I Workiva är din förmåga att få åtkomst till och interagera med en funktion inställd enligt din roll. Roller gör det möjligt för företag att begränsa en anställds åtkomst till endast de verktyg som är nödvändiga för deras jobb. När en roll har tilldelats kan åtkomsten begränsas ytterligare med hjälp av behörigheter - t.ex. möjligheten att visa eller redigera en viss arkivering. Chains följer samma modell, men innehåller en underuppsättning behörigheter som är unika för Chains.
I den här guiden går vi igenom hur du skapar användargrupper i Chains, tilldelar lämpliga roller och ställer in nödvändiga behörigheter.
Steg 1: Skapa användargruppen Chain Owners
Till att börja med måste en person med rollen Chain Security Admin skapa nya användargrupper och sortera in medarbetare i dem. Dessa grupper kommer att definiera de förmågor som varje person har i din programvara.
Du måste åtminstone skapa en Chain Owners -grupp som tillåter användare att visa, köra, redigera och skapa kedjor.
Så här gör du:
- Från Workivas startsida klickar du på din profilikon längst upp till höger.
- Välj Arbetsplatsinställningar från rullgardinsmenyn.
- Välj fliken Grupper .
- Klicka på Skapa grupp på höger sida.
- Namnge denna grupp Kedjeägare.
- Lägg nu till arbetsytemedlemmar i den här gruppen genom att söka efter eller välja individer. Kom ihåg att användare i den här gruppen har möjlighet att visa, köra, redigera och skapa kedjor.
- Klicka på Skapa grupp för att avsluta.
Du anger behörigheterna för den här gruppen i steg 4.
Obs: Behöver du mer hjälp? Klicka här för att läsa hela vår artikel om att starta användargrupper.
Skapa ytterligare användargrupper
Du har nu skapat en Chain Owner grupp som har fullständig åtkomst till kedjor. Detta är den enda obligatoriska gruppen, men du kanske vill tillåta andra användare att komma åt kedjor också.
I det här fallet rekommenderar vi att du följer stegen ovan för att skapa ytterligare två grupper:
- Visare av kedjor: Denna grupp har visningsåtkomst till Chains.
- Kedjelöpare: Den här gruppen kan se och köra kedjor, men kan inte ändra eller skapa dem.
Steg 2: Masstilldela nya användarroller
Nu när du har skapat användargrupper för dina anställda måste du tilldela varje person en uppdaterad roll.
Här är vad vi rekommenderar:
- Ta bort rollen Chain Owner från alla Chains-användare: Denna äldre roll beviljar administratör åtkomst till alla inställningar och objekt i Chains. Det är inte längre nödvändigt och kan ge användare oönskad åtkomst till dina kedjor.
- Tilldela rollen Chain Builder till alla Chains-användare: Chain Builder-rollen beviljar åtkomst till själva Chains-plattformen, men beviljar inga andra förmågor på egen hand.
- Tilldela rollen Chain Security Admin till minst en person: Med den här rollen kan administratören tilldela behörigheter till andra användare. Minst en person måste ha denna förmåga.
Följ dessa steg för att uppdatera dina medlemmars roller:
- Från Workivas startsida klickar du på din profilikon längst upp till höger.
- Välj Arbetsplatsinställningar från rullgardinsmenyn.
- Välj fliken Medlemmar och markera kryssrutan bredvid varje användare vars roller du vill redigera.
- Klicka på Redigera i verktygsfältet och välj Roller .
- I dialogrutan Redigera roller markerar eller avmarkerar du om du vill tillämpa eller ta bort en roll från alla valda användare. Ett streck i en kryssruta betyder att några av de valda medlemmarna redan har den här rollen.
-
Klicka på Verkställ ändringar i verktygsfältet för att avsluta.
Ändra individuella användarroller
- Från Workivas startsida klickar du på din profilikon längst upp till höger.
- Välj Arbetsplatsinställningar från rullgardinsmenyn.
- Välj fliken Medlemmar och dubbelklicka på den användare vars roller du vill redigera.
- I rullgardinsmenyn Arbetsyteroller klickar du på varje roll som du vill lägga till för användaren. För att ta bort en roll, klicka på X bredvid rollen i användarraden.
