Depois de iniciar o processo, você poderá acompanhar o status de cada ação, fazer edições, cancelar ações individuais, fechar ou reabrir o processo inteiro, conforme necessário.
Nota: Você precisará da função do espaço de trabalho|workspace do editor para editar um processo.
Se o seu processo tiver solicitações de conteúdo, saiba mais sobre o monitoramento de solicitações de conteúdo em um processo.
Se o seu processo tiver ações de certificação, saiba mais sobre o monitoramento de ações de certificação em um processo.
Observação: os calendários da Workiva, os recursos relacionados ao calendário (como o uso de dias úteis nos processos), os modelos de processos, os gráficos de monitoramento de processos e os insights e o cartão de resumo de cópia de processos estão atualmente disponíveis apenas em algumas de nossas soluções de relatórios financeiros e serviços financeiros.
Monitorar um processo
Na guia Process , você pode ver:
- Um painel Overview mostrando os detalhes do processo e outras informações
- Gráficos que mostram o progresso do processo em um relance
- Uma lista das ações do processo com vários detalhes, como o status de cada ação e a data de vencimento
Você pode personalizar a visualização da lista de ações adicionando filtros ou usando as colunas configuráveis. Clique no menu de três pontos ao lado de um cabeçalho de coluna para visualizar as opções de configuração da coluna.
Observação: Se o gerenciador de processos (o proprietário do processo que inicia o processo) for removido do espaço de trabalho antes da conclusão do processo, o administrador do espaço de trabalho precisará selecionar um novo gerenciador de processos e conceder a ele permissões de proprietário para todos os arquivos do processo para que o processo continue.
Um administrador do workspace pode alterar o gerenciador de processos de um processo em execução a qualquer momento nas configurações do processo .
Adicionar ações ou grupos adicionais
Você ainda pode adicionar ações ou grupos adicionais, mesmo após o início do processo.
Para adicionar uma ação ou um grupo a partir dessa visualização:
- Clique em Add na barra de ferramentas.
- Selecione um tipo de ação ou grupo.
- Digite as informações de sua ação ou grupo.
- Clique em Adicionar ação ou Adicionar grupo, e a nova ação ou grupo será iniciada de acordo com a ordem de início do processo (isso pode ser encontrado nas configurações do processo).
Editar uma ação ou um grupo
Se o seu processo tiver solicitações de conteúdo, saiba mais sobre como editar solicitações de conteúdo que já foram iniciadas.
Se o seu processo tiver ações de certificação, saiba mais sobre como editar ações de certificação que já foram iniciadas.
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Mesmo que um processo esteja em andamento, você pode fazer alterações em ações ou grupos usando o menu de três pontos ao lado da ação ou do grupo.
Para editar uma ação ou um grupo:
- Clique no menu de três pontos ao lado da ação ou do grupo.
- Selecione Edit action ou Edit group no menu.
Se estiver editando uma ação, o responsável e o aprovador (se aplicável) receberão notificações por e-mail assim que você salvar as alterações.
Para editar tags, consulte Categorize ações usando tags.
Observação: A edição do responsável ou do local selecionará automaticamente a caixa de seleção Reiniciar ação ao salvar. Essa reinicialização é necessária ao editar o responsável ou o local, mas é opcional para todas as outras edições.
Reiniciar uma ação
Em um processo já iniciado, você pode reiniciar as ações clicando no menu de três pontos ao lado da ação e selecionando Restart. Isso notificará os responsáveis pela ação de que suas tarefas foram reiniciadas.
Observação: Você não poderá reiniciar ações em um processo fechado.
Cancelar uma ação
Se não precisar mais de uma ação em seu processo atual e ela ainda não tiver sido concluída, você poderá cancelá-la clicando no menu de três pontos ao lado da ação e selecionando Cancel. Isso cancela a ação e notifica os cessionários. A ação cancelada permanecerá visível nos relatórios de status do processo.
Excluir uma ação
Se quiser remover completamente uma ação ou um grupo de ações dos relatórios de processo e status, mesmo que a ação já tenha sido concluída, você poderá excluí-la clicando no menu de três pontos ao lado da ação ou do grupo e selecionando Excluir ação ou Excluir grupo. Se as ações já estiverem em andamento, isso as cancelará e notificará os responsáveis. Independentemente de seu status, as ações serão removidas dos relatórios de status do processo. As atividades associadas às ações excluídas ainda permanecerão no relatório de atividades do processo.
Fechar um processo
Você pode escolher como deseja encerrar o processo clicando em Settings na barra de ferramentas para abrir as configurações do processo . No campo Close process:
- Selecione Automaticamente se você quiser fechar automaticamente o processo assim que todas as ações forem concluídas ou canceladas (padrão)
- Selecione Manually se você quiser que o proprietário do processo feche manualmente o processo quando estiver pronto
Essa configuração pode ser alterada a qualquer momento, mesmo que o processo já tenha sido iniciado.
Independentemente da opção selecionada, o proprietário do processo pode fechar manualmente os processos, mesmo que ainda haja ações incompletas. Isso cancelará as ações incompletas e evitará que novas tarefas sejam enviadas.
Depois que um processo for fechado automática ou manualmente, ele poderá ser reaberto, se necessário.
Observação: Se quiser excluir um arquivo de processo já iniciado em Home ou Files, você precisará primeiro fechar o processo.
Observação: O fechamento de um processo não redefine nenhuma permissão de arquivo para tarefas que já foram enviadas. No entanto, se um colaborador tiver recebido permissão de Editor para uma solicitação de conteúdo que já tenha sido enviada, seu nível de permissão será reatribuído a Nenhum.
Reabrir um processo
Se você quiser reabrir um processo fechado para poder continuar adicionando ou editando ações ou grupos, clique em Reopen process na barra de ferramentas. As ações que já tiverem sido canceladas ou concluídas não serão reiniciadas automaticamente.
Monitorar todos os processos de casa
A lista Processos na Página inicial oferece uma maneira útil de monitorar o status de vários processos de uma só vez. Essa lista mostra todos os processos nos quais você tem pelo menos permissões de Visualizador. Somente os processos que foram iniciados são exibidos.
Você pode ver as seguintes informações para cada processo:
- Nome do processo: O título do processo
- Criado por: O usuário que iniciou o processo
- Iniciado: Quando o processo foi iniciado
- Vencimento: A data de vencimento do processo
- Fechado: Quando o processo foi encerrado
- Status: Qual porcentagem das ações do processo está em cada categoria de status
Nessa lista, você pode clicar no menu suspenso ao lado de um processo para:
- Ir para o processo
- Enviar lembretes
- Visualizar a atividade do processo
- Atualizar as configurações do processo
- Exibir permissões
Classificar e filtrar a lista de processos
Você pode classificar e filtrar a lista de processos para encontrar mais facilmente o que está procurando:
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Classificar
Por padrão, a lista é classificada começando com o processo iniciado mais recentemente. Você pode alterar isso clicando em um título de coluna para classificar em ordem crescente. Clique no título novamente para classificar em ordem decrescente. Você pode classificar a lista usando os títulos das colunas Nome do processo, Iniciado e Devido.
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Filtro
Você pode filtrar a lista por status de processo clicando no ícone Filter e selecionando um status.
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Pesquisar
Você pode encontrar um processo com mais facilidade digitando todo ou parte do nome do processo na caixa de pesquisa.