Eine Einschränkung besteht darin, dass das EDGAR-System der SEC die Einbettung von Schriftarten in HTML nicht zulässt. Das bedeutet, dass die Antragsteller bei der Einreichung im HTML-Format bei EDGAR sicherstellen müssen, dass alle in ihrem Dokument verwendeten Schriftarten web safe fonts sind.
In diesem Prozess können Sie austauschbare Stilvorlagen erstellen, um die Schriftarten im Berichtsdokument effizient zu ändern und sicherzustellen, dass die Einreichung so aussieht, wie Sie es erwarten, wenn Sie die Einreichung im SEC-Viewer öffnen.
Die Verwendung von Stilrichtlinien kann bei der Erstellung verschiedener Iterationen Ihrer Dokumente hilfreich sein. Mit mehreren Styleguides können Sie auch eine auf die SEC zugeschnittene Version erstellen, die eine websichere Schriftart enthält, um sicherzustellen, dass Ihre Einreichung das beabsichtigte Aussehen und die beabsichtigte Wirkung hat. Dieses Verfahren ermöglicht es Ihnen auch, Ihre Corporate-Branding-Standards für andere Einreichungen oder PDFs beizubehalten.
Bevor Sie beginnen, sollten Sie einige Dinge wissen:
- Der Styleguide in Ihrem Ausgangsdokument sollte vollständig oder fast vollständig sein, bevor dieser Prozess durchgeführt wird, um zusätzliche Nacharbeiten zu einem späteren Zeitpunkt und in den Folgejahren zu vermeiden, wenn die Styleguides konsistent bleiben.
- Für Text in Diagrammen gibt es keine entsprechenden Formatvorlagen im Style Guide. Diagramme werden jedoch in Bilder umgewandelt, was bedeutet, dass alle benutzerdefinierten Schriftarten, die in Diagrammen verwendet werden, für alle Betrachter korrekt dargestellt werden.
Eine neue Version des Styleguides erstellen
Hier erstellen Sie zwei Versionen des Styleguides, mit denen Sie Ihr Dokument zwischen der Version, die bei der SEC eingereicht wird, und der Version für PDF oder die Einreichung bei anderen Aufsichtsbehörden wechseln können. Auf diese Weise können Sie während des gesamten Prozesses die richtige Version der Anmeldedokumente überprüfen.
Dieser Vorgang dauert etwa eine Stunde.
Styleguide aus Quelle exportieren
So exportieren Sie Ihren Style Guide:
- Öffnen Sie in Ihrem Quelldokument Ihre Formatvorlage und wählen Sie in der Symbolleiste Export.
- Benennen Sie die exportierte Formatvorlage auf Ihrem Desktop um, um zu beschreiben, auf welchen Bericht sie sich bezieht (z. B. BespokeFontName_Style.style)
- Speichern Sie den exportierten Styleguide zur späteren Verwendung an einem bekannten Ort. Es wird empfohlen, neben dem Bericht auch die Workiva-Datei hochzuladen.
Als nächstes müssen Sie Ihr Quelldokument zum Testen kopieren. Diese Kopie dient dazu, eine websichere Version Ihres Styleguides zu erstellen und Änderungen zu visualisieren. Um zu erfahren, wie Sie eine Datei kopieren können, lesen Sie Kopieren einer Datei oder eines Ordners.
Kopierte Formatvorlage bearbeiten
So bearbeiten Sie die Formatvorlage der kopierten Datei:
- Öffnen Sie den Style Guide der kopierten Datei.
- Ändern Sie für jeden Stil die Schriftart in eine websichere Schriftart und sperren Sie den Schriftstil im Style Editor. Eine Liste der websicheren Schriftarten finden Sie unter Websichere Schriftarten für Workiva.
- Klicken Sie im Styleguide auf Veröffentlichen und verlassen Sie den Styleguide, um die Änderungen an der kopierten Datei zu überprüfen.
- Überprüfen Sie die Seitenzahl des Dokuments und vergleichen Sie sie mit der Quelle.
Aufgrund der unterschiedlichen Schriftgrößen kann es zu einer unterschiedlichen Seitenzahl kommen.
Um dies zu beheben, müssen Sie den Stil der kopierten Datei ändern:
- Wenden Sie einen engeren Zeichenabstand in der Formatvorlage für den primären Inhalt in Ihrem Bericht an (z. B. Textkörper), wenn die kopierte Datei mehr Seiten als die Quelle hat.
- Wenden Sie einen geringeren Zeichenabstand in der Formatvorlage für den primären Inhalt in Ihrem Bericht an (z. B. Textkörper), wenn die kopierte Datei weniger Seiten als die Quelle hat.
Styleguide prüfen
Überprüfen Sie Ihren Style Guide:
- Führen Sie eine Dokumentenzustandsprüfung durch, um alle Bereiche des Inhalts zu identifizieren, in denen er in Tabellenzellen, Textfeldern oder Designabschnitten abgeschnitten sein könnte.
Hinweis: Um Document Health ordnungsgemäß auszuführen, vergewissern Sie sich, dass der Dokumenttyp mit der beabsichtigten Ablage in Document Properties übereinstimmt. Um mehr über Document Health zu erfahren, lesen Sie Document Health in Workiva.
- Nehmen Sie auf der Grundlage des Laufs Document Health etwaige Anpassungen am Style Guide vor.
- Klicken Sie auf Veröffentlichen und überprüfen Sie das Layout Ihrer Datei.
Kopierte Formatvorlage exportieren
Wenn Sie mit dem Layout zufrieden sind, müssen Sie Ihren Style Guide exportieren.
Zum Exportieren:
- Rufen Sie den Style Guide der kopierten Datei auf.
- Klicken Sie auf Exportieren.
- Benennen Sie die Formatvorlage im Computer um, um zu beschreiben, auf welchen Bericht sie sich bezieht (z. B. Arial.style).
- Speichern Sie den exportierten Styleguide an demselben Ort wie Ihren zuvor gespeicherten Styleguide-Export. Es wird empfohlen, neben dem Bericht auch die Workiva-Datei hochzuladen.
Diese Formatvorlage wird wiederverwendet, um zwischen Versionen Ihrer Ablage mit unterschiedlichen Schriftarten zu wechseln.
Versionen des Styleguides wechseln
So wechseln Sie die Formatvorlagen in Ihrem Bericht:
- Öffnen Sie in Ihrem Quelldokument die entsprechenden Stilvorgaben.
- Wählen Sie Importieren und wählen Sie die Styleguide-Datei mit der gewünschten Schriftart.
- Klicken Sie auf Overwrite.
Ihre zwei Versionen des Styleguides ermöglichen es Ihnen, problemlos zwischen Versionen mit unterschiedlichen Schriftarten zu wechseln.
Ähnliche Artikel: