Workiva supportcenter

Workiva Sync är ett Excel-tillägg tillgängligt via Microsoft Appsource Marketplace som endast kopierar data eller formler i valda celler från Excel till Workiva-plattformen. Workiva Sync utgår från att kalkylarket i målet är inställt och konfigurerat på det sätt du vill, så det tar inte (och det går inte!) över några metadata eller någon formatering. Detta gör att du kan uppdatera befintliga kalkylark i Workiva eller skapa nya med data från din lokala dator utan att behöva oroa dig för att formateringen eller strukturen ändras när du gör uppdateringen.  

Workiva Sync fungerar på API-basis för att ge samma datasäkerhet som Workiva Platform och eliminerar behovet av ominstallation om Workiva lägger till nya funktioner.

Obs: För att bevara formateringen rekommenderar vi att du använder Workivas inbyggda XSLX-importfunktion när du först importerar en Excel-fil till Workiva. Efter den första importen kan du sedan använda Workiva Sync för att effektivt göra uppdateringar.

Krav för installation

Innan du installerar Workiva Sync måste du uppfylla följande krav.

Behörigheter för användare

Det användarkonto som utför installationen måste ha administratörsrättigheter på den lokala datorn.

Excel-versioner som stöds

Workiva Sync är kompatibel med Microsoft-stödda versioner av Excel (både 32-bitars och 64-bitars) för följande plattformar.

• Excel på iPad
• Excel på Mac (Microsoft 365)
• Excel på Windows (Microsoft 365)
• Excel på webben

För bästa möjliga upplevelse rekommenderar vi Microsoft Office 365 integrerat med den senaste skrivbordsversionen av Excel.

Anmärkningar om upphörande av support

Workiva Sync fungerar med Microsoft-stödda versioner av Excel tills Microsoft slutar stödja dem. När Microsofts support upphör måste du uppgradera den version av Microsoft Excel som du har installerat för att kunna fortsätta använda Workiva Sync.

• Office 2016 och Office 2019 — Microsoft avslutade supporten för båda versionerna den 14 oktober 2025.
• Office 2021 —Microsoft planerar att avsluta supporten den 13 oktober 2026.
• Office LTSC 2024 —Microsoft planerar att avsluta supporten den9 oktober 2029.
• Office 365 —Eftersom den här versionen följer Microsofts policy för modern livscykel innebär det att det inte finns något fast "slutdatum för support" för den.

Information om webbläsaren i Excel

Microsoft 365-installationer måste ha WebView2 installerat om du använder en version som är äldre än 16.0.13530.20424.

För mer information, se dessa länkar:

• Webbläsare och WebView-kontroller som används av Office Add-ins
• Microsoft Edge WebView2

Workiva Sync erbjuder en Använd valda celler funktion som låter användare synkronisera endast de dataområden som för närvarande är markerade i Excel-arbetsboken. Denna funktion är beroende av Excel API 1.9 som endast är tillgängligt i vissa versioner av Excel. För mer information, se Kravuppsättningar för Excel JavaScript API.

Installera Workiva Sync

Det IT-team som ansvarar för att hantera din Microsoft-hyresgäst sköter vanligtvis installationen. De har två alternativ för att installera Workiva Sync:

• Microsoft 365 administrationscenter —Ladda upp manifestfilen direkt till Microsoft-klienten.
• Tredjepartsverktyg —Använd ett centraliserat distributionsverktyg för att distribuera manifestfilen till användarnas datorer.

Workiva Sync-installationen lägger en liten (4KB) XML-manifestfil på den lokala datorn. Den här arkiveringen lägger till en Workiva Sync -knapp i Home -verktygsfältet. Om du klickar på den här knappen öppnas den inbäddade webbläsaren i Excel, där du kan logga in på ditt Workiva Platform-konto och där du kan styra var och hur celler synkroniseras. (Detta är en separat inloggning från att logga in direkt på Workiva, men använder samma procedur). 

Installera Workiva Sync direkt via Microsoft Appsource

Om Microsoft Appsource Marketplace är avblockerat och användarna har behörighet att lägga till Office-tillägg kan slutanvändarna installera Workiva Sync direkt. Om du inte kan installera Workiva Sync direkt via Microsoft Appsource, kontakta ditt företags IT-resurser.

För att lägga till Workiva Sync i Excel:

1. Öppna Excel och välj fliken Insert.
2. Klicka på ikonen Add-ins. Dess placering i verktygsfältet och ikonen på Home beror på vilken version av Excel du använder och vilka andra tillägg du har installerat. Här är två exempel:
   
3. I fönstret Office Add-ins klickar du på Office Store.
4. Skriv "Workiva" i sökrutan. Det du ser kommer att se ut ungefär som följande:
5. Välj Workiva Sync, och klicka på Add.
6. Klicka på Fortsätt. Workiva Sync kommer att läggas till i ditt Excel.

För ytterligare information, se Workiva Sync installationsguide PDF.
 

Använda Workiva Sync

Du kan använda Workiva Sync för att synkronisera din Excel-arbetsbok till en tom eller befintlig kalkylark i Workiva.

