im Überblick

Berechtigungsstruktur

Um eine Workiva-Datei anzuzeigen oder zu bearbeiten, benötigen Sie die Zugriffsberechtigung für das gesamte Dokument, die Tabelle oder die Präsentation. Dokumentbesitzer können dann spezifische Ansichts-/Bearbeitungs-/Besitzerberechtigungen für einzelne Abschnitte eines Dokuments festlegen. 

Hinweis: Wenn die Einstellung „ Dateizugriff “ in den Arbeitsbereichseinstellungen aktiviert ist (standardmäßig aktiviert), können Benutzer Zugriff auf Dateien anfordern, für die sie keine Berechtigungen besitzen. Die Dateibesitzer können dann die Dateizugriffsanfragen genehmigen oder ablehnen. Workspace-Administratoren können diese Einstellung bei Bedarf deaktivieren.

Sobald einer Einzelperson oder Gruppe die Berechtigung zum Anzeigen, Bearbeiten oder Besitzen einer Workiva-Datei (Dokument, Tabellenkalkulation oder Präsentation) erteilt wurde, haben die Berechtigungen auf Abschnittsebene Vorrang vor den Berechtigungen auf Dokumentebene, während die Berechtigungen einzelner Benutzer Vorrang vor den Gruppenberechtigungen haben. Darüber hinaus berechtigt die Berechtigung, nur einen bestimmten Abschnitt einer Datei zu haben – aber nicht die Datei selbst – nicht dazu, auf die Abschnitte zuzugreifen.

Laura hat beispielsweise die Berechtigung „Anzeigen“ für die gesamte Tabelle, die Berechtigung „Anzeigen“ für Blatt1 und die Berechtigung „Bearbeiten“ für Blatt3 erhalten. Sie kann Blatt1 ansehen und Blatt3 bearbeiten, kann aber Blatt2 weder sehen noch bearbeiten. Katie hat Bearbeitungsrechte für Blatt 4 und Blatt 3, aber da sie keine Berechtigungen für das gesamte Beispielblatt Nr. 2 hat, kann sie keines dieser Blätter sehen oder bearbeiten.

Standardberechtigungen

Wenn Sie eine Datei erstellen, werden Sie standardmäßig automatisch als Dateieigentümer zugewiesen. Kein anderer Mitarbeiter oder keine andere Gruppe hat Zugang. Eigentümer der Datei können die Zugriffsrechte dieser Gruppen über den Berechtigungseditor ändern. Erfahren Sie mehr über Aktualisieren von Dateiberechtigungen.

Berechtigungen in kopierten Dateien

Wenn Sie ein Dokument kopieren, behält das neue Dokument die Berechtigungen der Originaldatei bei. Durch das manuelle Festlegen von Berechtigungen in der neuen Datei werden die ursprünglichen Berechtigungen jedoch außer Kraft gesetzt.

Berechtigungen in Gruppen

Wenn Ihr Arbeitsbereich über Gruppen verfügt, können Sie im Berechtigungseditor Berechtigungen für die gesamte Gruppe festlegen. Sobald Sie die Berechtigungen für eine Gruppe festgelegt haben, können Sie jederzeit Benutzer zu der Gruppe hinzufügen oder daraus entfernen — ihre Berechtigungen werden entsprechend aktualisiert. Erfahren Sie mehr zur Nutzung von Gruppen.

Wenn ein Benutzer Mitglied einer Gruppe ist, aber individuell eine andere Berechtigungsstufe hat, behält der Benutzer seine individuell zugewiesene Berechtigungsstufe bei (z. B. ein Benutzer, der als „Bearbeiter“ eingestellt ist, aber auch in einer Gruppe mit „Inhaber“-Berechtigungen ist, verfügt weiterhin über Berechtigungen als Bearbeiter).

Wie sich überschneidende Berechtigungen funktionieren

Im Allgemeinen hat bei Überschneidungen zweier Berechtigungen die höchste Berechtigung Vorrang.

Diese Regel gilt jedoch nur, wenn die Berechtigungen auf derselben Ebene vergeben werden. Gehört ein Benutzer beispielsweise mehreren Gruppen an, die über explizite Berechtigungen für denselben Abschnitt verfügen, gilt die höchste Berechtigung.

Eine spezifischere, direkte Berechtigung hat immer Vorrang vor einer umfassenderen, allgemeinen Berechtigung, unabhängig von der Berechtigungsstufe:

• Individuell vor Gruppe: Eine einem einzelnen Benutzer direkt zugewiesene Berechtigung hat Vorrang vor jeder Berechtigung, die er über eine Gruppe erhält.
• Abschnitt über Dokument: Eine einem Dokumentabschnitt direkt zugewiesene Berechtigung überschreibt Berechtigungen, die vom übergeordneten Dokument geerbt wurden.

Hinweis: Wenn ein Benutzer Mitglied einer Gruppe mit expliziten Berechtigungen ist, der Eigentümer ihm aber manuell die individuellen Berechtigungen entfernt, verliert der Benutzer den Zugriff auf das Dokument.

Sie können auch Berechtigungen für mehrere Benutzer und Bereiche gleichzeitig festlegen. Weitere Informationen zur Verwendung des Editors für erweiterte Berechtigungen finden Sie unter Erweiterte Berechtigungen.

In den folgenden Tabellen erfahren Sie, was Benutzer auf jeder Berechtigungsstufe tun können.

Berechtigungsstufen

Eigenschaften ändern

Dokumente bearbeiten

Anhänge

Zusammenarbeit