Verstehen Sie die verfügbaren Tools von Workiva AI
Wie ist Workiva AI auf die Aufgaben zugeschnitten, die auf Ihrer Plattform zu erledigen sind?
Workiva AI wurde speziell für die komplexe, regulierte Arbeit in den Bereichen Finanzen, Audit, Risiko und Nachhaltigkeit entwickelt. Es kombiniert maßgebliche Daten zu Vorschriften und Rahmenbedingungen mit der Intelligenz, die für die Bewältigung der in diesen Prozessen eingebetteten manuellen Schritte erforderlich ist.
Workiva bietet auch domänenspezifische intelligente Erweiterungen, die auf die hochspezialisierte Arbeit von Teams zugeschnitten sind, wie z.B:
- Intelligent Finance beschleunigt die Erstellung von Veröffentlichungen, indem es die Recherche von Vergleichsunternehmen rationalisiert, Erkenntnisse zur Anpassung an Rechnungslegungsstandards liefert und Informationen für konforme, hochwertige Veröffentlichungen bereitstellt.
- Intelligent GRC hilft Anwendern dabei, manuelle Aufgaben zu automatisieren und Echtzeit-Einsichten aus den Daten des Risiko- und Kontrollprogramms zu generieren, potenzielle Risiken proaktiv zu erkennen und die Compliance-Sicherheit zu verbessern.
- Intelligent Sustainability beschleunigt wichtige und gängige Arbeitsabläufe, wie z. B. Wesentlichkeitsbewertungen, Benchmarking mit anderen Unternehmen sowie die Analyse und Erstellung von Offenlegungen in Übereinstimmung mit relevanten Standards wie ISSB und ESRS.
Weitere Beispiele dafür, wie Geschäftsanwender Workiva AI nutzen, finden Sie im Workiva Demo Center.
Was ist der Unterschied zwischen dem Chat, dem intelligenten Begleiter und dem Inline-Editor?
Der Workiva KI-Chat beginnt mit einem leeren Blatt Papier und verlangt von Ihnen, dem System aktiv Informationen und Aufforderungen zu geben. Es ist so konzipiert, dass es sich an frühere Fragen und Antworten erinnert und wie ein echtes Gespräch abläuft, während es Fragen auf hohem Niveau beantwortet.
Der intelligente Begleiter ähnelt dem globalen Chat, ist aber tief in das jeweilige Dokument, die Tabellenkalkulation oder die Abfrage integriert, an der Sie gerade arbeiten. Auf diese Weise können in enger Zusammenarbeit sehr kontextbezogene Vorschläge gemacht werden. Er hat ein viel besseres Verständnis für Ihre aktuelle Aufgabe und kann im Vergleich zum allgemeinen Workiva-KI-Chat relevanteres und genaueres Feedback geben.
Und schließlich bietet dem Inline-Content-Editor Unterstützung auf Objektebene, wenn Sie bestehenden Text analysieren oder verbessern müssen. Da der KI zusätzlicher Kontext zur Verfügung steht, kann die Inline-Erfahrung sinnvolle Vorschläge und Verbesserungen liefern, die auf den spezifischen Inhaltsausschnitt zugeschnitten sind, mit dem Sie gerade arbeiten.
Wann sollte ich das Chat-Erlebnis dann nutzen?
Das Chat-Erlebnis ist in den folgenden Situationen am besten geeignet:
- Generieren Sie Inhalte: Um hochwertige Inhalte zu generieren, geben Sie direkt im Chat Details, Anweisungen und Beispiele an, um die Konversation zu gestalten und Inhalte zu erhalten, die auf Ihre speziellen Bedürfnisse zugeschnitten sind.
- Stellen Sie Fragen: Stellen Sie Fragen, suchen Sie Klarheit oder erkunden Sie bestimmte Themen im Chat. Ganz gleich, ob Sie neugierig auf das Innenleben großer Sprachmodelle sind oder komplexe Konzepte verstehen möchten, geben Sie einfach Ihre Frage ein und Workiva AI wird sich bemühen, eine umfassende Antwort zu geben.
- Führen Sie iterative Unterhaltungen: Nachdem Sie eine erste Antwort von Workiva AI erhalten haben, können Sie Folgefragen stellen, weitere Erklärungen einholen oder vereinfachte Erklärungen anfordern. Dieser interaktive Ansatz macht Gespräche mit Workiva AI dynamisch und fesselnd und ermöglicht es Ihnen, tiefer in ein Thema einzutauchen.
In unserem Artikel Workiva AI Chat finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Nutzung des Chats.
Ist Workiva AI auch mobil verfügbar?
Ja, Sie können auf Workiva AI direkt über die App Workiva Mobile zugreifen.
Wie Sie Workiva AI effektiv nutzen können
Was ist Prompt Engineering?
