Benutzerdefinierte Feldgruppen werden zum Sortieren, Organisieren und Strukturieren der benutzerdefinierten Felder von in Ihrem Arbeitsbereich verwendet. Durch die Erstellung zweckmäßiger Feldgruppen können Sie problemlos mehrere benutzerdefinierte Felder gleichzeitig verwalten und ändern. Darüber hinaus können benutzerdefinierte Feldgruppen die visuelle Unübersichtlichkeit reduzieren, indem sie sicherstellen, dass jede Datei in Ihrem Arbeitsbereich nur die für die jeweilige Arbeit erforderlichen Felder anzeigt.
Hinweis: Diese Funktion ist derzeit nur im Rahmen eines Early-Adopter-Programms verfügbar. Wenn Sie an der Verwendung von benutzerdefinierten Feldern in Ihrem Arbeitsbereich interessiert sind, wenden Sie sich an Ihren Customer Success Manager, um die Teilnahme am Programm zu besprechen.
Anforderungen
- Dieser Artikel geht davon aus, dass Sie bereits benutzerdefinierte Felder in Ihrem Arbeitsbereich erstellt haben. Erfahren Sie mehr über benutzerdefinierte Felder.
- Die Administratorrolle Anpassbare Feld ist erforderlich, um benutzerdefinierte Feldgruppen und Definitionen zu ändern. Dies gilt auch für Benutzer*innen der API.
- Zur Verwaltung der benutzerdefinierten Feldwerte einer Datei sind die Berechtigungen Besitzer oder Bearbeiter erforderlich.
- Die Berechtigungen des Besitzers sind erforderlich, um die benutzerdefinierte Feldgruppe einer Datei zu verwalten.
Benutzerdefinierte Feldgruppen erstellen
Der erste Schritt bei der Verwaltung benutzerdefinierter Feldgruppen besteht darin, die Gruppe in Ihrem Arbeitsbereich zu erstellen und ihr die entsprechenden Felder zuzuweisen. In den folgenden Schritten werden wir diese Gruppen auf einzelne Dateien in Ihrem Arbeitsbereich anwenden.
So erstellen Sie eine benutzerdefinierte Feldgruppe:
- Klicken Sie auf dem Bildschirm Benutzerdefinierte Felder auf die Schaltfläche Erstellen > Benutzerdefinierte Gruppe erstellen.
- Geben Sie die Details Ihrer neuen benutzerdefinierten Feldgruppe ein.
Gruppenname Der Gruppenname oder „Titel“, wie er in Ihrem Arbeitsbereich erscheint. Gruppen-ID Die eindeutige ID des Feldes; wird hauptsächlich programmatisch oder über API verwendet.
Unterstützte Zeichen:
- Schreiben
- Nummern
- Zeiträume
- Unterstriche
- Bindestriche
Beachten Sie, dass die ID nicht mehr geändert werden kann, sobald eine Gruppe zum ersten Mal aktiviert wurde.
Objekte Legt fest, auf welche Workiva-Objekte (z.B. ein Dokument oder einen Abschnitt) sich diese Gruppe beziehen kann.
Beschreibung Eine kurze Beschreibung des Zwecks der benutzerdefinierten Feldgruppe. Dadurch wird deutlich, welche Felder zu dieser Gruppe gehören. - Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Felder speichern und hinzufügen.
Hinweis: Wenn Sie später benutzerdefinierte Felder hinzufügen möchten, klicken Sie einfach auf Speichern, um den Vorgang abzuschließen.
- Wählen Sie auf der linken Seite jedes benutzerdefinierte Feld aus, das zu dieser Gruppe gehört, und klicken Sie dann auf Hinzufügen.
Feldgruppen auf einzelne Dateien anwenden
Nachdem Sie nun Feldgruppen erstellt und Ihre benutzerdefinierten Felder in sie einsortiert haben, müssen Sie diese Gruppen einzelnen Dateien in Ihrem Arbeitsbereich zuweisen. Damit wird Workiva mitgeteilt, welche benutzerdefinierten Felder für dieses bestimmte Objekt angezeigt werden sollen.
