Workiva supportcenter

<!--contains headings hyperlinked in app, do not move-->

Med arkivering av processer kan du automatisera ett arbetsflöde genom att tilldela uppgifter och begära godkännanden, allt på ett och samma ställe. I den här artikeln får du lära dig hur du skapar en process och lägger till åtgärder. 

Obs: Du behöver rollen Redigerarbetsyta för att skapa en process.

Obs: Workiva-kalendrar, kalenderrelaterade funktioner (som att använda arbetsdagar i processer), processmallar, processövervakningsdiagram och insikter samt sammanfattningskortet för processkopior är för närvarande endast tillgängliga i vissa av våra lösningar för finansiell rapportering och finansiella tjänster.

 

Skapa en process

<!--hyperlinked in app, do not move-->

Innan du tilldelar dina uppgifter måste du skapa en processfil.

Obs: Även om flera medarbetare kan redigera en process, kan endast en användare åt gången göra ändringar. Om flera användare redigerar en process samtidigt kan det hända att vissa uppdateringar inte sparas.

För att skapa en ny process:

1. I Workiva-plattformen klickar du på Skapa. Från menyn klickar du på Process och väljer Process.

2. I processinställningarna, under fliken Allmänt :

   • Ange processnamnet .
   • Välj Startordning:
     • Allt på en gång startar alla åtgärder så snart du startar din process
     • En i taget väntar på att den första åtgärden i processen ska slutföras innan nästa påbörjas
     • Manuell låter dig manuellt starta varje åtgärd när du väl har startat processen
   • Välj hur du vill avsluta din process (stängda processer kan öppnas igen vid behov). Denna inställning kan ändras när som helst medan en process fortfarande pågår.
     • Välj Automatiskt för att automatiskt stänga processen när alla åtgärder är slutförda eller avbrutna.
     • Välj Manuellt för att hålla processen öppen och redigerbar tills en processägare stänger processen manuellt.
   • Redigera processfilen Behörigheter för att kontrollera vem som äger eller vem som kan redigera eller visa processen.

   

3. I processinställningarna, under fliken Kalender :

   • Lägg till befintliga kalendrar (t.ex. en kalender med affärshelger) för att se deras händelser i processens kalender. Detta gör det enklare att spåra uppgifters förfallodatum mot relevanta kalenderhändelser.
   • Om du vanligtvis anger förfallodatum för dina uppgifter i förhållande till ett specifikt schema (t.ex. om du har en uppgift som måste slutföras senast den femte arbetsdagen i en tvåveckorscykel), konfigurera arbetsdagar för att göra det enklare att uppdatera dessa förfallodatum om schemat ändras eller om du behöver återanvända den här processen igen i framtiden.
   • Ställ in Första arbetsdagen och Sista arbetsdagen.
   • Ställ in typiska arbetsdagar.
   • Lägg till eventuella undantag med knappen Lägg till undantag eller genom att växla datumen i kalendern till höger. Om dina vanliga arbetsdagar till exempel är från måndag till fredag, men ditt företag har en ledig dag på en fredag, lägg till det datumet som ett undantag.
   • Granska kalendern till höger för att se till att dina konfigurationer ser korrekta ut. Oskuggade datum anger arbetsdagar, medan skuggade datum anger lediga dagar. De inringade siffrorna anger den n:te arbetsdagen i ditt schema.

   

4. Om du ska lägga till certifieringsåtgärder i din process, se till att granska certifieringsinställningarna under fliken Certifieringar.
5. Klicka på Spara. Nu kan du börja bygga din process.

Tips: Du kan eventuellt använda processmallar för snabbare byggande! Klicka på Utforska mallar, välj lämplig mall för dina behov och klicka på Använd mall för att snabbt lägga till färdiga åtgärder. Du kan sedan redigera åtgärderna därifrån.

 

Lägg till en åtgärd eller grupp

När du har skapat din process kan du lägga till din första åtgärd från knappen Lägg till åtgärd i verktygsfältet. Det finns fyra olika typer av åtgärder:

• Tasks meddelar användare om en tilldelning som ska slutföras
• Content requests är uppgifter som är bilagda ett visst avsnitt i en fil och som automatiskt beviljar den valda användaren behörighet att lägga till sitt innehåll. Läs mer om hur du lägger till innehållsförfrågningar i processer.
• Certifieringar är uppgifter som specifikt handlar om att skicka ut brev för underskrift. Läs mer om hur du lägger till certifieringsåtgärder i processer.
• Massbrev är till för att skicka ut kopior av ett enda brev till flera personer samtidigt. En separat certifieringsåtgärd för varje mottagare kommer att läggas till i processen.

