Benutzerdefinierte Felder und ihre Werte können mit der Import-/Export-Funktion schnell zwischen Arbeitsbereichen in Ihrer Organisation übertragen werden. Indem Sie eine Reihe von anpassbaren Feldern aus einem bestehenden Arbeitsbereich exportieren und in einen neuen verlegen, können Sie eine „Vorlage“ erstellen, die über mehrere Arbeitsbereiche oder Berichterstattungszyklen hinweg übertragbar ist – was den Implementierungsprozess für Ihr Unternehmen erheblich vereinfacht.
Hinweis: Diese Funktion ist derzeit nur im Rahmen eines Early-Adopter-Programms verfügbar. Wenn Sie an der Verwendung von benutzerdefinierten Feldern in Ihrem Arbeitsbereich interessiert sind, wenden Sie sich an Ihren Customer Success Manager, um die Teilnahme am Programm zu besprechen.
Anforderungen
- Die Administratorrolle Anpassbare Feld ist erforderlich, um benutzerdefinierte Feldgruppen und Definitionen zu ändern. Dies gilt auch für Benutzer*innen der API.
- Zur Verwaltung der benutzerdefinierten Feldwerte einer Datei sind die Berechtigungen Besitzer oder Bearbeiter erforderlich.
- Die Berechtigungen des Besitzers sind erforderlich, um die benutzerdefinierte Feldgruppe einer Datei zu verwalten.
Benutzerdefinierte Felder importieren und exportieren
Beim Einrichten eines Arbeitsbereichs in Ihrem Unternehmen können anpassbare Felder aus einem bestehenden Arbeitsbereich exportiert und über eine herunterladbare JSON-Datei in den neuen Arbeitsbereich importiert werden.
Hinweis:: Im ursprünglichen Arbeitsbereich eingestellte Werte für anpassbare Felder werden nicht in den Zielarbeitsbereich übernommen, es sei denn, ein identisches anpassbares Feld ist bereits vorhanden. Mit Hilfe der folgenden Schritte können Sie die Werte benutzerdefinierter Feldwerte importieren und exportieren.
Auf dem Bildschirm „Benutzerdefinierte Felder“:
- Wählen Sie mindestens eine Datei mit Hilfe der Kontrollkästchen auf der linken Seite aus.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren oben links auf dem Bildschirm.
- Klicken Sie erneut auf Exportieren, um die JSON-Datei auf Ihren Computer herunterzuladen.
Auf dem Bildschirm „Benutzerdefinierte Felder“:
- Klicken Sie auf Erstellen > Benutzerdefiniertes Feld importieren.
- Ziehen Sie eine Datei von Ihrem Desktop, oder klicken Sie, um die Datei in einem bestimmten Ordner zu finden.
- Klicken Sie zum Abschließen auf Importieren.
Hinweis: Nachdem Sie ein benutzerdefiniertes Feld importiert haben, können Sie dessen Eigenschaften anpassen, indem Sie Bearbeiten aus dem Menü mit drei auf der rechten Seite auswählen.
Benutzerdefinierte Feldwerte importieren und exportieren
Wenn ein Berichtszyklus endet und ein neuer beginnt, können Sie die Genauigkeit Ihrer Daten sicherstellen, indem Sie die Werte benutzerdefinierter Felder aus einem bestehenden Arbeitsbereich in einen neuen übertragen. Beim Importieren und Exportieren auf diese Weise können Sie auch mehrere benutzerdefinierte Feldwerte auf einmal aktualisieren, sodass Änderungen in der Mitte eines Prozesses einfacher denn je sind.
- Suchen Sie die Datei mit den benutzerdefinierten Feldern, die Sie exportieren möchten, wählen Sie das Drei-Punkte-Menüauf der rechten Seite und klicken Sie auf Exportiere anpassbare Feldwerte.
- Klicken Sie auf Download unten rechts, um die ZIP-Datei auf Ihre Festplatte herunterzuladen.
Bevor Sie die Werte Ihrer benutzerdefinierten Felder importieren, entpacken Sie die aus dem ursprünglichen Arbeitsbereich exportierte Datei und überprüfen Sie, ob alle erforderlichen Felder in den CSV-Dateien enthalten sind. Diese sollte einen Objekttyp, eine Objekt-ID, eine übergeordnete Objekt-ID und mindestens eine Feld-ID enthalten, die aktualisiert werden soll.
Wir empfehlen außerdem, eine Kopie Ihres aktuellen Dokuments zu speichern. Der Importvorgang überschreibt permanent alle vorhandenen Werte und kann nicht rückgängig gemacht werden.
Hinweis:: Wenn eine leere Feld-ID hochgeladen wird, überschreibt sie alle vorhandenen Werte in diesen Feldern.
So importieren Sie die Werte der benutzerdefinierten Felder:
- Wählen Sie Erstellen > Importieren > Benutzerdefinierte Felder.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Zum Hochladen Datei hier ablegen oder klicken, um die CSV-Datei auf Ihrem Computer zu suchen, oder ziehen Sie sie per Drag- und Drop. Klicken Sie auf Weiter.
Hinweis: Es kann jeweils nur eine Datei hochgeladen werden. Wenn Ihre Datei mehrere CSV-Dateien enthält, muss jede separat hochgeladen werden.
- Klicken Sie auf Import abschließen.
Formatierung
Der Typ des benutzerdefinierten Feldes, der bei der ersten Einrichtung eines neuen benutzerdefinierten Feldes ausgewählt wird, bestimmt, welche Eingaben oder Werte es akzeptiert. Die folgenden Formate werden akzeptiert:
- Text/Zeichenfolge
- Liste
- Ganzzahl (Eine ganze Zahl, z. B. 1 oder -1)
- Zahl (beliebiger numerischer Wert, z. B. 1,1 oder -1,1)
- Boolescher Wert (wahr oder falsch)
Hinweis: Bei booleschen Feldern wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden und sie müssen vollständig in Kleinbuchstaben eingegeben werden: wahr oder falsch
- Datum (JJJJ-MM-TT)
- Benutzer (Workiva-Benutzer)
Wissenswertes
- Bei der automatischen Formatierung in Excel werden Datumsangaben in MM/TD/JJJJ formatiert. Möglicherweise müssen Sie vor dem Importieren ein benutzerdefiniertes Excel-Format anwenden.