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Os arquivos de processo permitem que você automatize um fluxo de trabalho atribuindo tarefas e solicitando aprovações, tudo em um só lugar. Neste artigo, você aprenderá a criar um processo e a adicionar ações. 

Observação: você precisará da função “Editor” na área de trabalho para criar um processo.

Observação : os calendários do Workiva, os recursos relacionados a calendários (como o uso de dias úteis nos processos), os modelos de processo, os gráficos e análises de monitoramento de processos e o cartão de resumo de cópia de processo estão disponíveis, no momento, apenas em algumas de nossas soluções de Relatórios Financeiros e Serviços Financeiros.

Criar um processo

Antes de atribuir suas tarefas, você precisará criar um arquivo de processo.

Observação: Embora vários colaboradores possam editar um processo, apenas um usuário por vez pode fazer alterações. Se vários usuários estiverem editando um processo ao mesmo tempo, algumas atualizações poderão não ser salvas.

Para criar um novo processo:

1. Na plataforma Workiva, clique em “Criar ”. No menu, clique em “Processar ” e selecione “Processar ”.

2. Nas configurações do processo, na guia “Geral ”:

   • Digite o nome do processo .
   • Selecione a ordem de início :
     • A opção “De uma só vez” inicia todas as ações assim que você inicia seu processo
     • Cada uma, por vez , aguarda a conclusão da primeira ação do processo antes de iniciar a próxima
     • O modo manual permite que você inicie manualmente cada ação assim que iniciar o processo
   • Escolha como deseja encerrar seu processo (os processos encerrados podem ser reabertos, se necessário). Essa configuração pode ser alterada a qualquer momento enquanto o processo ainda estiver em execução.
     • Selecione “Automaticamente” para encerrar automaticamente o processo assim que todas as ações forem concluídas ou canceladas.
     • Selecione “Manualmente” para manter o processo aberto e editável até que um responsável pelo processo o feche manualmente.
   • Edite as permissões do arquivo do processo para controlar quem é o proprietário, quem pode editá-lo ou visualizá-lo.

   

3. Nas configurações do processo, na guia “Calendário ”:

   • Adicione calendários existentes (por exemplo: um calendário de feriados comerciais) para visualizar seus eventos no calendário do processo. Assim, você poderá acompanhar mais facilmente as datas de vencimento das tarefas em relação aos eventos relevantes do calendário.
   • Se você costuma definir os prazos das tarefas com base em um cronograma específico (por exemplo: você tem uma tarefa que precisa ser concluída até o 5º dia útil de um ciclo de duas semanas), configure os dias úteis para facilitar a atualização desses prazos caso o cronograma mude ou se você precisar reutilizar esse processo no futuro.
   • Defina o primeiro dia útil e o último dia útil .
   • Você pode definir os dias úteis típicos.
   • Adicione quaisquer exceções usando o botão “Adicionar exceção” ou selecionando as datas no calendário à direita. Por exemplo, se você costuma trabalhar de segunda a sexta-feira, mas sua empresa tem um dia de folga na sexta-feira, adicione essa data como uma exceção.
   • Reveja o calendário à direita para ter certeza de que suas configurações estão corretas. As datas não sombreadas indicam dias úteis, enquanto as datas sombreadas indicam dias de folga. Os números circulados indicam o n-ésimo dia útil de sua programação.

   

4. Se você for adicionar ações de certificação ao seu processo, certifique-se de revisar as configurações de certificação na aba “Certificações ”.
5. Clique em Salvar. Agora você pode começar a criar seu processo.

Dica: talvez você consiga usar modelos de processo para agilizar a construção! Clique em “Explorar modelos” , selecione o modelo adequado às suas necessidades e clique em “Aplicar modelo” para adicionar rapidamente ações pré-definidas. A partir daí, você pode editar as ações.

Adicionar uma ação ou um grupo

Depois de criar seu processo, você pode adicionar sua primeira ação clicando no botão “Adicionar ação ” na barra de ferramentas. Há quatro tipos de ações:

• As tarefas notificam os usuários sobre uma tarefa a ser concluída
• As solicitações de conteúdo são tarefas associadas a uma seção específica de um arquivo, concedendo automaticamente ao usuário selecionado permissão para adicionar seu conteúdo. Saiba mais sobre como adicionar solicitações de conteúdo a processos.
• As certificações são tarefas destinadas especificamente ao envio de cartas para assinatura. Saiba mais sobre como adicionar ações de certificação a processos.
• As certificações em massa servem para enviar cópias de uma única carta a várias pessoas ao mesmo tempo. Uma ação de certificação separada para cada responsável será adicionada ao processo.

