Det finns ett par olika sätt att visa uppgifter:
- I en specifik fil kan du se alla uppgifter som tilldelats dig i den filen i panelen Tasks till höger.
- Visa en lista över alla dina uppgifter i olika filer under fliken Tasks i Home.
Vem kan se vad
Följande roller kan se alla uppgifter:
- Uppgift Admin
- Innehållsansvarig
- Ansvarig för arbetsyta
- GRC-chef
- GRC Admin
Tilldelade personer, godkännare och uppgiftsägare kan bara se de uppgifter som de är associerade med.
Obs: Dokument-, presentations- och kalkylbladsägare kan inte se uppgifter om de inte också har någon av ovanstående roller.
Visa uppgifter i en fil
Så här visar du uppgifter i en fil:
- När filen är öppen klickar du på ikonen Tasks i den högra panelen för att se en lista över dina tilldelade uppgifter i den filen. Uppgifterna sorteras automatiskt efter förfallodatum och visar bara de uppgifter som du behöver slutföra.
- Klicka på en uppgift för att visa detaljerna.
Sortera uppgifter i en fil
Du kan använda funktionen Sort för att organisera dina uppgifter efter titel, förfallodatum eller senast tillagda.
Filtrera uppgifter i en fil
När du öppnar en fil filtreras panelen Tasks automatiskt så att den bara visar dina To do uppgifter. Det här är de uppgifter som har tilldelats dig eller som väntar på ditt godkännande.
Om du vill visa ytterligare uppgifter kan du gå till menyn Filter och justera följande filter:
- Status
- Tilldelad person
- Godkännare
- Avsnitt av filen
Obs: Du måste ha rollen Admin för att kunna visa uppgifter som tilldelats andra medarbetare.
Alla sorterings- och filteralternativ som du använder i panelen Uppgifter sparas automatiskt. När du återvänder till filen återställs de senaste sorterings- och filtervalen, så att du kan fortsätta där du slutade.
Gå till en uppgift
Du kan flytta till en specifik uppgift i filen från panelen Task:
- När filen är öppen klickar du på ikonen Task
- Klicka på önskad uppgift.
- Klicka på hyperlänken under Plats för att gå direkt till uppgiftens plats i arkiveringen.
Visa uppgifter i Home
På fliken Tasks i Home kan du se alla uppgifter i Workiva-plattformen som du har behörighet att visa, inklusive uppgifter från processer, GRC och hållbarhetsrapportering.
Här kan du snabbt se hur många av dina uppgifter:
- Behöver kompletteras
- Är försenade
- Ska lämnas in denna vecka
Du kan också se varje uppgifts förfallodag, status, filplats, skapare, datum för skapande, datum för senaste ändring, mottagare och godkännare i en enda konsoliderad tabell utan att behöva öppna enskilda uppgifter.
Obs: Kolumnen Plats gäller endast för uppgifter som skapats i dokument, kalkylblad och presentationer. Uppgifter från andra lösningar visar inte någon filplats, men kan innehålla en hyperlänk till källan eller platsen.
Visa uppgiftsdetaljer från Hem
Från Tasks Home kan du visa detaljer för en uppgift utan att öppna den tillhörande filen eller navigera till uppgiftens plats.
För att visa uppgiftsdetaljer kan du antingen:
- Klicka var som helst på uppgiftens rad
- Välj Visa detaljer från menyn med tre punkter i slutet av raden
I panelen för uppgiftsinformation visas viktig information, t.ex. instruktioner och uppgiftssteg. Från den här panelen kan du också vidta åtgärder för uppgiften beroende på din roll och dina behörigheter.
Tips: Panelen för uppgiftsinformation i Tasks Home har samma information som du ser när du öppnar uppgiften från dess filplats. Detta gör att du kan granska flera uppgifter och deras detaljer mer effektivt från en central plats.
Anpassa vyn över dina uppgifter i Hem
Du kan anpassa din visning av uppgifter i Tasks Home med hjälp av kolumnorganisation och uppgiftsfiltrering.
Tips: Din kolumnlayout och dina filter sparas automatiskt så att du kan återgå till den vy du föredrar varje gång du öppnar Tasks Home.
