Verstehen Sie die verfügbaren Tools von Workiva AI
Inwiefern ist die Workiva-KI auf die auf Ihrer Plattform zu erledigenden Aufgaben zugeschnitten?
Workiva AI wurde speziell für die komplexen, regulierten Aufgaben in den Bereichen Finanzen, Wirtschaftsprüfung, Risikomanagement und Nachhaltigkeit entwickelt. Es kombiniert verlässliche Regulierungs- und Rahmendaten mit den erforderlichen Erkenntnissen, um die in diesen Prozessen nach wie vor vorhandenen manuellen Schritte zu beseitigen.
Workiva bietet außerdem branchenspezifische intelligente Erweiterungen an, die speziell darauf zugeschnitten sind, die hochspezialisierte Arbeit von Teams zu optimieren, darunter:
- Intelligent Finance beschleunigt die Erstellung von Offenlegungen, indem es die Analyse von Vergleichsunternehmen optimiert, Einblicke zur Einhaltung von Rechnungslegungsstandards liefert und die Erstellung konformer, qualitativ hochwertiger Offenlegungen unterstützt.
- Die „Risk and Controls Intelligence (GRC)“- -Lösung unterstützt Anwender dabei, manuelle Aufgaben zu automatisieren, aus den Daten von Risiko- und Kontrollprogrammen Echtzeit-Erkenntnisse zu gewinnen, potenzielle Risiken proaktiv zu erkennen und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.
- Die intelligente Nachhaltigkeits- -Lösung beschleunigt wichtige und gängige Arbeitsabläufe wie Wesentlichkeitsanalysen, Vergleiche mit anderen Unternehmen sowie die Analyse und Erstellung von Offenlegungen im Einklang mit relevanten Standards wie ISSB und ESRS.
Weitere Beispiele dafür, wie Unternehmensanwender Workiva AI nutzen, finden Sie im Workiva-Demo-Center unter unter dem Stichwort „ “.
Ist Workiva AI auch mobil verfügbar?
Ja, Sie können direkt über die Workiva Mobile-App unter auf Workiva AI zugreifen .
Wie Sie Workiva AI effektiv nutzen können
Was ist Prompt Engineering?
Unter „Prompt-Engineering“ versteht man den Prozess der Erstellung von Prompts, um von einem großen Sprachmodell (LLM) – wie beispielsweise den Modellen, auf denen die Workiva-KI basiert – möglichst präzise und hilfreiche Antworten zu erhalten.
Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihre Aufforderungen strukturieren können:
- Geben Sie die Aufgabe oder die Anweisungen klar und deutlich an: Sie könnten z.B. fragen: "Bitte erklären Sie die AS400 Passwortregeln in der Finanzbuchhaltung."
- Geben Sie alle für Ihre Frage relevanten Zusammenhänge an: Sie können z.B. folgende Informationen angeben: "Nehmen wir ein Szenario an, in dem ein Unternehmen Produkte und Dienstleistungen an Kunden verkauft."
- Seien Sie so spezifisch wie möglich, wenn Sie Fragen stellen: Sie können zum Beispiel fragen: "Was sind die wichtigsten Kriterien für eine Unternehmensrichtlinie zum Umgang mit IT-Geräten?"
- Geben Sie den gewünschten Ausgabetyp oder das Format an: Sie können z.B. sagen: "Bitte geben Sie die Antwort im reinen Textformat."
Erfahren Sie mehr über das Schreiben von Prompts für Workiva AI.
Soll Workiva AI das menschliche Fachwissen ersetzen?
Nein, Workiva AI ist ein Tool, das entwickelt wurde, um Ihre Arbeit zu verbessern, nicht um sie zu ersetzen. Sie haben stets die Kontrolle darüber, wann und wie Sie die Workiva-KI nutzen, sodass diese Ihr Fachwissen optimal ergänzt. Ihr Fachwissen und Ihre Kreativität sollten weiterhin den Prozess bestimmen.
