Från Hållbarhetsprogram kan du använda Hitta och ersätt för att snabbt göra samma ändring i detaljerna för flera mätvärden eller deras datainsamlingsuppgifter samtidigt, i stället för att redigera var och en för sig.
Du kan t.ex. använda Hitta och ersätt med:
- Lägg till eller ta bort detaljer över flera mätvärden eller uppgifter, till exempel en anpassad tagg
- Ersätt en specifik post för en detalj, t.ex. för att ersätta den som godkänner eller tilldelar flera uppgifter baserat på personalförändringar
- Ersätt alla -poster för en detalj oavsett dess nuvarande status, t.ex. för att uppdatera mätvärdenas krav på anteckningar eller bilagor eller arbetsflödena för godkännande av uppgifter
Obs: Du kan bara uppdatera uppgifter när de inte är Slutfördaännu. När du uppdaterar uppgifter återgår de till statusen Pågår.
Steg 1. Välj detaljer som ska uppdateras
Från Sustainability Program, välj Hitta och ersätt, och välj om du vill uppdatera detaljer om mätvärden eller deras värdens uppgifter:
- Om du vill uppdatera mätvärden från flera ämnen klickar du på Hitta och ersätt från Programöversikt.
- Om du vill uppdatera mätvärden eller uppgifter inom samma ämne eller mätvärde markerar du ämnet eller mätvärdet i översikten och väljer sedan Hitta och ersätt i menyn.
För att utföra dessa uppdateringar, välj Mätvärde detaljer:
| Detalj | Lägg till | Ersätt | Ta bort | Ersätt alla |
|---|---|---|---|---|
| Ämne | ||||
| Mätvärdesbeskrivning | ||||
| Referensbilaga | ||||
| Programtagg | ||||
| Kräv anteckningar | ||||
| Kräv stödjande bilagor |
Obs: För att uppdatera mätvärdenas värdetyp, måttenhet, frekvens, dimensioner eller Relaterat Explorer-innehåll referenser, kontakta din Workiva Customer Success Manager (CSM) för hjälp.
För att utföra dessa uppdateringar, välj Uppgiftsinformation:
| Detalj | Lägg till | Ersätt | Ta bort | Ersätt alla |
|---|---|---|---|---|
| Tilldelad person | ||||
| Förfallodatum för tilldelad person | ||||
| Godkännare | ||||
| Förfallodag för godkännande | ||||
| Steg för godkännande (godkännare och förfallodatum) | ||||
| Instruktioner | ||||
| Namn på uppgift |
Steg 2. Hitta mätvärden eller uppgifter som ska uppdateras
I Hitta kan du använda filter för att söka i programmet efter de mätvärden eller uppgifter som ska uppdateras.
Obs: Om du väljer Sök och ersätt från ett ämne eller mätvärde filtreras resultaten automatiskt till mätvärdena eller aktiviteterna för det ämnet eller mätvärdet. Du kan justera dessa filter om det behövs.
För att hitta de mätvärden som ska uppdateras:
-
Klicka på Lägg till filter och ange mätvärdenas kriterier:
Filter Hittar mätvärden baserat på Har referensbilagor Om de innehåller referensbilagor, t.ex. prov på formler eller PDF-filer med ramverk för vägledning Mätvärdesbeskrivning Ett specifikt sökord eller en exakt frasering i beskrivningarna Namn på mätvärde Ett specifikt nyckelord eller en exakt formulering i deras namn eller mätvärde-ID Programtagg En specifik anpassad tagg
Tips: För att hitta mätvärden som innehåller minst en av flera taggar, klicka på Lägg till ytterligare en programtagg för att tillämpa ett ytterligare filter.
Kräv anteckningar Om de behöver anteckningar för datainsamling av sina värden Kräv stödjande bilagor Om de kräver support bilagor - såsom beräkningar eller elräkningar - för datainsamlingen för sina värden Ämne Det specifika ämnet de stöder
Tips: För att hitta mätvärden från flera ämnen, klicka på Lägg till ytterligare ett ämne för att tillämpa ett ytterligare filter.