Justera kolumnerna
Använd kolumnväljarmenyn för att sortera, fästa, filtrera eller visa/dölja kolumner. Expandera menyn från valfri kolumnrubrik för att visa alla tillgängliga alternativ:
- Sort by ASC: Sortera uppgifter i stigande ordning
- Sortera efter DESC: Sortera uppgifter i fallande ordning
- Fäst till vänster / Fäst till höger: Håll nyckelkolumner synliga när du skrollar
- Filtrera: Begränsa din vy till att bara visa uppgifter med specifika kriterier
- Hantera kolumner: Ta bort kolumner som du inte behöver från din vy
Filtrera uppgifter
I Tasks Home kan du förfina din vy genom att tillämpa ett eller flera filter på uppgiftslistan. På så sätt kan du fokusera på de mest relevanta uppgifterna, t.ex. de uppgifter som tilldelats dig, de uppgifter som väntar på ditt godkännande eller uppgifterna i en viss fil.
När du öppnar Tasks Home filtreras uppgiftslistan automatiskt så att den visar dina Att göra uppgifter där du är mottagare eller godkännare. Du kan när som helst justera eller ta bort dessa filter. Task Admins och Workspace Admins kan se alla arbetsuppgifter i arbetsytan när filtren har rensats eller justerats. Klicka på Visa mina uppgifter genom Att göra, För sent, eller Ska göras den här veckan högst upp för att återgå till dina egna uppgifter.
Om du vill filtrera uppgifter väljer du alternativet Filter i menyn för en kolumn eller klickar på Filter. Du kan använda flera filter tillsammans för att begränsa resultaten. Du kan till exempel filtrera uppgifter som har tilldelats dig och som har statusen Returnerad.
Klicka på Lägg till filter för att lägga till ytterligare filter, eller välj Ta bort alla för att rensa bort dem.
Anteckningar
- Tasks Home filtreras automatiskt till dig som användare för att visa alla de uppgifter där du är tilldelad eller godkänd och som du för närvarande behöver slutföra eller godkänna.
- När du klickar på View my tasks vid To do, Overdue, eller Due this week högst upp, kommer uppgiftslistan alltid att visa dina tilldelade uppgifter som du måste slutföra, är försenade eller ska slutföras den här veckan. I dessa vyer kommer eventuella ytterligare filter att tillämpas ovanpå de förinställda filtren.
- All Tasks är en hyperlänk för att snabbt visa alla uppgifter i arbetsytan (detta är rollberoende)
- Filtret User har stöd för följande operatörer:
- Is - Visar alla uppgifter där den valda användaren är en tilldelad eller godkänd person (oavsett vilket steg uppgiften befinner sig på).
- Är någon av - Visar alla uppgifter där någon av de valda användarna är tilldelad eller godkänner (oavsett vilket steg uppgiften befinner sig på).
- Is currently - Visar alla uppgifter där den valda användaren är mottagare eller godkännare för det aktuella steg som uppgiften befinner sig i (detta gäller uppgifter som tillåter flera steg för mottagare eller godkännare, t.ex. certifieringsuppgifter).
- Är för närvarande någon av - Visar alla uppgifter där någon av de valda användarna är mottagare eller godkännare för det aktuella steg som uppgiften befinner sig i (detta gäller uppgifter som tillåter flera steg för mottagare eller godkännare, t.ex. certifieringsuppgifter).
Exportera din uppgiftsvy i Home som en CSV-fil
Du kan exportera den aktuella uppgiftslistan som en CSV-fil för ytterligare analys och rapportering utanför Workiva. Exporten omfattar de synliga kolumnerna och alla filter som används, så att du bara kan fånga de uppgifter som är relevanta för din vy.
För att exportera uppgifter:
- I Tasks Home kan du använda filter eller sortering efter behov.
- Klicka på Exportera.
- Välj Ladda ner som CSV.
- Spara filen på önskad plats.
Anteckningar
- Den exporterade CSV-filen återspeglar aktuell vy i tabellen Tasks, vilket inkluderar alla tillämpade filter.
- Den exporterade CSV-filen innehåller endast de kolumner som är synliga vid exporttillfället. För att bara få de kolumner som du behöver, se till att visa eller dölja dina kolumner innan du exporterar.
- Uppgifterna exporteras i samma ordning som de visas i tabellen Uppgifter.
- Du kan exportera som en CSV-fil från både Alla uppgifter och Visa mina uppgifter.