Wir empfehlen Ihnen stets, von KI generierte Inhalte auf ihre Richtigkeit zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie Ihren Absichten und Standards entsprechen.
Liefert Workiva AI immer genaue Antworten auf die neuesten Gesetze, Verordnungen und Rechnungslegungsvorschriften?
Aufgrund von Verzerrungen oder Fehlern in den Trainingsdaten ist Workiva KI nicht immer genau und kann Inhalte produzieren, die falsch oder unrealistisch sind. Diese Einschränkungen sind darauf zurückzuführen, dass die großen Sprachmodelle, auf denen die Workiva-KI basiert, nicht in der Lage sind, alle Komplexitäten der realen Welt vollständig zu erfassen.
Daher sollte Workiva AI nicht als Quelle für aktuelle Gesetze, Vorschriften und Rechnungslegungsrichtlinien herangezogen werden. LLMs können zwar große Mengen an Informationen verarbeiten, sind aber nicht in der Lage, sich ständig über die neuesten rechtlichen oder regulatorischen Änderungen zu informieren.
Sicherheit und Datenschutz
Verwendet oder erfasst Workiva AI Daten?
Workiva verarbeitet und speichert möglicherweise in begrenztem Umfang Nutzungs- und Betriebsdaten im Zusammenhang mit Ihren Interaktionen mit der Workiva-KI – wie beispielsweise Identifikatoren auf Sitzungs- oder Benutzerebene, Eingabeaufforderungen, Dokumentkontext, Anwendungskontexte, referenzierte Dateien, die Häufigkeit der Nutzung von Funktionen sowie Leistungskennzahlen –, um den Dienst zu betreiben, zu sichern und zu verbessern.
Diese Daten enthalten keine sensiblen Kundendaten, die über das für die Bereitstellung der KI-Funktion erforderliche Maß hinausgehen, und werden gemäß den Sicherheits-, Datenschutz- und Datenschutzauflagen von Workiva behandelt.
Diese Daten werden nicht zum Trainieren von Workiva-KI-Modellen oder Modellen von Drittanbietern verwendet.
Kundendaten bleiben innerhalb der regulierten Umgebung von Workiva geschützt und werden ausschließlich für autorisierte Zwecke verarbeitet, die mit den Sicherheitskontrollen der Plattform und den geltenden Datenschutzanforderungen im Einklang stehen.
Verwendet Workiva Kunden- oder personenbezogene Daten, um die Workiva-KI-Modelle zu trainieren?
Nein.
Wir verpflichten uns zum Schutz von Kunden- und personenbezogenen Daten. Ihre Daten bleiben vollständig vom KI-Trainingsprozess getrennt, wodurch sichergestellt wird, dass sie nicht zur Verbesserung des Modells verwendet werden.
Welche Maßnahmen gibt es zum Schutz der Kundendaten während der Interaktion mit Workiva AI?
Die Daten werden innerhalb der Workiva-Plattform im Ruhezustand mit AES-256 verschlüsselt, bei der Übertragung mindestens mit TLS 1.2/AES-128 gesichert, logisch getrennt und ausschließlich von autorisierten, berechtigten Benutzern genutzt, die die Daten eingeben und deren Ergebnisse überprüfen.
Wir raten nach wie vor dringend davon ab, sensible Kundendaten in Workiva AI einzugeben. Obwohl wir Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten während der Nutzung ergriffen haben, sollten Sie bei der Verwendung sensibler Daten immer vorsichtig sein.
Wie verträgt sich Ihre Workiva AI-Implementierung mit den Bedingungen für Datensicherheit und Datenschutz?
Bitte beachten Sie unsere „ “ sowie die Nutzungsbedingungen von Workiva AI unter .
An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen zur Datensicherheit habe?
Wenn Sie Fragen oder Bedenken bezüglich der Datensicherheit haben, empfehlen wir Ihnen, sich im Master Services Agreement (MSA) Ihrer Organisation über die festgelegten Sicherheitsstandards zu informieren. Die MSA umreißt die spezifischen Sicherheitsbedingungen und -protokolle, die vereinbart wurden, um den Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten. Die Abteilung für Informationssicherheit (InfoSec) Ihres Unternehmens ist für die Überwachung und Umsetzung dieser Sicherheitsmaßnahmen verantwortlich.
