Centro de suporte da Workiva

<!--contains headings hyperlinked in app, do not move-->

Os arquivos de processo permitem que você automatize um fluxo de trabalho atribuindo tarefas e solicitando aprovações, tudo em um só lugar. Neste artigo, você aprenderá a criar um processo e a adicionar ações. 

Nota: Você precisará da função do espaço de trabalho|workspace do editor para criar um processo.

Observação: os calendários da Workiva, os recursos relacionados ao calendário (como o uso de dias úteis nos processos), os modelos de processos, os gráficos de monitoramento de processos e os insights e o cartão de resumo de cópia de processos estão atualmente disponíveis apenas em algumas de nossas soluções de relatórios financeiros e serviços financeiros.

 

Criar um processo

<!--hyperlinked in app, do not move-->

Antes de atribuir suas tarefas, você precisará criar um arquivo de processo.

Observação: Embora vários colaboradores possam editar um processo, somente um usuário por vez pode fazer edições. Se vários usuários estiverem editando um processo ao mesmo tempo, algumas atualizações poderão não ser salvas.

Para criar um novo processo:

1. Na plataforma Workiva, clique em Create. No menu, clique em Process e selecione Process.

2. Nas configurações do processo, na guia General:

   • Digite o nome do processo .
   • Selecione a ordem de início :
     • Tudo de uma vez inicia todas as ações assim que você inicia o processo
     • Uma de cada vez espera que a primeira ação do processo termine antes de iniciar a próxima
     • Manual permite que você inicie manualmente cada ação assim que iniciar o processo
   • Escolha como deseja encerrar o processo (os processos encerrados podem ser reabertos, se necessário). Essa configuração pode ser alterada a qualquer momento enquanto o processo ainda estiver em execução.
     • Selecione Automaticamente para fechar automaticamente o processo assim que todas as ações forem concluídas ou canceladas.
     • Selecione Manually para manter o processo aberto e editável até que o proprietário do processo o feche manualmente.
   • Edite o arquivo do processo Permissões para controlar quem é o proprietário ou quem pode editar ou exibir o processo.

   

3. Nas configurações do processo, na guia Calendar:

   • Adicione calendários existentes (por exemplo, um calendário de feriados comerciais) para ver seus eventos no calendário do processo. Assim, você poderá acompanhar mais facilmente as datas de vencimento das tarefas em relação aos eventos relevantes do calendário.
   • Se você costuma definir as datas de vencimento das tarefas em relação a um cronograma específico (por exemplo, você tem uma tarefa que precisa ser concluída até o quinto dia útil de um ciclo de duas semanas), configure os dias úteis para facilitar a atualização dessas datas de vencimento se o cronograma mudar ou se você precisar reutilizar esse processo novamente no futuro.
   • Defina Primeiro dia útil e Último dia útil.
   • Você pode definir os dias úteis típicos.
   • Você pode adicionar exceções usando o botão Add exception ou alternando as datas no calendário à direita. Por exemplo, se você costuma trabalhar de segunda a sexta-feira, mas sua empresa tem um dia de folga na sexta-feira, adicione essa data como uma exceção.
   • Reveja o calendário à direita para ter certeza de que suas configurações estão corretas. As datas não sombreadas indicam dias úteis, enquanto as datas sombreadas indicam dias de folga. Os números circulados indicam o n-ésimo dia útil de sua programação.

   

4. Se for adicionar ações de certificação ao seu processo, não deixe de revisar as configurações de certificação na guia Certifications.
5. Clique em Salvar. Agora você pode começar a criar seu processo.

Dica: Talvez você possa usar modelos de processo para criar mais rapidamente! Clique em Explore templates, selecione o modelo apropriado para suas necessidades e clique em Apply template para adicionar rapidamente ações pré-criadas. Você pode então editar as ações a partir daí.

 

Adicionar uma ação ou um grupo

Após criar o processo, você pode adicionar a primeira ação no botão Add action na barra de ferramentas. Há quatro tipos de ações:

• Tarefas notificam os usuários sobre uma tarefa a ser concluída
• Solicitações de conteúdo são tarefas anexadas a uma seção específica de um arquivo, concedendo automaticamente ao usuário selecionado permissão para adicionar seu conteúdo. Saiba mais sobre como adicionar solicitações de conteúdo a processos.
• Certificações são tarefas específicas para o envio de cartas a serem assinadas. Saiba mais sobre como adicionar ações de certificação a processos.
• Certificações em massa destinam-se ao envio de cópias de uma única carta a várias pessoas ao mesmo tempo. Uma ação de certificação separada para cada responsável será adicionada ao processo.

