Det finns ett par olika sätt att visa uppgifter:
- I en specifik fil kan du se alla uppgifter som tilldelats dig i den filen i panelen Uppgifter till höger.
- Visa en lista över alla dina uppgifter i olika filer under fliken Uppgifter i startsidan.
Vem kan se vad
Följande roller kan se alla uppgifter:
- Uppgiftsadministratör
- Innehållshanterare
- Ansvarig för arbetsyta
- GRC-chef
- GRC-administratör
Tilldelare, godkännare och uppgiftsägare kan bara se de uppgifter de är kopplade till.
Obs: Dokument-, presentations- och kalkylarksägare kan inte se uppgifter om de inte också har en av ovanstående roller.
Visa uppgifter i en fil
Så här visar du uppgifter i en fil:
- Med filen öppen klickar du på ikonen Uppgifter i den högra panelen för att se en lista över dina tilldelade uppgifter i den filen. Uppgifterna sorteras automatiskt efter förfallodatum och visar bara de uppgifter som du behöver slutföra.
- Klicka på en uppgift för att visa detaljerna.
Sortera uppgifter i en fil
Du kan använda funktionen Sortera för att organisera dina uppgifter efter titel, förfallodatum eller senast tillagda.
Filtrera uppgifter i en fil
När du öppnar en fil filtreras aktivitetspanelen automatiskt så att endast dina Att göra uppgifter visas. Det här är de uppgifter som har tilldelats dig eller som väntar på ditt godkännande.
För att visa ytterligare uppgifter kan du gå till menyn Filter och justera följande filter:
- Status
- Tilldelad person
- Godkännare
- Avsnitt av filen
Obs: Du måste ha en administratörsroll för att se uppgifter som tilldelats andra samarbetspartners.
Alla sorterings- och filteralternativ som du använder i aktivitetspanelen sparas automatiskt. När du återgår till filen återställs dina senaste sorterings- och filterval, så att du kan fortsätta där du slutade.
Gå till en uppgift
Du kan flytta till en specifik uppgift i filen från panelen Task:
- Med filen öppen klickar du på ikonen Uppgift
- Klicka på önskad uppgift.
- Klicka på hyperlänken under Plats för att gå direkt till uppgiftens plats i arkiveringen.
Visa uppgifter i startsidan
På fliken Uppgifter i Hemkan du se alla uppgifter på Workiva-plattformen som du har behörighet att visa, inklusive uppgifter från processer, GRC och hållbarhetsrapportering.
Här kan du snabbt se hur många av dina uppgifter:
- Behöver slutföras
- Är försenade
- Förfaller denna vecka
Du kan också se varje uppgifts förfallodatum, status, filplats, skapare, skapandedatum, senast ändrad datum, tilldelad person och godkännare i en enda, konsoliderad tabell utan att behöva öppna enskilda uppgifter.
Obs: Kolumnen Plats gäller endast för uppgifter som skapats i dokument, kalkylblad och presentationer. Uppgifter från andra lösningar visar inte en filplats men kan innehålla en hyperlänk till sin källa eller plats.
Visa uppgiftsinformation från startsidan
Från Uppgifter-startsidan kan du visa information om vilken uppgift som helst utan att öppna den associerade filen eller navigera till uppgiftens plats.
För att visa uppgiftsinformation kan du antingen:
- Klicka var som helst på uppgiftens rad
- Välj Visa detaljer från menyn med tre punkter i slutet av raden
Panelen för uppgiftsinformation visar viktig information, till exempel instruktioner och uppgiftssteg. Från den här panelen kan du också vidta åtgärder för uppgiften beroende på din roll och dina behörigheter.
Tips: Panelen med uppgiftsinformation i Uppgifternas startsida har samma information som du skulle se när du öppnar uppgiften från dess filplats. Detta gör att du kan granska flera uppgifter och deras detaljer mer effektivt, allt från en central plats.
Anpassa din aktivitetsvy på startsidan
Du kan anpassa din vy över uppgifter på startsidan för uppgifter med kolumnorganisation och uppgiftsfiltrering.
Tips: Din kolumnlayout och dina filter sparas automatiskt, så att du kan återgå till din önskade vy varje gång du öppnar startsidan för Uppgifter.
