Från Hållbarhetsprogrammet kan du använda Sök och ersätt för att snabbt tillämpa samma ändring på detaljerna i flera mätvärden eller deras datainsamlingsuppgifter samtidigt, istället för att redigera var och en individuellt.
Du kan till exempel använda Sök och ersätt för att:
- Lägg till eller ta bort information från flera mätvärden eller uppgifter, till exempel en anpassad tagg
- Ersätt en specifik post för en detalj, till exempel för att ersätta godkännaren eller tilldelaren av flera uppgifter baserat på personaländringar
- Ersätt alla poster för en detalj oavsett dess aktuella tillstånd, till exempel för att uppdatera mätvärdenas krav för anteckningar eller bilagor, eller arbetsflöden för fullständig godkännande av uppgifter.
Obs: Du kan bara uppdatera uppgifter när de ännu inte är slutförda . När du uppdaterar uppgifter återställs de till en Pågående status.
Steg 1. Välj detaljer som ska uppdateras
Från Hållbarhetsprogram väljer du Sök och ersätt och väljer om du vill uppdatera information om mätvärden eller deras värdens uppgifter:
-
För att uppdatera mätvärden från flera ämnen, välj Programöversikt i menyn och välj sedan Hitta och ersätt från menyn.
- För att uppdatera mätvärden eller uppgifter inom samma ämne eller mätvärde, markera ämnet eller mätvärdet i dispositionen och välj sedan Sök och ersätt från dess meny.
För att utföra dessa uppdateringar, välj Mätvärdesdetaljer :
| Detalj | Lägg till | Ersätt | Ta bort | Ersätt alla |
|---|---|---|---|---|
| Ämne | ||||
| Mätvärdesbeskrivning | ||||
| Referensbilaga | ||||
| Programtagg | ||||
| Kräv anteckningar | ||||
| Kräv stödjande bilagor |
Obs! För att uppdatera mätvärdenas värdetyp, måttenhet, frekvens, dimensioner eller referenser till relaterat Explorer-innehåll , kontakta din Workiva Customer Success Manager (CSM) för hjälp.
För att utföra dessa uppdateringar, välj Uppgiftsinformation :
| Detalj | Lägg till | Ersätt | Ta bort | Ersätt alla |
|---|---|---|---|---|
| Tilldelad person | ||||
| Förfallodatum för tilldelad person | ||||
| Godkännare | ||||
| Förfallodag för godkännande | ||||
| Steg för godkännande (godkännare och förfallodatum) | ||||
| Instruktioner | ||||
| Namn på uppgift |
Steg 2. Hitta mätvärden eller uppgifter som ska uppdateras
I Sök använder du filter för att söka i programmet efter de mätvärden eller uppgifter som ska uppdateras.
Obs! Om du väljer Sök och ersätt från ett ämne eller en mätvärde filtreras resultaten automatiskt till mätvärdena eller uppgifterna för det ämnet eller mätvärdet. Du kan justera dessa filter om det behövs.
För att hitta de mätvärden som ska uppdateras:
-
Klicka på Lägg till filter och ange kriterierna för mätvärdena:
Filter Hittar mätvärden baserat på Har referensbilagor Om de innehåller referensbilagor , såsom exempelformler eller PDF-filer med ramverksriktlinjer Mätvärdesbeskrivning Ett specifikt sökord eller en exakt frasering i beskrivningarna Namn på mätvärde Ett specifikt nyckelord eller en exakt formulering i deras namn eller mätvärde-ID Programtagg En specifik anpassad tagg
Tips: Om du vill hitta mätvärden som innehåller minst en av flera taggar klickar du på Lägg till ytterligare en programtagg för att tillämpa ett ytterligare filter.
Kräv anteckningar Om de behöver anteckningar för datainsamling av sina värden Kräv stödjande bilagor Oavsett om de behöver stödjande bilagor – såsom beräkningar eller räkningar för el och vatten – för insamling av sina värdens data Ämne Det specifika ämnet de stöder
Tips: Om du vill hitta mätvärden från flera ämnen klickar du på Lägg till ytterligare ett ämne för att tillämpa ett ytterligare filter.
