Workiva supportcenter

I Workiva är din förmåga att få åtkomst till och interagera med en funktion inställd enligt din roll. Roller gör det möjligt för företag att begränsa en anställds åtkomst till endast de verktyg som är nödvändiga för deras jobb. När en roll har tilldelats kan åtkomsten begränsas ytterligare med hjälp av behörigheter - t.ex. möjligheten att visa eller redigera en viss arkivering. Chains följer samma modell, men innehåller en underuppsättning behörigheter som är unika för Chains.

I den här guiden går vi igenom hur du skapar användargrupper i Chains, tilldelar lämpliga roller och ställer in nödvändiga behörigheter.

Steg 1: Skapa användargruppen Chain Owners

Till att börja med måste en person med rollen Chain Security Admin skapa nya användargrupper och sortera in medarbetare i dem. Dessa grupper kommer att definiera de förmågor som varje person har i din programvara.

Du måste åtminstone skapa en Chain Owners -grupp som tillåter användare att visa, köra, redigera och skapa kedjor.

Så här gör du:

1. Från Workiva Home, klicka på Inställningar längst upp till vänster.
2. Under Arbetsplatsinställningar väljer du fliken Grupper.
3. Klicka på Skapa grupp på höger sida.
4. Namnge denna grupp Kedjeägare.
5. Lägg nu till medlemmar i arbetsytan i gruppen genom att söka efter eller välja individer. Kom ihåg att användare i den här gruppen har möjlighet att visa, köra, redigera och skapa kedjor.
6. Klicka på knappen Create Group för att avsluta.

Du anger behörigheterna för den här gruppen i steg 4.

Obs: Behöver du mer hjälp? Klicka här för att läsa hela vår artikel om att starta användargrupper.

Skapa ytterligare användargrupper

Du har nu skapat en Chain Owner grupp som har fullständig åtkomst till kedjor. Detta är den enda som krävs gruppen, men du kanske vill tillåta andra anställda att få åtkomst till kedjor också.

I det här fallet rekommenderar vi att du följer stegen ovan för att skapa ytterligare två grupper:

• Visare av kedjor: Denna grupp har visningsåtkomst till Chains.
• Kedjelöpare: Den här gruppen kan se och köra kedjor, men kan inte ändra eller skapa dem.

Steg 2: Tilldela nya användarroller

Nu när du har skapat användargrupper för dina anställda måste du tilldela varje person en uppdaterad roll.

Här är vad vi rekommenderar:

• Ta bort rollen Chain Owner från alla Chains-användare: Denna äldre roll beviljar administratör åtkomst till alla inställningar och objekt i Chains. Det är inte längre nödvändigt och kan ge användare oönskad åtkomst till dina kedjor.
• Tilldela rollen Chain Builder till alla Chains-användare: Chain Builder-rollen beviljar åtkomst till själva Chains-plattformen, men beviljar inga andra förmågor på egen hand.
• Tilldela rollen Chain Security Admin till minst en person: Med den här rollen kan administratören tilldela behörigheter till andra användare. Minst en person bör ha denna förmåga.

Följ dessa steg för att uppdatera dina medlemmars roller:

1. Från Workiva Home klickar du på ikonen People längst upp till vänster för att få åtkomst till skärmen Members.
2. På skärmen Medlemmar markerar du rutan bredvid varje person som du vill uppdatera.
3. Klicka på Edit Roles högst upp.
4. Markera för att tillämpa en roll eller avmarkera för att ta bort en roll. Ett streck i en kryssruta betyder att några av de valda medlemmarna redan har den här rollen.
5. Klicka på Apply för att avsluta.

Obs: Behöver du mer hjälp? Klicka här för att läsa hela vår artikel om förändrade roller.

Steg 3: Ange behörigheter för dina nya grupper

Vid det här laget bör dina medarbetare tilldelas sina nya roller och grupper. Det sista steget är att tilldela unika behörigheter till varje grupp

Så här gör du för att tilldela behörigheter:

1. I Chain Builder klickar du på Settings längst upp till vänster.
2. I navigeringsfältet högst upp väljer du Användare & behörigheter.
3. På fliken Behörigheter väljer du gruppen Chain Owners.
4. Under Behörigheter på höger sida sätter du en bock under Skapare. Dina ändringar sparas automatiskt.

Nu är du klar med att ge behörighet till gruppen Chain Owners. Om du skapade de valfria grupperna Chain Viewers eller Chain Runners upprepar du detta steg och väljer lämplig behörighet för den gruppen.

Steg 4: Ta bort behörigheter från användargruppen Default

Alla nya Chains-användare placeras automatiskt i användargruppen Default. Den här användargruppen är endast synlig i Chains och visas inte i resten av Workiva. Den kan inte raderas eller tas bort.

Eftersom den här gruppen omfattar alla i din arbetsyta rekommenderar vi att du tar bort de flesta av dess behörigheter.

Obs: Innan du fortsätter med det här steget ska du kontrollera att alla användare har tilldelats andra grupper med rätt behörighet. Om du tar bort behörigheter från gruppen Default tas de bort från alla användare som endast har tilldelats den här gruppen.

1. I Chain Builder klickar du på Settings längst upp till vänster.
2. I navigeringsfältet högst upp väljer du Användare & behörigheter.
3. På fliken Behörigheter väljer du användargruppen Default.
4. På höger sida avmarkerar du rutorna för att ta bort alla behörigheter. Dina ändringar sparas automatiskt.

Förstå nivåer för behörighet

Behörighetsnivåerna i Chains är nivåindelade och korrelerade, vilket innebär att vissa behörigheter aktiveras automatiskt när en behörighet på högre nivå aktiveras. Till exempel kommer behörigheten Creator automatiskt att bevilja behörigheterna Executor och Editor.

Observera att inte alla kryssrutor kan väljas inom en arbetsyta.

Obs: Behörigheterna Visare och Admin kan inte tilldelas på nivån för arbetsytan. Behörigheten Visare är en standardbehörighet som ges till alla medlemmar i arbetsytan, och behörigheten Admin beviljas av användarens roll.

VANLIGA FRÅGOR

Kan jag tilldela behörigheter till enskilda kedjor?

Ja, men det kräver administratörsrättigheter för miljösäkerhet i kedjans överordnade miljö.

Läs mer om tilldelning av behörigheter till enskilda kedjor