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Standardmäßig werden Briefe, die ohne zusätzliche Erklärungen, Ausnahmen oder Anhänge unterzeichnet werden, automatisch genehmigt. Andernfalls, sobald ein Brief unterzeichnet wurde und wenn eine Genehmigung erforderlich ist, erhält der Genehmigende eine E-Mail mit einem direkten Link zum Brief, um ihn zu überprüfen und zu genehmigen oder zurückzugeben.
Hinweis: Wenn beim Hinzufügen der Zertifizierungsmaßnahme zum Prozess kein Genehmigungsschritt hinzugefügt wurde und eine Genehmigung erforderlich ist, wird die Person, die den Prozess gestartet hat, als Genehmigender hinzugefügt.
Einen Brief genehmigen oder zurücksenden
Wenn ein unterzeichnetes Schreiben genehmigt werden muss, müssen alle Genehmigenden das Schreiben genehmigen, um die Zertifizierung abzuschließen.
Überprüfung und Genehmigung oder Rücksendung eines unterzeichneten Schreibens:
- Öffnen Sie den Brief über den Link in der E-Mail-Benachrichtigung oder indem Sie die Zertifizierungsaufgabe auf der Registerkarte Aufgaben in Home öffnen.
- Aktivieren Sie die Ansicht Genehmigen und filtern Sie die Antworten nach ihrem Überprüfungsstatus (Abgelehnt, Angenommen oder Alle Antworten), um jede Antwort im Brief leichter annehmen oder ablehnen zu können.
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Überprüfen Sie die Antworten, falls vorhanden, sowie alle Erklärungen und Anhänge.
- Standardmäßig werden Antworten, die keine Ausnahmen darstellen, akzeptiert und Ausnahmen werden abgelehnt , aber Sie können diese Auswahlen nach Bedarf ändern. Außerdem können Sie zu jeder Antwort ein optionales Feedback hinzufügen.
- Werden Antworten abgelehnt, kann das Schreiben nicht genehmigt werden und muss zur erneuten Unterzeichnung zurückgeschickt werden.
- Wenn alle Antworten akzeptiert wurden, klicken Sie auf Genehmigen in der Symbolleiste. Andernfalls Senden Sie den Brief zur erneuten Unterzeichnung an die Unterzeichner zurück. Wenn es mehrere Genehmigende gibt und Sie nicht der erste Genehmigende sind, können Sie Zurück zu den Unterzeichnern oder Zurück zu den Genehmigenden wählen (siehe Konsens mit mehreren Unterzeichnern oder Genehmigenden).
- Wenn Sie das Schreiben zurücksenden, können Sie optional einen Vermerk hinzufügen, um Ihre Entscheidung zu erläutern.
Darüber hinaus können Sie jederzeit die Zertifizierungsaufgabe Details anzeigen und optionale Genehmigende Notizen hinzufügen, die andere Beteiligte im Seitenbereich sehen können. Die Unterzeichner können keine Genehmigungsvermerke hinzufügen.
Genehmiger überspringen
Wenn Sie nicht in der Lage sind, das Schreiben zu prüfen und zu genehmigen, kann der Prozesseigentümer Sie überspringen, indem er die Details der Zertifizierungsmaßnahme auf der Registerkarte Prozess aufruft (siehe Zertifizierungsmaßnahmen in einem Prozess überwachen) und in der Auswahlliste neben Ihrem Namen auf Überspringen klickt. Die Zertifizierungsaktion wird dann fortgesetzt.
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