Obs! Om du väljer Sök och ersätt från ett ämnes meny tillämpas ett ämnesfilter automatiskt för att inkludera det ämnets mätvärden.
Enhet Måttenheten som används med deras text-, procent- eller valutavärden
Tips: Om du vill hitta mätvärden baserade på flera måttenheter klickar du på Lägg till ytterligare en enhet för att tillämpa ett ytterligare filter.
Värdetyp Typen av insamlade värden, till exempel tal, text eller valuta
Tips: Om du vill hitta mätvärden baserade på flera typer av värden klickar du på Lägg till ytterligare en värdetyp för att tillämpa ett ytterligare filter.
Tips: Om du vill ta bort ett filter och dess kriterier klickar du på Ta bort filter eller .
- När du har lagt till alla filter klickar du på Sök för att returnera de mätvärden som uppfyller deras kriterier.
För att hitta de uppgifter som ska uppdateras:
- Välj programår och insamlingsperiod för uppgifternas värden.
-
Klicka på Lägg till filter och ange kriterierna för uppgifterna:
Filter Hittar uppgifter baserat på Godkännare En specifik medlem av arbetsytan tilldelas att godkänna deras värden:
- För att hitta uppgifter utan en godkännare väljer du Ingen godkännare.
-
Om du vill hitta uppgifter som tilldelats medlemmar som inte längre finns i din arbetsyta väljer du Tidigare medlem.
Obs! I resultaten kan du se när en godkännare är en tidigare eller avstängd medlem.
- För att hitta uppgifter som tilldelats en av flera godkännare klickar du på Lägg till ytterligare en godkännare .
Förfallodag för godkännande När godkännare ska verifiera sina värden
Tips: Om du vill hitta uppgifter utan ett förfallodatum för godkännare använder du filtret utan att ange något datumintervall.
Tilldelad person En specifik arbetsyta medlem tilldelad för att förbereda sina värden:
-
Om du vill hitta uppgifter som tilldelats medlemmar som inte längre finns i din arbetsyta väljer du Tidigare medlem.
Obs: I resultaten kan du se när en tilldelad är en tidigare eller avstängd medlem.
- För att hitta uppgifter som tilldelats en av flera tilldelade, klicka på Lägg till ytterligare en tilldelad .
Uppdragstagarens förfallodatum När tilldelade personer ska slutföra insamlingen av sina värdens data
Tips: För att hitta uppgifter utan ett förfallodatum för tilldelad person, använd filtret utan att ange något datumintervall.
Dimension Ett specifikt anpassat dimensionsvärde som tillämpas på de insamlade värdena, t.ex. för en specifik plats i en platsdimension Har referensbilagor Om de mätvärden som de samlar in värden för har referensmaterial - till exempel provformler eller lagstadgade krav - bifogade Har stödjande bilagor Om deras värden har bilagor med support - till exempel beräkningar eller räkningar - bifogade Mätvärdesbeskrivning Ett specifikt sökord eller en exakt fras i beskrivningen av mätvärdena Namn på mätvärde Ett specifikt nyckelord eller en exakt fras i mätvärdenas namn eller mätvärdenas ID Anteckningar Ett specifikt nyckelord eller en exakt formulering i anteckningar som tillhandahålls för deras värden Programtaggar En specifik anpassad tagg tillämpad på deras mätvärden Uppgiftsinstruktioner Ett specifikt nyckelord eller en exakt formulering i de instruktioner som lämnats till deras uppdragstagare och godkännare Namn på uppgift Ett specifikt sökord eller exakt frasering med deras namn Uppgiftens status Status för uppgifternas datainsamling
Obs! Du kan hitta – men inte uppdatera – uppgifter med värden för Slutförda.
Ämne Det specifika ämne som deras mätvärden samlar in värden för - När du har lagt till alla filter klickar du på Sök för att returnera de uppgifter som uppfyller deras kriterier.
Steg 3. Byt ut, lägg till eller ta bort detaljer
För att uppdatera mätvärden eller uppgifter:
-
I Resultat väljer du de mätvärden eller uppgifter som ska uppdateras.