Após adicionar uma ação, preencha os campos no painel direito Detalhes da ação. Cada ação deve incluir as seguintes informações:

• Título: O nome da ação
• Atribuído a: O responsável que precisa concluir a tarefa

Você também pode adicionar:

• Data de vencimento (opcional): Essa é a data em que o responsável precisa concluir a tarefa. Se os dias úteis tiverem sido configurados nas configurações do processo, você também poderá definir a data de vencimento inserindo o número do dia útil (por exemplo, você pode definir a data de vencimento para o 10º dia útil da programação da empresa).
• Lembretes do responsável: Você pode usar o padrão do sistema, optar por não enviar lembretes ou personalizar os lembretes de acordo com suas necessidades pessoais. Consulte Enviar lembretes em processos para obter mais detalhes.
• Aprovação por (opcional): O aprovador que aprovará o conteúdo do responsável ou o devolverá para retrabalho adicional
• Prazo de aprovação (opcional): Essa é a data em que o aprovador precisa aprovar a tarefa. Se os dias úteis tiverem sido configurados nas configurações do processo, você também poderá definir a data de vencimento da aprovação inserindo o número do dia útil (por exemplo, você pode definir a data de vencimento da aprovação para o 5º dia útil da programação da empresa).
• Lembretes do aprovador: Se você adicionar um aprovador, poderá personalizar os lembretes do aprovador. Você pode usar o padrão do sistema, optar por não enviar lembretes ou personalizar os lembretes de acordo com suas necessidades pessoais. Consulte Enviar lembretes em processos para obter mais detalhes.
• Arquivo (opcional para uma tarefa ): O arquivo em que o conteúdo é necessário
• Seção (opcional para uma tarefa ): A seção específica no arquivo em que o conteúdo é necessário
• Instruções (opcional): Qualquer informação adicional necessária para concluir a tarefa
• Tags (opcional): Identificar informações sobre a ação usando uma categoria e um valor (ex.: Prioridade: Baixa)

Você também pode adicionar Groups a partir do botão Add para controlar a ordem de início das ações dentro do grupo:

• Digite o título do grupo.
• Selecione a ordem de início :
  • Tudo de uma vez inicia todas as ações no grupo assim que o grupo começa
  • Uma de cada vez inicia as ações no grupo uma de cada vez, assim que o grupo começa
  • Manual permite que você inicie manualmente cada ação no grupo assim que o grupo for iniciado

Por exemplo, se você tiver um processo cujas ações são iniciadas todas de uma vez por padrão, mas tiver um conjunto de ações que deseja iniciar manualmente, poderá adicionar essas ações a um grupo e definir a ordem de início do grupo como Manual.

 

Criar um processo via arquivo

Você também pode criar um processo fazendo upload de um arquivo (CSV, TSV, TXT, XLS ou XLSX) que contenha os detalhes das ações:

1. Na plataforma Workiva, clique em Create. No menu, clique em Process e selecione Process from file.

2. Carregue um arquivo (CSV, TSV, TXT, XLS ou XLSX) contendo os detalhes de suas ações de processo. Você pode clicar em Download template, preencher as colunas a seguir com os valores apropriados para cada ação do processo e, em seguida, carregar esse arquivo.

   • Tipo (obrigatório): Essa coluna aceita apenas os valores "Task" (Tarefa), "Content Request" (Solicitação de conteúdo) ou "Certification" (Certificação).
   • Título (obrigatório): O título da ação do processo
   • Atribuído a (obrigatório): O nome ou o e-mail do cessionário
   • Data de vencimento: A data de vencimento da ação para o cessionário no formato AAAAMMDD (por exemplo, para 21 de março de 2026, digite "20260321")
   • Aprovação por: Nome ou e-mail do aprovador
   • Data de vencimento da aprovação: A data de vencimento da aprovação da ação para o aprovador no formato AAAAMMDD (por exemplo, para 21 de março de 2026, insira "20260321")
   • Arquivo (necessário para solicitações de conteúdo): O nome do arquivo Workiva em que a ação precisa ser concluída
   • Seção (necessária para solicitações de conteúdo): O nome da seção no arquivo Workiva onde a ação precisa ser concluída
   • Instruções: Qualquer informação adicional necessária para concluir a ação

