Nachdem Sie einen Bericht über verknüpfte Dateien ausgeführt haben, stehen Ihnen weitere Optionen zur Verfügung, um die Details der verknüpften Dateien anzuzeigen und mit ihnen zu arbeiten. Sie können eine Kalkulationstabelle erstellen, in der alle Links in den einzelnen Dateien im Bericht aufgelistet sind, oder eine Liste aller verknüpften Dateien im Bericht herunterladen.
Dateiliste herunterladen
Wenn Sie einen Dateiverlinkungsbericht ausführen, können Sie optional eine .csv-Datei herunterladen, die eine Auflistung aller verknüpften Dateien zusammen mit zusätzlichen Details enthält.
Um eine Dateiliste herunterzuladen:
- Öffnen Sie einen Dateiverlinkungsbericht.
- Klicken Sie auf Exportieren und wählen Sie Dateiliste (.csv).
- Die Datei wird automatisch auf Ihren Computer heruntergeladen.
Nachdem der Download abgeschlossen ist, können Sie die .csv-Datei auf Ihrem Computer öffnen oder in ein Arbeitsblatt in Workiva importieren.
Spaltenbeschreibungen
- Dateiname enthält den Namen der verknüpften Datei.
- Dateityp gibt Ihnen Auskunft über den Typ einer Datei, z.B. ein Arbeitsblatt oder ein Dokument.
- Kategorie zeigt die Art der Verknüpfung an.
- Innerhalb zeigt an, dass sich eine Datei in den von Ihnen ausgewählten Dateien befindet.
- Außerhalb zeigt an, dass eine Datei nicht in den von Ihnen ausgewählten Dateien enthalten ist und einen Quelllink enthält, der von den ausgewählten Dateien benötigt wird.
- Abhängig zeigt an, dass eine Datei nicht in den von Ihnen ausgewählten Dateien enthalten ist und eine Zielverknüpfung enthält, die von Werten in den ausgewählten oder externen Dateien abhängt.
- Die Dokument-ID enthält die spezifische Datei-ID.
- Erstellungsdatum listet das Datum auf, an dem die Datei erstellt wurde.
- Letzte Änderung listet das Datum auf, an dem die Datei zuletzt geändert wurde.
- Die Datei-URL bietet eine direkte Verknüpfung zu der Datei.
Verknüpfte Dateien exportieren
Aus dem Dateiverlinkungsbericht können Sie Dateien als Wdesk-Datei (.tar.gz) exportieren, mit der Sie dann in einen Arbeitsbereich importieren können. Wenn Sie Dateien aus dem Dateiverlinkungsbericht exportieren, können Sie wählen, ob Sie bestimmte Dateien ein- oder ausschließen möchten, und Sie haben mehrere Exportoptionen.
Wenn Sie Dateien vom Export ausschließen, werden Links wie folgt behandelt:
- Links von Quellen im Text werden beibehalten
- Quellverknüpfungen in Tabellen werden entfernt, wenn alle Zielverknüpfungen in ausgeschlossenen Dateien liegen
- Zielverknüpfungen, die auf Dokumente verweisen, werden entfernt
Um Dateien zu exportieren:
- Öffnen Sie einen Dateiverlinkungsbericht.
- Klicken Sie auf Export und wählen Sie Wdesk-Datei (.tar.gz).
- Wählen Sie dann die Exporteinstellungen und prüfen Sie, welche Dateien Sie exportieren möchten. Um eine Datei auszuschließen, entfernen Sie das Häkchen neben der Datei.
- Klicken Sie zum Abschluss auf “Exportieren“.
Um Ihren Export herunterzuladen, erhalten Sie eine E-Mail, sobald der Export abgeschlossen ist, oder Sie können in der Benachrichtigung unten rechts auf Download klicken.
Liste der Dateilinks („Links) anzeigen
Sie können eine Liste aller Links für eine bestimmte Datei anzeigen. Dies ist hilfreich, wenn Sie die Gesamtliste aller Links in einer Datei prüfen möchten.
So zeigen Sie die Link-Details für eine einzelne Datei an:
- Suchen Sie eine Datei in Ihrem Bericht über verknüpfte Dateien.
- Setzen Sie den Cursor auf die Datei.
- Klicken Sie auf Arbeitsblatt mit Datei-Links erstellen aus dem Dropdown-Menü.
- Nachdem er erstellt wurde, klicken Sie in der Benachrichtigung unten rechts auf Bericht öffnen.
- Sie können dann ein Arbeitsblatt mit allen Links zu dieser Datei prüfen.