Hinweis: Nur Arbeitsbereichseigentümer, Inhaltsmanager und Kopiermanager können Dateien kopieren - wenn Sie eine Datei kopieren müssen, wenden Sie sich an einen Arbeitsbereichseigentümer. Um einen Arbeitsbereichseigentümer zu finden, siehe Mitglieder und Administratoren finden.
Sie können Prozesse vorwärts rollen, indem Sie sie kopieren, so dass Sie sie für wiederkehrende Ereignisse, wie z.B. vierteljährliche Berichtsworkflows, wiederverwenden können. Sie können einen Prozess jederzeit kopieren, auch wenn er bereits gestartet ist.
Wenn Sie die Fälligkeitstermine für Ihre Aufgaben in der Regel in Bezug auf einen bestimmten Zeitplan festlegen (z. B.: Sie haben eine wiederkehrende Aufgabe, die bis zum 5. Werktag eines zweiwöchigen Zyklus abgeschlossen sein muss), konfigurieren Sie Werktage vor dem Kopieren, um die Aktualisierung der Fälligkeitstermine für Aufgaben im neuen kopierten Prozess zu erleichtern.
Hinweis: Workiva Kalender, kalenderbezogene Funktionen (wie z.B. die Verwendung von Geschäftstagen in Prozessen), Prozessvorlagen, Prozessüberwachungsdiagramme und -einblicke sowie die Prozesskopie-Zusammenfassungskarte sind derzeit nur in einigen unserer Lösungen für Financial Reporting und Financial Services verfügbar.
Einen Prozess vorwärts rollen
Um einen Prozess weiterzuführen, müssen Sie die Prozessdatei kopieren:
- Rufen Sie die Seite Files auf und suchen Sie Ihren Prozess.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Prozessdatei und wählen Sie Kopieren.
- Bestätigen Sie Ihre Auswahl und klicken Sie auf Weiter.
-
Wählen Sie Ihre Kopiereinstellungen.
Hinweis: Um alle Verweise auf Dateien in Ihrem Prozess zu erhalten, stellen Sie sicher, dass Sie Links und Prozessverweise auswählen.
- Benennen Sie Ihren neuen Ordner und klicken Sie auf Kopieren.
Erfahren Sie mehr über Kopieren von Dateien und Ordnern.
Überprüfung des kopierten Prozesses mit Zertifizierungsaktionen
Überprüfen Sie die Kopierübersichtskarte des Prozesses
Nach dem Kopieren eines Prozesses und dem Öffnen der kopierten Prozessdatei sehen Sie eine Prozesskopie-Zusammenfassung Kachel in der Übersicht linken Leiste. Diese Kachel gibt Ihnen Einblicke in den letzten Durchlauf dieses Prozesses:
- Verspätete Aufgaben: Alle Aufgaben, die bei der letzten Ausführung dieses Prozesses nach ihrem Fälligkeitsdatum erledigt wurden
- Abgebrochene Aufgaben: Alle Aufgaben, die bei der letzten Ausführung dieses Prozesses abgebrochen wurden
- Hinzugefügte Aufgaben: Alle Aufgaben, die nach dem letzten Start dieses Prozesses hinzugefügt wurden
Klicken Sie auf den Pfeil neben Verspätete Aufgaben, Abgebrochene Aufgaben, oder Hinzugefügte Aufgaben in dieser Kachel, um die entsprechenden Aktionen in der Aktionsliste anzuzeigen.
Sie können auch auf Details anzeigen klicken, um weitere Details zwischen den Prozessen zu vergleichen und Empfehlungen zu erhalten, die Ihnen bei der Einrichtung Ihres nächsten Prozesses helfen.
Überprüfen Sie die Einstellungen, Briefe und Zertifizierungsaktionen des Prozesses
Rufen Sie außerdem Einstellungen in der Symbolleiste auf, um die folgenden Prozesseinstellungen zu überprüfen und zu aktualisieren:
- Unter der Registerkarte Allgemein:
- Der Prozessname
- Die Startreihenfolge
- Der Prozess schließen Typ
- Die Berechtigungen
- Unter der Registerkarte Kalender:
- Die Kalender, die dem Kalender des Prozesses hinzugefügt wurden
- Wenn im ursprünglichen Prozess Geschäftstage konfiguriert wurden, aktualisieren Sie die Werte für Erster Geschäftstag, Letzter Geschäftstag, Arbeitstage und alle Ausnahmen entsprechend dem Zeitplan Ihres Unternehmens für den kopierten Prozess.
- Unter der Registerkarte Zertifizierungen:
- Die Einstellung Automatische Genehmigung
- Die Certifications Standard-Erinnerungs-E-Mails
Rufen Sie dann die Registerkarte Buchstaben auf, und zwar für jeden Buchstaben, den Sie in diesem Prozess verwenden werden:
- Überprüfung und Aktualisierung des Inhalts des Schreibens
- Öffnen Sie bei geöffnetem Brief Eigenschaften in der Brief-Symbolleiste, um die folgenden Briefeigenschaften zu überprüfen und zu aktualisieren:
- Der Name des Briefes
- Die Kontaktstelle
- Die Zertifizierungsoptionen
Überprüfen und aktualisieren Sie dann auf der Registerkarte Prozess für alle Bescheinigungsmaßnahmen in dem kopierten Prozess die folgenden Angaben (Sie können diese Felder in großen Mengen bearbeiten, um Zeit zu sparen):
- Die Aktion ist Titel
- Der Buchstabe, der der Aktion zugewiesen ist
- Die zugewiesenen Unterzeichner und Genehmigenden
- Prüfen Sie, ob es suspendierte Benutzer gibt, und ersetzen Sie sie durch aktive Benutzer
- Fälligkeitsdatum der Aktion und Fälligkeitsdatum der Genehmigung. Wenn im ursprünglichen Prozess Geschäftstage konfiguriert wurden und Sie die Einstellungen Kalender bereits mit Ihren neuen Geschäftstagen für den kopierten Prozess aktualisiert haben, werden die Fälligkeitsdaten der Aktion automatisch aktualisiert. Vergewissern Sie sich, dass sie gemäß dem Zeitplan Ihres Unternehmens für den Kopiervorgang korrekt sind.
- Die Aktion E-Mail-Benachrichtigung (die E-Mail-Benachrichtigung, die an die Unterzeichner für diese Aktion gesendet wird)
- Die Aktion ist Tags
Verwenden Sie die Funktion Export in der Prozess-Symbolleiste, um Querverweise zu Aktionstiteln, Zertifizierungsbriefzuordnungen, Unterzeichnern und Genehmigenden und anderen Feldern zu erstellen.
Ihr Prozess ist nun bereit, wieder zu beginnen.