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Mithilfe von Abfragen können Sie Daten aus verschiedenen Quellen für Analysen und Berichte zusammenstellen und aufschlüsseln. In diesem Beispiel werden Sie die Daten der Summen- und Saldenliste mit den Dimensionstabellen für Konten und Entitäten kombinieren, um die Transaktionen für jedes Konto und jede Entität zu analysieren.

Hinweis: Wenn Sie das noch nicht getan haben, lesen Sie Erste Schritte mit Tabellen, um die in dieser Übung verwendeten Tabellen zu erstellen.

Je nachdem, wie gut Sie mit der strukturierten Abfragesprache (SQL) vertraut sind, können Sie eine Abfrage mit einem Drag-and-Drop-Abfragegenerator oder einem Syntaxeditor erstellen; in diesem Beispiel verwenden Sie Generator .

Schritt 1. Bestimmen Sie Ihre Datenquellen

Bevor Sie mit der Abfrage beginnen, sollten Sie sich überlegen, welche Daten Sie für bestimmte Analyse- oder Berichtsanforderungen benötigen. Ihre Abfrage kann Daten enthalten, auf die Sie in Ihrem Workiva-Arbeitsbereich in Form von Tabellen oder Tabellenkalkulationen zugreifen. In diesem Fall verwenden Sie die drei Tabellen, die Sie in der vorherigen Übung erstellt haben:

• TB Data, für die Informationen zur Probebilanz
• DIM FS Mapping, für die Zuordnung von Finanzkonten
• DIM Entity, für die Entitätszuordnung

Schritt 2. Erstellen Sie die Abfrage und fügen Sie die Daten hinzu

Da Sie nun wissen, was Sie einschließen möchten, erstellen Sie die Abfrage und fügen Sie die Daten der Tabellen hinzu:

1. Klicken Sie in Wdata Home auf Erstellen , und wählen Sie Abfrage .
   
2. Klicken Sie im Bereich Quellen auf Neue Quelle , und wählen Sie Tabelle.
   
3. Wählen Sie die einzuschließenden Tabellen aus - in diesem Fall alle Tabellen im Ordner "Get Started Demo" - und klicken Sie auf Add.
   

Hinweis: Im Bereich Sources können Sie aus allen Tabellen oder Tabellenblättern auswählen, für die Sie mindestens ein Viewer sind.

Schritt 3. Erstellen Sie Beziehungen zwischen den Quellen

Da Ihre Abfrage mehrere Quellen enthält, erstellen Sie Beziehungen, um zu zeigen, wie die Daten miteinander verknüpft werden können. Wie Sie sich vielleicht noch von der Erstellung der Tabellen erinnern, enthält die Faktentabelle der Summenbilanz Spalten, die den Konten und Entitäten der Dimensionstabellen zugeordnet sind.

1. Wählen Sie die Registerkarte Beziehungen.
2. Erweitern Sie unter Quellen die Tabellen, um die Quellspalten anzuzeigen, die für die Zuordnung zu einer Beziehung verfügbar sind.
3. Für Join 1 verschieben Sie ACCOUNT_ID von TB Data in das linke Feld und ACCOUNT_ID von DIM FS Mapping in das rechte Feld.
   
   

   Tipp: Um eine Spalte unter Quellen zu finden, klicken Sie auf Filter und suchen Sie nach ihrem Namen.

4. Klicken Sie auf Eine weitere Verbindung hinzufügen.
5. Für Join 2, wählen Sie ENTITY_ID von TB Data aus den in Join 1 verfügbaren Spalten aus und verschieben Sie ENTITY_ID von DIM Entity von Sources in das rechte Feld.
6. Wählen Sie für jede Beziehung aus, wie die Daten ihrer Tabellen kombiniert - oder verknüpft- werden sollen. Um in diesem Fall alle Daten aus der Faktentabelle auf der linken Seite und nur die entsprechenden Daten aus der Dimensionstabelle auf der rechten Seite einzubeziehen, wählen Sie Left Join für beide.