Obs: Om du väljer Hitta och ersätt i menyn för ett ämne används automatiskt ett Ämne -filter som inkluderar mätvärdena för ämnet.
Enhet Måttenheten som används med deras text-, procent- eller valutavärden
Tips: För att hitta mätvärden baserade på flera måttenheter, klicka på Lägg till ytterligare en enhet för att tillämpa ett ytterligare filter.
Värdetyp Typen av insamlade värden, till exempel tal, text eller valuta
Tips: För att hitta mätvärden baserade på flera typer av värden, klicka på Lägg till ytterligare en värdetyp för att tillämpa ett ytterligare filter.
Tips: Om du vill ta bort ett filter och dess kriterier klickar du på Ta bort filter .
- När du har lagt till alla filter klickar du på Hitta för att returnera de mätvärden som uppfyller kriterierna.
För att hitta de uppgifter som ska uppdateras:
- Välj programår och insamlingsperiod för uppgifternas värden.
-
Klicka på Lägg till filteroch ange kriterierna för uppgifterna:
Filter Hittar uppgifter baserat på Godkännare En specifik medlem av arbetsytan tilldelas att godkänna deras värden:
- Om du vill hitta uppgifter utan en godkännare väljer du Ingen godkännare.
-
Om du vill hitta uppgifter som tilldelats medlemmar som inte längre finns i din arbetsyta väljer du Tidigare medlem.
Obs: I resultaten kan du se om en godkännare är en tidigare eller avstängd medlem.
- Om du vill hitta uppgifter som tilldelats en av flera godkännare klickar du på Lägg till en annan godkännare.
Förfallodag för godkännande När godkännare ska verifiera sina värden
Tips: För att hitta uppgifterutan ett förfallodatum för godkännare, använd filtret utan att ange något datumintervall.
Uppdragstagare En specifik arbetsyta medlem tilldelad för att förbereda sina värden:
-
Om du vill hitta uppgifter som tilldelats medlemmar som inte längre finns i din arbetsyta väljer du Tidigare medlem.
Obs: I resultaten kan du se om en övertagare är en tidigare eller avstängd medlem.
- Om du vill hitta uppgifter som tilldelats en av flera tilldelningar klickar du på Lägg till en annan tilldelning.
Uppdragstagarens förfallodatum När tilldelade personer ska slutföra insamlingen av sina värdens data
Tips: För att hitta uppgifterutan ett förfallodatum för tilldelad person, använd filtret utan angett datumintervall.
Dimension Ett specifikt anpassat dimensionsvärde som tillämpas på de insamlade värdena, t.ex. för en specifik plats i en platsdimension Har referensbilagor Om de mätvärden som de samlar in värden för har referensmaterial - till exempel provformler eller lagstadgade krav - bifogade Har stödjande bilagor Om deras värden har bilagor med support - till exempel beräkningar eller räkningar - bifogade Mätvärdesbeskrivning Ett specifikt sökord eller en exakt fras i beskrivningen av mätvärdena Namn på mätvärde Ett specifikt nyckelord eller en exakt fras i mätvärdenas namn eller mätvärdenas ID Anteckningar Ett specifikt nyckelord eller en exakt formulering i anteckningar som tillhandahålls för deras värden Programtaggar En specifik anpassad tagg tillämpas på deras mätvärden Uppgiftsinstruktioner Ett specifikt nyckelord eller en exakt formulering i de instruktioner som lämnats till deras uppdragstagare och godkännare Namn på uppgift Ett specifikt sökord eller exakt frasering med deras namn Uppgiftens status Status för uppgifternas datainsamling
Obs: Du kan hitta – men inte uppdatera – uppgifter med värden för Slutförda.
Ämne Det specifika ämne som deras mätvärden samlar in värden för - När du har lagt till alla filter klickar du på Find för att få fram de uppgifter som uppfyller kriterierna.
Steg 3. Byt ut, lägg till eller ta bort detaljer
För att uppdatera mätvärden eller uppgifter:
-
I Resultat väljer du de mätvärden eller uppgifter som ska uppdateras.
