Verstehen Sie die verfügbaren Tools von Workiva AI
Wie ist Workiva AI auf die Aufgaben zugeschnitten, die auf Ihrer Plattform zu erledigen sind?
Workiva AI wurde speziell für die komplexe, regulierte Arbeit in den Bereichen Finanzen, Audit, Risiko und Nachhaltigkeit entwickelt. Sie verbindet maßgebliche regulatorische Daten und Rahmenkonzept-Daten mit der Intelligenz, um die wiederkehrenden manuellen Schritte in diesen Prozessen zu bewältigen.
Workiva bietet zudem fachspezifische intelligente Erweiterungen, die die hochspezialisierte Arbeit von Teams zusätzlich unterstützen, darunter:
- Intelligent Finance beschleunigt die Erstellung von Veröffentlichungen, indem es die Peer-Recherche vereinfacht, Einblicke zur Abstimmung mit Rechnungslegungsstandards liefert und konforme, hochwertige Veröffentlichungen unterstützt.
- Risk and Controls Intelligence (GRC) hilft Benutzern, manuelle Aufgaben zu automatisieren, Echtzeit-Einblicke aus Risiko- und Kontrollmaßnahmen-Programmdaten zu gewinnen, potenzielle Risiken proaktiv zu erkennen und die Compliance-Prüfungssicherheit zu verbessern.
- Intelligent Sustainability beschleunigt zentrale und häufige Workflows wie Wesentlichkeitsanalysen, Branchenvergleiche sowie die Analyse und Erstellung von Veröffentlichungen im Einklang mit relevanten Standards wie ISSB und ESRS.
Weitere Beispiele dafür, wie Business-Anwendende Workiva AI nutzen, finden Sie im Workiva Demo Center.
Wie Sie Workiva AI effektiv nutzen können
Was ist Prompt Engineering?
Prompt Engineering ist der Prozess, mit dem Sie Ihre Prompts so gestalten, dass Sie die genaueste und hilfreichste Antwort von einem großen Sprachmodell (LLM) erhalten, wie es auch Workiva AI antreibt.
Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihre Aufforderungen strukturieren können:
- Geben Sie die Aufgabe oder die Anweisungen klar und deutlich an: Sie könnten z.B. fragen: "Bitte erklären Sie die AS400 Passwortregeln in der Finanzbuchhaltung."
- Geben Sie alle für Ihre Frage relevanten Zusammenhänge an: Sie können z.B. folgende Informationen angeben: "Nehmen wir ein Szenario an, in dem ein Unternehmen Produkte und Dienstleistungen an Kunden verkauft."
- Seien Sie so spezifisch wie möglich, wenn Sie Fragen stellen: Sie können zum Beispiel fragen: "Was sind die wichtigsten Kriterien für eine Unternehmensrichtlinie zum Umgang mit IT-Geräten?"
- Geben Sie den gewünschten Ausgabetyp oder das Format an: Sie können z.B. sagen: "Bitte geben Sie die Antwort im reinen Textformat."
Erfahren Sie mehr über das Schreiben von Prompts für Workiva AI.
Soll Workiva AI das menschliche Fachwissen ersetzen?
Nein, Workiva AI ist ein Tool, das Ihre Arbeit unterstützen, nicht ersetzen soll. Sie behalten stets die Kontrolle darüber, wann und wie Sie Workiva AI einsetzen, sodass es Ihr Fachwissen ergänzt. Ihr Fachwissen und Ihre Kreativität sollten den Prozess weiterhin leiten.
Wir empfehlen grundsätzlich, KI-generierte Inhalte auf ihre Genauigkeit zu prüfen und sicherzustellen, dass sie Ihren Absichten und Standards entsprechen.
Liefert Workiva AI immer genaue Antworten auf die neuesten Gesetze, Verordnungen und Rechnungslegungsvorschriften?
Aufgrund von Verzerrungen oder Fehlern in den Trainingsdaten ist Workiva KI nicht immer genau und kann Inhalte produzieren, die falsch oder unrealistisch sind. Diese Einschränkungen entstehen, weil die großen Sprachmodelle, die Workiva AI antreiben, nicht alle Komplexitäten der realen Welt vollständig erfassen können.
Workiva AI sollte daher nicht als Quelle für aktuelle Gesetze, Vorschriften und Rechnungslegungsrichtlinien herangezogen werden. LLMs können zwar große Mengen an Informationen verarbeiten, sind aber nicht in der Lage, sich ständig über die neuesten rechtlichen oder regulatorischen Änderungen zu informieren.
Sicherheit und Datenschutz
Verwendet oder erfasst Workiva AI Daten?
Workiva verarbeitet und speichert gegebenenfalls begrenzte Nutzungs- und Betriebsdaten zu Ihren Interaktionen mit Workiva AI – etwa Sitzungs- oder Benutzerkennungen, Prompts, Dokumentkontext, Anwendungskontexte, referenzierte Dateien, Nutzungshäufigkeit von Funktionen und Leistungskennzahlen –, um den Dienst zu betreiben, abzusichern und zu verbessern.
Diese Daten enthalten keine sensiblen Kundendaten über das für das KI-Erlebnis erforderliche Maß hinaus und werden gemäß den Sicherheits- und Datenschutzpflichten von Workiva verarbeitet.
Diese Daten werden nicht zum Training von Workiva AI oder Drittanbieter-Modellen verwendet.
Kundendaten bleiben innerhalb der von Workiva verwalteten Umgebung geschützt und werden nur für autorisierte Zwecke verarbeitet, die den Sicherheitskontrollmaßnahmen der Plattform und den geltenden Datenschutzanforderungen entsprechen.
