Entwickelte Berichtsfunktionen sind Teil einer Erweiterung, die für alle Lösungen verfügbar ist. Wenden Sie sich an Ihren Customer Success Manager bei um Zugang zu erhalten. Erfahren Sie hier mehr über „Designed Reporting“.
In gestalteten Berichten können Sie die Funktionen „Änderungen nachverfolgen“ und „Blacklines“ nutzen, um Änderungen in Dateien zu verfolgen. Beide können Ihnen und anderen Mitarbeitern dabei helfen, die fließenden Objektinhalte in Ihrem Dokument zu verbessern.
- Verwenden Sie die Funktion "Verfolgte Änderungen", um Änderungen am Text innerhalb Ihrer fließenden Objekte anzuzeigen. Weitere Informationen zu schwebenden Objekten finden Sie unter „Verwendung schwebender Objekte “.
- Rufen Sie das Fenster „Blackline-Änderungen“ auf, um gelöschte und hinzugefügte Inhalte innerhalb eines Abschnitts anzuzeigen.
- Senden Sie Blacklines zur Überprüfung mit einem bestimmten Ansichtsmodus.
Änderungen verfolgen
Mit der Funktion Änderungen verfolgen können Sie eine Liste der einzelnen Änderungen an einem Dokument anzeigen, die Sie genehmigen oder ablehnen können. Sie können die Änderungsnachverfolgung für Ihr gesamtes Dokument oder für bestimmte Abschnitte aktivieren.
Änderungen werden für den Text in schwebenden Objekten nachverfolgt, einschließlich des Hinzufügens und Löschens von schwebenden Objekten. Allerdings werden variable Objekte, die in der Datei verschoben werden, nicht verfolgt.
Hinweis : Durch das Bestätigen von Absätzen, bei denen die Zeilenverfolgung deaktiviert ist, werden die Anker der schwebenden Objekte mit dem nächstgelegenen Absatz verknüpft, bei dem die Zeilenverfolgung nicht deaktiviert ist.
Ansichtsmodus der Änderungsnachverfolgung
Auf der Registerkarte „Überprüfen“ stehen drei verschiedene Ansichtsmodi zur Verfügung, zwischen denen Sie wechseln können, um Änderungen anzuzeigen.
- Änderungen ausblenden: Blendet alle Markierungen für Änderungen aus. Auf diese Weise können Sie die Datei als letzte Revision in einer übersichtlichen Ansicht sehen.
- Vereinfachte Änderungen: Gelöschte Inhalte werden ausgeblendet, an der ungefähren Stelle wird jedoch eine Stecknadel angezeigt. Auf diese Weise können Sie die endgültige Ansicht des Dokuments sehen und gleichzeitig die Bereiche mit Änderungen anzeigen. Sie können auf die Markierungen klicken, um die detaillierten Änderungskarten im Bereich „Änderungen nachverfolgen“ anzuzeigen.
- Alle Änderungen: Dies ist die Standardansicht für die Nachverfolgung von Änderungen. Sie sehen gelöschte und hinzugefügte Inhalte.
Hinweis : Die Ansicht „Alle Änderungen“ kann sich auf das endgültige Layout der Inhalte auswirken, da sie Platz für gelöschte Inhalte reserviert, die in der endgültigen Fassung nicht mehr vorhanden sind.
Für aufwendig gestaltete Dokumente empfehlen wir die Ansicht „Vereinfachte Änderungen “. Auf diese Weise können Prüfende sehen, wie die endgültige Datei mit den vorgenommenen Änderungen aussehen wird. Weitere Informationen zur Nachverfolgung von Änderungen in Dokumenten finden Sie unter „Änderungen in Dokumenten nachverfolgen “.
Hinweis : Wenn Sie Text verschieben und dabei die nachverfolgten Änderungen beibehalten möchten, verwenden Sie die Funktionen „Kopieren “ und „Einfügen “. Wenn Sie „Ausschneiden“ und „Einfügen“ verwenden, können Sie die Änderungen nicht mehr nachverfolgen.
Schwarze Linien verwenden
Blacklines sind historische Änderungen zwischen zwei Versionen einer Datei. Jedes Mal, wenn Sie oder ein Mitarbeiter ein Dokument bearbeiten, erscheint im Bereich „Verlauf“ eine Änderung, die Sie markieren können. Überarbeitungen werden angezeigt, wenn eine inhaltliche Änderung im Dokument vorgenommen wurde, die das Verständnis des Lesers beeinträchtigen würde. Wenn Sie einen Versionsvergleich mit zwei Überarbeitungen erstellen, können Sie zwei verschiedene Versionen Ihres Dokuments anzeigen und vergleichen.
Blackline-Ansichtsmodi
Auf der Registerkarte „Überprüfen“ stehen drei verschiedene Ansichtsmodi zur Verfügung, zwischen denen Sie wechseln können, um Änderungen anzuzeigen.
- Änderungen ausblenden: Blendet alle Markierungen für Änderungen aus. Auf diese Weise können Sie die Datei als letzte Revision in einer übersichtlichen Ansicht sehen.
- Vereinfachte Änderungen: Gelöschte Inhalte werden ausgeblendet, an der ungefähren Stelle wird jedoch eine Stecknadel angezeigt. Auf diese Weise können Sie die endgültige Ansicht des Dokuments sehen und gleichzeitig die Bereiche mit Änderungen anzeigen. Sie können auf die Markierungen klicken, um die detaillierten Änderungskarten im Bereich „Blackline-Änderungen“ anzuzeigen.
