Ett projekt kommer att innehålla en eller flera rapporter, och varje rapport representerar en enda rapporteringsskyldighet för en enda enhet och för en enda rapporteringsperiod. Med behörigheter kan du hantera vem som har åtkomst och vilken typ av åtkomst de har på både projektnivå och rapportnivå.
Att ge en användare behörigheter på projektnivå ger dem samtidigt behörigheter på rapportnivå till rapporterna inom det projektet. På samma sätt ger man en användare behörigheter på rapportnivå samtidigt filbehörigheter till de filer som är kopplade till rapporten.
Obs ! För användare som inte är en del av projektet eller projektets rapporter kan du fortfarande ge dem behörighet till de enskilda filerna i en rapport genom att använda Workivas filbehörighetsfunktion som vanligt.
Krav
- Din arbetsyta måste ha lösningarna Multi-Entity Reporting (MER) Advanced, Fund Reporting Suite eller Insurance Suite aktiverade.
- Du måste ha behörighet som Projektledare eller Äg projekt och rapporter till ett projekt för att hantera och tilldela behörigheter på projektnivå.
- Du måste ha behörighet för Rapporthanterare eller Äga rapport och filer till en rapport för att hantera och tilldela behörigheter på rapportnivå.
Behörigheter på projektnivå
Projektansvarig
Användaren som skapar projektet blir som standard projektledare . Projektledaren :
- Är den primära kontaktpunkten för projektet
- Kan hantera projektets inställningar och behörigheter
- Hämtar egna rapport- och filbehörigheter till alla rapporter i projektet
Eftersom projektledaren får behörighet att använda sina egna rapporter och filer till alla rapporter i projektet kan de hantera inställningarna för alla dessa rapporter och får även ägarbehörighet till alla filer som är kopplade till dessa rapporter. Se Behörigheter på rapportnivå för mer information.
Äger projekt och rapporter
Användare med behörighet för eget projekt och rapporter :
- Kan hantera projektets inställningar och behörigheter
- Få egna rapport- och filbehörigheter till alla rapporter i projektet
Obs ! Den enda skillnaden mellan användare med behörighet för eget projekt och rapporter och användare med behörighet för projektledare är att projektledaren är den primära kontaktpunkten för projektet.
Eftersom användare med behörighet att äga projekt och rapporter också får behörighet att äga rapporter och filer till alla rapporter i projektet kan de hantera inställningarna för alla dessa rapporter och får även ägarbehörighet till alla filer som är kopplade till dessa rapporter. Se Behörigheter på rapportnivå för mer information.
Hantera behörigheter på projektnivå
Från projektets instrumentpanel klickar du på Inställningar för att öppna panelen Projektinställningar .
Sedan kan du hantera behörigheter på projektnivå i avsnittet Behörigheter :
- För att ge nya användare åtkomst till projektet och tilldela deras behörigheter på projektnivå, välj först en användare eller grupp, välj sedan den behörighet du vill ge dem och klicka sedan på Lägg till .
- För att ändra en befintlig användares behörigheter, öppna rullgardinsmenyn bredvid användaren och välj en annan behörighet. Du kan också ta bort användaren från projektet genom att klicka på Ta bort från projekt .
-
För att ändra vem som har behörigheter för projektledare , öppna rullgardinsmenyn bredvid den nya användaren och välj Projektledare . När du har utsett den nya projektledaren kan du ändra den tidigare projektledarens behörigheter eller ta bort hen från projektet.
Obs : Det kan bara finnas en projektledare i ett projekt åt gången.
Behörigheter på rapportnivå
Rapportansvarig
Rapportansvarig :
- Är den primära kontaktpunkten för rapporten
- Kan hantera rapportens inställningar och behörigheter
- Hämtar ägarbehörigheter [link to file permissions article]till alla filer som är kopplade till rapporten
Obs : Det kan bara finnas en rapportansvarig (dvs. en primär kontaktperson) per rapport. Andra användare kan hantera samma rapport via behörigheten Äga rapport och filer – de kan göra allt som rapporthanteraren kan göra, men kommer helt enkelt inte att vara den primära kontaktpunkten.
Obs ! För att säkerställa att rapporthanterare och de med behörighet att äga rapporter och filer endast har åtkomst till de filer som är relevanta för dem, se till att endast lägga till nödvändiga filer i en given rapport.
Äga rapport och filer
Användare med behörighet att äga rapporter och filer :
- Kan hantera rapportens inställningar och behörigheter
- Hämta ägarbehörigheter till alla filer som är kopplade till rapporten
Redigera filer
Användare med behörighet att redigera filer :
Visa filer
Användare med behörighet att visa filer :
Hantera behörigheter på rapportnivå
Under skapandet av projektet kan du valfritt lägga till användare till var och en av rapporterna i projektet och tilldela deras behörigheter på rapportnivå.
Efter att projektet har skapats kan du hantera behörigheter på rapportnivå genom att först gå till rapportens instrumentpanel och sedan klicka på Inställningar för att öppna panelen Rapportinställningar .
Sedan kan du hantera behörigheter på rapportnivå i avsnittet Behörigheter :
- För att ge nya användare åtkomst till rapporten och tilldela deras behörigheter på rapportnivå, välj först en användare eller grupp, välj sedan den behörighet du vill ge dem och klicka sedan på Lägg till .
