Workiva supportcenter

För att underlätta datainsamlingen för ESG- (Environmental, Social, and Governance) eller hållbarhetsrapportering kan du skapa och hantera uppgifter för att förbereda och godkänna mätvärden från Sustainability Program.

Med dessa uppgifter kan du:

• Inkludera flera värden inom samma uppgift, t.ex. baserat på dimension eller andra kriterier.
• Tilldela arbetsytans medlemmar att förbereda och godkänna varje uppgifts värden.
• Ställ in arbetsflöden för godkännande så att flera godkännare eller steg med egna förfallodagar kan användas.

Obs: En uppgift kan innehålla flera värden endast när den samlas in via Workiva Tasks-portalen. Värden med en ansluten källfil kräver var och en en separat uppgift.

Skapa uppgifter för ett mätvärde

Om du vill delegera datainsamlingen av ett mätvärdes värden för en insamlingsperiod kan du skapa en uppgift som tilldelas medlemmarna i arbetsytan för att förbereda och godkänna värdena. 

Obs: Du kan bara skapa uppgifter för ett mätvärde när dess värden för insamlingsperioden ännu inte är kompletta och inte redan ingår i en annan uppgift.

Så här skapar du en uppgift för att samla in ett mätvärdes värden:

1. Från Hållbarhetsprogram väljer du mätvärdet i översikten.
2. Välj år och insamlingsperiod för de värden som ska ingå i uppgiften.
3. Skapa en uppgift från Värden eller Uppgifter:
   • Från Values, välj de värden som ska inkluderas och välj sedan Create task från Edit values.
     
   • Från Uppgifter, klicka på Skapa uppgift.
     
4. Ange ett namn som hjälper till att identifiera uppgiften.
   

5. I Tilldelningsansvarigväljer du de medlemmar som ska förbereda uppgiftens värden och väljer deras förfallodatum.

   Obs: Om du väljer flera tilldelade kan vilken som helst av dem förbereda värdena och slutföra sin uppgift.

6. Om du vill att medlemmarna ska verifiera de förberedda värdena klickar du på Lägg till steg för godkännande och ställer in arbetsflödet för godkännande:

   • Om du vill att en eller flera godkännare ska verifiera värdena väljer du dem i Approvers och anger förfallodatum.
   • Om du vill kräva att specifika godkännare ska verifiera värdena i ordning väljer du den första godkännaren - eller gruppen av godkännare - i Godkännande, anger deras förfallodag och klickar sedan på Lägg till godkännandesteg för att välja godkännare för varje steg. 

   Obs: Om du tilldelar flera godkännare till ett godkännandesteg kan vilken som helst av dem godkänna värdena för att slutföra steget. Om du vill att flera medlemmar ska verifiera värdena lägger du till ett separat steg för varje godkännare. Läs mer på Hantera godkännanden av mätvärden för hållbarhetsprogrammet.

7. Ange instruktioner för mottagaren och godkännaren, t.ex. information om hur värdena eller deras support ska tas fram.

8. Om du vill lägga till värden i uppgiften markerar du dem i Search values och klickar på Apply.

   Tips: Du kan bara lägga till värden som inte redan är Complete eller ingår i en annan uppgift. Om du av misstag har lagt till ett värde på uppgiften klickar du på Ta bort.

9. Klicka på Skapa uppgift.

   Obs: Alla värden med en kopplad källfil kommer att ha sin egen uppgift; alla andra inkluderade värden kommer att visas i samma uppgift.

Kombinera uppgifter

Om du vill gruppera värden som ingår i separata uppgifter i en ny enda uppgift kan du kombinera deras uppgifter från mätvärdet.

Obs: För att kombinera uppgifter måste de inte vara startade och deras värden måste samlas in via Workiva Tasks-portalen eller mätvärdet, inte en ansluten källfil.

1. Från Hållbarhetsprogram väljer du mätvärdet i översikten.
2. Välj år och insamlingsperiod för de värden som ska ingå i uppgiften.

3. Välj Tasks och välj sedan de uppgifter som ska kombineras.

   Tips: För att kombinera en uppgift som redan pågår måste du först återställa uppgiften så att den återgår till Ej påbörjad.

