Es gibt zwei Arten von Erinnerungen für Aktionen in Prozessen: automatische Erinnerungen und manuelle Erinnerungen. Automatische Erinnerungen werden automatisch nach einem bestimmten Zeitplan an die Empfänger gesendet, während manuelle Erinnerungen immer dann gesendet werden, wenn Sie die Empfänger an Aktionen erinnern wollen, die sie vielleicht vergessen haben.
Hinweis: Wenn Sie manuell Aufgabenerinnerungen für Aufgaben in Dateien oder Aufgaben in Home senden möchten, siehe Erinnerungen in Aufgaben senden.
Automatisierte Prozess-Erinnerungen
Standardmäßig werden drei Tage vor, am Tag und drei Tage nach dem Fälligkeitsdatum der Maßnahme automatische Erinnerungen mit Standardinhalten per E-Mail versendet (bei Zertifizierungsmaßnahmen können Sie diesen Standardzeitplan und die E-Mail-Inhalte vor Beginn des Prozesses ändern , indem Sie zu den Zertifizierungseinstellungen gehen). Sie können jedoch entscheiden, ob Sie überhaupt keine automatischen Erinnerungen versenden möchten oder ob Sie die Erinnerungen an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen möchten.
Hinweis: Sie können nur bis zu drei automatische Erinnerungen für eine bestimmte Aktion haben.
So passen Sie automatische Erinnerungen an:
- Wenn Sie eine Aktion in einem Prozess erstellen oder bearbeiten, klicken Sie, je nachdem, welche Art von Erinnerungen Sie anpassen möchten, entweder auf das Dropdown-Menü Erinnerungen für Beauftragte oder Erinnerungen für Genehmigende und wählen Benutzerdefiniert.
- Wählen Sie für jede automatische Erinnerung im Abschnitt E-Mail-Erinnerungen den E-Mail-Zeitplan für den Zeitpunkt, zu dem die E-Mail-Erinnerung an den Beauftragten oder den Genehmigenden gesendet wird. Erinnerungen werden einmal pro Tag gemäß diesem Zeitplan zu der von Ihnen im Abschnitt Aufgabendetails angegebenen Zeit gesendet.
- Füllen Sie den Betreff und Text der E-Mail aus. Wie die Erinnerung aussehen wird, sehen Sie in der Vorschau auf auf der rechten Seite.
- Sie können auf das Menüsymbol klicken, um zu löschen oder Erinnerungen zu duplizieren.
- Klicken Sie auf Speichern oben rechts, um Ihre benutzerdefinierten automatischen Erinnerungen zu speichern.
Manuelle Prozess-Erinnerungen
Wenn ein Beauftragter oder Genehmigender seine Aktion nicht abgeschlossen hat, können Sie eine Erinnerung senden. Erinnerungen werden nur an die Personen gesendet, denen die Aktion gerade zugewiesen ist.
Um eine Erinnerung für eine einzelne Aktion zu senden:
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben der Aktion.
- Wählen Sie Erinnern , um manuell eine Erinnerung an die aktuellen Empfänger zu senden.
Sie können auch Erinnerungen für mehrere Aktionen senden, indem Sie das Dropdown-Menü Remind oberhalb der Aktionsliste verwenden. Sie können eine Erinnerung für alle unvollständigen Vorgänge oder nur für Vorgänge mit einem bestimmten Status, wie z. B. Gesendet oder Zurückgeschickt, versenden.