   Um arquivo que segue o modelo tem a seguinte aparência:

3. Se estiver usando seu próprio arquivo, ele poderá ter nomes de coluna diferentes dos encontrados no modelo. Por exemplo, seu arquivo pode usar "Name" para nomes de ações, enquanto o modelo usa "Title". Selecione a linha em seu arquivo que contém os nomes das colunas e clique em Confirme a seleção e continue. Se o arquivo não tiver nomes de colunas, clique em O arquivo não tem nomes de colunas.
4. Revise a correspondência de colunas. Por exemplo, se o seu arquivo usar "Name" para nomes de ações, essa coluna "Name" será combinada com a nossa coluna "Title". Isso significa que os valores em "Name" (Nome) serão importados como valores em "Title" (Título) no arquivo de processo da Workiva para corresponder aos requisitos do nosso sistema e reduzir erros. Depois de revisar a correspondência de colunas, clique em . Confirme a correspondência e continue.
   
5. Revise as alterações sugeridas pela AI para limpar os dados em seu arquivo e clique em Continue.
6. Revise o arquivo atualizado e os erros encontrados.
7. Clique em Concluir. Em seguida, clique em Create process para começar a criar um processo a partir das informações do arquivo.

Depois que o processo for criado, certifique-se de que suas ações estejam configuradas corretamente e que as configurações do processo estejam corretas antes de iniciar o processo.

 

Mover uma ação ou um grupo

Para alterar a ordem de suas ações ou grupos, clique no menu de três pontos ao lado de uma ação ou grupo e use as ações Move up ou Move down. Você também pode mover uma ação para um grupo usando a ação Move to group.

Para mover várias ações e/ou grupos de uma só vez, selecione uma ou mais ações e/ou grupos e use o menu suspenso Move.

 

Duplicar uma ação ou um grupo

Para duplicar ações ou grupos, clique no menu de três pontos ao lado da ação ou do grupo e selecione Duplicate action ou Duplicate group, respectivamente. A ação ou o grupo duplicado será colocado diretamente abaixo da ação ou do grupo original.

 

Ações de edição em massa

Você pode editar vários campos de várias ações de uma só vez. Selecione uma ou mais ações e/ou grupos de ações para editar, clique no menu suspenso Edit actions e selecione o campo que deseja editar.

Saiba mais sobre ações de edição em massa em um processo.

Se o seu processo tiver ações de certificação, saiba mais sobre a edição em massa de ações de certificação em um processo.

 

Excluir uma ação ou um grupo

Para excluir uma ação ou um grupo do processo, clique no menu de três pontos ao lado da ação ou do grupo e selecione Excluir ação ou Excluir grupo, respectivamente.

Para excluir várias ações e/ou grupos de uma só vez, selecione uma ou mais ações e/ou grupos e clique em Delete.

 

Revise seu processo antes de iniciar o processo

Para garantir que seu processo seja executado sem problemas, recomendamos que você faça o seguinte antes de iniciar o processo:

• Revise suas configurações de processo. Depois de iniciar o processo, você não poderá alterar as seguintes configurações: Iniciar pedido, sua configuração Dias úteis (você só pode alterar a configuração Último dia útil) e as certificações Configuração de aprovação automática .
• Verifique a integridade do seu processo clicando em Check for issues no painel esquerdo. Isso levantará problemas, como tarefas em que faltam informações necessárias ou tarefas com datas de vencimento que já passaram, para ajudá-lo a resolvê-los mais rapidamente.
  
• Verifique se todas as ações e seus detalhes estão corretos em exportando todas as ações do processo como um arquivo CSV.

 

Iniciar o processo

Depois de criar seu processo, clique em Start process na barra de ferramentas. O início de um processo iniciará suas ações de acordo com a ordem de início do processo, e cada responsável receberá um e-mail com um link para visualizar sua tarefa.

Observação: Somente um proprietário de processo pode iniciar o processo (esse proprietário de processo se tornará o gerente de processo). Além disso, se alguma ação do processo contiver arquivos atribuídos, o proprietário do processo deverá ter permissões de proprietário para esses arquivos a fim de iniciar o processo.

 

Artigos relacionados

Revisar as configurações do processo

Monitorar um processo