O recurso permission report está atualmente em teste beta e será totalmente lançado no futuro. Entre em contato com o gerente de sucesso do cliente para obter mais informações.
Os relatórios de permissão permitem que os Workspace Owners e os Content Managers vejam o nível de acesso que os usuários individuais e os usuários de qualquer grupo selecionado têm aos arquivos e pastas selecionados no seu espaço de trabalho. Você pode personalizar quais usuários e grupos e quais arquivos e pastas estão incluídos no relatório.
Criar um relatório de permissões
Observação: os relatórios Permission registram o estado das permissões no momento em que você cria o relatório, portanto, recomendamos criar um relatório quando outros usuários não estiverem modificando ativamente as permissões.
Para criar um relatório de permissão:
- No canto superior direito, clique no nome do espaço de trabalho e selecione Settings para abrir as configurações do espaço de trabalho.
- Acesse a guia Permissões.
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Certifique-se de que a página Criar um relatório esteja selecionada.
- Dê um nome ao seu relatório de permissões.
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Na seção Usuários ou grupos, escolha uma das seguintes opções:
- Todos os usuários e grupos para incluir todos os usuários e grupos no espaço de trabalho
- Usuários ou grupos selecionados para filtrar o relatório por usuários, grupos ou ambos
Observação: se você selecionar um usuário ou grupo específico, o relatório incluirá apenas as permissões deles para os arquivos ou pastas selecionados. Para ver todos os usuários ou grupos com acesso a um arquivo, selecione Todos os usuários e grupos.
- Selecione para incluir Todos os arquivos e pastas ou Arquivos e pastas selecionados em seu relatório.
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Clique em Create Report para concluir. Você receberá um e-mail quando o relatório for criado e uma notificação na Workiva.
Dica: você pode verificar a página Relatórios anteriores para ver o progresso do relatório.
Use o relatório de permissões
Após a geração do relatório, abra-o para revisar as permissões de usuários, grupos, arquivos e pastas.
Você pode acessar e baixar o relatório na página Permissões em Configurações do espaço de trabalho. Os relatórios são gerados como arquivos CSV, que você pode abrir em um aplicativo de planilha para revisar e filtrar os dados. Você também receberá uma notificação por e-mail quando o relatório estiver pronto.
Se você usar o Workiva Spreadsheets, poderá importar o arquivo CSV para analisar o relatório dentro da Workiva.
Os relatórios ficam disponíveis na página Permissões por até 6 meses. Para saber mais, leia Exibir e gerenciar relatórios de permissões anteriores.
Entenda o relatório
O relatório é organizado em formato de tabela com as seguintes colunas:
- Tipo de arquivo: O tipo de item (como pasta, documento ou seção).
- Caminho do arquivo: a localização do item dentro do espaço de trabalho.
- Nome do arquivo ou seção: O nome do arquivo, pasta ou seção.
- Usuário (para permissões de usuário) ou Grupo (para permissões de grupo): o usuário ou grupo de usuários com permissões atribuídas.
- Permissão: o nível de acesso (Proprietário, Editor, Visualizador ou Negado).
Observação: as permissões para grupos são exibidas em nível de grupo e não incluem usuários individuais. Se você gerar um relatório tanto para usuários quanto para grupos, a Workiva cria dois relatórios separados. Um é para usuários e o outro para grupos, ambos com a mesma estrutura.
Você pode usar o relatório para:
- Revisar acesso por usuário ou grupo
- Filtre por um usuário ou grupo específico para ver todos os arquivos que eles podem acessar.
- Revisar acesso por arquivo ou pasta
- Identifique todos os usuários e grupos com acesso a um arquivo ou pasta selecionado.
- Analisar níveis de permissão
- Filtrar por nível de acesso (Proprietário, Editor, Visualizador, Negado) para validar as permissões.
- Apoiar auditorias e conformidade
- Confirmar que apenas os usuários ou grupos corretos têm acesso a conteúdo sensível.
Exibir e gerenciar relatórios de permissões anteriores
Se quiser baixar relatórios de permissões criados anteriormente, você pode ver todos os relatórios de permissões criados nos últimos 6 meses em Relatórios anteriores.
Se quiser baixar vários relatórios de permissões anteriores, selecione os relatórios desejados e clique em Baixar selecionados. Nesta página, você também pode excluir relatórios anteriores criados por você selecionando-os e clicando em Excluir selecionados.