Prompt-Engineering ist der Prozess der Erstellung von Prompts, um die genaueste und hilfreichste Antwort von einem großen Sprachmodell (LLM) zu erhalten, wie z.B. dem, das Workiva AI betreibt.
Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihre Aufforderungen strukturieren können:
- Geben Sie die Aufgabe oder die Anweisungen klar und deutlich an: Sie könnten z.B. fragen: "Bitte erklären Sie die AS400 Passwortregeln in der Finanzbuchhaltung."
- Geben Sie alle für Ihre Frage relevanten Zusammenhänge an: Sie können z.B. folgende Informationen angeben: "Nehmen wir ein Szenario an, in dem ein Unternehmen Produkte und Dienstleistungen an Kunden verkauft."
- Seien Sie so spezifisch wie möglich, wenn Sie Fragen stellen: Sie können zum Beispiel fragen: "Was sind die wichtigsten Kriterien für eine Unternehmensrichtlinie zum Umgang mit IT-Geräten?"
- Geben Sie den gewünschten Ausgabetyp oder das Format an: Sie können z.B. sagen: "Bitte geben Sie die Antwort im reinen Textformat."
Erfahren Sie mehr über das Schreiben von Prompts für Workiva AI.
Soll Workiva AI das menschliche Fachwissen ersetzen?
Nein, Workiva AI ist ein Werkzeug, das Ihre Arbeit verbessert und nicht ersetzt. Sie haben immer die Kontrolle darüber, wann und wie Sie mit Workiva AI arbeiten, um sicherzustellen, dass es Ihr Fachwissen ergänzt. Ihr Fachwissen und Ihre Kreativität sollten den Prozess weiterhin leiten.
Wir empfehlen Ihnen, die von der künstlichen Intelligenz erstellten Inhalte stets auf ihre Richtigkeit zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie Ihren Absichten und Standards entsprechen.
Liefert Workiva AI immer genaue Antworten auf die neuesten Gesetze, Verordnungen und Rechnungslegungsvorschriften?
Aufgrund von Verzerrungen oder Fehlern in den Trainingsdaten ist Workiva KI nicht immer genau und kann Inhalte produzieren, die falsch oder unrealistisch sind. Diese Einschränkungen entstehen, weil die großen Sprachmodelle, die Workiva AI antreiben, nicht in der Lage sind, alle Komplexitäten der realen Welt vollständig zu erfassen.
Daher sollte Workiva AI nicht als Quelle für aktuelle Gesetze, Verordnungen und Rechnungslegungsvorschriften herangezogen werden. LLMs können zwar große Mengen an Informationen verarbeiten, sind aber nicht in der Lage, sich ständig über die neuesten rechtlichen oder regulatorischen Änderungen zu informieren.
Sicherheit und Datenschutz
Verwendet oder sammelt Workiva AI Daten?
Workiva verarbeitet und speichert möglicherweise begrenzte Nutzungs- und Betriebsdaten, die sich auf Ihre Interaktionen mit Workiva AI beziehen, wie z.B. Identifikatoren auf Sitzungs- oder Benutzerebene, Aufforderungen, Dokumentenkontext, Anwendungskontext, referenzierte Dateien, Häufigkeit der Nutzung von Funktionen und Leistungskennzahlen, um den Dienst zu betreiben, zu sichern und zu verbessern.
Diese Daten enthalten keine sensiblen Kundeninhalte, die über das hinausgehen, was für die Bereitstellung des KI-Erlebnisses erforderlich ist, und werden in Übereinstimmung mit den Sicherheits-, Datenschutz- und Datensicherheitsverpflichtungen von Workiva behandelt.
Diese Daten werden nicht verwendet, um Workiva AI oder Modelle von Drittanbietern zu trainieren.
Die Daten der Kunden bleiben innerhalb der von Workiva kontrollierten Umgebung geschützt und werden nur für genehmigte Zwecke verarbeitet, die den Sicherheitskontrollen der Plattform und den geltenden Datenschutzbestimmungen entsprechen.
Verwendet Workiva Kunden- oder persönliche Daten, um die KI-Modelle von Workiva zu trainieren?
Nein.
Wir verpflichten uns zum Schutz von Kunden- und personenbezogenen Daten. Ihre Daten bleiben vollständig vom KI-Trainingsprozess getrennt, so dass sie nicht für eine Modellverbesserung verwendet werden.
Welche Maßnahmen gibt es zum Schutz der Kundendaten während der Interaktion mit Workiva AI?
Die Daten werden im Ruhezustand innerhalb der Workiva-Plattform mit AES-256 verschlüsselt, mindestens mit TLS 1.2/AES-128 übertragen, logisch getrennt und nur von autorisierten, zugelassenen Nutzern verwendet, die die Daten eingeben und ihre Ergebnisse überprüfen wollen.
