Workiva supportcenter

Från Sustainability Programkan du skapa datainsamlingsuppgifter för att tilldela medlemmar i arbetsytan att förbereda och godkänna mätvärden för ESG-rapportering (Environmental, Social, and Governance) eller hållbarhetsrapportering. Du kan behöva uppdatera dessa tilldelningar under ett rapporteringsår eller som en del av en överföring till ett nytt år, till exempel på grund av personalförändringar eller medlemmarnas arbetsbelastning.

Tips: När du lägger till ett rapporteringsår i Sustainability Program kan du välja om du vill rulla fram innevarande års tilldelningar av mätvärden. Om du rullar fram tilldelningar kan du också välja om deras förfallodatum ska flyttas fram i motsvarande grad.

Redigera tilldelningar av mätuppgifter

Om du vill omfördela en mätuppgift till en annan medlem i arbetsytan:

1. Från Sustainability Programväljer du mätvärdet med de uppgifter som ska omfördelas.
2. Välj det programår och den insamlingsperiod som ska omfördelas.
3. I Tasksväljer du den uppgift som ska omfördelas:
   • Om du bara vill omfördela en uppgift väljer du Edit i menyn.
     
   • Om du vill använda samma uppdragsinformation för flera uppgifter markerar du dem i Uppgifteroch väljer sedan Redigera från Hantera uppgifter.
     
4. Justera de tilldelade medlemmarna i arbetsytan, deras förfallodatum eller instruktioner efter behov och klicka sedan på Uppdatera uppgift eller Uppdatera alla.

Obs: Om du redigerar detaljerna för tilldelningen av ett värde med en pågående uppgift kan du välja om du vill meddela tilldelning och godkännare om ändringen.

Läs mer på Samla in värden för hållbarhetsprogrammets mätvärden.

Redigera uppgiftstilldelningar för flera mätvärden samtidigt

Från Hitta och ersätt kan du uppdatera tilldelningarna för flera program mätvärden på en gång. Med Hitta och ersätt kan du till exempel göra det:

• Byt ut en specifik mottagare, godkännare eller förfallodag
• Uppdatera flera uppgifter till samma mottagare eller förfallodatum oavsett deras nuvarande tilldelning
• Ta bort en godkännare från uppgifter eller ersätt hela arbetsflödet för godkännande av uppgifter
• Lägga till, ta bort eller ersätta text i instruktioner för arbetsuppgifter

Obs: Du kan bara uppdatera uppgifter när de ännu inte är slutförda.

För att uppdatera tilldelningar av uppgifter i bulk:

1. Från Hållbarhetsprogram, öppna Hitta och ersätt:
   • Om du vill uppdatera uppgifter för flera ämnens mätvärden väljer du Programöversikt i översikten, klickar sedan på Hitta och ersätt och väljer Uppgiftsinformation.
     
   • Om du vill uppdatera uppgifter inom samma ämne eller mätvärde markerar du ämnet eller mätvärdet i översikten och väljer sedan Hitta och ersätt, Uppgiftsinformation i menyn.
     
2. I Hitta väljer du år och rapporteringsperiod för de uppgifter som ska uppdateras.
3. För att hitta de uppgifter som ska uppdateras tillämpar du ytterligare filter baserat på deras kriterier - t.ex. Assignee eller Approver som ska ersättas - och klickar på Find.
4. I Resultat väljer du de uppgifter som ska uppdateras.
5. I Ersätt, ändra uppgifternas tilldelning efter behov.

   Tips: Om du vill lägga till en godkännare eller uppdatera uppgifternas godkännandesteg väljer du Ersätt alla.

   • Lägg till eller ta bort
   • Byt ut
   • Byt ut alla

   För att ta bort en godkännare, eller för att lägga till eller ta bort text i dennes instruktioner:

   1. I Ändra, välj om du vill lägga till eller ta bort inom uppgifternas tilldelningar.
      
   2. I Fält, välj om du vill:
      • Lägg till eller ta bort instruktioner för uppgifterna
      • Ta bort en specifik godkännare
   3. Ange den godkännare eller instruktionstext som ska läggas till eller tas bort för uppgifterna.

      Obs: När du lägger till text i Instruktioner, läggs den till i slutet av instruktionerna.

   4. Klicka på Uppdatera alla.

   För att ersätta en specifik mottagare eller godkännare, ett förfallodatum eller text i uppgifternas instruktioner:

   1. I Ändra, välj Ersätt.
      
   2. I Fält väljer du om du vill ersätta uppgifternas mottagare, godkännare, förfallodatum eller instruktioner.
   3. Ange båda:
      • Den nuvarande arbetsyta medlem, datum eller text som ska ersättas
      • Den nya arbetsyta medlem, datum eller text som du kan använda istället
   4. Klicka på Uppdatera alla.

   För att ersätta uppgifternas fullständiga arbetsflöde för godkännande, eller för att uppdatera deras mottagare, mottagarens förfallodatum eller instruktioner till samma post:

   1. I Ändra, välj Ersätt alla.
      
   2. I Fält väljer du om du vill ersätta uppgifternas godkännandesteg, mottagare, mottagarens förfallodatum eller instruktioner.
   3. Ange nya godkännandesteg, mottagare, mottagarens förfallodag eller instruktioner som ska användas i stället.

      Tips: Mer information om hur du ställer in nya godkännandesteg för uppgifterna finns i Hantera godkännanden av Sustainabiity-programmets mätvärden.

   4. Klicka på Uppdatera alla.

Tips: Läs mer om Hitta och ersätt på Hitta och ersätt information om mätvärden eller uppgifter i hållbarhetsprogrammet.

Reassign multiple values as part of a roll forward

If you have 30 or more metric values to reassign as part of an annual roll forward, contact your Workiva CSM to help edit your assignments in bulk. Your CSM will provide a Structured Metric File (SMF) spreadsheet that contains data from your ESG Program, including its current metric assignments.

Note: The SMF provided will be a new file just for assignment updates following a rollforward — not the same SMF your company may have used to create an ESG Program.

From this SMF, edit the assignments as necessary for the new year:

1. From the Bulk updates section, select the Approver/Provider Template Copy sheet for the assignments to update, based on frequency of their values — Quarterly, Monthly, or Yearly.
   
2. In the Approver/Provider Template Copy sheet, edit the assignments' providers, assignee, due dates, and instructions as necessary.

   Note: You can assign multiple members to approve a value, but only one as its provider.

   • To assign only one member as a value's approver, enter their full name or email address.
   • To assign one of multiple members to approve a value by a shared due date, enter their full names or email addresses as a comma-separated list, such as <code>homer@org.com,marge@org.com,bart@org.com,lisa@org.com</code>.
   • To assign multiple members to approve a value through a series of approval steps with their own due dates, enter their full names or email addresses, with each step separated by a pipe (<code>|</code>). If one of multiple members can approve the value as part of an approval step, separate their names or email addresses with a comma (<code>,</code>). For example: <pre>homer@org.com,marge@org.com | bart@org.com | lisa@org.com</pre>
3. After you update the spreadsheet with all new assignments, contact your Workiva CSM to update your ESG Program based on your edits.

   Tip: Please allow three to five business days for Workiva to update your metric assignments. Thanks for your patience!