Centro de suporte da Workiva

Essa funcionalidade está atualmente em versão beta. Este recurso beta está disponível para testes e avaliação técnica somente até 28 de outubro de 2026. A Workiva poderá ajustar o período de testes a seu critério. Para adicionar esse recurso ao seu espaço de trabalho, entre em contato com o gerente de sucesso do cliente.

As funções personalizadas permitem que seu espaço de trabalho crie configurações de funções adaptadas às necessidades da sua organização. Em vez de atribuir apenas funções de sistema predefinidas, você pode criar funções personalizadas com ações e níveis de acesso específicos e, em seguida, atribuir essas funções aos usuários do espaço de trabalho.

Utilize funções personalizadas para padronizar permissões entre equipes, simplificar o gerenciamento de usuários e garantir que eles tenham acesso apenas às ações necessárias para sua execução. Para saber mais sobre funções, leia Compreendendo as funções.

Requisitos

Antes de criar ou gerenciar funções personalizadas:

• Você precisa ter permissão para gerenciar funções do espaço de trabalho.
• Você precisa ser membro do espaço de trabalho.

Gerenciar funções personalizadas

Para visualizar as vagas disponíveis:

1. Abra Configurações do espaço de trabalho clicando no nome do espaço de trabalho e selecionando Configurações.
   
2. Selecione a guia Funções.

A lista Funções exibe:

• Função: O nome da função.
• Fonte: Se a função é fornecida pelo sistema ou criada no espaço de trabalho.
• Número de usuários: O número de usuários atualmente atribuídos à função.

Use Filtros para restringir a lista de funções ou use Pesquisa para encontrar uma função pelo nome.

Criar uma função personalizada

Duplicar uma função

A Workiva oferece um conjunto de funções definidas pelo sistema que abrangem a maioria das necessidades dos clientes. Essas funções têm o rótulo Sistema na coluna Origem. Você pode duplicar essas funções e fazer alterações nelas. Você também pode duplicar quaisquer funções com uma fonte de espaço de trabalho .

Para duplicar uma função:

1. Abra Configurações do espaço de trabalho e selecione a guia Funções.
2. Clique em Criar e selecione Duplicar função.
   
3. Selecione a função que deseja copiar.
4. Clique em Duplicar.
   
5. Insira o nome e a descrição da função. Clique em Salvar.
6. Selecione as ações e os níveis de acesso que a função deverá ter.
7. Clique em Revisar.
8. Após concluir a revisão, clique em Confirmar e salvar.

Criar uma nova função

Em vez de duplicar uma função, você pode criar uma totalmente nova.

Para criar uma nova função:

1. Abra Configurações do espaço de trabalho e selecione a guia Funções.
2. Clique em Criar e selecione Nova função.
   
3. Insira o nome e a descrição da função. Clique em Salvar.
   
4. Selecione as ações e os níveis de acesso que a função deverá ter.
5. Clique em Revisar.
6. Após concluir a revisão, clique em Confirmar e salvar.

Compreender as ações

As ações determinam o que os usuários atribuídos a uma função podem fazer no Workiva. Ao desativar uma ação em uma função, o Workiva impede que os usuários atribuídos a essa função usem essa ação. Ao ativar uma ação, você poderá selecionar um nível de acesso que determina se as permissões de recursos podem determinar o acesso do usuário.

Para facilitar a localização e o gerenciamento das ações, elas são agrupadas em categorias com base na área do produto ou na experiência que afetam. Por exemplo, as ações relacionadas a comentários são agrupadas em Comentários, enquanto as ações relacionadas a arquivos são agrupadas em Arquivos.

Selecione uma categoria no painel esquerdo para visualizar as ações disponíveis. Use Ações de pesquisa para encontrar uma ação específica em todas as categorias. Cada categoria contém uma ou mais ações que podem ser ativadas ou desativadas para a função. 

Compreender os tipos de nível de acesso

Ao ativar ou desativar ações para uma função, você pode personalizar o nível de acesso dessa função.

• Sempre: Os usuários podem executar a ação em todos os recursos aplicáveis ​​no espaço de trabalho, incluindo recursos criados no futuro.
• Somente recursos compartilhados: Os usuários podem executar a ação somente em recursos aos quais têm permissão de acesso.

Editar uma função personalizada

Você pode fazer alterações na sua função personalizada.

Nota: Você só pode fazer alterações em funções com uma fonte do Workspace. As funções do sistema não podem ser editadas.

Para editar uma função personalizada:

1. Abra a aba Funções.
2. Clique na função que deseja editar.
3. Clique em Edit.
   
4. Para editar o nome e a descrição da função, clique no ícone de lápis ao lado do nome da função.
5. Edite ações ou níveis de acesso na área de ações.
6. Clique em Revisar.
7. Após concluir a revisão, clique em Confirmar e salvar.

Nota: As alterações aplicam-se aos utilizadores atualmente atribuídos à função.

Definir funções padrão

Você pode definir funções padrão para serem atribuídas automaticamente a um novo usuário do espaço de trabalho. Em Funções, clique em Definir padrão(ões) e salve as alterações feitas.

Desativar funções

Você pode desativar uma função personalizada quando ela não for mais necessária, mas poderá ativá-la facilmente no futuro.

Para desativar uma função:

1. Abra a aba Funções.
2. Selecione a função que deseja desativar.
3. Clique em Desabilitar.
4. Confirme a ação.

Nota: Funções desativadas não podem mais ser atribuídas a usuários.

Arquivar uma função personalizada

Arquive uma função personalizada quando ela não for mais necessária, mas você quiser mantê-la para referência futura.

Para arquivar uma vaga:

1. Abra a aba Funções.
2. Clique no menu de três pontos ao lado da função que deseja arquivar.
3. Selecione Arquivo.
   
4. Confirme a ação.

Nota: As funções arquivadas não estarão disponíveis para serem atribuídas a mais usuários. O arquivamento de uma função pode afetar os usuários atualmente atribuídos a essa função.