Em Sustainability Program, você pode criar e enviar tarefas para que os membros do espaço de trabalho coletem e verifiquem os valores de métrica para relatórios ambientais, sociais e de governança (ESG) ou de sustentabilidade. Em seguida, você pode acompanhar o status dessas tarefas no programa e em seus tópicos e métricas.
Dica: Para saber mais sobre como criar e gerenciar as tarefas de uma métrica, consulte Gerenciar tarefas de métricas no Programa de Sustentabilidade.
Enviar tarefas de métricas
Depois de configurar a métrica, você pode enviar tarefas para os responsáveis por seus valores a partir da métrica ou de seu tópico.
Observação: Ao enviar tarefas de uma métrica, você envia tarefas para todos os valores configurados para coleta de dados no período selecionado.
Dica: Para notificar os responsáveis sobre vários valores de métricas de uma só vez, envie tarefas do tópico.
Para enviar tarefas apenas para os responsáveis pelos valores de uma métrica específica:
- Selecione o ano e o período do relatório para os quais deseja coletar valores.
- Em Tarefas, selecione as tarefas a serem enviadas e clique em Gerenciar tarefas, e escolha se você deseja enviar notificações aos responsáveis pelas tarefas para informar:
Observação: Ao enviar tarefas de um tópico, você envia tarefas para todos os valores de que estão configurados para coleta de dados no ano do programa e no período de relatório selecionados.
Para começar a coletar valores para várias métricas, envie tarefas do tópico das métricas:
- Em Ano do programa, selecione o ano das métricas para as quais deseja coletar valores.
- Para restringir ainda mais o foco, em Período do relatório, selecione o intervalo - em meses - dos valores a serem coletados.
- Para enviar tarefas para todos os valores das métricas dentro do período, clique em Enviar tarefas para o tópico geral.
- Para enviar tarefas para valores dentro do período com base em sua frequência de coleta de dados, clique em Enviar tarefas para a frequência aplicável.
Para iniciar a coleta de dados, envie tarefas aos responsáveis para métricas dentro do ano e do período:
- Para enviar tarefas para todos os valores das métricas dentro do período, clique em Enviar tarefas para o tópico geral.
Dica: Se você for o responsável pelo valor, poderá concluir sua tarefa diretamente da métrica.
Quando você envia tarefas, o Programa de Sustentabilidade envia automaticamente notificações por e-mail para os responsáveis. Quando os responsáveis concluem suas tarefas, seus aprovadores recebem automaticamente tarefas para verificar os dados.
Dica: Para enviar tarefas, mas não notificações por e-mail, como no caso de membros aos quais foram atribuídos muitos valores, selecione Send without notifications em Enviar tarefas. Se você editar a atribuição de um valor ou arquivo de origem conectado, também poderá optar por notificar o responsável e os aprovadores sobre a alteração.
Os responsáveis e aprovadores podem acessar suas tarefas por meio de notificações por e-mail, Tarefas da Workiva, ou em Tarefas em Página inicial.
- Para valores de métrica com arquivos de origem conectados, o responsável e o aprovador concluem suas tarefas na planilha ou no documento de origem.
- Para valores de métricas sem fonte conectada, o responsável e o aprovador concluem suas tarefas a partir do Tarefas da Workiva para uma coleta de dados simplificada.
Rastrear a coleta de dados
Você pode acompanhar o status da tarefa de coleta de dados de uma métrica a partir da métrica ou de seu tópico.
Dica: Para rastrear a coleta de dados de valores em um período específico, selecione o período do relatório - como um intervalo de meses - no tópico.
Dica: Você pode gerenciar as tarefas de coleta de dados que lhe foram atribuídas em Home .
| Status | Descrição |
|---|---|
| Não enviado |
A tarefa foi criada, mas ainda não foi enviada ao responsável. Para iniciar a coleta de dados, envie a tarefa ao respectivo responsável. Observação: Em Consulta, uma tarefa Não enviada aparece como Não iniciada. |
| Em andamento |
A tarefa foi enviada ao responsável e ainda está em aberto. Observação: Uma tarefa em andamento aparece como Não iniciada no portal Workiva Tasks ou Enviada em Home. |
| Enviado para aprovação |
O responsável preparou um valor e seu material de apoio e o enviou aos aprovadores atribuídos para verificação. Observação: Em Home, uma tarefa Enviada para aprovação aparece como Aguardando aprovação. |
| Returned | O aprovador enviou o valor preparado de volta ao responsável para fazer correções ou ajustes. |
| Complete | O valor é coletado e, se aplicável, aprovado. |
Dica: Em uma métrica, os valores que não têm nenhuma tarefa atribuída e não estão Completos mostram um status de Pendente .
No painel Status da tarefa de um tópico ou métrica, você pode visualizar um gráfico de pizza de quantos valores de métrica estão em cada status, como uma porcentagem.
Enviar lembretes para tarefas em andamento
Para ajudar a manter o fluxo da coleta de dados, o Sustainability Program envia automaticamente lembretes aos responsáveis ou aprovadores com tarefas de métricas incompletas:
- Três dias antes da data de vencimento
- Em sua data de vencimento
- Todos os dias após a data de vencimento, até três dias
No site Sustainability Program, você também pode enviar lembretes de tarefas para uma métrica ou tópico específico, como, por exemplo, para acompanhar tarefas ainda incompletas após seus lembretes automáticos.
