Arkivering av PDF-filer i EDGAR kan innebära vissa utmaningar, både på grund av SEC:s krav på PDF-filernas format och innehåll och på grund av hur EDGAR hanterar PDF-filerna vid inlämning. Nedan följer lite information om kraven och processen, samt information om hur du plattar till en PDF och undviker problem.
Inofficiella och officiella PDF-dokument
För de flesta SEC-formulärtyper kan PDF-filer arkiveras, men de betraktas som inofficiella dokument, även kallade "courtesy documents". Såsom beskrivs i EDGAR Filer Manual Volume 2, avsnitt 5.2.3.5, kan en PDF-fil arkiveras tillsammans med det officiella HTML-dokumentet, med samma "exhibit label" som HTML-dokumentet.
Det finns vissa formulärtyper och utställningar där PDF-filer betraktas som officiella dokument, vilka anges i EFM volym 2, avsnitt 5.2.3.6. Det årliga rapporteringskravet "glossy" på Form ARS eller Exhibit 99 på Form 6-K och Exhibit 96 på Form 10-K eller Form 20-F är vanliga exempel.
Obs: För både inofficiella och officiella PDF-filer gäller att de måste följa de regler som översiktligt beskrivs i EDGAR Filer Manual Volume 2, avsnitt 5.2.3.2, genom att de inte får innehålla formulär, hyperlänkar eller skript, men måste innehålla sökbar text. Om det upptäcks fel i en PDF under arkiveringen kommer PDF:en antingen att tas bort från arkiveringen, vilket är fallet för inofficiella dokument, eller arkiveringen kommer att avbrytas helt för officiella dokument.
Vanliga felmeddelanden för PDF
- INVALID_PDF_TAG - detta fel indikerar att EDGAR tror att PDF-filen innehåller formulär, hyperlänkar eller skript.
- EMPTY_DOCUMENT - det här felet uppstår när en PDF skickas in med enbart bilder, dvs. det finns ingen valbar text.
- INVALID_UNOFFICIAL_PDF - det här felet indikerar att PDF-filen inte betraktas som ett officiellt dokument och att det inte finns något officiellt dokument med samma etikett.
SEC tillhandahåller också följande dokument för att förklara PDF-problem och möjliga lösningar.
Obs: Fel i "inofficiella" PDF-filer kommer att strykas men resten av arkiveringen godkänns, medan fel i "officiella" PDF-filer kommer att leda till att arkiveringen avbryts.
Workivas platta PDF-funktion
För att lösa problem med PDF-filer har vi lagt till funktionen Flatten PDF. Den här funktionen är tillgänglig på Collect Step, i menyn bredvid PDF-filen:
När en arkivering har skickats in och ett PDF-relaterat EDGAR-felmeddelande upptäcks, finns det utöver menyn även ett alternativ för att platta till PDF-filen.
Funktionen Platta PDF erbjuder två nivåer av PDF-bearbetning - Grundläggande och Omfattande.
- Basic tar bort de förbjudna objekten i PDF:erna enligt beskrivningen i EDGAR Filer Manual på det minst invasiva sättet.
- Comprehensive utför samma behandling som Basic, men bygger dessutom om PDF-filen för att bättre klara EDGAR:s valideringskontroller, och av den anledningen rekommenderas det för de flesta dokument
Dessutom finns det Avancerade Alternativ i funktionen Platta ut PDF, inklusive ett Infoga tom sida alternativ, som lägger till en sida med vit text på en vit bakgrund på en angiven plats i dokumentet.
- Om du får ett EMPTY_DOCUMENT-fel efteråt är det bästa alternativet att gå tillbaka till den som producerade din PDF och få ett dokument som innehåller valbar text. Om du inte kan få tag på ett sådant dokument kan du rådgöra med din juridiska avdelning för att avgöra om detta är ett lämpligt alternativ i din situation, kan du överväga alternativet Infoga tom sida i avsnittet Avancerade alternativ.
Granska
Vi rekommenderar att fildelare alltid visuellt kontrollerar sin PDF efter att den har plattats ut för att säkerställa att det inte finns några artefakter eller oväntade förändringar.
Efter utplattningen kan du ladda ner och granska PDF-filen i menyn Collect step, Review step och i förhandsgranskningen Test Filing.
Om du behöver hjälp på vägen är du välkommen att kontakta Workiva Support.