- Alle Änderungen: Dies ist die Standardansicht für Blacklines. Sie sehen gelöschte und hinzugefügte Inhalte.
Hinweis : Die Ansicht „Alle Änderungen“ kann sich auf das endgültige Layout der Inhalte auswirken, da sie Platz für gelöschte Inhalte reserviert, die in der endgültigen Fassung nicht mehr vorhanden sind.
Für aufwendig gestaltete Dokumente empfehlen wir die Ansicht „Vereinfachte Änderungen “. Auf diese Weise können Prüfende sehen, wie die endgültige Datei mit den vorgenommenen Änderungen aussehen wird.
Auf der rechten Seite können Sie das Fenster „Blackline-Änderungen “ öffnen oder auf die Markierungen in der Datei klicken. Das Panel zeigt nur Änderungen für den aktuellen Abschnitt an, in dem sich der Cursor befindet.
Blacklines verfolgen das Hinzufügen und Löschen von variablen Objekten. Sie spüren auch Subtext in variablen Objekten auf. Weitere Informationen zu Markierungen in Dokumenten finden Sie unter „Markierungen in Dokumenten erstellen und anzeigen “.
Senden Sie Blacklines zur Überprüfung
Sie können eine Überprüfung senden, damit Benutzer in Ihrem Arbeitsbereich eine vorhandene schwarze Linie anzeigen und kommentieren können. Wenn Sie eine Überprüfung anfordern, kann Ihr Prüfer den Versionsvergleich in Workiva öffnen und Kommentare hinzufügen, die dann in der Quelldatei erscheinen. Derzeit können Sie nur Versionsvergleiche zur Prüfung senden.
Hinweis: Sie können nur Inhalte zur Überprüfung senden, deren Eigentümer Sie sind oder für die Sie die Berechtigung haben, das Dokument zur Überprüfung zu senden.
Sie können auch eine Standardansicht für den Prüfer festlegen. Wenn sie die Bewertung erhalten, wird sie in einem der drei von Ihnen gewählten Ansichtsmodi angezeigt. Prüfende können immer noch zwischen den Ansichten wechseln, es sei denn, Sie aktivieren das Kontrollkästchen, das Prüfende daran hindert, die Ansicht zu wechseln.
Versionsvergleich-Prüfungen funktionieren genauso wie normale Dokumentenprüfungen. Weitere Informationen zum Senden und Überprüfen von Dateien finden Sie unter „Zum Überprüfen senden “.
Exportieren von Versionsvergleichen und Nachverfolgung von Änderungen in PDF
Sie können Ihre Korrekturvorlage oder die nachverfolgten Änderungen in eine PDF-Datei exportieren, die Sie problemlos mit anderen teilen können. Für den Export in das PDF-Format gibt es zwei Möglichkeiten:
Hinweis : Diese Optionen unterstützen keine Visualisierung von Änderungen an frei positionierbaren Objekten.
- Alle Änderungen: Exportiert eine PDF-Datei, in der alle Änderungen direkt im Dokument angezeigt werden.
- Vereinfachte Änderungen mit Änderungsprotokoll: Es wird eine PDF-Datei exportiert, in der die Stellen, an denen Änderungen vorgenommen wurden, direkt im Dokument markiert sind. Die detaillierten Änderungen werden in einem separaten Protokoll für jede Seite angezeigt. Wir empfehlen diese Option, wenn Sie sehen möchten, wie der endgültige Bericht mit allen Änderungen aussehen wird.
So exportieren Sie eine Blackline als PDF:
- Klicken Sie in Ihrer Blackline in der Symbolleiste auf „PDF speichern “.
Wenn die Blackline nicht geöffnet ist, können Sie auch zum Bereich „Blacklines“ wechseln und im Dropdown-Menü der Blackline die Option „Als PDF exportieren“ auswählen.
- Wählen Sie aus, ob Sie „Alle Änderungen “ oder „Vereinfachte Änderungen mit Änderungsprotokoll “ anzeigen möchten.
Hinweis : Die Kennzeichnung für Barrierefreiheit im Web kann beim Export als vereinfachte Änderungen mit Änderungsprotokoll nicht aktiviert werden.
- Wenn Sie alle Optionen ausgewählt haben, die Sie einbeziehen möchten, klicken Sie auf „Exportieren“.
So exportieren Sie Ihr Dokument mit verfolgten Änderungen als PDF:
- Klicken Sie in Ihrem Dokument auf „Datei “ und dann auf „Speichern unter“. Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „PDF“ aus.
- Wählen Sie unter „Erweitert“ die Option „Änderungsverfolgung einbeziehen “ aus.
- Wählen Sie aus, ob Sie „Alle Änderungen “ oder „Vereinfachte Änderungen mit Änderungsprotokoll “ anzeigen möchten.
Hinweis : Die Kennzeichnung für Barrierefreiheit im Web kann beim Export als vereinfachte Änderungen mit Änderungsprotokoll nicht aktiviert werden.
- Wenn Sie alle Optionen ausgewählt haben, die Sie einbeziehen möchten, klicken Sie auf „Exportieren“.