- För att ändra en befintlig användares behörigheter, öppna rullgardinsmenyn bredvid användaren och välj en annan behörighet. Du kan också ta bort användaren från rapporten genom att klicka på Ta bort från rapport .
-
För att ändra vem som har behörighet för rapporthanterare öppnar du rullgardinsmenyn bredvid den nya användaren och väljer Rapporthanterare . När du har tilldelat den nya rapporthanteraren kan du ändra den tidigare rapporthanterarens behörigheter eller ta bort dem från rapporten. Om du inte tar bort den tidigare rapporthanteraren från rapporten behåller de behörigheterna för egna rapporter och filer .
Obs ! Det kan bara finnas en rapporthanterare i en rapport åt gången.
Vanliga scenarier med behörigheter
Hur ger jag någon fullständig åtkomst till en rapport?
Tilldela behörigheten Egna rapporter och filer på rapportnivå till den användaren för den rapporten. Användaren kommer då att kunna hantera rapportens inställningar och behörigheter och får ägarbehörighet till alla filer som är kopplade till rapporten (detta gör att användaren kan arbeta i alla rapportens filer). Den enda skillnaden mellan den här användaren och rapporthanteraren är att den här användaren inte kommer att vara den utsedda kontaktpersonen.
Hur ger jag någon skrivskyddad insyn?
Tilldela behörigheten Visa filer på rapportnivå till den användaren för de önskade rapporterna. Om du vill att användaren ska kunna se alla rapporter inom ett projekt måste du gå till var och en av rapportens inställningar och tilldela behörigheten Visa filer till den användaren för varje rapport. Den här användaren kommer endast att kunna se data i projekt- och rapportöversikterna för de rapporter som de har åtkomst till, och kommer inte att kunna redigera någonting. Detta är ofta idealiskt för chefer.
Hur omtilldelar jag en rapportansvarig?
För att ändra vem som har behörighet som rapporthanterare , gå först till inställningarna för önskad rapport. Öppna sedan rullgardinsmenyn bredvid den nya användaren i avsnittet Behörigheter och välj Rapporthanterare . Den tidigare rapporthanteraren behåller behörigheterna för egna rapporter och filer , eller så kan du ta bort den tidigare rapporthanteraren från rapporten om det behövs.
Vad händer med en användares behörigheter till en fil när filen tas bort från en rapport?
När en fil tas bort från en rapport fortsätter filen att finnas kvar på sin normala plats i arbetsytan och är fortfarande tillgänglig via den vanliga Workiva-filupplevelsen. Alla filbehörigheter som tilldelades med den vanliga Workiva-funktionen för filbehörigheter kommer att behållas. De användare som fick åtkomst till den filen, bara för att de fick behörighet till projektet eller rapporten som innehöll filen, kommer dock att förlora åtkomsten till den filen.
Vad händer när en användares behörigheter på filnivå skiljer sig från deras behörigheter på projektnivå eller rapportnivå?
Om en användares behörigheter på filnivå skiljer sig från deras behörigheter på projektnivå eller rapportnivå, kommer den högre behörigheten att användas.
Om en användare har läsbehörighet till en fil via vanliga filnivåbehörigheter, och den användaren har:
- Antingen Projektledare eller Äger projektet och rapporterar behörigheter till ett projekt som innehåller en rapport som är kopplad till den filen
- Eller Rapporthanterare eller Äg rapport- och filbehörigheter till en rapport som är kopplad till den filen
Då får den användaren ägaråtkomst till den filen. Om filen tas bort från rapporten i projektet, eller om användaren tas bort från projektet, kommer användaren att återgå till att ha läsbehörighet till filen.
Om en användare har ägar- eller redigeringsåtkomst till en fil via vanliga filnivåbehörigheter, och den användaren har behörighet att visa filer till en rapport som är kopplad till den filen, kommer den användaren att fortsätta ha den vanliga ägar- eller redigeringsåtkomsten till den filen.
Vilka är de bästa metoderna för att tilldela behörigheter till granskare?
Om revisorerna bara behöver se status och förlopp för ett projekt och dess rapporter, och inte behöver redigera eller arbeta i någon av rapportens filer, tilldela dem behörighet att visa filer för var och en av rapporterna i projektet. Detta gör det möjligt för dem att se alla filer som är kopplade till rapporterna, såväl som relaterade projekt- och rapportinstrumentpanelsdata.
Om revisorerna bara behöver åtkomst till ett fåtal filer och inte behöver se status och förlopp för hela projektet och dess rapporter, tilldela dem lämpliga behörigheter till de enskilda filerna genom att använda Workivas filbehörighetsfunktion som vanligt.
Vad tillåter var och en av behörigheterna på projektnivå och rapportnivå en användare att göra i en fil i det projektet eller den rapporten?
Om en användare får ägar- eller visningsbehörighet till en fil via en behörighet på projektnivå eller rapportnivå, kommer de att kunna utföra samma filfunktioner som beskrivs här . Om en användare till exempel har ägarbehörighet till en fil eftersom de har behörighet för egen rapport och filer till en rapport som innehåller den filen, kan de utföra ägarfunktioner (redigera dokumentegenskaper, lägga till kommentarer, exportera filen etc.) på den filen.