Links sind ein grundlegendes Element der Workiva-Plattform, das dazu beiträgt, die Konsistenz zu wahren, indem Datenpunkte zwischen mehreren Berichten synchronisiert werden. Erstellen Sie einfach einen Link, fügen Sie ihn an einem anderen Ort ein und klicken Sie auf „Veröffentlichen“, um die neuen Daten an ihr Ziel zu übertragen.
Einheitliche Daten baut auf dieser Grundlage auf, indem es die Möglichkeit bietet, Datenpunkte schnell zu finden, gemeinsam zu nutzen und zu ändern und dabei die entscheidende Flexibilität beizubehalten, die Sie bei der teamübergreifenden Arbeit benötigen.
Was ist Einheitliche Daten?
Einheitliche Daten nennen wir unsere Suite von Links und angrenzenden Funktionen.
Unified Data umfasst:
- Intelligente Links: Geben Sie Ihren Links Namen und Beschreibungen, bevor Sie sie mit anderen teilen. Dieser hinzugefügte Kontext bedeutet, dass Sie geschäftskritische Details und Anweisungen direkt in Ihre Berichte einbetten können.
- Die gemeinsam nutzbare Datenbibliothek: Ihr einziger Ort, an dem Sie wichtige Daten, intelligente Links und andere gemeinsam genutzte Inhalte entdecken können – plus den Kontext dahinter. Zur Zeit werden in der Bibliothek nur smarte Links angezeigt, aber es werden bald neue Daten hinzugefügt!
- Link-Überschreibungen: Nehmen Sie einmalige Änderungen an einem Ziel-Link vor, ohne die Verbindung zur Quelle zu entfernen.
- Inhaltsplatzhalter: Verwenden Sie gemeinsame Inhalte und Daten in Ihrem gesamten Arbeitsbereich wieder, ohne dabei an Flexibilität einzubüßen. Durch das Einfügen geplanter Variablen – „leere“ Stellen in Berichten und Links, die später ausgefüllt werden – können Sie einem Dokument standardisierte Inhalte hinzufügen und gleichzeitig einzigartige Anpassungen ermöglichen.
Intelligente Links
Links sparen Zeit, da sie die Konsistenz Ihrer Berichte gewährleisten, aber das Hinzufügen zusätzlicher Links erhöht auch die Komplexität Ihrer Arbeit. Geben Sie intelligente Links ein.
Indem Sie Ihren wichtigsten Datenpunkten oder allgemeinen Erzählungen einen anpassbaren Namen und eine Beschreibung zuweisen, nehmen intelligente Links in Ihrem Arbeitsbereich einen hohen Stellenwert ein. Sie sind identifizierbar, eindeutig und wiederverwendbar – öffnen Sie einfach die Bibliothek und suchen Sie nach der gewünschten Kennung. Kein Kopieren oder Einfügen erforderlich.
Die Vorteile intelligenter Links:
- Dritten helfen, berechnete oder umgewandelte Datenpunkte zu verstehen, indem Beschreibungen zu Ihren Links hinzugefügt werden.
- Vereinfachtes Onboarding – die Bibliothek bietet einen zentralen Ort, an dem neue Mitarbeiter Ihre meistgenutzten Daten finden können.
Weitere Informationen zu intelligenten Links
Teilen Sie Links mit der Datenbibliothek
Die Links in Ihrer Bibliothek können mit Benutzern in anderen Arbeitsbereichen innerhalb der Organisation geteilt werden. Wenn sich Änderungen ergeben, aktualisieren Sie einfach die Quelldaten und geben die Änderung frei. Die Benutzer können die Aktualisierung dann annehmen, wenn sie dazu bereit sind. So können verschiedene Teams auf der Grundlage derselben gemeinsamen Daten individuelle Berichte erstellen.
Sobald ein intelligenter Link freigegeben wurde, kann der Empfänger daraus seine eigenen Links erstellen oder den Zugriff auf andere Personen im selben Arbeitsbereich erweitern. Wenn Sie Mitglied in mehreren Arbeitsbereichen desselben Unternehmens sind, können Sie sogar Links mit sich selbst austauschen.
Vorteile einer gemeinsam nutzbaren Datenbibliothek:
- Halten Sie wichtige Stakeholder über wichtige Änderungen auf dem Laufenden.
- Teilen Sie wichtige Datenpunkte oder Inhalte, die in mehreren Berichten wiederverwendet werden sollen.
- Ermöglichen Sie es Teams, die nicht für die Berichterstattung zuständig sind, z.B. in der Legal oder im Marketing, Inhalte beizusteuern, ohne auf sensible Daten zuzugreifen.
Überschreibung von Links
Wenn Sie eine einmalige Änderung an einem Ziel-Link vornehmen müssen, ohne die Verbindung zur Quelle zu entfernen, können Sie den Link überschreiben. Dies gilt sowohl für die Standard-Links als auch für die intelligenten Links in Ihrem Arbeitsbereich.
Überschreibungen können Ausnahmen oder Anpassungen berücksichtigen und gleichzeitig die Wiederverwendung erleichtern und einen Audit-Trail aufrechterhalten. Sie können alle Anpassungen in Ihrem aktuellen Dokument über das Bedienfeld Verknüpfungseigenschaften auf der rechten Seite des Bildschirms sehen.
Vorteile der Link-Überschreibung:
- Korrigieren Sie Tippfehler oder nehmen Sie kleinere grammatikalische Änderungen an gemeinsamen Inhalten vor.
- Aktualisieren Sie den Stil und den Ton einer Erläuterung, um sie besser an den aktuellen Kontext anzupassen.
- Unterstützen Sie unstrukturierte Änderungen in Berichten mit mehreren Entitäten.
Erfahren Sie mehr über Überschreibungen
Inhaltsplatzhalter
Wenn Sie ein hohes Maß an gemeinsamen Inhalten in verschiedenen Dateien haben, die sich nur geringfügig unterscheiden, können Sie diese Inhalte mit Hilfe von Platzhaltern wiederverwenden. Sie können entweder Quell-Links erstellen, die geplante Variablen zulassen, oder Dokumentvorlagen ohne Links erstellen. Beide Methoden ermöglichen die Anpassung des Inhalts unter Beibehaltung der Konsistenz des Arbeitsbereichs.
Vorteile der Inhaltsplatzhalter:
- Verringern Sie beträchtlich den Zeitaufwand für die Erstellung von Berichten mit allgemeinem Inhalt, der noch anpassbar ist.
- Erstellen Sie Vorlagen für Erläuterungen und zeigen Sie, wo dynamische Inhalte jedes Mal aktualisiert werden müssen, wenn die Erläuterung verwendet wird.
- Unterstützen Sie strukturierte Änderungen mit mehreren Entitäten und anderen Massenberichten.
- Verbinden Sie Platzhalter mit einem Arbeitsblatt, verwenden Sie dann die Daten, um schnell die Werte für mehrere Platzhalter auf einmal einzugeben und zu aktualisieren.