Obs: Om du synkroniserar med en befintlig kalkylark i Workiva kan du behöva justera den för att ändringarna ska synkroniseras korrekt. Om du till exempel har lagt till en ny rad med data i din Excel-arbetsbok måste du lägga till en tom rad på samma plats i kalkylarket i Workiva. Om namnen på arkflikarna i Excel-arbetsboken inte stämmer överens med namnen på arken i Workiva-kalkylarket kommer synkroniseringen att lägga till nya ark med namnen på Excel-arkflikarna.

Så här synkroniserar du en Excel-fil till ditt Workiva Platform-konto:

1. Öppna din version av Excel.
2. Klicka på knappen Workiva Sync i Excel-verktygsfältet. Ikonens utseende beror på din version av Excel; här är två exempel på hur knappen kan se ut:
   
3. Välj din Workiva-miljö i rullgardinsmenyn och klicka på Next.
4. Välj den arbetsyta som du vill synkronisera med och klicka på Nästa.
5. Välj Starta en synkronisering.
6. Ange de uppgifter som krävs i formuläret Sync Details.

   • Välj var du vill synkronisera —Du kan söka efter filer eller klicka på rullgardinsmenyn som visar de senaste kalkylarken som du har redigeringsbehörighet för. När ett kalkylark har valts väljer Workiva Sync automatiskt Excel-ark som ska inkluderas i synkroniseringen där det finns en identisk matchning av arknamn i Workiva mål kalkylark.

     Ark som inte upptäcks med samma arknamn väljs inte automatiskt för att ingå i synkroniseringen. Dessa ark kan väljas bort om du inte vill ta med dem. Alla icke-dolda ark i Excel-filen kan väljas manuellt för att inkluderas i synkroniseringen.

   • Använd valda områden —Detta synkroniserar de valda områdena i Excel-arken som ska inkluderas i synkroniseringen. Det här alternativet är inte tillgängligt i volymlicensierade versioner av Excel 2016 och Excel 2019 (ej 365).
   • Inkludera formler —Formler i Excel synkroniseras som formler om funktionerna de innehåller stöds av Workiva. Formler som inte stöds synkroniseras som värden. Du kan se vilka formler som synkroniserades i ett värde och det ger navigering till specifika celler i Workiva mål ark.

7. När du har angett uppgifterna väljer du Sync.

   Obs: Det maximala antalet celler som kan synkroniseras samtidigt är 2 miljoner; detta är också standardantalet celler som kan finnas i ett Workiva-kalkylblad.

8. När synkroniseringen är klar visas ett meddelande i det nedre högra hörnet av fönstret.

När synkroniseringen är klar kan du visa kalkylarket för målet i Workiva på ditt Workiva-konto.

Anteckningar

• Workiva Sync är inte relaterat till verktyget Lokal filsynkronisering. 
  • Lokal filsynkronisering låter dig öppna Workiva-filbilagordirekt på din dator.
    Du kan redigera dem och redigeringarna kommer automatiskt att överföras till den bifogade filen i Workiva. 
  • Workiva Syncär ett Excel-tillägg som låter dig synkronisera riktade data till ett Workiva-kalkylblad från en extern Excel-fil.
  • Workiva har inga begränsningar för användning av WK Sync. 
  • Workiva Sync ansluter bara från Excel till Workiva; det är inte dubbelriktat.
  • Workiva Sync ansluter bara från Excel till Workiva; det fungerar inte med andra kalkylprogram.

Anteckningar om formatering och metadata

• Teckensnitt, färger, linjer och all annan formatering i originaldokumentet importeras inte.
  Workiva Sync förutsätter att du har (eller kommer att) ställa in all formatering i din Workiva kalkylark. När formateringen är klar påverkas den inte av framtida synkroniseringar.
• Om det finns information i kalkylarket i Workiva som du inte vill ska skrivas över kan du låsa den cellen i kalkylarket i Workiva för att förhindra framtida ändringar.

Anteckningar om värdepapper

• Workiva Sync har inte åtkomst till slutanvändardata förrän data har skrivits till Workiva Platform.
• Inga data lagras lokalt när du använder Workiva Sync.
• Ingen annan programvara än manifestfilen installeras på slutanvändarens dator.
• För ytterligare säkerhet och datahantering, se Workiva Sync Tekniska detaljer.

Uppdaterar

Uppdateringar av Workiva Sync sker automatiskt, eftersom den senaste versionen av Workiva Sync-appen alltid laddas vid inloggning. Eftersom Workiva Syncs funktionalitet är webbaserad kan och kommer Workiva att uppdatera Workiva Sync utan att det krävs någon åtgärd från dig eller ditt IT-team. Det kan finnas situationer där vi har säkerhetsförbättringar eller ändringar som påverkar uppdateringarna negativt och du kommer att meddelas i förväg om den kommande utgåvan. Dessa kommer dock att vara mycket sällsynta.
För att minimera underhållskostnader ändrar Workiva mycket sällan manifestfilen för Workiva Sync.

Microsoft och dess produkter är registrerade varumärken som tillhör Microsoft Corporation i USA och/eller andra länder.