Wir raten nach wie vor dringend davon ab, sensible Kundendaten in Workiva AI einzugeben. Obwohl wir Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten während der Nutzung ergriffen haben, sollten Sie bei der Verwendung sensibler Daten immer vorsichtig sein.
Wie verträgt sich Ihre Workiva AI-Implementierung mit den Bedingungen für Datensicherheit und Datenschutz?
Bitte beachten Sie unsere Workiva AI-Nutzungsbedingungen.
An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen zur Datensicherheit habe?
Wenn Sie Fragen oder Bedenken bezüglich der Datensicherheit haben, empfehlen wir Ihnen, sich im Master Services Agreement (MSA) Ihrer Organisation über die festgelegten Sicherheitsstandards zu informieren. Die MSA umreißt die spezifischen Sicherheitsbedingungen und -protokolle, die vereinbart wurden, um den Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten. Die Abteilung für Informationssicherheit (InfoSec) Ihres Unternehmens ist für die Überwachung und Umsetzung dieser Sicherheitsmaßnahmen verantwortlich.
Ihr Org Admin, der für die Verwaltung der Kontoeinstellungen zuständig ist, sollte die in der MSA beschriebenen Sicherheitsstandards kennen. Sie sind am besten in der Lage, Ihnen genaue Anweisungen zu geben und sicherzustellen, dass Sie die Auswirkungen unserer Datensicherheitsmaßnahmen vollständig verstehen.
Unser Kundenserviceteam steht Ihnen zwar bei allen anderen Fragen zur Verfügung, aber Datensicherheitsfragen sind für jedes Unternehmen spezifisch, daher ist es wichtig, dass Sie sich an die entsprechenden Fachleute in Ihrem Unternehmen wenden.
Hinweis: Unsere Datensicherheitsmaßnahmen und AI-Nutzungsbedingungen können nicht für jeden Kunden angepasst werden und sind nicht verhandelbar. Wenn Ihr Sicherheitsteam weitere Fragen hat, wenden Sie sich an security@workiva.com.
An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen zu den Nutzungsbedingungen von Workiva AI habe?
Wenn Sie Fragen oder Bedenken bezüglich unserer AI-Nutzungsbedingungen haben, empfehlen wir Ihnen, sich an die Rechtsabteilung Ihres Unternehmens zu wenden. Sie sind am besten in der Lage, Sie genau zu beraten und sicherzustellen, dass Sie die Auswirkungen der Bedingungen vollständig verstehen. Unser Kundenserviceteam steht Ihnen bei allen anderen Fragen zur Verfügung. Rechtliche Angelegenheiten sind jedoch für jedes Unternehmen spezifisch, daher ist es wichtig, dass Sie sich an die entsprechenden Fachleute in Ihrem Unternehmen wenden.
Hinweis: Die AI-Nutzungsbedingungen können nicht für jeden Kunden angepasst werden und sind nicht verhandelbar. Wenn die Rechtsabteilung Ihrer Organisation die Rechtsabteilung von Workiva direkt kontaktieren möchte, wenden Sie sich an legal@workiva.com.
Wie verhindern Sie den unbefugten Zugriff auf Dokumente durch Workiva AI?
In der Einführungsphase legen wir besonderes Augenmerk auf die Identitäts- und Zugriffsmanagement (IAM)-Autorisierung. Das bedeutet, dass wir auch bei Interaktionen mit Workiva AI die Berechtigung des Nutzers zum Zugriff auf bestimmte Dokumente oder Bereiche berücksichtigen. Unbefugte Benutzer können keine Antworten aus Dokumenten erzeugen, auf die sie nicht zugreifen dürfen.
Welche Maßnahmen zur Filterung von Inhalten gibt es, um die Privatsphäre der Nutzer zu schützen?
Die Filterung von Inhalten ist ein wichtiger Aspekt der Workiva AI-Funktion. Sie dient dazu, die Verarbeitung oder Erzeugung von unangemessenen oder sensiblen Inhalten zu verhindern. Dadurch wird sichergestellt, dass die Privatsphäre der Nutzer gewahrt bleibt und die Antworten von Workiva AI den Datenschutzrichtlinien entsprechen.
Ist die Workiva AI-Funktion in Ihrem aktuellen SOC-Bericht enthalten?
Workiva AI unterliegt den gleichen Sicherheitszielen und -kontrollen wie die gesamte Workiva-Plattform.
Kann ich aus der Nutzung von Workiva AI aussteigen?
Ja, Org Admins haben die Möglichkeit, die Nutzung von Workiva AI jederzeit auf Organisationsebene zu beenden. Wir verstehen, dass die Präferenzen und Anliegen der Nutzer unterschiedlich sein können, und wir respektieren Ihre Autonomie bei der Entscheidung, ob Sie sich mit Workiva AI beschäftigen wollen oder nicht.