權限報告功能目前處於 Beta 測試階段，稍後會完整發佈。如需詳細資訊，請聯絡您的客戶成功經理。
權限報告允許工作區擁有者和內容管理員查看個別使用者和特定群組的使用者對工作區中的檔案和資料夾的存取權限級別。您可以自訂報告要包含哪些使用者和群組，以及哪些檔案和資料夾。
建立權限報告
注意：權限報告會在您建立報告時記錄權限狀態，因此我們建議在其他使用者未主動修改權限時建立報告。
若要建立權限報告：
- 在右上方，按一下您的工作區名稱，然後選擇設定，開啟工作區設定。
- 前往權限分頁。
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請確認已選取建立報告頁面。
- 為您的權限報告命名。
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在使用者或群組區段中，選擇以下其中一項：
- 所有使用者與群組：納入工作空間中的所有使用者與群組
- 選定的使用者或群組：篩選報告，僅顯示選定的使用者、群組，或兩者
附註：若您選取特定使用者或群組，報告將僅包含其對所選檔案或資料夾的權限。若要查看所有具有檔案存取權的使用者或群組，請選取所有使用者與群組。
- 選擇在報告中納入所有檔案與資料夾或選定的檔案與資料夾。
-
按一下建立報表以完成。報告建立完成後，您將收到電子郵件，並在 Workiva 中收到通知。
提示：您可以前往過去報告頁面查看報告的進度。
使用權限報告
報告產生後，開啟報告即可檢視使用者、群組、檔案及資料夾之間的權限。
您可以從工作空間設定中的權限頁面存取並下載報告。報告會以 CSV 檔案格式產生，您可以在試算表應用程式中開啟並篩選資料。報告準備完成時，您也會收到電子郵件通知。
若您使用 Workiva 試算表，可將 CSV 檔案匯入，在 Workiva 中分析報告內容。
報告會在權限頁面上保留最多 6 個月。如需進一步瞭解，請閱讀查看與管理過去的權限報告。
瞭解報告內容
報告以表格形式呈現，包含以下欄位：
- 檔案類型： 項目的類型（例如資料夾、文件或章節）。
- 檔案路徑： 項目在工作空間中的位置。
- 檔案或章節名稱： 檔案、資料夾或章節的名稱。
- 使用者（適用於使用者權限）或群組（適用於群組權限）：具有指定權限的使用者或使用者群組。
- 權限： 存取層級（擁有者、編輯者、檢視者或已拒絕）。
附註：群組的權限會以群組層級顯示，不包含個別使用者。若您同時針對使用者與群組產生報告，Workiva 會建立兩份獨立報告。一份為使用者報告，另一份為群組報告，兩者結構相同。
您可以使用此報告進行以下操作：
- 依使用者或群組檢視存取權
- 依特定使用者或群組進行篩選，以查看其可存取的所有檔案。
- 依檔案或資料夾檢視存取權
- 找出具有選定檔案或資料夾存取權的所有使用者與群組。
- 分析權限層級
- 依存取層級（擁有者、編輯者、檢視者、已拒絕）篩選，以驗證權限設定。
- 支援稽核與符合規範
- 確認僅有適當的使用者或群組可存取敏感內容。
查看與管理過去的權限報告
若您想下載先前建立的權限報告，可在過去報告下查看過去 6 個月內建立的所有權限報告。
若您想下載多份過去的權限報告，請選取所需報告，然後按一下下載選定項目。在此頁面中，您也可以選取已建立的過去報告並按一下刪除選定項目，以將其刪除。