Övervaka en process

När du har startat processen kan du spåra statusen för varje åtgärd, göra ändringar, avbryta enskilda åtgärder eller stänga eller öppna hela processen igen efter behov.

Obs: Du behöver rollen Redigerarbetsyta för att redigera en process.

Om din process har innehållsförfrågningar kan du läsa mer om hur du övervakar innehållsförfrågningar i en process.

Om din process har certifieringsåtgärder kan du läsa mer om hur du övervakar certifieringsåtgärder i en process.

Obs: Workiva-kalendrar, kalenderrelaterade funktioner (som att använda arbetsdagar i processer), processmallar, processövervakningsdiagram och insikter samt sammanfattningskortet för processkopior är för närvarande endast tillgängliga i vissa av våra lösningar för finansiell rapportering och finansiella tjänster.

Från fliken Process kan du se:

En Översiktspanel som visar processens detaljer och andra insikter
Diagram som visar processens framsteg i korthet
En lista över processens åtgärder med olika detaljer, såsom varje åtgärds Status och Förfallodatum

Du kan anpassa vyn av åtgärdslistan genom att lägga till filter eller använda de konfigurerbara kolumnerna. Klicka på trepunktsmenyn bredvid en kolumnrubrik för att visa alternativen för kolumnkonfiguration.

Från fliken Kalender kan du enkelt se när processens åtgärder förfaller och spåra dessa förfallodatum mot andra kalenderhändelser som har lagts till via processinställningarna.

Obs: Om processhanteraren (processägaren som först startar processen) tas bort från arbetsytan innan processen är klar, måste en arbetsyteadministratör välja en ny processhanterare och ge dem ägarbehörighet till alla filer i processen för att processen ska kunna fortsätta.
En arbetsyteadministratör kan när som helst ändra processhanteraren för en pågående process i processinställningarna.

Lägg till ytterligare åtgärder eller grupper

Du kan fortfarande lägga till ytterligare åtgärder eller grupper även efter att processen har startat.

Så här lägger du till en åtgärd eller grupp från den här vyn:

Klicka på Lägg till i verktygsfältet.
Välj en typ av åtgärd eller grupp.
Ange information om din åtgärd eller grupp.
Klicka på Lägg till åtgärd eller Lägg till gruppså startar den nya åtgärden eller gruppen enligt processens Startordning (detta finns i processinställningarna).

Redigera en åtgärd eller grupp

Om din process har innehållsförfrågningar kan du läsa mer om hur du redigerar innehållsförfrågningar som redan har startat.

Om din process har certifieringsåtgärder kan du läsa mer om hur du redigerar certifieringsåtgärder som redan har påbörjats.

Även om en process pågår kan du göra ändringar i åtgärder eller grupper med hjälp av trepunktsmenyn bredvid åtgärden eller gruppen.

Så här redigerar du en åtgärd eller grupp:

Klicka på menyn med tre punkter bredvid åtgärden eller gruppen.
Välj Redigera åtgärd eller Redigera grupp från menyn.

Om du redigerar en åtgärd får den som tilldelar åtgärden och godkännaren (om tillämpligt) e-postmeddelanden när du har sparat dina ändringar.

För att redigera taggar, se Kategorisera åtgärder med hjälp av taggar.

Obs: Om du redigerar mottagaren eller platsen markeras kryssrutan Starta om åtgärden när du sparar automatiskt. Denna omstart krävs när du redigerar mottagaren eller platsen, men är valfri för alla andra redigeringar.

Starta om en åtgärd

I en process som redan har startats kan du starta om åtgärder genom att klicka på trepunktsmenyn bredvid åtgärden och välja Starta om. Detta kommer att meddela åtgärdens tilldelade personer att deras uppgifter har startats om.

Obs: Du kommer inte att kunna starta om åtgärder i en stängd process.

Avbryt en åtgärd

Om du inte längre behöver en åtgärd i din nuvarande process och den inte har slutförts än kan du avbryta den genom att klicka på trepunktsmenyn bredvid åtgärden och välja Avbryt. Detta avbryter åtgärden och meddelar eventuella rättsinnehavare. Den avbrutna åtgärden förblir synlig i statusrapporterna för processen.

Ta bort en åtgärd

Om du vill ta bort en åtgärd eller grupp av åtgärder helt från process- och statusrapporterna, även om åtgärden redan har slutförts, kan du ta bort den genom att klicka på trepunktsmenyn bredvid åtgärden eller gruppen och välja Ta bort åtgärd eller Ta bort grupp. Om åtgärderna redan pågår avbryts de och eventuella tilldelade meddelas. Oavsett deras status kommer åtgärderna att tas bort från processstatusrapporterna. Aktiviteter som är kopplade till de borttagna åtgärderna kommer fortfarande att finnas kvar i processaktivitetsrapporten.

Avsluta en process

Du kan välja hur du vill avsluta processen genom att klicka påInställningar i verktygsfältet för att öppnaprocessinställningarna. Under fältet Stäng process :

Välj Automatically om du vill stänga processen automatiskt när alla åtgärder har slutförts eller avbrutits (standard)
Välj Manuellt om du vill att en ägare ska stänga processen manuellt när han eller hon är redo

Denna inställning kan ändras när som helst även om processen redan har startat.

Oavsett vilket alternativ som väljs kan ägaren till processen manuellt stänga processer även om det fortfarande finns ofullständiga åtgärder. Detta kommer att avbryta dessa ofullständiga åtgärder och förhindra att nya uppgifter skickas ut.

När en process har stängts, antingen automatiskt eller manuellt, kan den öppnas igen vid behov.

Obs: Om du vill ta bort en processfil som redan har startats från Startsida eller Filermåste du först avsluta processen.

Obs: Att stänga en process återställer inte några behörigheter för uppgifter som redan har skickats ut. Men om en medarbetare har beviljats behörigheten Redaktör för en innehållsbegäran som redan har skickats, ändras behörigheten till Ingen.

Återöppna en process

Om du vill öppna en stängd process igen så att du kan fortsätta lägga till eller redigera åtgärder eller grupper klickar du på Öppna process igen i verktygsfältet. Åtgärder som redan har avbrutits eller slutförts kommer inte att startas om automatiskt.

Övervaka alla processer från hemmet

Listan Processer i Home är ett användbart sätt att övervaka statusen för flera processer samtidigt. Den här listan visar alla processer där du har minst behörighet som visare. Endast processer som har startats visas.

monitor process page.png

Du kan se följande information för varje process:

Processnamn: Processens titel
Skapad av: Användaren som startade processen
Startad: När processen startades
Inlämning: Processens inlämningsdag
Stängd: När processen avslutades
Status: Hur stor andel av processens åtgärder befinner sig i varje statuskategori

Från den här listan kan du klicka på rullgardinsmenyn bredvid en process för att:

Gå till processen
Skicka påminnelser
Visa processaktivitet
Uppdatera processinställningar
Visa behörigheter

go to process.png

Sortera och filtrera listan över processer

Du kan sortera och filtrera listan över processer för att lättare hitta det du letar efter:

Sortera

Som standard sorteras listan med början från den senast startade processen. Du kan ändra detta genom att klicka på en kolumnrubrik för att sortera i stigande ordning. Klicka på rubriken igen för att sortera i fallande ordning. Du kan sortera listan med hjälp av kolumnrubrikerna Processnamn, Startad, och Due.
Filter

Du kan filtrera listan efter processstatus genom att klicka på ikonen Filter och välja en status.
Sök

Du kan enklare hitta en process genom att skriva hela eller delar av processens namn i sökrutan.