Tips: För att ladda ner de fullständiga resultaten som en kommaseparerad fil (CSV), till exempel för att dela med andra på ditt företag, klicka på Exportera.
-
I Byt ut, välj den ändring som ska utföras.
Om du vill lägga till en post eller textsträng utför du en Add.
Tips: För mätvärden kan du lägga till en referensbilaga, tagg eller text i deras beskrivningar; för uppgifter kan du lägga till text i deras instruktioner eller namn.
- I Ändra, välj Lägg till.
-
I Fält väljer du den detalj som ska uppdateras och anger sedan den post eller textsträng som ska läggas till.
Obs: När du lägger till Beskrivning av mätvärde eller Instruktioner, läggs den nya strängen till i slutet av den befintliga texten.
Om du vill ta bort en post eller textsträng utför du en Remove.
Tips: För mätvärden kan du ta bort en specifik tagg eller text från deras beskrivningar; för uppgifter kan du ta bort en godkännare eller text från deras instruktioner eller namn.
Obs: Du kan inte ta bort det fullständiga namnet på en uppgift.
- I Ändra, välj Ta bort.
- I Fält väljer du den detalj som ska uppdateras och anger sedan den post eller textsträng som ska tas bort från den.
Om du vill ersätta en specifik post eller sträng i en detalj med en ny post eller sträng, utför du en Replace.
Obs: Om du vill ersätta en detalj i sin helhet - t.ex. varje post, dess fullständiga text eller ett godkännandearbetsflöde - oavsett dess aktuella status, utför du istället en Ersätt alla.
Tips: För mätvärden kan du ersätta deras ämne, tagg eller text i deras beskrivningar; för uppgifter, en tilldelad person, godkännare, förfallodatum eller text i deras instruktioner eller namn.
- I Ändra, välj Ersätt.
- I Fält väljer du den detalj som ska uppdateras och anger sedan aktuell post eller sträng som ska ersättas inom detaljen.
- I Ersätt med, ange den nya post eller sträng som ska användas istället.
Om du vill ersätta en detalj i sin helhet - t.ex. varje post eller hela texten - oavsett dess aktuella status, utför du en Replace all.
Obs: Om du bara vill ersätta en specifik post eller sträng i en detalj, utför du istället en Replace.
Tips: För mätvärden kan du ersätta deras ämnen, beskrivningar, taggar eller krav med anteckningar eller bilagor; för ämnen kan du ersätta deras tilldelade personer eller deras förfallodatum, godkännandesteg, instruktioner eller namn.
- I Ändra, välj Ersätt alla.
- I Fält väljer du den detalj som ska uppdateras och anger sedan den post eller textsträng som ska användas istället.
Tips: För att ersätta alla godkännare eller deras förfallodatum för uppgifter, välj Godkännande steg, och konfigurera hela godkännandearbetsflödet, inklusive godkännare, steg och förfallodatum.
- I Ändra, välj Lägg till.
- Klicka på Uppdatera alla.
När uppdateringen har slutförts uppdateras resultaten så att de återspeglar ändringarna och eventuella fel.
Obs: Om du vill göra en annan uppdatering av mätvärdena eller uppgifterna klickar du på Hitta igen för att bara returnera de som uppfyller filtrets kriterier.
Felsökning
Om Hitta och ersätt inte kan tillämpa en ändring visas det berörda mätvärdet eller den berörda uppgiften markerad i Resultat efter uppdateringen. Klicka på Fel för att få information eller förslag på lösning för att hjälpa till med felsökning.
För att lösa ett fel kan du behöva göra följande:
- Verifiera att måttenheten eller uppgiften innehåller alla uppgifter som krävs för uppdateringen; till exempel Sök och ersätt kan inte uppdatera Godkännarens förfallodatum för en uppgift utan godkännare.
- Om du uppdaterar uppgifter ska du se till att deras status inte redan är Complete.
- Klicka bara på Uppdatera alla igen, för fel som orsakas av ett problem med nätverksanslutningen.