權限報告功能目前處於 Beta 測試階段，稍後會完整發佈。如需詳細資訊，請聯絡您的客戶成功經理。
權限報告允許工作區擁有者和內容管理員查看個別使用者和特定群組的使用者對工作區中的檔案和資料夾的存取權限級別。您可以自訂報告要包含哪些使用者和群組，以及哪些檔案和資料夾。
建立權限報告
注意：權限報告會在您建立報告時記錄權限狀態，因此我們建議在其他使用者未主動修改權限時建立報告。
若要建立權限報告：
- 在右上方，按一下您的工作區名稱，然後選擇設定，開啟工作區設定。
- 轉到 權限 選項卡。
-
請確保已選擇 「建立報表 」頁面。
- 為你的權限報告命名。
-
在 使用者或群組 部分，選擇以下選項之一：
- 所有使用者和群組 表示包含工作區中的所有使用者和群組
- 選擇使用者或群組 用於篩選報告，僅顯示選定的使用者、群組或兩者。
附註：如果您選擇特定使用者或群組，則報告僅包含他們對所選檔案或資料夾的權限。若要查看所有有權存取某個檔案的使用者或群組，請選擇 所有使用者和群組。
- 選擇將 所有文件和資料夾 或 選定的文件和資料夾 包含在您的報告中。
-
按一下建立報表以完成。報告產生後，您將收到一封電子郵件和 Workiva 中的通知。
【提示】 ：可以查看 【歷史報告 】頁面，了解報告的進度
。
使用權限報告
報告產生後，開啟報告以查看使用者、群組、文件和資料夾的權限。
您可以從 工作區設定中的 [] 權限 頁面存取和下載報告。報告以 CSV 文件格式生成，您可以在電子表格應用程式中開啟該文件以查看和篩選資料。報告準備就緒後，您也會收到電子郵件通知。
如果您使用 Workiva 電子表格，您可以將 CSV 檔案匯入 Workiva 以分析報告。
報告將在 權限 頁面上保留最多 6 個月。要了解更多信息，請閱讀 查看和管理過去的權限報告。
理解報告
該報告採表格形式，包含以下列：
- 檔案類型: 專案類型（例如資料夾、文件或分割區）。
- 檔案路徑: 專案在工作區中的位置。
- 檔案或分割區名稱: 檔案、資料夾或分割區的名稱。
- 使用者 （用於使用者權限） 或群組 （用於群組權限）：已指派權限的使用者或使用者群組。
- 權限: 存取等級（擁有者、編輯者、檢視者或拒絕）。
註：群組權限顯示在群組級別，不包含單一使用者。如果您同時為使用者和群組產生報告，Workiva 將建立兩個單獨的報告。一個面向用戶，另一個面向群組，兩者的結構相同。
您可以利用這份報告：
- 按使用者或群組查看存取權限
- 按特定使用者或使用者群組篩選，查看他們可以存取的所有檔案。
- 按文件或資料夾查看存取權限
- 找出所有有權存取所選檔案或資料夾的使用者和使用者群組。
- 分析權限級別
- 按存取等級（擁有者、編輯者、檢視者、拒絕者）篩選以驗證權限。
- 支援審計和合規
- 確認只有授權使用者或使用者群組才能存取敏感內容。
查看和管理歷史權限報告
如果您想下載先前建立的權限報告，您可以在 過去報告下查看過去 6 個月內建立的所有權限報告。
如果要下載多個歷史權限報告，請選擇所需的報告，然後按 下載所選。在此頁面上，您也可以透過選擇已建立的過去報告並點擊 刪除所選來刪除它們。