Verwendet Workiva Kunden- oder personenbezogene Daten zum Training der Workiva AI Modelle?
Nein.
Wir setzen uns für den Schutz von Kunden- und personenbezogenen Daten ein. Ihre Daten bleiben vollständig vom KI-Trainingsprozess getrennt und werden somit nicht zur Verbesserung von Modellen genutzt.
Welche Maßnahmen gibt es zum Schutz der Kundendaten während der Interaktion mit Workiva AI?
Daten werden innerhalb der Workiva-Plattform mit AES-256 im Ruhezustand verschlüsselt, mindestens mit TLS 1.2/AES-128 übertragen, logisch getrennt gespeichert und nur von autorisierten, berechtigten Benutzern verwendet, die die Daten eingeben und die Ergebnisse prüfen.
Wir raten dennoch dringend davon ab, sensible Kundendaten in Workiva AI einzugeben. Obwohl wir Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten während der Nutzung ergriffen haben, sollten Sie bei der Verwendung sensibler Daten immer vorsichtig sein.
Wie verträgt sich Ihre Workiva AI-Implementierung mit den Bedingungen für Datensicherheit und Datenschutz?
Bitte beachten Sie unsere Workiva AI Nutzungsbedingungen.
An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen zur Datensicherheit habe?
Wenn Sie Fragen oder Bedenken bezüglich der Datensicherheit haben, empfehlen wir Ihnen, sich im Master Services Agreement (MSA) Ihrer Organisation über die festgelegten Sicherheitsstandards zu informieren. Die MSA umreißt die spezifischen Sicherheitsbedingungen und -protokolle, die vereinbart wurden, um den Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten. Die Abteilung für Informationssicherheit (InfoSec) Ihres Unternehmens ist für die Überwachung und Umsetzung dieser Sicherheitsmaßnahmen verantwortlich.
Ihr Org Admin, der für die Verwaltung der Kontoeinstellungen zuständig ist, sollte die in der MSA beschriebenen Sicherheitsstandards kennen. Sie sind am besten in der Lage, Ihnen genaue Anweisungen zu geben und sicherzustellen, dass Sie die Auswirkungen unserer Datensicherheitsmaßnahmen vollständig verstehen.
Unser Kundenserviceteam steht Ihnen zwar bei allen anderen Fragen zur Verfügung, aber Datensicherheitsfragen sind für jedes Unternehmen spezifisch, daher ist es wichtig, dass Sie sich an die entsprechenden Fachleute in Ihrem Unternehmen wenden.
Hinweis: Die Workiva AI Nutzungsbedingungen können nicht angepasst werden und sind nicht verhandelbar. Bei sicherheitsrelevanten Fragen zu unseren Datensicherheitsmaßnahmen wenden Sie sich bitte an security@workiva.com.
An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen zu den Nutzungsbedingungen von Workiva AI habe?
Wenn Sie Fragen oder Bedenken bezüglich unserer AI-Nutzungsbedingungen haben, empfehlen wir Ihnen, sich an die Rechtsabteilung Ihres Unternehmens zu wenden. Sie sind am besten in der Lage, Sie genau zu beraten und sicherzustellen, dass Sie die Auswirkungen der Bedingungen vollständig verstehen. Unser Kundenserviceteam steht Ihnen bei allen anderen Fragen zur Verfügung. Rechtliche Angelegenheiten sind jedoch für jedes Unternehmen spezifisch, daher ist es wichtig, dass Sie sich an die entsprechenden Fachleute in Ihrem Unternehmen wenden.
Hinweis: Die AI-Nutzungsbedingungen können nicht für jeden Kunden angepasst werden und sind nicht verhandelbar. Möchte die Rechtsabteilung Ihres Unternehmens die Rechtsabteilung von Workiva direkt kontaktieren, wenden Sie sich an legal@workiva.com.
Wie verhindern Sie den unbefugten Zugriff auf Dokumente durch Workiva AI?
In der Einführungsphase legen wir besonderes Augenmerk auf die Identitäts- und Zugriffsmanagement (IAM)-Autorisierung. Das bedeutet, dass wir auch bei Interaktionen mit Workiva AI die Berechtigung des Nutzers zum Zugriff auf bestimmte Dokumente oder Bereiche berücksichtigen. Unbefugte Benutzer können keine Antworten aus Dokumenten erzeugen, auf die sie nicht zugreifen dürfen.
Welche Maßnahmen zur Filterung von Inhalten gibt es, um die Privatsphäre der Nutzer zu schützen?
Die Filterung von Inhalten ist ein wichtiger Aspekt der Workiva AI-Funktion. Sie dient dazu, die Verarbeitung oder Erzeugung von unangemessenen oder sensiblen Inhalten zu verhindern. Dies stellt sicher, dass der Datenschutz der Benutzer gewahrt bleibt und die Antworten von Workiva AI den Datenschutzrichtlinien entsprechen.
Ist die Workiva AI-Funktion in Ihrem aktuellen SOC-Bericht enthalten?
Workiva AI folgt denselben Sicherheitszielen und Kontrollmaßnahmen wie die gesamte Workiva-Plattform.
Kann ich die Nutzung von Workiva AI deaktivieren?
Ja, Org Admins haben die Möglichkeit, die Nutzung von Workiva AI jederzeit auf Organisationsebene zu beenden. Wir verstehen, dass die Präferenzen und Anliegen der Nutzer unterschiedlich sein können, und wir respektieren Ihre Autonomie bei der Entscheidung, ob Sie sich mit Workiva AI beschäftigen wollen oder nicht.