Das Senden von Dokumenten zur Prüfung ermöglicht es Benutzer*innen in Ihrem Arbeitsbereich, eine bestimmte Version eines Dokuments anzuzeigen und zu kommentieren – ganz gleich, ob es sich dabei um den ersten Entwurf oder die abschließende Prüfung vor dem Einreichen handelt. Wenn Sie eine Prüfung anfordern, erhält der Empfänger oder die Empfängerin eine schreibgeschützte Version Ihres Dokuments und kann dann Kommentare hinzufügen, ohne die ursprüngliche Datei zu modifizieren.
Ein Dokument zur Überprüfung senden
So senden Sie ein Dokument zur Überprüfung:
- Klicken Sie in der Symbolleiste „Überprüfen“ auf „Überprüfen “ und wählen Sie im Menü den Eintrag „Überprüfung erstellen“ aus. Sie
können auch eine frühere Version zur Überprüfung senden, indem Sie auf den Pfeil neben der Version im Bereich „Verlauf“ klicken und „Zur Überprüfung senden“ auswählen. - Wählen Sie, ob Sie alle Abschnitte, auf die Sie Zugriff haben, oder nur ausgewählte Abschnitte versenden möchten. Wenn Sie bestimmte Abschnitte senden möchten, wählen Sie diese in der Liste aus. Verwenden Sie die Schaltflächen „Erweitern“ und „Reduzieren“ [ ], um Abschnitte zu öffnen und zu schließen.
- Wählen Sie „Anhänge einbeziehen“ , wenn Sie möchten, dass Anhänge zur Überprüfung hinzugefügt werden.
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Wählen Sie aus, welche Kommentar-Threads aufgenommen werden sollen.
Hinweis : Kommentare mit Berechtigungsbeschränkungen werden bei der Überprüfung nicht berücksichtigt.
Kommentaroption Beschreibung Kommentar-Threads nicht einschließen Diese Option schließt keine Kommentar-Threads ein, die zu der Originaldatei oder früheren Bewertungen hinterlassen wurden. Alle Kommentar-Threads einschließen Mit dieser Option werden alle Kommentare zum Originaldokument und zu früheren Überprüfungen angezeigt. Kommentare aus nicht ausgewählten Bewertungen können erscheinen, wenn Sie beim Erstellen der ausgewählten Bewertung die Option wählen, alle Kommentare zu senden. Kommentar-Threads aus vergangenen Prüfungen einschließen Diese Option enthält nur Kommentare aus den ausgewählten früheren Bewertungen. Kommentare aus nicht ausgewählten Prüfungen werden möglicherweise angezeigt, wenn sie in einer anderen Prüfung enthalten waren. Kommentare, die der Prüfung hinzugefügt wurden, von der Liveversion der Datei ausschließen Diese Option kann zusätzlich zu einer der anderen oben ausgewählten Kommentaroptionen markiert werden. Alle Kommentare, die zu der gesendeten Überprüfung hinterlassen werden, werden nicht zur Live-Version der Datei hinzugefügt. - Fügen Sie unter „Details “ einen Titel für die Rezension hinzu. Dieser Titel wird nach dem Absenden Ihrer Anfrage im Bereich „Prüfungen“ angezeigt, damit Sie den Überblick über den Prüfungsprozess behalten können.
- Fügen Sie Benutzer aus Ihrem Arbeitsbereich hinzu, an die das Dokument gesendet werden soll. Wenn Ihr Arbeitsbereich Gruppen enthält, können Sie Ihre Bewertung an alle Gruppenmitglieder senden, indem Sie den Gruppennamen auswählen. Gruppen sind durch das Symbol gekennzeichnet.
- Fügen Sie Inhalte für eine E-Mail-Benachrichtigung hinzu, einschließlich eines Betreffs und Inhalts. Dieser Inhalt kann verwendet werden, um Rezensenten um spezifisches Feedback zu bitten oder eine Rezensionsfrist festzulegen.
- Klicken Sie auf „Senden“, um Ihre Anfrage abzuschicken. Ihr Prüfer erhält eine E-Mail mit einem Link zu Ihrem Dokument.
Hinweis: Die Berechtigungen in den Überprüfungsdateien sind anders festgelegt als in Ihrer Originaldatei. Durch das Anfordern einer Überprüfung wird eine separate Überprüfungsdatei erstellt, ohne dass sich die Berechtigungen für die Quelldatei ändern.