4. Från Hantera uppgifter, välj Kombinera.
   
5. Redigera den nya uppgiftens namn och tilldelning efter behov och klicka på Kombinera.

Redigera uppgifter

Så här omtilldelar du en uppgift eller justerar värdena den innehåller:

1. Från Hållbarhetsprogramväljer du det mått som uppgiften stöder.
2. Från Uppgifter, redigera uppgifter efter behov:
   • För att redigera en specifik uppgifts tilldelning eller värden, välj Redigera från dess meny, redigera sedan dess tilldelning eller värden efter behov och klicka på Uppdatera uppgift.
     

   • För att uppdatera flera uppgifter till samma uppgift, klicka på Hantera uppgifter och välj Redigera. Redigera sedan uppgiftsinformationen efter behov och klicka på Uppdatera alla.

     Tips: Från Hitta och ersätt kan du redigera flera uppgifter samtidigt, till exempel för att omfördela en mottagare eller godkännare baserat på personalförändringar.

Skicka uppgifter

När du är redo att påbörja datainsamlingen, skicka uppgifter till den tilldelade för att börja förbereda dess värden:

1. På Sustainability Program väljer du det mätvärde som uppgiften supportar och sedan Tasks.
2. Välj de uppgifter som ska skickas och välj sedan om de ska skickas med aviseringar till de tilldelade:
   • Från Hantera uppgifter eller uppgiftens meny, välj Skickaoch välj sedan om du vill skicka med aviseringar.
     
   • I Statusklickar du på Skicka eller väljer Skicka utan aviseringar.
     

Återställ en skickad uppgift

För att avbryta en uppgift och återställa den till statusen Inte skickad kan du återställa den. Du kanske till exempel vill återställa en uppgift om du av misstag skickade den i förtid eller behöver stoppa dess datainsamling.

Tips: När du återställer en uppgift behåller du alla värden och allt supportmaterial som redan har samlats in av mottagaren.

1. På Sustainability Program väljer du det mätvärde som uppgiften supportar och sedan Tasks.
2. Välj Reset i menyn för uppgiften.
   
3. Välj om du vill meddela mottagaren och godkännarna om återställningen och klicka på OK.

Skicka påminnelser om skickade uppgifter

För att hålla datainsamlingen i gång skickar Sustainability Program automatiskt påminnelser till personer som tilldelats eller godkänts uppgifter om mätvärden som inte slutförts:

• Tre dagar före förfallodagen
• På deras förfallodag
• Varje dag efter förfallodagen, upp till tre dagar

Om du vill skicka en extra påminnelse för en pågående uppgift väljer du Uppgifter i mätvärdena och sedan Påminnelse i uppgiftens meny.

Slutför uppgifter för den tilldelade eller godkännande partens räkning

Om en tilldelad person eller godkännare inte är tillgänglig kan programägaren utföra uppgifter åt programägaren, till exempel skicka dess värden för godkännande eller hoppa över steget i godkännandearbetsflödet.

Visa en skickad uppgift

För mer information om en uppgifts datainsamling kan du visa den direkt i Workiva Tasks eller dess värdes anslutna källfil. Välj Uppgifter från mätvärdet och välj sedan Gå till uppgift från uppgiftens meny. 

För information om en uppgifts förlopp och historik kan du visa dess aktivitetslogg från panelen Uppgiftssteg checklista i portalen Workiva-uppgifter eller panelen Uppgifter i en ansluten källfil.

Obs: För att visa mätvärdesuppgifter som skapats av eller tilldelats andra, till exempel för att utföra en internrevision, behöver du både rollen Uppgiftsadministratör och Hållbarhetsrapportering. För uppgifter som utförs via en ansluten källfil behöver du också minst visningsbehörighet till filen.

Ta bort en uppgift

Om du inte längre behöver en uppgift kan du ta bort den. När du tar bort en uppgift gör du också det:

• Avbryt uppgiften för dess mottagare och godkännare
• Återför dess värden till en Ej påbörjad status
• Radera alla data och allt supportmaterial som tagits fram för dess värden

Obs: För att avbryta en uppgift men behålla eventuella värden som redan samlats in, återställer du den istället.

Så här tar du bort en uppgift:

1. På Sustainability Program väljer du det mätvärde som uppgiften supportar och sedan Tasks.
2. I menyn för uppgiften väljer du Ta bort.
3. Klicka på Ta bort.