Depois de adicionar uma ação, preencha os campos no painel direito “Detalhes da ação ”. Cada ação deve incluir as seguintes informações:

• Título: O nome da ação
• Atribuído a: O responsável que precisa concluir a tarefa

Você também pode adicionar:

• Prazo (opcional): é a data até a qual o responsável deve concluir a tarefa. Se os dias úteis tiverem sido configurados nas configurações do processo , você também poderá definir a data de vencimento inserindo o número do dia útil (por exemplo: você pode definir a data de vencimento para o 10º dia útil do calendário da empresa).
• Lembretes para os responsáveis : você pode usar a configuração padrão do sistema, optar por não enviar lembretes ou personalizá-los de acordo com suas necessidades pessoais. Consulte “Enviar lembretes” na seção “Processos” para obter mais detalhes.
• Aprovação por (opcional): O aprovador que aprovará o conteúdo do responsável pela tarefa ou o devolverá para que seja retrabalhado
• Prazo para aprovação ( opcional): é a data até a qual o aprovador precisa aprovar a tarefa. Se os dias úteis tiverem sido configurados nas configurações do processo , você também poderá definir a data de vencimento da aprovação inserindo o número do dia útil (por exemplo: você pode definir a data de vencimento da aprovação para o 5º dia útil do calendário da empresa).
• Lembretes para os aprovadores : Se você adicionar um aprovador, poderá personalizar os lembretes para ele. Você pode usar a configuração padrão do sistema, optar por não enviar lembretes ou personalizá-los de acordo com suas necessidades pessoais. Consulte “Enviar lembretes” na seção “Processos” para obter mais detalhes.
• Arquivo (opcional para uma tarefa ): o arquivo no qual o conteúdo deve ser inserido
• Seção (opcional para uma tarefa ): A seção específica do arquivo onde o conteúdo é necessário
• Instruções (opcional): Quaisquer informações adicionais necessárias para concluir a tarefa
• Etiquetas (opcional): Informações que identificam a ação por meio de uma categoria e um valor (ex.: Prioridade: Baixa)

Você também pode adicionar Grupos pelo botão “Adicionar” para controlar a ordem de execução das ações dentro do grupo:

• Digite o título do grupo.
• Selecione a ordem de início :
  • A opção “De uma só vez” inicia todas as ações do grupo assim que o grupo for iniciado
  • A opção “Um de cada vez ” inicia as ações no grupo, uma de cada vez, assim que o grupo começa
  • A opção “Manual” permite que você inicie manualmente cada ação do grupo assim que o grupo for iniciado

Por exemplo, se você tiver um processo cujas ações são iniciadas todas de uma vez por padrão, mas houver um conjunto de ações que você deseja iniciar manualmente, é possível adicionar essas ações a um grupo e definir a ordem de início do grupo como “Manual ”.

Criar um processo a partir de um arquivo

Você também pode criar um processo enviando um arquivo (CSV, TSV, TXT, XLS ou XLSX) que contenha os detalhes das ações:

1. Na plataforma Workiva, clique em “Criar ”. No menu, clique em “Processar ” e selecione “Processar a partir do arquivo”.

2. Envie um arquivo (CSV, TSV, TXT, XLS ou XLSX) contendo os detalhes das ações do seu processo. Você pode clicar em “Baixar modelo” , preencher as colunas a seguir com os valores adequados para cada ação do processo e, em seguida, enviar esse arquivo.

   • Tipo ( obrigatório): Esta coluna aceita apenas os valores “Tarefa”, “Solicitação de conteúdo” ou “Certificação”.
   • Título ( obrigatório): O título da ação do processo
   • Atribuído a ( obrigatório): O nome ou e-mail do destinatário
   • Prazo : O prazo da ação para o responsável, no formato AAAAMMDD (Ex.: Para 21 de março de 2026, insira “20260321”)
   • Aprovado por : Nome ou e-mail do aprovador
   • Prazo para aprovação : O prazo para aprovação da ação pelo aprovador, no formato AAAAMMDD (Ex.: Para 21 de março de 2026, insira “20260321”)
   • Arquivo ( obrigatório para solicitações de conteúdo): O nome do arquivo do Workiva no qual a ação precisa ser concluída
   • Seção ( obrigatória para solicitações de conteúdo): O nome da seção no arquivo do Workiva onde a ação precisa ser concluída
   • Instruções : Quaisquer informações adicionais necessárias para concluir a ação