Para enviar lembretes sobre as tarefas de uma métrica específica:
- Na métrica, selecione o ano do programa e o período de coleta das tarefas para as quais você deve enviar lembretes.
- Em Tasks, selecione as tarefas para as quais você deseja enviar lembretes.
- Em Manage tasks, selecione Remind.
A partir de um tópico, você pode enviar lembretes para tarefas de várias métricas:
- Selecione o ano e o período de relatório dos valores para os quais enviar lembretes.
- Selecione para quais tarefas enviar lembretes:
- Para enviar lembretes para todas as tarefas aplicáveis no período, clique em Lembrete no tópico geral.
- Para enviar lembretes com base na coleta de dados mensal, trimestral ou anual dentro do período, clique em Lembrete para a frequência aplicável.
- Selecione se você deseja enviar lembretes para todas as tarefas incompletas ou somente para aquelas com um status específico.
Redefinir tarefas métricas
Para interromper a coleta de dados de uma métrica, por exemplo, se as tarefas foram enviadas muito cedo ou não são mais necessárias, você pode redefinir as tarefas de seus valores. Quando você redefine as tarefas de uma métrica:
- As tarefas retornam para Não iniciado.
- O responsável e o aprovador recebem uma notificação de que suas tarefas foram redefinidas.
- A métrica retém todos os valores, anexos ou notas já coletados.
Você pode redefinir tarefas a partir da métrica ou de seu tópico.
A partir de uma métrica, você pode redefinir tarefas para valores coletados para o ano do programa ou um período de coleta específico.
Para redefinir as tarefas de uma métrica:
- Selecione o ano do programa e o período de coleta das tarefas a serem redefinidas.
- Redefinir tarefas para o ano ou período:
- Para redefinir as tarefas do ano do programa, selecione Reset metric's tasks no menu da métrica e escolha as tarefas a serem redefinidas.
- Para redefinir todas as tarefas, inclusive as já concluídas, selecione Redefinir todas as tarefas.
- Para redefinir apenas as tarefas ainda não concluídas, selecione Redefinir tarefas em aberto.
- Para redefinir as tarefas para o período , selecione as tarefas a serem redefinidas em Tasks, depois clique em Manage tasks e selecione Reset.
- Para redefinir as tarefas do ano do programa, selecione Reset metric's tasks no menu da métrica e escolha as tarefas a serem redefinidas.
Em um tópico, você pode redefinir tarefas para valores coletados para o período de relatório selecionado ou para uma métrica específica.
Redefinir tarefas para o período do relatório
Para redefinir tarefas para o período de relatório do tópico:
- Selecione o ano do programa e o período do relatório das tarefas a serem redefinidas.
- No menu do tópico, selecione as tarefas a serem redefinidas:
- Para redefinir todas as tarefas, inclusive as já concluídas, selecione Redefinir tarefas por período de relatório, Redefinir todas as tarefas.
- Para redefinir apenas as tarefas ainda não concluídas, selecione Redefinir tarefas por período de relatório, Reset only open tasks.
- Selecione se deseja notificar os responsáveis e aprovadores das tarefas sobre a redefinição e clique em OK.
Redefinir tarefas para uma métrica específica
Para redefinir as tarefas de uma métrica específica a partir de seu tópico:
- Selecione o ano do programa e o período do relatório das tarefas a serem redefinidas.
- No menu da métrica, selecione as tarefas a serem redefinidas:
- Para redefinir apenas as tarefas ainda não concluídas, selecione Redefinir tarefas de métrica, Redefinir tarefas em aberto.
- Para redefinir todas as tarefas, inclusive as já concluídas, selecione Redefinir tarefas de métrica, Redefinir todas as tarefas.
- Selecione se deseja notificar os responsáveis e aprovadores das tarefas sobre a redefinição e clique em OK.
Concluir tarefa de métrica em nome do responsável
Se um destinatário não estiver disponível ou não puder concluir sua tarefa, o proprietário da tarefa poderá preparar o valor e enviá-lo em nome do destinatário.
Dica: Você também pode ignorar uma etapa de aprovação se um aprovador não puder concluir a tarefa.
- Para abrir a tarefa, clique em seu nome em Tasks em Home.
- Na tarefa, prepare o valor conforme necessário e, em seguida, envie a etapa do responsável:
- No portal Workiva Tasks, abra o painel Task steps, selecione Submit a partir da etapa.
- No portal Workiva Tasks, abra o painel Task steps, selecione Submit a partir da etapa.
-
- Em um arquivo de origem conectado, abra o painel Tasks e selecione Submit na etapa em Task steps.
- Em um arquivo de origem conectado, abra o painel Tasks e selecione Submit na etapa em Task steps.
Cancel metric tasks
You can cancel data collection tasks for metrics with a status of In progress , such as if they were sent too soon or are no longer needed. When you cancel a metric's process, you automatically:
- Cancel the metric's incomplete tasks.
- Send notifications of the cancelation to the tasks' assignees and approvers.
Note: You can't undo the cancellation of a metric's tasks.
To cancel a metric's task:
-
From the topic, select Cancel tasks from the metric's menu,
and click Cancel tasks.
-
From the metric, select Cancel tasks from its menu, and
click Cancel tasks.