Um projeto conterá um ou mais relatórios, e cada relatório representa uma única obrigação de prestação de contas para uma única entidade e para um único período de referência. Com as permissões, você pode gerenciar quem tem acesso e que tipo de acesso essa pessoa possui, tanto no nível do projeto quanto no nível do relatório.
Conceder a um usuário permissões no nível do projeto concederá, simultaneamente, permissões no nível do relatório para os relatórios contidos nesse projeto. Da mesma forma, conceder a um usuário permissões no nível do relatório também lhe concederá permissões de acesso aos arquivos associados a esse relatório.
Observação : Para usuários que não fazem parte do projeto ou dos relatórios do projeto, ainda é possível conceder permissões para arquivos individuais dentro de um relatório, utilizando o recurso de permissões de arquivos do Workiva da maneira habitual.
Requisitos
- Seu ambiente de trabalho deve ter a solução Multi-Entity Reporting (MER) Advanced, Fund Reporting Suite ou Insurance Suite ativada.
- Você precisa ter as permissões “Gerente de projeto ” ou “Projetos e relatórios próprios” em um projeto para gerenciar e atribuir permissões no nível do projeto.
- É necessário ter as permissões “Gerenciador de relatórios” ou “Meus relatórios e arquivos” para um relatório a fim de gerenciar e atribuir permissões no nível do relatório.
Permissões no nível do projeto
Gerente de projeto
O usuário que cria o projeto passa a ser o gerente do projeto por padrão. O gerente de projeto :
- É o principal ponto de contato do projeto
- Pode gerenciar as configurações e permissões do projeto
- Obtém o próprio relatório e define permissões para todos os relatórios do projeto
Como o gerente de projeto recebe permissões de “Próprio relatório” e “Arquivos” para todos os relatórios do projeto, ele pode gerenciar as configurações de todos esses relatórios e também receberá permissões de “Proprietário” para todos os arquivos associados a esses relatórios. Consulte “Permissões no nível do relatório” para obter mais detalhes.
Proprietário de projeto e relatórios
Usuários com permissões para “Projeto próprio” e “Relatórios ”:
- Pode gerenciar as configurações e permissões do projeto
- Obter permissões de “Meus relatórios” e “Meus arquivos ” para todos os relatórios do projeto
Observação : A única diferença entre usuários com permissões para “Projeto próprio” e “Relatórios” e usuários com permissões de “Gerente de projeto” é que o Gerente de projeto é o principal ponto de contato do projeto.
Como os usuários com permissões “Próprio projeto” e “Relatórios” também recebem permissões “Próprio relatório” e “Arquivos” para todos os relatórios do projeto, eles podem gerenciar as configurações de todos esses relatórios e também receberão permissões de “Proprietário” para todos os arquivos associados a esses relatórios. Consulte “Permissões no nível do relatório” para obter mais detalhes.
Gerenciar permissões no nível do projeto
No painel do projeto , clique em “Configurações” para abrir o painel de configurações do projeto .
Em seguida, você pode gerenciar as permissões no nível do projeto na seção “Permissões ”:
- Para conceder acesso ao projeto a novos usuários e atribuir-lhes permissões no nível do projeto, primeiro selecione um usuário ou grupo, depois selecione a permissão que você deseja conceder a eles e, em seguida, clique em “Adicionar ”.
- Para alterar as permissões de um usuário existente, abra o menu suspenso ao lado desse usuário e selecione uma permissão diferente. Você também pode remover esse usuário do projeto clicando em “Remover do projeto ”.
-
Para alterar quem possui permissões de Gerente de projeto , abra o menu suspenso ao lado do novo usuário e selecione “Gerente de projeto ”. Depois de designar o novo gerente de projeto, você poderá alterar as permissões do gerente de projeto anterior ou removê-lo do projeto.
Observação : só pode haver um gerente de projeto em um projeto a qualquer momento.
Permissões no nível do relatório
Gerenciador de relatórios
O Gerenciador de Relatórios :
- É o principal ponto de contato para o relatório
- É possível gerenciar as configurações e permissões do relatório
- Concede permissões de Proprietário [link to file permissions article]a todos os arquivos associados ao relatório
Observação : Só pode haver um gerente de relatório (ou seja, um único ponto de contato principal) por relatório. Outros usuários podem gerenciar o mesmo relatório por meio da permissão “Relatórios e arquivos próprios” — eles podem fazer tudo o que o gerente de relatórios pode fazer, mas simplesmente não serão o principal ponto de contato.
Observação : Para garantir que os gerentes de relatórios e aqueles com permissões para “Meus relatórios e arquivos” tenham acesso apenas aos arquivos que lhes dizem respeito, certifique-se de adicionar apenas os arquivos necessários a cada relatório.
Proprietário de relatório e arquivos
Usuários com permissões para acessar seus próprios relatórios e arquivos :
- É possível gerenciar as configurações e permissões do relatório
- Obter permissões de Proprietário para todos os arquivos associados ao relatório
Editar arquivos
Usuários com permissões para editar arquivos :
- Obter permissões de Editor para todos os arquivos associados ao relatório
Exibir arquivos
Usuários com permissões para visualizar arquivos :
- Obter permissões de visualização para todos os arquivos associados ao relatório
Gerenciar permissões no nível do relatório
Durante a criação do projeto , você pode, se desejar, adicionar usuários a cada um dos relatórios do projeto e atribuir a eles permissões específicas para cada relatório.
Após a criação do projeto, você pode gerenciar as permissões no nível do relatório acessando primeiro o painel do relatório e, em seguida, clicando em “Configurações” para abrir o painel de configurações do relatório .
