Das Senden von Dokumenten zur Prüfung ermöglicht es Benutzer*innen in Ihrem Arbeitsbereich, eine bestimmte Version eines Dokuments anzuzeigen und zu kommentieren – ganz gleich, ob es sich dabei um den ersten Entwurf oder die abschließende Prüfung vor dem Einreichen handelt. Wenn Sie eine Prüfung anfordern, erhält der Empfänger oder die Empfängerin eine schreibgeschützte Version Ihres Dokuments und kann dann Kommentare hinzufügen, ohne die ursprüngliche Datei zu modifizieren.
Ein Dokument zur Überprüfung senden
So senden Sie ein Dokument zur Überprüfung:
- Klicken Sie in der Symbolleiste Review auf Review und wählen Sie Create a review aus dem Menü.
Sie können auch eine frühere Revision zur Überprüfung senden, indem Sie auf den Pfeil neben der Revision im Bereich Verlauf klicken und Zur Überprüfung senden auswählen. - Wählen Sie, ob Sie alle Abschnitte, auf die Sie Zugriff haben, oder nur ausgewählte Abschnitte versenden möchten. Wenn Sie bestimmte Abschnitte senden möchten, wählen Sie diese in der Liste aus. Verwenden Sie die Schaltflächen Erweitern und Verkleinern [ ], um Abschnitte zu öffnen und zu schließen.
- Wählen Sie Anhänge einbeziehen, wenn Sie der Überprüfung Anhänge hinzufügen möchten.
- Wählen Sie aus, welche Kommentar-Threads aufgenommen werden sollen.
Hinweis: Kommentare mit Berechtigungen werden nicht in die Bewertungen aufgenommen.
Kommentaroption Beschreibung Kommentar-Threads nicht einschließen Diese Option schließt keine Kommentar-Threads ein, die zu der Originaldatei oder früheren Bewertungen hinterlassen wurden. Alle Kommentar-Threads einschließen Mit dieser Option werden alle Kommentare zum Originaldokument und zu früheren Überprüfungen angezeigt. Kommentare aus nicht ausgewählten Bewertungen können erscheinen, wenn Sie beim Erstellen der ausgewählten Bewertung die Option wählen, alle Kommentare zu senden. Kommentar-Threads aus vergangenen Prüfungen einschließen Diese Option enthält nur Kommentare aus den ausgewählten früheren Bewertungen. Kommentare aus nicht ausgewählten Prüfungen werden möglicherweise angezeigt, wenn sie in einer anderen Prüfung enthalten waren. Kommentare, die der Prüfung hinzugefügt wurden, von der Liveversion der Datei ausschließen Diese Option kann zusätzlich zu einer der anderen oben ausgewählten Kommentaroptionen markiert werden. Alle Kommentare, die zu der gesendeten Überprüfung hinterlassen werden, werden nicht zur Live-Version der Datei hinzugefügt. - Fügen Sie unter Details einen Titel für die Rezension hinzu. Dieser Titel wird nach dem Absenden Ihrer Anfrage im Bereich Bewertungen angezeigt, damit Sie den Überblick über den Bewertungsprozess behalten.
- Fügen Sie Benutzer aus Ihrem Arbeitsbereich hinzu, an die das Dokument gesendet werden soll. Wenn Ihr Arbeitsbereich über Gruppen verfügt, können Sie Ihre Bewertung an alle Gruppenmitglieder senden, indem Sie den Gruppennamen auswählen. Gruppen sind durch das Symbol gekennzeichnet.
- Fügen Sie Inhalte für eine E-Mail-Benachrichtigung hinzu, einschließlich eines Betreffs und Inhalts. Dieser Inhalt kann verwendet werden, um Rezensenten um spezifisches Feedback zu bitten oder eine Rezensionsfrist festzulegen.
- Klicken Sie auf Senden Sie , um Ihre Anfrage zu senden. Ihr Prüfer erhält eine E-Mail mit einem Link zu Ihrem Dokument.
Hinweis: Berechtigungen in Überprüfungsdateien unterscheiden sich von Ihrer Originaldatei. Bei der Anforderung einer Überprüfung wird eine separate Überprüfungsdatei erstellt, ohne dass die Berechtigung für die Quelldatei geändert wird.
Standardmäßig können nur Dokumenteneigentümer Dokumente zur Überprüfung senden. Wenn Sie Redakteuren oder Betrachtern erlauben möchten, Überprüfungen anzufordern, können Sie diese Einstellung unter Berechtigungen in Dokumenteigenschaften ändern.
Verwenden Sie den Bereich Prüfungen
Sobald Sie eine Überprüfung beantragt haben, werden Informationen über den Antrag im Bereich Reviews angezeigt. Um auf das Panel zuzugreifen, klicken Sie auf das Symbol Reviews im rechten Panel. Wenn Sie eine Bewertung auswählen, können Sie sehen, wann die Anfrage gesendet wurde und an wen sie gesendet wurde.
Wenn Sie auf das Symbol Überprüfung öffnen klicken, wird das Dokument, das nur zur Ansicht bestimmt ist, in einer neuen Registerkarte geöffnet. Wenn Ihr Prüfer Kommentare hinterlassen hat, können Sie diese hier einsehen.
Das Symbol Kommentar im Gliederungsfeld zeigt die Anzahl der Kommentare in jedem Abschnitt an. Sie können die Kommentare auf der rechten Seite der Dokumente einsehen.
Sie können eine Bewertung auch mit dem Pfeil neben dem Titel einer Bewertung im Bereich Bewertungen bearbeiten oder löschen. Um weitere Rezensenten hinzuzufügen oder den Namen einer Rezension zu ändern, klicken Sie im Menü auf Bearbeiten.
Um eine Anfrage zu löschen, wählen Sie Löschen aus dem Menü. Beim Löschen einer Überprüfung wird das schreibgeschützte Dokument automatisch gelöscht.
Eine Datei überprüfen
Hinweis: Für Lösungen mit zuweisbaren Boards in Home können Sie das Widget für Dateirezensionen zu Ihren Boards hinzufügen, um alle Ihre zugewiesenen Rezensionen an einem einzigen Ort zu sehen.
Wenn Sie eine Aufforderung zur Abgabe einer Bewertung erhalten, werden Sie zu einer schreibgeschützten Version des Dokuments weitergeleitet.
Um mit der Überprüfung zu beginnen, klicken Sie in der Anforderungs-E-Mail auf Go to Review.
Von hier aus können Sie Kommentare zu dem Dokument oder dem Abschnitt hinzufügen.
Um einen Kommentar hinzuzufügen:
- Markieren Sie einen Textabschnitt.
- Klicken Sie auf Hinzufügen in der Symbolleiste.
- Geben Sie Ihren Kommentar ein und klicken Sie auf Veröffentlichen.
Die Kommentare erscheinen automatisch in der Version des Anforderers des Dokuments. Sie können alle Ihre Kommentare im Bereich Kommentare einsehen. Sie können in diesem Bereich auch neue Kommentare hinzufügen und zwischen bestehenden Kommentaren navigieren.
Hinweis: Rezensenten können keine Kommentare mit Berechtigungen in Rezensionen erstellen.
Der Viewer ermöglicht Ihnen auch Folgendes:
- Exportieren der Datei oder des Abschnitts in PDF oder DOCX
- Drucken eine Kopie der Datei
- Verwenden Sie Find, um nach bestimmten Wörtern oder Ausdrücken zu suchen.
- Wählen Sie Markierung anzeigen , um die dem Dokument hinzugefügte Markierung anzuzeigen.