   Um arquivo que segue o modelo tem a seguinte aparência:

3. Se você estiver usando seu próprio arquivo, é possível que os nomes das colunas sejam diferentes dos que constam no modelo. Por exemplo, seu arquivo pode usar “Nome” para os nomes das ações, enquanto o modelo usa “Título”. Selecione a linha do seu arquivo que contém os nomes das colunas e clique em “Confirmar seleção e continuar ”. Se o seu arquivo não tiver nomes de colunas, clique em “O arquivo não tem nomes de colunas ”.
4. Verifique a correspondência das colunas. Por exemplo, se o seu arquivo usar “Nome” para os nomes das ações, essa coluna “Nome” será associada à nossa coluna “Título”. Isso significa que os valores na coluna “Nome” serão importados como valores na coluna “Título” no arquivo de processo do Workiva, a fim de atender aos requisitos do nosso sistema e reduzir erros. Após verificar a correspondência das colunas, clique em “Confirmar correspondência” e continue .
   
5. Analise as alterações sugeridas pela IA para limpar os dados do seu arquivo e clique em Continuar .
6. Analise o arquivo atualizado e os erros que foram encontrados.
7. Clique em Concluir . Em seguida, clique em “Criar processo” para iniciar a criação de um processo a partir das informações contidas no arquivo.

Depois que o processo estiver criado, certifique-se de que as ações estejam configuradas corretamente e que as configurações do processo estejam corretas antes de iniciá-lo.

Mover uma ação ou um grupo

Para alterar a ordem das suas ações ou grupos, clique no menu com os três pontos ao lado de uma ação ou grupo e use as opções “Subir” ou “Descer ”. Você também pode mover uma ação para um grupo usando a ação “Mover para o grupo ”.

Para mover várias ações e/ou grupos de uma só vez, selecione uma ou mais ações e/ou grupos e use o menu suspenso “Mover ”.

Duplicar uma ação ou um grupo

Para duplicar ações ou grupos, clique no menu com os três pontos ao lado da ação ou do grupo e selecione “Duplicar ação” ou “Duplicar grupo” , respectivamente. A ação ou o grupo duplicado será colocado diretamente abaixo da ação ou do grupo original.

Ações de edição em massa

Você pode editar vários campos de várias ações de uma só vez. Selecione uma ou mais ações e/ou grupos de ações para editar, clique no menu suspenso “Editar ações ” e selecione o campo que deseja editar.

Saiba mais sobre as ações de edição em massa em um processo .

Se o seu processo incluir ações de certificação, saiba mais sobre como editar em massa essas ações em um processo .

Excluir uma ação ou um grupo

Para excluir uma ação ou um grupo do processo, clique no menu com os três pontos ao lado da ação ou do grupo e selecione “Excluir ação” ou “Excluir grupo” , respectivamente.

Para excluir várias ações e/ou grupos de uma só vez, selecione uma ou mais ações e/ou grupos e clique em “Excluir ”.

Analise seu processo antes de iniciá-lo

Para garantir que seu processo ocorra sem problemas, recomendamos que você faça o seguinte antes de iniciá-lo:

• Verifique as configurações do seu processo . Depois de iniciar o processo, você não poderá alterar as seguintes configurações: a ordem de início , sua configuração de dias úteis (só é possível alterar o “Último dia útil ”), e Configuração de aprovação automática das certificações.
• Verifique o estado do seu processo clicando em “Verificar se há problemas ” no painel à esquerda. Isso destacará problemas, como tarefas nas quais faltam informações necessárias ou cujos prazos já tenham expirado, para ajudá-lo a resolvê-los mais rapidamente.
  
• Verifique se todas as ações e seus detalhes estão corretos exportando todas as ações do processo como um arquivo CSV .

Iniciar o processo

Depois de criar seu processo, clique em “Iniciar processo ” na barra de ferramentas. Ao iniciar um processo, suas ações serão executadas de acordo com a ordem de início do processo, e cada responsável receberá um e-mail com um link para visualizar sua tarefa.

Observação: Somente o responsável pelo processo pode iniciá-lo (esse responsável se tornará o gerente do processo). Além disso, se alguma ação do processo contiver arquivos atribuídos, o proprietário do processo deve ter permissões de proprietário sobre esses arquivos para poder iniciar o processo.

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