Ihr Org Admin, der für die Verwaltung der Kontoeinstellungen zuständig ist, sollte die in der MSA beschriebenen Sicherheitsstandards kennen. Sie sind am besten in der Lage, Ihnen genaue Anweisungen zu geben und sicherzustellen, dass Sie die Auswirkungen unserer Datensicherheitsmaßnahmen vollständig verstehen.
Unser Kundenserviceteam steht Ihnen zwar bei allen anderen Fragen zur Verfügung, aber Datensicherheitsfragen sind für jedes Unternehmen spezifisch, daher ist es wichtig, dass Sie sich an die entsprechenden Fachleute in Ihrem Unternehmen wenden.
Hinweis: Die Nutzungsbedingungen für „ “ von Workiva ( ) können nicht angepasst werden und sind nicht verhandelbar. Bei Fragen zur Datensicherheit und zu unseren Sicherheitsmaßnahmen wenden Sie sich bitte an , security@workiva.com oder .
An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen zu den Nutzungsbedingungen von Workiva AI habe?
Wenn Sie Fragen oder Bedenken bezüglich unserer AI-Nutzungsbedingungen haben, empfehlen wir Ihnen, sich an die Rechtsabteilung Ihres Unternehmens zu wenden. Sie sind am besten in der Lage, Sie genau zu beraten und sicherzustellen, dass Sie die Auswirkungen der Bedingungen vollständig verstehen. Unser Kundenserviceteam steht Ihnen bei allen anderen Fragen zur Verfügung. Rechtliche Angelegenheiten sind jedoch für jedes Unternehmen spezifisch, daher ist es wichtig, dass Sie sich an die entsprechenden Fachleute in Ihrem Unternehmen wenden.
Hinweis: Die AI-Nutzungsbedingungen können nicht für jeden Kunden angepasst werden und sind nicht verhandelbar. Falls die Rechtsabteilung Ihres Unternehmens direkt mit der Rechtsabteilung von Workiva Kontakt aufnehmen möchte, wenden Sie sich bitte an , legal@workiva.com oder .
Wie verhindern Sie den unbefugten Zugriff auf Dokumente durch Workiva AI?
In der Einführungsphase legen wir besonderes Augenmerk auf die Identitäts- und Zugriffsmanagement (IAM)-Autorisierung. Das bedeutet, dass wir auch bei Interaktionen mit Workiva AI die Berechtigung des Nutzers zum Zugriff auf bestimmte Dokumente oder Bereiche berücksichtigen. Unbefugte Benutzer können keine Antworten aus Dokumenten erzeugen, auf die sie nicht zugreifen dürfen.
Welche Maßnahmen zur Filterung von Inhalten gibt es, um die Privatsphäre der Nutzer zu schützen?
Die Filterung von Inhalten ist ein wichtiger Aspekt der Workiva AI-Funktion. Sie dient dazu, die Verarbeitung oder Erzeugung von unangemessenen oder sensiblen Inhalten zu verhindern. Dadurch wird sichergestellt, dass die Privatsphäre der Nutzer gewahrt bleibt und dass die Antworten der Workiva-KI den Datenschutzrichtlinien entsprechen.
Ist die Workiva AI-Funktion in Ihrem aktuellen SOC-Bericht enthalten?
Workiva AI folgt denselben Sicherheitszielen und -kontrollen wie die gesamte Workiva-Plattform.
Kann ich die Nutzung von Workiva AI ablehnen?
Ja, Org Admins haben die Möglichkeit, die Nutzung von Workiva AI jederzeit auf Organisationsebene zu beenden. Wir verstehen, dass die Präferenzen und Anliegen der Nutzer unterschiedlich sein können, und wir respektieren Ihre Autonomie bei der Entscheidung, ob Sie sich mit Workiva AI beschäftigen wollen oder nicht.