När du har lagt till en åtgärd fyller du i fälten i den högra panelen Åtgärdsdetaljer. Varje åtgärd måste innehålla följande information:

• Titel på åtgärden: Namnet på åtgärden
• Tilldelad till: Den mottagare som måste slutföra uppgiften

Du kan också lägga till:

• Förfallodatum (valfritt): Detta är när den tilldelade måste slutföra uppgiften senast. Om arbetsdagar har konfigurerats i processinställningarnakan du också ställa in förfallodatumet genom att ange arbetsdagens nummer (t.ex.: du kan ställa in förfallodatumet till den tionde arbetsdagen i företagets schema).
• Påminnelser för tilldelade: Du kan använda systemets standardinställning, välja att inte skicka påminnelser alls eller anpassa påminnelserna efter dina personliga behov. Se Skicka påminnelser i Processer för mer information.
• Godkännande av (valfritt): Den godkännare som kommer att godkänna mottagarens innehåll eller returnera det för ytterligare omarbetning
• Godkännandedatum(valfritt): Det här är när godkännaren måste godkänna uppgiften senast. Om arbetsdagar har konfigurerats i processinställningarnakan du också ställa in förfallodatum för godkännande genom att ange arbetsdagens nummer (t.ex.: du kan ställa in förfallodatumet för godkännande till den femte arbetsdagen i verksamhetens schema).
• Påminnelser för godkännare: Om du lägger till en godkännare kan du anpassa påminnelserna för godkännare. Du kan använda systemets standardinställningar, välja att inte skicka påminnelser alls eller anpassa påminnelserna efter dina personliga behov. Se Skicka påminnelser i Processer för mer information.
• Fil (valfritt för en uppgift): Filen där innehåll behövs
• Avsnitt (valfritt för en uppgift): Det specifika avsnitt i arkiveringen där innehåll behövs
• Instruktioner (valfritt): All ytterligare information som behövs för att slutföra uppgiften
• Taggar (valfritt): Identifierande information om åtgärden med hjälp av en kategori och ett värde (t.ex.: Prioritet: Låg)

Du kan också lägga till Grupper från knappen Lägg till för att styra startordningen för åtgärderna inom gruppen:

• Ange gruppens Titel.
• Välj Startordning:
  • Allt på en gång startar alla åtgärder i gruppen så snart gruppen startar
  • En i taget startar åtgärder i gruppen en i taget så snart gruppen startar
  • Manuellt låter dig manuellt starta varje åtgärd i gruppen när gruppen väl har startat

Om du till exempel har en process vars åtgärder startar alla samtidigt som standard, men du har en uppsättning åtgärder som du vill starta manuellt, kan du lägga till dessa åtgärder i en grupp och ange gruppens startordning till Manuell.

 

Skapa en process via fil

Du kan också skapa en process genom att ladda upp en fil (CSV, TSV, TXT, XLS eller XLSX) som innehåller information om åtgärderna:

1. I Workiva-plattformen klickar du på Skapa. Från menyn, klicka på Bearbeta och välj Bearbeta från fil.

2. Ladda upp en fil (CSV, TSV, TXT, XLS eller XLSX) som innehåller information om dina processåtgärder. Du kan klicka på Ladda ner mall, fylla i följande kolumner med lämpliga värden för varje processåtgärd och sedan ladda upp filen.

   • Skriv (obligatoriskt): Den här kolumnen accepterar endast värdena "Uppgift", "Innehållsbegäran" eller "Certifiering".
   • Titel (obligatoriskt): Titeln på processåtgärden
   • Tilldelad till (obligatoriskt): Den tilldelades namn eller e-postadress
   • Förfallodatum: Åtgärdens förfallodatum för den som tilldelas handlingen i formatet ÅÅÅÅMMDD (Ex: För 21 mars 2026, ange "20260321")
   • Godkännande av: Godkännarens namn eller e-postadress
   • Förfallodatum för godkännande: Åtgärdens förfallodatum för godkännande av åtgärden i formatet ÅÅÅÅMMDD (Ex: För 21 mars 2026, ange "20260321")
   • Fil (krävs för innehållsförfrågningar): Namnet på Workiva-filen där åtgärden måste slutföras
   • Avsnitt (krävs för innehållsförfrågningar): Namnet på avsnittet i Workiva-filen där åtgärden måste slutföras
   • Instruktioner: All ytterligare information som behövs för att slutföra åtgärden

