Este artigo é para:
- Arquivadores da Seção 16
O aplicativo da Seção 16 simplifica o processo de preenchimento de um ou mais formulários junto à SEC. No processo de arquivamento, você pode editar e carregar documentos de suporte, arquivo de teste (recomendado) e, em seguida, arquivo ativo.
Você precisará de uma função de Section 16 Filer para arquivar formulários.
Na parte superior de cada formulário, abaixo da barra de ferramentas, há um rastreador que mostra quais etapas do processo de arquivamento foram concluídas e se há algum problema com cada etapa.Informações do formulário
É nessa etapa que você adiciona a maioria das informações e dos detalhes do formulário. Isso inclui transações, informações do proprietário e outras informações obrigatórias do formulário. Os erros aqui estão relacionados a problemas com os dados do formulário, como problemas de data ou saldo. Depois que todos os erros forem resolvidos, você poderá clicar em Next na parte inferior da página para prosseguir para a etapa de coleta.
Coletar
Na etapa Collect, você pode incluir documentos de apoio, como uma procuração, em seu arquivo. Para adicionar um arquivo da Workiva ao seu processo, use o botão Add. Para adicionar um arquivo do seu computador, use o botão Upload. Os documentos de apoio não devem ter nomes com mais de 255 caracteres, de acordo com os padrões da SEC. Os tipos de arquivo compatíveis incluem .TXT, .HTM, .JPG ou .GIF.
Depois que todos os arquivos tiverem sido incluídos, clique em Next na parte inferior para continuar.
Etiqueta
Na etapa Label (Rótulo), você precisará definir o tipo para todos os arquivos adicionados durante a etapa Collect (Coleta), como CORRESP ou EX-99. Talvez você precise adicionar mais informações, dependendo do tipo selecionado. Os arquivos são classificados automaticamente na ordem de arquivamento recomendada pela Workiva.
Notificar
Nesta etapa, você pode incluir os e-mails de qualquer pessoa que deva receber notificações referentes a esse arquivamento, bem como escolher quando o e-mail associado deve ser notificado. Você também pode definir detalhes para uma pessoa de contato, caso a SEC precise falar com alguém a respeito do seu registro.
Revisão
A etapa de revisão é uma oportunidade para você revisar todas as informações do seu arquivamento, fazer o download de uma cópia do seu formulário e visualizar a aparência do seu formulário quando ele estiver disponível no site da SEC. Depois de confirmar que todas as informações estão corretas, você pode prosseguir com o preenchimento.
Teste e arquivo ativo
Depois de incluir todas as informações e documentos, resolver todos os problemas e revisar o arquivamento, você pode arquivar o formulário. Você pode primeiro testar seu formulário para ver se ele será aceito pela SEC, e a Workiva recomenda que você teste o arquivo sem problemas antes do arquivamento em tempo real. Você pode testar o arquivo quantas vezes quiser, mas o Live Filing não pode ser cancelado ou desfeito após o envio.
Arquivamento em massa
Você também pode arquivar vários formulários sequencialmente ou de uma só vez na lista Forms (Formulários). Selecione todos os formulários que você gostaria de enviar e clique em File para criar um arquivamento em massa.
No arquivamento em massa, você pode ver uma visão geral de cada formulário, incluindo o status de integridade do arquivamento, o tipo de formulário e o status do arquivamento. Você pode clicar no nome do formulário ou no status de integridade do arquivo para abrir o formulário, caso sejam necessárias alterações.
Quando você estiver pronto para arquivar, selecione todos os formulários que deseja enviar e escolha Test File ou Live file na barra de ferramentas. Digite suas credenciais de arquivamento para prosseguir com o arquivamento.
Você também pode optar por fazer o download de formulários selecionados como PDFs, incluindo anexos ou apenas o formulário.
Suspensões e falhas de arquivamento
Se o seu formulário não foi aceito, o Estado de arquivamento informará a você se o formulário foi suspenso ou se não foi arquivado. A coluna Submission Status (Status de envio) conterá uma mensagem sobre o motivo pelo qual o preenchimento não foi concluído.
As falhas de arquivamento geralmente estão relacionadas às credenciais do arquivador. Verifique a senha, o CIK e o CCC que você digitou para ter certeza de que correspondem. As suspensões de arquivamento geralmente ocorrem devido a erros em um documento ou em um documento de apoio. Verifique se os documentos foram preenchidos de forma correta e precisa e se os documentos de apoio atendem às especificações de arquivamento.