Schritt 4. Filter auf die Abfrage anwenden

Um die Abfrageergebnisse auf Datensätze einzuschränken, die bestimmte Kriterien erfüllen, fügen Sie auf der Registerkarte Filter Filter hinzu. In diesem Beispiel können Sie Filter anwenden, um nur Transaktionen von 2019 bis Q1 2020 zu berücksichtigen. Je nach Ihren Daten- und Berichtsanforderungen können Sie dies auf verschiedene Weise tun - nach Periode und Geschäftsjahr oder nach Anfangs- und Enddatum.

Perioden- und Geschäftsjahresfilter verwenden

Zum Filtern nach Periode und Geschäftsjahr:

1. Verschieben Sie FISCAL_YEAR von TB Data zweimal auf die Registerkarte Filters und dann FISCAL_PERIOD von TB Data einmal.
2. Um anzugeben, dass die Jahre 2019 und Q1 2020 einbezogen werden sollen, legen Sie den Wert für jeden Filter im Bereich Feldeigenschaften fest:
   
   
   • Um Transaktionen aus dem Jahr 2019 einzubeziehen, wählen Sie für den erstenFISCAL_YEAR Filter = aus, geben Sie den Wert 2019 ein und klicken Sie auf Anwenden.
   • Um Transaktionen aus dem Jahr 2020 einzubeziehen, wählen Sie für den zweitenFISCAL_YEAR Filter = aus, geben den Wert 2020 ein und klicken auf Anwenden.
   • Um nur Q1-Transaktionen einzubeziehen, wählen Sie für den Filter FISCAL_PERIOD die Option <=, geben einen Wert von 3 ein und klicken auf Anwenden. Diese Funktion liefert Transaktionen aus den ersten drei Monaten - oder dem ersten Quartal - des Geschäftsjahres.
3. Um den Filter FISCAL_PERIOD nur auf 2020-Transaktionen für Q1 2020 anzuwenden, aktualisieren Sie die Filterzeichenfolge auf {1} OR {2} AND {3}.
   
   Es werden Transaktionen zurückgegeben, die entweder den ersten Filter -FISCAL_YEAR=2019-oder die beiden anderen Filter kombiniert -FISCAL_YEAR=2020 undFISCAL_PERIOD <=3 erfüllen.

(Optional) Filter für Start- und Enddatum verwenden

Alternativ können Sie auch nach Anfangs- und Enddatum filtern. Verschieben Sie dazu PERIOD_ENDING von TB Data zweimal auf die Registerkarte Filters und geben Sie die Kriterien für jeden Filter im Feld Field Properties ein:

• Um Transaktionen aus dem Jahr 2019 einzubeziehen, wählen Sie für den ersten Filter >= und geben Sie im Bereich Eigenschaften den 1. Januar 2019 ein und klicken Sie auf Anwenden.
• Um Transaktionen aus dem Jahr 2020 einzubeziehen, wählen Sie für den zweiten Filter <= und geben Sie im Bereich Eigenschaften den 31. März 2020 ein und klicken Sie auf Anwenden.

Parameterwerte

Mit diesen Filtern wird die Abfrage immer nur Transaktionen aus 2019 und Q1 2020 enthalten. Um die Verwendung und Haltbarkeit dieser Abfrage zu verlängern, verwenden Sie Variablen - bekannt als Parameter- um die Werte der Filter dynamisch festzulegen, wenn die Abfrage ausgeführt wird. Anstelle der statischen Werte für das Geschäftsjahr können Sie zum Beispiel Parameter einfügen, die beim Ausführen der Abfrage nach dem vorherigen und dem aktuellen Jahr fragen.

Zum Beispiel für den ersten Filter FISCAL_YEAR:

1. Wählen Sie auf der Registerkarte Filter den Wert 2019 für den Filter aus.
2. Klicken Sie im Bereich Feldeigenschaften auf Neuen Parameter erstellen neben Wert.
   
3. Geben Sie einen eindeutigen Namen ein, um den Parameter zu identifizieren, z. B. PY oder Previous_Year.
   

   Hinweis: Parameternamen dürfen nur alphanumerische Zeichen und Unterstriche enthalten, keine Leerzeichen, Bindestriche oder Sonderzeichen.

