建立流程

流程文件使您能够在一个地方通过分配任务和请求批准来自动化工作流程。本文将介绍如何创建流程并添加操作。

注意：您需要拥有 “编辑”工作区角色才能创建流程。

注意：Workiva 日历、日历相关功能（例如在流程中使用工作日）、流程模板、流程监控图表和见解以及流程副本摘要卡目前仅在我们的一些财务报告和财务服务解决方案中提供。

创建流程

在分配任务之前，您需要创建一个流程文件。

注意：虽然多个协作者可以编辑流程，但一次只能有一个用户进行编辑。如果多个用户同时编辑一个流程，某些更新可能无法保存。

创建新流程：

在 Workiva 平台上，点击 “创建”。从菜单中，单击 “处理” ，然后选择 “处理”。
在进程设置中，找到 “常规” 选项卡：
- 请输入进程名称。
- 选择起始顺序：
  - 一旦启动流程，所有操作就会立即同时执行。
  - 一次只能执行一个操作，等待流程中的第一个操作完成后再开始下一个操作。
  - 手动模式允许您在启动流程后手动启动每个操作。
- 选择您希望如何关闭进程（如果需要，已关闭的进程可以重新打开）。在进程仍在运行时，可以随时更改此设置。
  - 选择 “自动” 可在所有操作完成后或取消后自动关闭该进程。
  - 选择 “手动” 可保持流程打开和可编辑状态，直到流程所有者手动关闭流程。
- 编辑流程文件权限，以控制谁拥有该流程，谁可以编辑或查看该流程。
在流程设置中，找到 “日历” 选项卡：
- 添加现有日历（例如：商务假期日历），以便在流程日历中查看其事件。这样可以更轻松地根据相关的日历事件跟踪任务截止日期。
- 如果您通常根据特定时间表设定任务截止日期（例如：您有一个任务需要在两周周期的第 5 个工作日之前完成），请配置工作日，以便在时间表更改或将来需要再次使用此流程时更容易更新这些截止日期。
- 设置第一个工作日 和最后一个工作日。
- 设定典型的工作日。
- 您可以使用 “添加例外” 按钮或通过切换右侧日历上的日期来添加任何例外情况。例如，如果您的正常工作日是周一至周五，但您的公司周五休息，则将周五添加为例外日期。
- 请查看右侧日历，确保您的配置正确无误。未着色的日期表示工作日，着色的日期表示休息日。圈出的数字表示您日程安排中的第 n 个工作日。
如果您要向流程中添加认证操作，请务必查看 “认证” 选项卡下的认证设置。
点击保存。现在你可以开始构建你的流程了。

提示：您可以使用流程模板来加快构建速度！点击 “浏览模板”，选择适合您需求的模板，然后点击 “应用模板” 快速添加预置操作。然后您可以从那里编辑操作。

添加操作或组

创建流程后，您可以从工具栏中的 “添加操作” 按钮添加第一个操作。行动分为四种类型：

任务会通知用户需要完成的任务。
内容请求 是附加到文件特定部分的任务，它会自动授予选定的用户添加其内容的权限。了解更多关于向流程中添加内容请求的信息。
认证是专门用于发送需要签署的信函的任务。了解更多关于向流程中添加认证操作的信息。
批量认证 是指一次性将同一封信函的副本发送给多人。流程中将为每个受让人增加单独的认证步骤。

添加操作后，请填写操作详情右侧面板中的字段。每项操作都必须包含以下信息：

标题： 该动作的名称
指派对象：需要完成该任务的受让人

您还可以添加：

截止日期 （可选）：这是受让人需要完成任务的日期。如果流程设置中已配置了工作日，您还可以通过输入工作日的编号来设置截止日期（例如：您可以将截止日期设置为公司日程安排的第 10 个工作日）。
受让人提醒：您可以使用系统默认设置，选择完全不发送提醒，或根据您的个人需要自定义提醒。有关更多详细信息，请参阅 “流程”中的“发送提醒” 。
审批人 （可选）：审批人将批准受让人的内容，或将其退回以进行进一步修改。
审批截止日期（可选）：这是审批人需要批准任务的截止日期。如果流程设置中已配置了工作日，您还可以通过输入工作日的编号来设置审批截止日期（例如：您可以将审批截止日期设置为公司日程安排的第 5 个工作日）。
审批人提醒：如果您添加了审批人，您可以自定义审批人提醒。您可以使用系统默认设置，选择完全不发送提醒，或者根据您的个人需要自定义提醒。有关更多详细信息，请参阅 “流程”中的“发送提醒” 。
文件（任务可选）：需要包含内容的文件
章节（任务可选）：文件中需要包含内容的具体章节。
说明（可选）：完成任务所需的任何其他信息
标记（可选）：使用类别和值来标识有关操作的信息（例如：优先级：低）

您还可以通过 “添加” 按钮添加组，以控制组内操作的启动顺序：

请输入群组名称。
选择起始顺序：
- 群组启动后，群组内的所有操作立即同时开始。
- 小组开始后，成员们依次开始行动。
- 手动模式允许您在组启动后手动启动组中的每个操作。

例如，如果您有一个流程，其操作默认情况下会同时启动，但您有一组想要手动启动的操作，则可以将这些操作添加到一个组中，并将该组的启动顺序设置为 “手动”。

通过文件创建流程

您还可以通过上传包含操作详细信息的文件（CSV、TSV、TXT、XLS 或 XLSX）来创建流程：

在 Workiva 平台上，点击 “创建”。从菜单中，单击 “处理” ，然后选择 “从文件处理”。
上传包含流程操作详细信息的文件（CSV、TSV、TXT、XLS 或 XLSX）。您可以点击 “下载模板”，为每个流程操作填写以下列相应的值，然后上传该文件。
- 类型（必填）：此列仅接受“任务”、“内容请求”或“认证”值。
- 标题（必填）：流程操作的标题
- 指派对象 （必填）：指派对象的姓名或电子邮件地址
- 到期日：受让人的诉讼到期日，格式为 YYYYMMDD（例如：2026 年 3 月 21 日，输入“20260321”）。
- 审批人：审批人姓名或邮箱
- 审批截止日期：审批人对该项操作的审批截止日期，格式为 YYYYMMDD（例如：2026 年 3 月 21 日，请输入“20260321”）。
- 文件（内容请求必需）：需要完成操作的 Workiva 文件的名称
- 章节（内容请求必填）：Workiva 文件中需要完成操作的章节名称
- 说明：完成此操作所需的任何其他信息
按照模板编写的文件如下所示：
如果使用您自己的文件，则文件中的列名称可能与模板中的列名称不同。例如，您的文件可能使用“名称”作为操作名称，而模板则使用“标题”。选择文件中包含列名的行，然后单击 “确认选择并继续”。如果您的文件没有列名，请单击 “文件没有列名”。
检查列匹配情况。例如，如果您的文件使用“名称”作为操作名称，则该“名称”列将与我们的“标题”列匹配。这意味着“名称”下的值将作为“标题”下的值导入到 Workiva 流程文件中，以符合我们系统的要求并减少错误。检查列匹配结果后，单击 “确认匹配并继续” 。
查看 AI 建议的用于清理文件中数据的更改，然后单击 “继续”。
请检查更新后的文件以及发现的任何错误。
点击完成。然后单击 “创建流程” ，开始根据文件中的信息创建流程。