進程檔案能讓您透過在同一個位置指派任務和要求核准，藉此自動化工作流程。在本文中，您將瞭解如何建立進程和新增動作。
注意： 您將需要 「編輯者」工作區角色 才能建立進程。
注意：Workiva 行事歷、與行事歷相關的功能（例如在流程中使用工作日）、流程範本、流程監控圖表和見解以及流程副本摘要卡目前僅在我們的某些財務報告和財務服務解決方案中可用。
建立流程
在分派任務之前，您需要建立一個流程檔案。
注意： 雖然多個協作者可以編輯同一個進程，但一次只能有一個使用者進行編輯。如果多個使用者同時編輯同一個進程，則可能無法儲存某些更新。
若要建立新流程：
- 在 Workiva 平台中，按一下 「建立」。在功能表中，按一下 「流程」(Process) ，然後選取 「流程」(Process)。
-
在流程設定的 「一般」索引 標籤下：
- 輸入 流程名稱。
- 選取「 開始順序」：
- 開始流程後立即 全部處理
- 每次一個操作 會等到流程中的第一個操作完成後，才開始下一個操作
- 手動 可讓您在流程開始後手動開始每個動作
- 選擇流程的關閉方式（可以根據需要重新開啟關閉的流程）。此設定可在程序仍在執行時隨時變更。
- 選取 「自動」 以在完成或取消所有動作後自動關閉進程。
- 選取 「手動」 以在進程擁有者手動關閉進程之前保持開啟和可編輯。
- 編輯進程檔案 控制誰擁有或誰可以編輯或檢視進程的 權限 。
-
在流程設定的 行事歷索引 標籤下：
- 新增現有行事歷 （例如：公休日行事歷），即可在流程的行事歷中查看其活動。這可讓您更容易根據相關行事曆事件追蹤任務到期日。
- 如果您通常將任務到期日設定為與特定時間表相關（例如：您有一項任務需要在兩週週期的第 5 個工作日之前完成）， 請設定工作日 以便更輕鬆地更新這些到期日如果排程發生變更，或者您將來需要再次 重複使用此流程 。
- 設定 第一個工作日 和 最後一個工作日。
- 設定典型工作天。
- 使用 「新增例外」(Add exception) 按鈕或向右切換行事歷上的日期來新增任何例外。例如，如果您的一般工作天是星期一至星期五，但您的企業在星期五休息一天，請將該日期新增為例外。
- 審閱／審核右側的行事曆，以確保您的組態看起來正確無誤。沒有陰影的日期表示工作日，而有陰影的日期表示休息日。圓圈內的數字指示符您排程中的第 n 個工作天。
- 如果您要將認證動作新增至流程，請務必審閱 「憑證」(Certifications) 索引標籤下的 憑證設定 。
- 按一下「儲存」(Save)。現在，您可以開始建立流程了。
提示： 您也許可以使用流程範本來加快拼裝速度！按一下 「探索範本」(Explore Templates)，並根據需要選取適當的範本，然後按一下 「套用範本」(Apply Template) 以快速新增預先建立的動作。然後，您可以在此處編輯動作。
新增動作或群組
建立流程後，您可以使用工具列中的 「新增操作」(Add Action) 按鈕來新增第一個操作。有四種類型的動作：
- 工作 會通知使用者有待完成的工作
- 內容要求 是附加到檔案特定區段的任務，會自動授予所選使用者新增內容的權限。進一步瞭解如何在流程中加入內容要求。
- 認證 是專門用於傳送要簽署之信件的任務。進一步瞭解如何在流程中加入認證動作。
- 大量認證 用於一次向多個人傳送一封信件的副本。每個受託人的單獨認證動作將新增到進程中。
新增動作後，請在 「動作詳細資訊」 右側面板中填寫欄位。每個動作都必須包含以下資訊：
- 標題： 操作的名稱
- 指派至： 需要完成任務的受託人
- 對於 「工作」(Tasks)，您可以有多個個別的受託人和/或 使用者群組。僅需一名受託人或群組成員即可完成任務。
您也可以新增
- 到期日 （選填）：這是受託人需要在到期日之前完成任務的時間。如果已在流程設定中設定工作日，您還可以透過輸入工作日數字來設定到期日（例如：您可以將到期日設定為企業排程的第 10 個工作日）。
- 受託人提醒事項：您可以使用系統預設值、選擇完全不傳送提醒事項，也可以根據個人需要自訂提醒事項。如需詳細資訊，請參閱 在流程中傳送提醒事項 。
- 核准者 （選填）：核准者，將核准承辦人的內容或將內容退回以供進一步修訂
- 對於 「工作」(Tasks)，您可以有多個個別的核准者和/或 使用者群組。僅需一位核准者或群組成員核准。
- 核准到期日（選填）：此時核准者需要核准工作的截止日期。如果已在流程設定中設定工作日，您還可以透過輸入工作日數字來設定核准到期日（例如：您可以將核准到期日設定為企業排程的第 5 個工作日）。
- 核准者提醒：如果新增核准者，則可以自訂核准者提醒。您可以使用系統預設值、選擇完全不傳送提醒事項，或根據個人需要自訂提醒事項。如需詳細資訊，請參閱 在流程中傳送提醒事項 。
- 檔案 ( 任務的選用)：需要內容的檔案
- Section ( Task的選用)：檔案中需要內容的特定區段
- 說明 （選填）：完成任務所需的任何其他資訊
- 標記 （選填）：使用類別和值來識別操作的相關資訊（例如：優先級：低）
