Denna funktion är för närvarande i betaversion. Denna betafunktion tillhandahålls endast för teknisk testning och utvärdering fram till den 28 oktober 2026. Workiva kan justera testperioden efter eget gottfinnande. För att lägga till den här funktionen i din arbetsyta, kontakta din Customer Success Manager.
Anpassade roller gör det möjligt för din arbetsyta att skapa rollkonfigurationer som är skräddarsydda efter din organisations behov. Istället för att endast tilldela fördefinierade systemroller kan du skapa anpassade roller med specifika åtgärder och åtkomstnivåer och sedan tilldela dessa roller till arbetsyteanvändare.
Använd anpassade roller för att standardisera behörigheter över team, förenkla användarhanteringen och se till att användare bara har åtkomst till de åtgärder de behöver utföra. För att lära dig mer om roller, läs Förstå roller.
Krav
Innan du skapar eller hanterar anpassade roller:
- Du måste ha behörighet att hantera arbetsyteroller.
- Du måste vara medlem i arbetsytan.
Hantera anpassade roller
För att se tillgängliga roller:
- Öppna Arbetsyteinställningar genom att klicka på arbetsytans namn och välja Inställningar.
- Välj fliken Roller.
Listan Roller visar:
- Roll: Rollens namn.
- Källa: Om rollen tillhandahålls av systemet eller skapas i arbetsytan.
- Antal användare: Antalet användare som för närvarande är tilldelade rollen.
Använd Filter för att begränsa listan över roller eller använd Sök för att hitta en roll efter namn.
Skapa en anpassad roll
Duplicera en roll
Workiva tillhandahåller en uppsättning systemdefinierade roller som täcker majoriteten av kundernas behov. Dessa roller har etiketten System i kolumnen Källa. Du kan duplicera dessa roller och göra ändringar i dem. Du kan också duplicera valfria -roller med en Workspace -källa.
Så här duplicerar du en roll:
- Öppna Arbetsyteinställningar och välj fliken Roller.
- Klicka på Skapa och välj Duplicera roll.
- Välj den roll du vill kopiera.
- Klicka på Duplicera.
- Ange ett rollnamn och en beskrivning. Klicka på Spara.
- Välj eventuella åtgärder och åtkomstnivåer för rollen.
- Klicka på Granska.
- När du är klar med granskningen klickar du på Bekräfta och spara.
Skapa en ny roll
Istället för att duplicera en roll kan du skapa en helt ny.
För att skapa en ny roll:
- Öppna Arbetsyteinställningar och välj fliken Roller.
- Klicka på Skapa och välj Ny roll.
- Ange ett rollnamn och en beskrivning. Klicka på Spara.
- Välj eventuella åtgärder och åtkomstnivåer för rollen.
- Klicka på Granska.
- När du är klar med granskningen klickar du på Bekräfta och spara.
Förstå handlingar
Åtgärder avgör vad användare som tilldelats en roll kan göra i Workiva. När du inaktiverar en åtgärd i en roll förhindrar Workiva användare som är tilldelade den rollen från att använda den åtgärden. När du aktiverar en åtgärd kan du eventuellt välja en åtkomstnivå som avgör om resursbehörigheter kan avgöra användaråtkomst.
För att göra det enklare att hitta och hantera åtgärder grupperas de i kategorier baserat på vilket produktområde eller vilken upplevelse de påverkar. Till exempel grupperas åtgärder relaterade till kommentarer under Kommentarer, medan åtgärder relaterade till filer grupperas under Filer.
Välj en kategori från den vänstra panelen för att se dess tillgängliga åtgärder. Använd Sökåtgärder för att hitta en specifik åtgärd i alla kategorier. Varje kategori innehåller en eller flera åtgärder som kan aktiveras eller inaktiveras för rollen.
Förstå åtkomstnivåtyper
När du aktiverar eller inaktiverar åtgärder för en roll kan du anpassa rollens åtkomstnivå.
- Alltid: Användare kan utföra åtgärden på alla tillämpliga resurser i arbetsytan, inklusive resurser som skapats i framtiden.
- Endast delade resurser: Användare kan endast utföra åtgärden på resurser de har åtkomst till.
Redigera en anpassad roll
Du kan göra ändringar i din anpassade roll.
Obs: Du kan bara göra ändringar i roller med en arbetsytekälla. Systemroller kan inte redigeras.
Så här redigerar du en anpassad roll:
- Öppna fliken Roller.
- Klicka på den roll du vill redigera.
- Klicka på Redigera.
- För att redigera rollens namn och beskrivning, klicka på pennikonen bredvid rollens namn.
- Redigera åtgärder eller åtkomstnivåer inom åtgärdsområdet.
- Klicka på Granska.
- När du är klar med granskningen klickar du på Bekräfta och spara.
Obs: Ändringarna gäller för användare som för närvarande är tilldelade rollen.
Ange standardroller
Du kan ställa in standardroller som automatiskt tilldelas en ny arbetsyteanvändare. I Rollerklickar du på Ange standardinställningar och sparar eventuella ändringar.
Inaktivera roller
Du kan inaktivera en anpassad roll när den inte längre behövs, men den kan enkelt aktiveras i framtiden.
Så här inaktiverar du en roll:
- Öppna fliken Roller.
- Välj den roll du vill inaktivera.
- Klicka på Inaktivera.
- Bekräfta åtgärden.
Obs: Inaktiverade roller kan inte längre tilldelas användare.
Arkivera en anpassad roll
Arkivera en anpassad roll när den inte längre behövs men du vill behålla den som referens.
Så här arkiverar du en roll:
- Öppna fliken Roller.
- Klicka på menyn med tre punkter bredvid den roll du vill arkivera.
- Välj Arkiv.
- Bekräfta åtgärden.