Tips: Om du vill ladda ner de fullständiga resultaten som en kommaseparerad fil (CSV), till exempel för att dela med andra på ditt företag, klickar du på Exportera .
-
I Ersätt väljer du den ändring som ska utföras.
Om du vill lägga till en post eller textsträng utför du en Add.
Tips: För mätvärden kan du lägga till en referensbilaga, tagg eller text i deras beskrivningar; för uppgifter kan du lägga till text i deras instruktioner eller namn.
- I Ändra väljer du Lägg till.
-
I Fält väljer du den detalj som ska uppdateras och anger sedan posten eller textsträngen som ska läggas till i den.
Obs: När du lägger till i Metric Description eller Instructions läggs den nya strängen till i slutet av den befintliga texten.
Om du vill ta bort en post eller textsträng utför du en Remove.
Tips: För mätvärden kan du ta bort en specifik tagg eller text från deras beskrivningar; för uppgifter kan du ta bort en godkännare eller text från deras instruktioner eller namn.
Obs! Du kan inte ta bort det fullständiga namnet på en uppgift.
- I Ändra väljer du Ta bort.
- I Fält väljer du den detalj som ska uppdateras och anger sedan posten eller textsträngen som ska tas bort från den.
För att ersätta en specifik post eller sträng i en detalj med en ny post eller sträng, utför en Ersätt.
Obs! Om du vill ersätta en detalj i sin helhet – till exempel varje post, dess fullständiga text eller ett godkännandearbetsflöde – oavsett dess aktuella tillstånd, utför en Ersätt alla istället.
Tips: För mätvärden kan du ersätta deras ämne, tagg eller text i deras beskrivningar; för uppgifter, en tilldelad person, godkännare, förfallodatum eller text i deras instruktioner eller namn.
- I Ändra väljer du Ersätt.
- I Fält väljer du den detalj som ska uppdateras och anger sedan den aktuella posten eller strängen som ska ersättas i detaljen.
- I Ersätt med anger du den nya posten eller strängen som ska användas istället.
För att ersätta en detalj i sin helhet – till exempel varje post eller dess fullständiga text – oavsett dess aktuella tillstånd, utför en Ersätt alla.
Obs: Om du bara vill ersätta en specifik post eller sträng i en detalj, utför en Ersätt istället.
Tips: För mätvärden kan du ersätta deras ämnen, beskrivningar, taggar eller krav med anteckningar eller bilagor. För ämnen kan du ersätta deras tilldelade personer eller deras förfallodatum, godkännandesteg, instruktioner eller namn.
- I Ändra väljer du Ersätt alla.
- I Fält väljer du den detalj som ska uppdateras och anger sedan vilken post eller textsträng som ska användas istället.
Tips: Om du vill ersätta alla godkännare eller deras förfallodatum för uppgifter väljer du Godkännandesteg och konfigurerar hela arbetsflödet för godkännande , inklusive godkännare, steg och förfallodatum.
- I Ändra väljer du Lägg till.
- Klicka på Uppdatera alla .
När uppdateringen har slutförts uppdateras resultaten så att de återspeglar ändringarna och eventuella fel.
Obs! Om du vill uppdatera mätvärdena eller uppgifterna ytterligare en gång klickar du på Sök igen för att endast returnera de som uppfyller filterkriterierna.
Felsökning
Om Sök och ersätt inte kan tillämpa en ändring visas det berörda måttet eller den berörda uppgiften som markerad i Resultat efter uppdateringen. För att felsöka, klicka på Fel för information eller förslag på lösning.
För att lösa ett fel kan du behöva göra följande:
- Kontrollera att måttenheten eller uppgiften innehåller alla uppgifter som krävs för uppdateringen; till exempel kan Sök och ersätt inte uppdatera godkännarens förfallodatum för en uppgift utan godkännare.
- Om du uppdaterar uppgifter ska du se till att deras status inte redan är Complete.
- Klicka bara på Uppdatera alla igen för fel som orsakats av ett nätverksanslutningsproblem.