Standardmäßig können nur Dokumenteneigentümer Dokumente zur Überprüfung senden. Wenn Sie Editoren oder Lesern die Möglichkeit geben möchten, Überprüfungen anzufordern, können Sie diese Einstellung im Abschnitt „Berechtigungen“ unter „Dokumenteneigenschaften“ ändern.
Verwenden Sie den Bereich Prüfungen
Sobald Sie eine Überprüfung beantragen, werden Informationen zu diesem Antrag im Bereich „Überprüfungen“ angezeigt. Um das Fenster aufzurufen, klicken Sie im rechten Fensterbereich auf das Symbol „Bewertungen “. Wenn Sie eine Bewertung auswählen, können Sie sehen, wann die Anfrage gesendet wurde und an wen sie gesendet wurde.
Wenn Sie auf das Symbol „Überprüfung öffnen“ klicken, wird das schreibgeschützte Dokument in einem neuen Tab geöffnet. Wenn Ihr Prüfer Kommentare hinterlassen hat, können Sie diese hier einsehen.
Das Kommentar -Symbol im Gliederungsfenster zeigt die Anzahl der Kommentare in den einzelnen Abschnitten an. Sie können die Kommentare auf der rechten Seite der Dokumente einsehen.
Sie können eine Bewertung auch bearbeiten und löschen, indem Sie auf den Pfeil neben dem Titel der Bewertung im Bereich „Bewertungen“ klicken. Um weitere Prüfer hinzuzufügen oder den Namen einer Prüfung zu ändern, klicken Sie im Menü auf „Einstellungen “.
Um eine Anfrage zu löschen, wählen Sie im Menü die Option „Löschen“ aus. Beim Löschen einer Überprüfung wird das schreibgeschützte Dokument automatisch gelöscht.
Dateibesitzer und Benutzer, die die Überprüfung erstellt haben, können eine aktualisierte Version der Überprüfung senden. Dadurch wird der Überprüfungsinhalt auf die neueste Version der Datei, der Präsentation, der Tabellenkalkulation oder des Ordners aktualisiert, wobei dieselbe Überprüfungsinstanz beibehalten wird.
Verwenden Sie diese Option, wenn die Prüfer die aktuellsten Inhalte einsehen sollen, ohne dass ein neuer Prüfvorgang angelegt wird. Die Einstellungen aus der ursprünglichen Bewertung bleiben erhalten und können nicht geändert werden.
Eine Datei überprüfen
Hinweis : Bei Lösungen mit zuweisbaren Boards in „Home“ können Sie das Widget „Dateibewertungen“ zu Ihren Boards hinzufügen, um alle Ihnen zugewiesenen Bewertungen an einem Ort anzuzeigen.
Wenn Sie eine Aufforderung zur Abgabe einer Bewertung erhalten, werden Sie zu einer schreibgeschützten Version des Dokuments weitergeleitet.
Um mit Ihrer Überprüfung zu beginnen, klicken Sie in der E-Mail mit der Anfrage auf „Zur Überprüfung “.
Von hier aus können Sie Kommentare zu dem Dokument oder dem Abschnitt hinzufügen.
Um einen Kommentar hinzuzufügen:
- Markieren Sie einen Textabschnitt.
- Klicken Sie in der Symbolleiste auf „Hinzufügen “.
- Geben Sie Ihren Kommentar ein und klicken Sie auf „Veröffentlichen “.
Die Kommentare erscheinen automatisch in der Version des Anforderers des Dokuments. Im Bereich „Kommentare“ können Sie alle Ihre Kommentare einsehen. Sie können in diesem Bereich auch neue Kommentare hinzufügen und zwischen bestehenden Kommentaren navigieren.
Hinweis : Prüfer können mit den entsprechenden Berechtigungen in Überprüfungen keine Kommentare erstellen.
Der Viewer ermöglicht Ihnen auch Folgendes:
- Die Datei oder den Abschnitt als PDF oder DOCX exportieren
- Eine Kopie der Datei ausdrucken
- Verwenden Sie die Suchfunktion , um nach bestimmten Wörtern oder Wortgruppen zu suchen
- Wählen Sie „Markierungen anzeigen“, um die Markierungen anzuzeigen, die dem Dokument hinzugefügt wurden.