权限报告允许 工作区所有者 和 内容管理员 查看单个用户和任何选定组中的用户对工作区中选定的文件和文件夹的访问级别。您可以自定义报告中包含哪些用户和组以及哪些文件和文件夹。
创建权限报告
注意： 权限报告记录的是您创建报告时的权限状态，因此我们建议您在其他用户未主动修改权限时创建报告。
创建权限报告：
- 在右上角，单击您的工作区名称，然后选择设置打开工作区设置。
- 转到 权限 选项卡。
- 请确保已选择 “创建报告 ”页面。
- 请为您的权限报告命名。
-
在 用户或组 部分，选择以下选项之一：
- 所有用户和组 表示包含工作区中的所有用户和组
- 选择用户或组 用于筛选报告，仅显示选定的用户、组或两者。
注：如果您选择特定用户或组，则报告仅包含他们对所选文件或文件夹的权限。要查看所有有权访问某个文件的用户或组，请选择 所有用户和组。
- 选择将 所有文件和文件夹 或 选定的文件和文件夹 包含在您的报告中。
-
点击创建报告 完成操作。报告生成后，您将收到一封电子邮件和 Workiva 中的通知。
【提示】 ：您可以查看 【历史报告 】页面，了解报告的进度。
使用权限报告
报告生成后，打开报告以查看用户、组、文件和文件夹的权限。
您可以从 工作区设置中的 [] 权限 页面访问和下载报告。报告以 CSV 文件格式生成，您可以在电子表格应用程序中打开该文件以查看和筛选数据。报告准备就绪后，您还会收到电子邮件通知。
如果您使用 Workiva 电子表格，您可以将 CSV 文件导入 Workiva 以分析报告。
报告将在 权限 页面上保留最多 6 个月。要了解更多信息，请阅读 查看和管理过去的权限报告。
理解报告
该报告采用表格形式，包含以下列：
- 文件类型: 项目类型（例如文件夹、文档或分区）。
- 文件路径: 项目在工作区中的位置。
- 文件或分区名称: 文件、文件夹或分区的名称。
- 用户 （用于用户权限） 或组 （用于组权限）：已分配权限的用户或用户组。
- 权限: 访问级别（所有者、编辑者、查看者或拒绝）。
注：群组权限显示在群组级别，不包含单个用户。如果您同时为用户和组生成报告，Workiva 会创建两个单独的报告。一个面向用户，另一个面向群组，两者的结构相同。
您可以利用这份报告：
- 按用户或组查看访问权限
- 按特定用户或用户组筛选，查看他们可以访问的所有文件。
- 按文件或文件夹查看访问权限
- 找出所有有权访问所选文件或文件夹的用户和用户组。
- 分析权限级别
- 按访问级别（所有者、编辑者、查看者、拒绝者）筛选以验证权限。
- 支持审计和合规
- 确认只有授权用户或用户组才能访问敏感内容。
查看和管理过往权限报告
如果您想下载以前创建的权限报告，您可以在 过去报告下查看过去 6 个月内创建的所有权限报告。
如果要下载多个历史权限报告，请选择所需的报告，然后单击 下载所选。在此页面上，您还可以通过选择已创建的过去报告并单击删除所选来删除它们。