So wenden Sie eine Feldgruppe an:
- Wählen Sie auf dem Bildschirm Dateien ein Dokument, ein Arbeitsblatt oder eine Präsentation aus.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Eigenschaften am oberen Rand des Bildschirms und wählen Sie dann das erste Element in der Liste aus (d. h. ein Dokument, ein Arbeitsblatt oder eine Präsentation).
- Wählen Sie im Fenster Dokumenteigenschaften die Registerkarte Benutzerdefinierte Feldgruppen auf der rechten Seite.
- Wählen Sie aus, welche Gruppen auf dieses Dokument oder diesen Abschnitt zutreffen, und klicken Sie auf Änderungen speichern.
Anzeigen einer Feldgruppe
Die im vorigen Schritt angewendeten Feldgruppen werden nun im Bereich Benutzerdefinierte Felder dieser Datei angezeigt. Die Standardfeldgruppe wird hier immer angezeigt, aber Sie können sie minimieren und eine andere auswählen.
So zeigen Sie eine Feldgruppe an:
- Wählen Sie auf dem Bildschirm Dateien ein Dokument, ein Arbeitsblatt oder eine Präsentation aus.
- Wählen Sie das Symbol Benutzerdefinierte Felder auf der rechten Seite des Fensters.
- Mit den Registerkarten oben können Sie zwischen den Objekttypen (z. B. Dokument oder Abschnitt) wechseln.
- Minimieren Sie die Standard-Feldgruppe und erweitern Sie dann die Gruppe, die Sie verwenden möchten.
Verwalten von Feldgruppen
Sie können bestehende Feldgruppen und die ihnen zugewiesenen Felder über den Abschnitt Gruppen verwalten des Bildschirms Benutzerdefinierte Felder bearbeiten.
So fügen Sie Felder zu einer bestehenden Gruppe hinzu:
- Suchen Sie die Feldgruppe, die Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie Felder verwalten aus dem Menü Aktionen der rechten Seite.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Felder hinzufügen neben dem Suchfeld auf der rechten Seite.
- Verwenden Sie die Kontrollkästchen auf der linken Seite, um die Felder auszuwählen, die zu dieser Gruppe gehören sollen.
- Klicken Sie zum Abschluss auf Hinzufügen.
So entfernen Sie Felder aus einer bestehenden Gruppe:
- Suchen Sie die Feldgruppe, die Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie Felder verwalten aus dem Menü Aktionen der rechten Seite.
- Wählen Sie auf der linken Seite des Bildschirms die Felder aus, die Sie entfernen möchten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Felder entfernen, um sie massenweise zu entfernen.
Sie können auch ein einzelnes Feld entfernen, indem Sie das Menü Aktionen der rechten Seite.
So bearbeiten Sie die Eigenschaften einer Feldgruppe:
- Suchen Sie die Feldgruppe, die Sie bearbeiten möchten.
- Wählen Sie unter dem Menü Aktionen der rechten Seite Gruppeneigenschaften bearbeiten.
- Bearbeiten Sie den Namen der Feldgruppe, die Beschreibung und die Objekttypen, für die sie gelten soll, und dann Speichern Sie.
Beachten Sie, dass die Gruppen-ID nicht mehr geändert werden kann, nachdem die Gruppe gespeichert wurde.
Hinweis: Das Entfernen einer zuvor zugewiesenen Kategorie aus dem Feld Objekte hat keine Auswirkungen auf bestehende Objekte. Sie können z. B. die Kategorie „Alle Dokumente“ entfernen, ohne dass sich dies auf die derzeit zugewiesenen Felder auswirkt – allerdings können Sie sie dann keinen weiteren Dokumenten zuweisen.
Wählen Sie Feldgruppen auf der linken Seite Ihres Bildschirms aus und verwenden Sie die Schaltflächen Aktivieren oder Deaktivieren, um sie massenweise zu schalten.
Sie können auch eine einzelne Feldgruppe aktivieren oder deaktivieren, indem Sie das Menü Aktionen der rechten Seite verwenden.