O recurso permission report está atualmente em teste beta e será totalmente lançado no futuro. Entre em contato com o gerente de sucesso do cliente para obter mais informações.
Os relatórios de permissão permitem que os Workspace Owners e os Content Managers vejam o nível de acesso que os usuários individuais e os usuários de qualquer grupo selecionado têm aos arquivos e pastas selecionados no seu espaço de trabalho. Você pode personalizar quais usuários e grupos e quais arquivos e pastas estão incluídos no relatório.
Criar um relatório de permissões
Observação: os relatórios Permission registram o estado das permissões no momento em que você cria o relatório, portanto, recomendamos criar um relatório quando outros usuários não estiverem modificando ativamente as permissões.
Para criar um relatório de permissão:
- No canto superior direito, clique no nome do espaço de trabalho e selecione Settings para abrir as configurações do espaço de trabalho.
- Vá para a aba Permissões .
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Certifique-se de que a página Criar um relatório esteja selecionada.
- Dê um nome ao seu relatório de permissões.
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Na seção Usuários ou grupos, escolha uma das seguintes opções:
- Todos os usuários e grupos para incluir todos os usuários e grupos no espaço de trabalho
- Usuários ou grupos selecionados para filtrar o relatório para usuários, grupos ou ambos selecionados
Nota: Se você selecionar um usuário ou grupo específico, o relatório incluirá apenas as permissões dele para os arquivos ou pastas selecionados. Para ver todos os usuários ou grupos com acesso a um arquivo, selecione Todos os usuários e grupos.
- Selecione para incluir Todos os arquivos e pastas ou Arquivos e pastas selecionados em seu relatório.
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Clique em Create Report para concluir. Você receberá um e-mail assim que o relatório for criado e uma notificação no Workiva.
Dica: Você pode consultar a página Relatórios Anteriores para ver o progresso do relatório.
Utilize o relatório de permissões
Após a geração do relatório, abra-o para revisar as permissões entre usuários, grupos, arquivos e pastas.
Você pode acessar e baixar o relatório na página Permissões em Configurações do espaço de trabalho. Os relatórios são gerados como arquivos CSV, que você pode abrir em um aplicativo de planilha para revisar e filtrar os dados. Você também receberá uma notificação por e-mail quando o relatório estiver pronto.
Se você utiliza o Workiva Spreadsheets, pode importar o arquivo CSV para analisar o relatório dentro do Workiva.
Os relatórios permanecem disponíveis na página Permissões por até 6 meses. Para saber mais, leia Visualizar e gerenciar relatórios de permissões anteriores.
Compreenda o relatório
O relatório está organizado em formato tabular com as seguintes colunas:
- Tipo de arquivo: O tipo de item (como pasta, documento ou seção).
- Caminho do arquivo: A localização do item dentro do espaço de trabalho.
- Nome do arquivo ou seção: O nome do arquivo, pasta ou seção.
- Usuário (para permissões de usuário) ou Grupo (para permissões de grupo): O usuário ou grupo de usuários com permissões atribuídas.
- Permissão: O nível de acesso (Proprietário, Editor, Visualizador ou Negado).
Nota: As permissões para grupos são mostradas no nível do grupo e não incluem usuários individuais. Se você gerar um relatório tanto para usuários quanto para grupos, o Workiva criará dois relatórios separados. Uma é para usuários e a outra para grupos, cada uma com a mesma estrutura.
Você pode usar o relatório para:
- Revisar o acesso por usuário ou grupo
- Filtre por um usuário ou grupo específico para ver todos os arquivos aos quais ele tem acesso.
- Acesse por arquivo ou pasta.
- Identifique todos os usuários e grupos com acesso a um arquivo ou pasta selecionada.
- Analisar níveis de permissão
- Filtre por nível de acesso (Proprietário, Editor, Visualizador, Negado) para validar as permissões.
- Apoiar auditorias e conformidade.
- Confirme se apenas os usuários ou grupos corretos têm acesso ao conteúdo sensível.
Visualizar e gerenciar relatórios de permissões anteriores
Se você quiser baixar relatórios de permissões criados anteriormente, poderá ver todos os relatórios de permissões que você criou nos últimos 6 meses em Relatórios Anteriores.
Se você quiser baixar vários relatórios de permissões anteriores, selecione os relatórios desejados e clique em Baixar selecionados. Nesta página, você também pode excluir relatórios anteriores que você criou, selecionando-os e clicando em Excluir selecionados.