- Klicka på den blå bockikonen för att acceptera dina uppgifter.
-
Klicka på Verkställ ändringar i verktygsfältet för att avsluta.
Obs: Behöver du mer hjälp? Klicka här för att läsa hela vår artikel om förändrade roller.
Steg 3: Ange behörigheter för dina nya grupper
Vid det här laget bör dina medlemmar tilldelas sina nya roller och grupper. Det sista steget är att tilldela unika behörigheter till varje grupp
Obs: Du måste ha rollen Kedjesäkerhetsadministratör tilldelad dig för att slutföra den här uppgiften.
Så här gör du för att tilldela behörigheter:
- Från Workiva Home, klicka på Kedjor i den vänstra navigeringsmenyn.
- I den nya fliken Kedjor klickar du på din profilikon längst upp till höger.
-
Välj Kedjeadministratör från rullgardinsmenyn och välj sedan Arbetsyteinställningar därifrån.
- Välj Användare och behörigheter i navigeringsfältet högst upp,
- På fliken Behörigheter väljer du gruppen Chain Owners.
- Under Behörigheter på höger sida, klicka på kryssrutan Skapare för att markera dem. Dina ändringar sparas automatiskt.
Nu är du klar med att ge behörighet till gruppen Chain Owners. Om du har skapat andra grupper, till exempel kedjevisare eller kedjelöpare, upprepa det här steget och välj lämpliga behörigheter för den gruppen.
Obs: När kedjor har skapats öppnas ett fönster om du klickar på Kedjebehörigheter där du kan tilldela eller ta bort läs-, kör-, redigerings- och administratörsbehörigheter för enskilda kedjor.
Steg 4: Ta bort behörigheter från användargruppen Default
Alla nya Chains-användare placeras automatiskt i användargruppen Default. Den här användargruppen är endast synlig i Chains och visas inte i resten av Workiva. Den kan inte raderas eller tas bort.
Eftersom den här gruppen omfattar alla i din arbetsyta rekommenderar vi att du tar bort de flesta av dess behörigheter.
Obs: Innan du fortsätter med det här steget ska du kontrollera att alla användare har tilldelats andra grupper med rätt behörighet. Om du tar bort behörigheter från gruppen Default tas de bort från alla användare som endast har tilldelats den här gruppen.
- I Chain Builder klickar du på Settings längst upp till vänster.
- Välj Användare och behörigheter i navigeringsfältet högst upp,
- Från fliken Behörigheter väljer du användargruppen Standard i Kedjebehörigheter .
- På höger sida avmarkerar du rutorna för att ta bort alla behörigheter. Dina ändringar sparas automatiskt.
Förstå nivåer för behörighet
Behörighetsnivåerna i Chains är nivåindelade och korrelerade, vilket innebär att vissa behörigheter aktiveras automatiskt när en behörighet på högre nivå aktiveras. Till exempel kommer behörigheten Creator automatiskt att bevilja behörigheterna Executor och Editor.
Observera att inte alla kryssrutor kan väljas inom en arbetsyta.
| Behörighet | Beviljade förmågor |
| Betraktare | Behörighet att visa kedjor, men inte köra eller redigera dem. (Ej tilldelning här.) |
| Utförare | Behörighet att visa och köra kedjor, men inte att redigera eller skapa dem. |
| Redigerare | Behörighet att visa, köra och redigera kedjor, men inte att skapa nya. |
| Skapare | Behörighet att visa, köra, redigera och skapa kedjor. |
| Administratör | Full åtkomst för administratörer till kedjor i arbetsytan. (Ej tilldelning här.) |
Obs: Behörigheterna Visare och Admin kan inte tilldelas på nivån för arbetsytan. Behörigheten Visare är en standardbehörighet som ges till alla medlemmar i arbetsytan, och behörigheten Admin beviljas av användarens roll.
VANLIGA FRÅGOR
Kan jag tilldela behörigheter till enskilda kedjor?
Ja, men detta kräver Miljösäkerhetsadministratörsrättigheter i kedjans överordnade miljö.