Arbeitsbereiche verfügen über eine Reihe von Standardgruppen, um die Verwaltung von Berechtigungen für Dateien in einem Arbeitsbereich zu erleichtern. Arbeitsbereichseigentümer und Content Manager können auch neue Gruppen für noch mehr Flexibilität erstellen. Außerdem können Gruppen für Erwähnungen in Kommentaren und für das Versenden von Bewertungen verwendet werden.
Legen Sie Dateiberechtigungen fest und kontrollieren Sie sie, indem Sie Mitglieder zu Gruppen hinzufügen, anstatt Berechtigungen für einzelne Benutzer festzulegen. Auf diese Weise können Sie die gleichen Berechtigungsstrukturen für Dateien beibehalten und den Zugriff durch die Verwaltung der Mitglieder der einzelnen Gruppen steuern.
Hinweis: Die Gruppe Alle Benutzer darf nicht gelöscht oder geändert werden. Wenn Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich an Workiva Support.
Erstellen einer Gruppe
So erstellen Sie eine Gruppe:
- Klicken Sie oben rechts auf den Namen Ihres Arbeitsbereichs und wählen Sie Einstellungen, um die Einstellungen des Arbeitsbereichs zu öffnen.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Gruppen auf Gruppe erstellen.
- Geben Sie einen Gruppennamen ein und fügen Sie Arbeitsbereichsmitglieder zur Gruppe hinzu, indem Sie nach Personen suchen oder sie auswählen.
- Klicken Sie zum Abschluss auf Gruppe erstellen.
Update von Gruppenmitgliedschaften im Bulk-Verfahren über eine CSV-Datei
Um Zeit zu sparen, wenn Sie viele Benutzer zu verschiedenen Gruppen hinzufügen müssen, können Sie stattdessen die Gruppenmitgliedschaften der Benutzer im Bulk-Verfahren mithilfe einer CSV-Datei aktualisieren.
So aktualisieren Sie Gruppenmitgliedschaften über eine CSV-Datei:
- Klicken Sie auf der Registerkarte „Gruppen“ auf Gruppen aktualisieren.
- Laden Sie die CSV-Vorlage herunter, die Ihnen bei der genauen Formatierung hilft, und füllen Sie sie aus. Wenn Sie Ihre eigene Datei verwenden, achten Sie darauf, dass die Spaltenüberschriften mit den Überschriften in der Vorlage übereinstimmen.
- Die Benutzernamen müssen bereits im Arbeitsbereich vorhanden sein.
- Die Gruppennamen müssen bereits im Arbeitsbereich vorhanden sein.
Hinweis: Die Gruppen, die Sie aus der CSV-Datei erhalten, ersetzen die aktuellen Gruppenmitgliedschaften der Benutzer. Nur die Gruppenzugehörigkeit Alle Benutzer bleibt gleich, egal welche Gruppen in der Datei aufgeführt sind.
- Eine gültige CSV-Datei sieht wie folgt aus:
- Laden Sie die Datei hoch und klicken Sie auf Weiter.
- Prüfen Sie die Liste der Benutzer und Gruppen, die Sie aus der CSV-Datei erhalten haben. Hinweis: Die aktuellen Gruppenmitgliedschaften der Benutzer werden durch die Gruppen aus der Datei ersetzt.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Klicken Sie auf Weitere Datei hochladen, um weitere Gruppenmitgliedschaften zu aktualisieren, oder klicken Sie auf Fertigstellen.
Löschen einer Gruppe
Wenn Sie eine Gruppe nicht mehr benötigen, können Sie sie löschen, indem Sie in der Dropdown-Liste neben einer Gruppe auf Löschen klicken.
Wenn Sie eine Gruppe löschen, werden alle Berechtigungen, die den Mitgliedern von einer Gruppe gewährt wurden, entfernt. Durch das Entfernen einer Gruppe werden ihre Mitglieder nicht aus einem Arbeitsbereich entfernt.