Justera kolumner
Använd kolumnvalsmenyn för att sortera, fästa, filtrera eller visa/dölja kolumner. Från valfri kolumnrubrik, expandera menyn för att visa alla tillgängliga alternativ:
- Sortera efter ASC: Sortera uppgifter i stigande ordning
- Sortera efter DESC: Sortera uppgifter i fallande ordning
- Fäst åt vänster / Fäst åt höger: Håll nyckelkolumner synliga vid scrollning
- Filter: Begränsa vyn för att bara visa uppgifter med specifika kriterier
- Hantera kolumner: Ta bort kolumner som du inte behöver från din vy
Filtrera uppgifter
I Uppgifter-startsidan kan du förfina vyn genom att använda ett eller flera filter på uppgiftslistan. Detta gör att du kan fokusera på de mest relevanta uppgifterna, till exempel de uppgifter som tilldelats dig, de uppgifter som väntar på ditt godkännande eller uppgifterna i en viss fil.
När du öppnar startsidan för Uppgifter filtreras uppgiftslistan automatiskt för att visa dina Att göra uppgifter där du är tilldelad eller godkännande. Du kan justera eller ta bort dessa filter när som helst. Uppgiftsadministratörer och arbetsyteadministratörer kan se alla arbetsyteuppgifter när filter har rensats eller justerats. Klicka på Visa mina uppgifter bredvid rutorna Att göra, Förfallereller Förfaller denna vecka högst upp för att återgå till dina egna uppgifter.
För att filtrera uppgifter, välj alternativet Filter från en kolumns meny eller klicka på Filter. Du kan använda flera filter tillsammans för att begränsa resultaten. Du kan till exempel filtrera uppgifter som har tilldelats dig och har statusen Returnerade.
Klicka på Lägg till filter för att lägga till ytterligare filter eller välj Ta bort alla för att rensa dem.
Anteckningar
- Uppgifternas startsida filtreras automatiskt till dig som användare för att visa alla uppgifter där du är tilldelad eller godkännande och som du för närvarande behöver slutföra eller godkänna.
- När du klickar på Visa mina uppgifter vid rutorna Att göra, Försenateller Förfaller denna vecka högst upp, kommer uppgiftslistan alltid att visa dina tilldelade uppgifter som du måste slutföra, är försenade eller förfaller denna vecka. I dessa vyer kommer eventuella ytterligare filter att tillämpas utöver dessa förinställda filter.
- Alla uppgifter är en hyperlänk för att snabbt visa alla uppgifter i arbetsytan (detta är rollberoende)
- Filtret Användare stöder följande operatorer:
- Är – Visar alla uppgifter där den valda användaren är tilldelad eller godkännare (oavsett vilket steg uppgiften befinner sig i).
- Är någon av - Visar alla uppgifter där någon av de valda användarna är en tilldelad eller godkännande part (oavsett vilket steg uppgiften befinner sig i för närvarande).
- Är för närvarande – Visar alla uppgifter där den valda användaren är tilldelad eller godkännande för det aktuella steget som uppgiften befinner sig i (detta gäller uppgifter som tillåter flera tilldelande- eller godkännandesteg, till exempel certifieringsuppgifter).
- Är för närvarande någon av - Visar alla uppgifter där någon av de valda användarna är tilldelad eller godkännande för det aktuella steget som uppgiften befinner sig i (detta gäller uppgifter som tillåter flera tilldelande- eller godkännandesteg, till exempel certifieringsuppgifter).
Exportera din aktivitetsvy i startsidan som en CSV-fil
Du kan exportera den aktuella uppgiftslistan som en CSV-fil för ytterligare analys och rapportering utanför Workiva. Exporten inkluderar de synliga kolumnerna och eventuella filter som för närvarande används, vilket gör att du bara kan registrera de uppgifter som är relevanta för din vy.
För att exportera uppgifter:
- På startsidan för Uppgifter kan du använda filter eller sortera efter behov.
- Klicka på Exportera.
- Välj Ladda ner som CSV.
- Spara filen på önskad plats.
Anteckningar
- Den exporterade CSV-filen återspeglar den aktuella vyn av tabellen Uppgifter, vilket inkluderar alla tillämpade filter.
- Den exporterade CSV-filen innehåller endast de kolumner som är synliga vid exporttillfället. För att bara få de kolumner du behöver, se till att visa eller dölja dina kolumner innan du exporterar.
- Uppgifter exporteras i samma ordning som de visas i tabellen Uppgifter.
- Du kan exportera som en CSV-fil från både vyerna Alla uppgifter och Visa mina uppgifter.