   En fil som följer mallen ser ut så här:

3. Om du använder din egen fil kan filen ha andra kolumnnamn än de som finns i mallen. Till exempel kan din fil använda "Namn" för åtgärdsnamn, medan mallen använder "Titel". Markera raden i din fil som innehåller kolumnnamnen och klicka på Bekräfta valet och fortsätt. Om din fil inte har några kolumnnamn klickar du på Filen har inga kolumnnamn.
4. Granska kolumnmatchningen. Om din fil till exempel använder "Namn" för åtgärdsnamn, kommer den kolumnen "Namn" att matchas med vår kolumn "Titel". Det här innebär att värdena under "Namn" kommer att importeras som värden under "Titel" i Workiva-processfilen för att matcha vårt systems krav och minska fel. När du har granskat kolumnmatchningen klickar du på Bekräfta matchning och fortsätt.
   
5. Granska de föreslagna ändringarna från AI för att rensa upp informationen i din fil och klicka på Fortsätt.
6. Granska den uppdaterade filen och eventuella fel som hittats.
7. Klicka på Avsluta. Klicka sedan på Skapa process för att börja skapa en process från informationen i filen.

När din process har skapats, se till att dina åtgärder är korrekt konfigurerade och att processinställningarna är korrekta innan du startar processen.

 

Flytta en åtgärd eller grupp

För att ändra ordningen på dina åtgärder eller grupper klickar du på menyn med tre punkter bredvid en åtgärd eller grupp och använder åtgärderna Flytta upp eller Flytta ned. Du kan också flytta en åtgärd till en grupp med hjälp av åtgärden Flytta till grupp.

För att flytta flera åtgärder och/eller grupper samtidigt, markera en eller flera åtgärder och/eller grupper och använd rullgardinsmenyn Flytta.

 

Duplicera en åtgärd eller grupp

För att duplicera åtgärder eller grupper klickar du på menyn med tre punkter bredvid åtgärden eller gruppen och väljer Duplicera åtgärd respektive Duplicera grupp. Den duplicerade åtgärden eller gruppen placeras direkt under den ursprungliga åtgärden eller gruppen.

 

Massredigering av åtgärder

Du kan redigera olika fält för flera åtgärder samtidigt. Markera en eller flera åtgärder och/eller grupper av åtgärder som ska redigeras, klicka på rullgardinsmenyn Redigera åtgärder och välj det fält du vill redigera.

Läs mer om massredigeringsåtgärder i en process.

Om din process har certifieringsåtgärder kan du läsa mer om massredigering av certifieringsåtgärder i en process.

 

Ta bort en åtgärd eller grupp

För att ta bort en åtgärd eller grupp från processen, klicka på menyn med tre punkter bredvid åtgärden eller gruppen och välj Ta bort åtgärd respektive Ta bort grupp.

För att ta bort flera åtgärder och/eller grupper samtidigt, markera en eller flera åtgärder och/eller grupper och klicka på Ta bort.

 

Granska din process innan du påbörjar processen

För att säkerställa att din process löper smidigt rekommenderar vi att du gör följande innan du påbörjar processen:

• Granska dina processinställningar. När du väl har startat processen kommer du inte att kunna ändra följande inställningar: Startorder, din Arbetsdagar konfiguration (du kan bara ändra Sista arbetsdag), och certifieringsinställningen Automatiskt godkännande.
• Kontrollera processens tillstånd genom att klicka på Kontrollera problem i den vänstra panelen. Detta kommer att ge upphov till problem, till exempel uppgifter som saknar obligatorisk information eller uppgifter med förfallodatum som redan har passerat, för att hjälpa dig att lösa dem snabbare.
  
• Verifiera att alla åtgärder och deras detaljer är korrekta genom att exportera alla processåtgärder som en CSV-fil.

 

Starta din process

När du har byggt din process klickar du på Starta process i verktygsfältet. När du startar en process startar dina åtgärder enligt processens startordning, och varje tilldelad person får ett e-postmeddelande med en länk för att se sin uppgift.

Obs: Endast en processägare kan starta processen (denna processägare blir processansvarig). Dessutom, om några processåtgärder innehåller tilldelade filer, måste processägaren ha ägarbehörighet till dessa filer för att starta processen.

 

Relaterade artiklar

Granska processinställningar

Övervaka en process