4. Für Filtertyp wählen Sie den Datentyp der Werte. Wählen Sie z. B. Integer, um sicherzustellen, dass nur ganze Zahlen für Jahre verwendet werden.
5. Geben Sie den Standardwert 2019 ein und klicken Sie auf Erstellen.
6. Wählen Sie unter Wert den neuen Parameter aus und klicken Sie auf Übernehmen.

Fügen Sie Parameter für die übrigen Filter hinzu:

• Für den zweiten FISCAL_YEAR Filter:
  • Geben Sie einen Namen wie CY oder Current_Year ein.
  • Wählen Sie den Filtertyp Integer.
  • Geben Sie einen Standardwert von 2020 ein.
• Für den Filter FISCAL_PERIOD:
  • Geben Sie einen Namen für Aktuelle_Periode ein.
  • Wählen Sie den Filtertyp Integer.
  • Geben Sie einen Standardwert von 3 ein.

Schritt 5. Wählen und sortieren Sie die Felder der Abfrage

Nachdem Sie nun die Quellen der Abfrage verknüpft und den Umfang der Daten eingegrenzt haben, wählen Sie die Informationen aus, die in die Ergebnisse aufgenommen werden sollen:

1. Um Informationen auszuwählen, die in die Ergebnisse aufgenommen werden sollen, verschieben Sie die entsprechende Spalte aus dem Bereich Quellen auf die Registerkarte Felder.
   
   In diesem Fall:
   • FISCAL_YEAR und FISCAL_PERIOD von TB Data, um die monatliche oder vierteljährliche Aktivität zu analysieren
   • ENTITY_NAME von DIM Entity, um eine Aufschlüsselung nach Entitäten statt einer konsolidierten Berichterstattung zu ermöglichen
   • FINANCIAL_STATEMENT_LINE_ITEM und DISCLOSURE_LINE_ITEM von DIM FS Mapping, um eine Aufschlüsselung nach Kontenzuordnung und Einzelposten zu ermöglichen
   • VALUE von TB Data, um Rollup-Zusammenfassungen der Werte zu ermöglichen
2. Passen Sie im Bereich Feldeigenschaften die Spaltenüberschriften oder -typen an oder wenden Sie bei Bedarf Aggregationen an. Um beispielsweise die Werte auf der Grundlage der verschiedenen Dimensionen zusammenzufassen, wählen Sie auf der Registerkarte Felder den Wert aus und stellen Sie im Bereich Feldeigenschaften sicher, dass die Aggregation „Summe von“ lautet.
3. Wählen Sie auf der Registerkarte Sortieren, wie die Daten in den Ergebnissen sortiert werden sollen. Um beispielsweise nach Geschäftsjahr und Entität zu sortieren, verschieben Sie fiscal_year und entity_name von Unsorted zu Sorted, und wählen Sie aus, ob die Daten in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortiert werden sollen.
   
4. Um zu überprüfen, ob die Ergebnisse wie gewünscht angezeigt werden, klicken Sie auf Run Query , und akzeptieren Sie die Standardparameterwerte.

Schritt 6. Speichern Sie die Abfrage

Um die Abfrage zu speichern:

1. Klicken Sie auf Speichern .
   
2. Geben Sie einen eindeutigen Namen und eine Beschreibung ein, um die Abfrage zu identifizieren, z. B. "Zusammenfassung TB-Bericht".
3. Für Ordner wählen Sie als Tabellenquellen den gleichen Ordner wie für Get Started Demo.
4. Klicken Sie auf Abfrage speichern.

Nächste Schritte

Nachdem Sie Ihre Abfrage erstellt haben, können Sie:

• Erstellen Sie eine Ansicht der Ergebnisse, um die Daten als Diagramm oder Pivot-Tabelle mit Drilldown-Daten zu visualisieren.
• Verbinden Sie die Ergebnisse mit einer Tabellenkalkulation, um das Reporting an anderer Stelle in der Workiva-Plattform zu unterstützen.
• Richten Sie eine Kette ein, um die Abfrage automatisch auszuführen und die Ergebnisse zu exportieren, z. B. in eine Tabellenkalkulation.