您還可以從 「新增」(Add ) 按鈕新增 群組 ，以控制群組中動作的開始順序：
- 輸入群組的 標題 。
- 選取「 開始順序」：
- 立即全部 啟動群組後立即啟動群組中的所有動作
- 一次一個， 在群組開始時立即啟動群組中的動作
- 「手動」 可讓您在群組啟動後手動啟動群組中的每個動作
例如，如果您有一個流程預設的動作皆會一次性開始，但您有一組動作要手動開始，您可以將這些動作新增至群組，並將群組的開始順序設定為 Manual。
通過檔案建立流程
您還可以透過上傳包含操作詳細資訊的檔案（CSV、TSV、TXT、XLS 或 XLSX）來建立流程：
- 在 Workiva 平台中，按一下 「建立」。在功能表中，按一下 「處理」(Process) ，然後選取 「從檔案處理」(Process from file)。
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上傳包含流程動作詳細資料的檔案（CSV、TSV、TXT、XLS 或 XLSX）。您可以按一下 「下載範本」，為每個進程動作填寫以下列，然後上傳該檔案。
- 類型 （必填）：此資料欄僅接受「任務」、「內容要求」或「憑證」值。
- 標題 （必填）：程序操作的標題
- 指派至 （必填）：受託人的姓名或電子郵件
- 到期日：格式為 YYYYMMDD 的承辦人操作的到期日（例如：若為 2026 年 3 月 21 日，請輸入「20260321」）
- 核准者：核准者的姓名或電子郵件地址
- 核准到期日：核准者動作的核准到期日，格式為 YYYYMMDD（例如：若為 2026 年 3 月 21 日，請輸入「20260321」）
- 檔案 （內容請求所需）：Workiva 檔案的名稱，需要在其中完成操作
- 區段 （內容請求所需）：Workiva 檔案中需要完成動作的區段名稱
- 說明：完成操作所需的任何其他資訊
模板後的檔案如下所示：
- 如果使用您自己的檔案，您的檔案中的資料欄名稱可能與範本中的資料欄名稱不同。例如，您的檔案可能使用「名稱」作為動作名稱，而范本則使用「標題」。選取檔案中包含資料欄名稱的資料列，然後按一下 「確認所選內容並繼續」。如果您的檔案沒有資料欄名稱，請按一下 「檔案沒有資料欄名稱」。
- 審閱資料欄相符。例如，如果您的檔案使用「名稱」作為動作名稱，則該「名稱」資料欄將與我們的「標題」資料欄配對。這代表「名稱」下的值將作為 Workiva 進程檔案中「標題」下的值匯入，以符合我們系統的要求並減少錯誤。審閱資料欄比對後，按一下 「確認比對並繼續」。
- 審閱 AI 建議的變更以清理檔案中的資料，然後按一下 Continue。
- 審閱更新的檔案和找到的任何錯誤。
- 按一下「完成」(Finish)。然後按一下 建立流程 ，開始利用檔案中的資訊建立流程。
進程建立後，請確保動作設定正確且 進程設定正確， 然後再開始進程。
移動動作或群組
若要變更操作或群組的順序，請按一下操作或群組旁邊的三點狀功能表，然後使用 「上移」 或 「下移」 操作。您還可以使用「移至群組」 (Move to group) 動作將動作移至群組。
若要一次全部移動多個動作和/或群組，請選取一個或更多動作和/或群組，然後使用 「移動」 下拉式清單。
複製動作或群組
若要復制操作或群組，請按一下操作或群組旁邊的三點狀功能表，然後分別選取 「複製操作」 或 「複製群組」。重複的動作或群組將直接放置在原始動作或群組的正下方。
大量編輯動作
您可以一次編輯多個動作的不同欄位。選取要編輯的一個或多個動作和/或動作群組，按一下 「編輯動作」 下拉式功能表，然後選取要編輯的欄位。
如果您的流程有認證動作， 請進一步了解如何在流程中大量編輯認證動作。
刪除動作或群組
若要從流程中刪除操作或群組，請按一下操作或群組旁邊的三點狀功能表，然後分別選取 「刪除操作」 或 「刪除群組」。
若要一次刪除多個動作和/或群組，請選取一個或更多動作和/或群組，然後按一下 「刪除」(Delete)。
在開始流程之前審閱您的流程
為確保您的流程順暢執行，我們建議您在開始流程前，先執行以下操作：
- 審閱您的流程設定。流程開始後，您將無法變更以下設定：「 開始順序」、 您的 工作日 配置 (您只能變更 最後一個工作日)，以及 憑證 自動核准 設定.
- 按一下左側面板中的 檢查問題， 以檢查進程的健康情況。這會產生諸如任務遺漏必要資訊或任務的截止日期等問題，以協助您更迅速地解決這些問題。
- 透過 將所有流程動作匯出為 CSV 檔案，驗證所有動作及其詳細資料是否正確。
開始您的流程
建立流程後，在工具列中按一下 「開始流程」(Start流程) 。開始流程會根據流程的開始順序開始您的動作，每個受託人都會收到一封電子郵件，其中包含用於檢視其任務的連結。
注意： 只有流程擁有者可以啟動該流程（此流程擁有者將成為流程管理員）。此外，如果任何進程動作包含指派的檔案，則進程擁有者必須具有這些文件的擁有者權限才能啟動進程。
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