Em seguida, você pode gerenciar as permissões no nível do relatório na seção “Permissões ”:
- Para conceder acesso ao relatório a novos usuários e atribuir permissões no nível do relatório, primeiro selecione um usuário ou grupo, depois selecione a permissão que você deseja conceder a eles e, por fim, clique em “Adicionar ”.
- Para alterar as permissões de um usuário existente, abra o menu suspenso ao lado desse usuário e selecione uma permissão diferente. Você também pode remover esse usuário do relatório clicando em “Remover do relatório ”.
-
Para alterar quem possui permissões de “Gerente de relatórios ”, abra o menu suspenso ao lado do novo usuário e selecione “Gerente de relatórios ”. Depois de designar o novo gerente de relatórios, você poderá alterar as permissões do gerente anterior ou removê-lo do relatório. Se você não remover o gerente de relatórios anterior do relatório, ele continuará tendo permissões sobre o próprio relatório e os arquivos .
Observação : só pode haver um gerente de relatório em um relatório a qualquer momento.
Cenários comuns relacionados a permissões
Como faço para conceder acesso total a um relatório a alguém?
Atribua a permissão “Meu relatório e arquivos ” no nível do relatório a esse usuário para esse relatório. O usuário poderá, então, gerenciar as configurações e permissões do relatório e receberá permissões de Proprietário para todos os arquivos associados a esse relatório (isso permite que o usuário possa trabalhar em todos os arquivos do relatório). A única diferença entre esse usuário e o Gerente de Relatórios é que esse usuário não será o ponto de contato designado.
Como faço para conceder a alguém acesso somente para leitura?
Atribua a permissão “Visualizar arquivos” no nível do relatório a esse usuário para os relatórios desejados. Se você quiser que o usuário possa visualizar todos os relatórios de um projeto, será necessário acessar as configurações de cada relatório e atribuir a permissão “Visualizar arquivos” a esse usuário para cada relatório. Esse usuário poderá visualizar os dados nos painéis do projeto e dos relatórios apenas para os relatórios aos quais tem acesso, e não poderá editar nada. Isso costuma ser ideal para usuários executivos.
Como faço para designar um novo gerente de relatórios?
Para alterar quem possui permissões de gerenciador de relatórios , acesse primeiro as configurações do relatório desejado. Em seguida, na seção “Permissões ”, abra o menu suspenso ao lado do novo usuário e selecione “Gerente de relatórios ”. O gerente de relatórios anterior manterá as permissões sobre seus próprios relatórios e arquivos ; caso seja necessário, você poderá remover o gerente de relatórios anterior do relatório.
O que acontece com as permissões de um usuário em relação a um arquivo quando esse arquivo é removido de um relatório?
Quando um arquivo é removido de um relatório, ele continua existindo em seu local normal na área de trabalho e permanece acessível por meio da interface habitual do Workiva para arquivos. Quaisquer permissões de arquivo que tenham sido atribuídas por meio do recurso habitual de permissões de arquivo do Workiva serão mantidas. No entanto, os usuários que obtiveram acesso a esse arquivo apenas por terem recebido permissões para o projeto ou relatório que o continha perderão o acesso a ele.
O que acontece quando as permissões de um usuário no nível do arquivo diferem das suas permissões no nível do projeto ou do relatório?
Se as permissões de um usuário no nível do arquivo forem diferentes das permissões no nível do projeto ou do relatório, será utilizada a permissão de nível mais alto.
Se um usuário tiver acesso de “Visualizador” a um arquivo por meio das permissões habituais no nível do arquivo e esse usuário tiver:
- Permissões de “Gerente do projeto ” ou “Propriedade do projeto e relatórios” para um projeto que contenha um relatório associado a esse arquivo
- Ou o Gerenciador de relatórios ou as permissões do próprio relatório e dos arquivos para um relatório associado a esse arquivo
Nesse caso, esse usuário terá acesso de Proprietário a esse arquivo. Se esse arquivo for removido do relatório do projeto, ou se o usuário for removido do projeto, ele voltará a ter acesso de visualizador ao arquivo.
Se um usuário tiver acesso como Proprietário ou Editor a um arquivo por meio das permissões habituais no nível do arquivo e, além disso, tiver permissões para visualizar arquivos em um relatório associado a esse arquivo, ele continuará a ter o acesso habitual como Proprietário ou Editor a esse arquivo.
Quais são as melhores práticas para atribuir permissões aos auditores?
Se os auditores precisarem apenas visualizar o status e o andamento de um projeto e seus relatórios, e não precisarem editar ou trabalhar em nenhum dos arquivos dos relatórios, atribua a eles permissões de “Visualizar arquivos” para cada um dos relatórios do projeto. Isso permitirá que eles visualizem todos os arquivos associados aos relatórios, bem como os dados relacionados ao projeto e ao painel de controle do relatório.
Caso contrário, se os auditores precisarem acessar apenas alguns arquivos e não precisarem visualizar o status e o andamento de todo o projeto e de seus relatórios, atribua a eles as permissões adequadas para os arquivos individuais, utilizando o recurso de permissões de arquivos do Workiva , como de costume.
O que cada uma das permissões no nível do projeto e no nível do relatório permite que um usuário faça dentro de um arquivo nesse projeto ou relatório?
Se um usuário receber permissões de Proprietário ou Visualizador para um arquivo por meio de uma permissão no nível do projeto ou do relatório, ele poderá realizar as mesmas ações relacionadas ao arquivo, conforme detalhado aqui . Por exemplo, se um usuário tiver permissões de Proprietário para um arquivo porque possui permissões de “Possuir relatório e arquivos” para um relatório que contém esse arquivo, ele poderá exercer as funções de Proprietário (editar propriedades do documento, adicionar comentários, exportar o arquivo etc.) nesse arquivo.