Es gibt zwei Arten von Erinnerungen für Aufgaben: automatische Aufgabenerinnerungen und manuelle Aufgabenerinnerungen. Automatische Aufgabenerinnerungen werden automatisch nach einem bestimmten Zeitplan an die Empfänger gesendet, während manuelle Aufgabenerinnerungen manuell gesendet werden, wann immer Sie die Empfänger an Aufgaben erinnern wollen, die sie vergessen haben.
Hinweis: Wenn Sie manuell Aufgabenerinnerungen für prozessbasierte Aufgaben senden möchten, siehe Erinnerungen in Prozessen senden.
Automatisierte Aufgabenerinnerungen
Standardmäßig werden automatische Erinnerungen mit Standardinhalten drei Tage vor, am Tag und drei Tage nach dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe per E-Mail verschickt. Sie können jedoch entscheiden, ob Sie überhaupt keine automatischen Erinnerungen versenden möchten oder ob Sie die Erinnerungen an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen möchten.
Hinweis: Sie können Ihre automatischen Erinnerungen derzeit nur anpassen, wenn Sie Aufgaben von Home aus erstellen. Wenn Sie die automatischen Erinnerungen für Aufgaben, die Sie in einer Datei erstellt haben, anpassen möchten, können Sie dies tun, indem Sie die Aufgabe auf der Registerkarte "Aufgaben" in der Startseite bearbeiten.
Hinweis: Sie können nur bis zu drei automatische Erinnerungen für eine bestimmte Aufgabe haben.
So passen Sie automatische Aufgabenerinnerungen auf der Registerkarte Aufgaben in der Startseite an:
- Wenn Sie eine Aufgabe erstellen oder bearbeiten, klicken Sie, je nachdem, welche Art von Erinnerungen Sie anpassen möchten, entweder auf das Dropdown-Menü Erinnerungen für Beauftragte oder Erinnerungen für Genehmigende und wählen Benutzerdefiniert.
- Wählen Sie für jede automatische Erinnerung im Abschnitt E-Mail-Erinnerungen den E-Mail-Zeitplan für den Zeitpunkt, zu dem die E-Mail-Erinnerung an den Beauftragten oder den Genehmigenden gesendet wird. Erinnerungen werden einmal pro Tag gemäß diesem Zeitplan zu der von Ihnen im Abschnitt Aufgabendetails angegebenen Zeit gesendet.
- Füllen Sie den Betreff und Text der E-Mail aus. Wie die Erinnerung aussehen wird, sehen Sie in der Vorschau auf auf der rechten Seite.
- Sie können auf das Menüsymbol klicken, um zu löschen oder Erinnerungen zu duplizieren.
- Klicken Sie auf Speichern oben rechts, um Ihre benutzerdefinierten automatischen Erinnerungen zu speichern.
Manuelle Aufgabenerinnerungen
So senden Sie manuell eine Aufgabenerinnerung:
- Suchen Sie die Aufgabe in Ihrer Liste Aufgaben auf der Startseite oder im rechten Bedienfeld Aufgaben in einer Datei.
- In Aufgabenschritte klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten neben der Aufgabe, für die Sie eine Erinnerung senden möchten, und klicken Sie auf Erinnerung senden. Sie können auch auf das Drei-Punkte-Menü neben dem Aufgabentitel klicken und Erinnerung senden wählen.
- Sobald Sie entweder Erinnerung senden anklicken, wird eine Erinnerungs-E-Mail an alle Empfänger gesendet.