Centro de suporte da Workiva

Para ajudar a facilitar a coleta de dados para relatórios ambientais, sociais e de governança (ESG) ou de sustentabilidade, você pode criar e gerenciar tarefas para preparar e aprovar valores de métricas em Sustainability Program.

Com essas tarefas, você pode:

• Incluir vários valores na mesma tarefa, por exemplo, com base na dimensão ou em outros critérios.
• Atribua membros do espaço de trabalho para preparar e aprovar os valores de cada tarefa.
• Configure fluxos de trabalho de aprovação para habilitar vários aprovadores ou etapas com suas próprias datas de vencimento.

Observação: Uma tarefa pode incluir vários valores somente quando coletada por meio do portal Workiva Tasks. Os valores com um arquivo de origem conectado requerem uma tarefa separada.

Criar tarefas para uma métrica

Para delegar a coleta de dados dos valores de uma métrica para um período de coleta, você pode criar uma tarefa atribuída aos membros do espaço de trabalho para preparar e aprovar os valores. 

Observação: Você pode criar tarefas para uma métrica somente quando seus valores para o período de coleta ainda não estiverem concluídos e ainda não tiverem sido incluídos em outra tarefa.

Para criar uma tarefa para coletar os valores de uma métrica:

1. Em Sustainability Program, selecione a métrica no esboço.
2. Selecione o ano e o período de coleta dos valores a serem incluídos na tarefa.
3. Crie a tarefa a partir de Valores ou Tarefas:
   • Em Values, selecione os valores a serem incluídos e, em seguida, selecione Create task from Edit values.
     
   • Em Tasks, clique em Create task.
     
4. Digite um nome para ajudar a identificar a tarefa.
   

5. Em Destinatário, selecione os membros que prepararão os valores da tarefa e selecione a data de vencimento.

   Nota: Se você selecionar vários destinatários, qualquer deles poderá preparar os valores e concluir a tarefa.

6. Para que os membros verifiquem os valores preparados, clique em Adicionar etapa de aprovação e configure o fluxo de trabalho de aprovação:

   • Para permitir que um ou qualquer um dos vários aprovadores verifique os valores, selecione-os em Aprovadores e selecione a data de vencimento.
   • Para exigir que aprovadores específicos verifiquem os valores em ordem, selecione o primeiro aprovador - ou grupo de aprovadores - em Aprovadores, defina a data de vencimento e clique em Adicionar etapa de aprovação para selecionar os aprovadores de cada etapa. 

   Observação: Se você atribuir vários aprovadores a uma etapa de aprovação, qualquer deles poderá aprovar os valores para concluir a etapa. Para exigir que vários membros verifiquem os valores, adicione uma etapa separada para cada aprovador. Para saber mais, consulte Gerenciar aprovações de métricas do Programa de Sustentabilidade.

7. Insira instruções para o responsável e o aprovador, como detalhes de como preparar os valores ou seu material de apoio.

8. Para adicionar valores à tarefa, selecione-os em Search values e clique em Apply.

   Dica: Você só pode adicionar valores que ainda não estejam concluídos ou incluídos em outra tarefa. Se você aplicar inadvertidamente um valor à tarefa, clique em Remover.

9. Clique em Criar tarefa.

   Observação: Todos os valores com um arquivo de origem conectado terão sua própria tarefa; todos os outros valores incluídos aparecerão na mesma tarefa.

Combinar tarefas de

Para agrupar valores incluídos em tarefas separadas em uma nova tarefa única, você pode combinar suas tarefas a partir da métrica.

Observação: Para combinar tarefas, elas devem ser Não iniciadas, e seus valores devem ser coletados por meio do portal Workiva Tasks ou da métrica, não um arquivo de origem conectado.

1. Em Sustainability Program, selecione a métrica no esboço.
2. Selecione o ano e o período de coleta dos valores a serem incluídos na tarefa.

3. Selecione Tasks e, em seguida, selecione as tarefas a serem combinadas.

   Dica: Para combinar uma tarefa já em andamento, primeiro redefina a tarefa para que ela volte à condição de Não iniciada.

4. Em Gerenciar tarefas, selecione Combinar.
   
5. Edite o nome da nova tarefa e os detalhes da atribuição conforme necessário e clique em Combine.

Editar tarefas

Para reatribuir uma tarefa ou ajustar os valores nela contidos:

1. Em Sustainability Program, selecione a métrica que a tarefa suporta.
2. Em Tasks, edite as tarefas conforme necessário:
   • Para editar a atribuição ou os valores de uma tarefa específica, selecione Edit em seu menu e, em seguida, edite a atribuição ou os valores conforme necessário e clique em Update task.
     

   • Para atualizar várias tarefas para a mesma atribuição, clique em Gerenciar tarefas e selecione Editar e, em seguida, edite os detalhes da atribuição conforme necessário e clique em Atualizar todas.

     Dica: Em Localizar e substituir, você pode editar várias tarefas de uma vez, como, por exemplo, reatribuir um responsável ou aprovador com base em alterações de pessoal.

Enviar tarefas

Quando estiver pronto para iniciar a coleta de dados, envie as tarefas ao seu responsável para começar a preparar seus valores:

1. Em Sustainability Program, selecione a métrica que a tarefa suporta e, em seguida, selecione Tasks.
2. Selecione as tarefas a serem enviadas e, em seguida, escolha se deseja enviá-las com notificações aos responsáveis:
   • Em Gerenciar tarefas ou no menu da tarefa, selecione Enviar e, em seguida, escolha se você deseja enviar com notificações.
     
   • Em Status, clique em Send ou selecione Send without notifications.
     

Redefinir uma tarefa enviada

Para cancelar uma tarefa e retorná-la ao status Not sent (Não enviada), você pode redefini-la. Por exemplo, você pode querer redefinir uma tarefa se, inadvertidamente, a enviou prematuramente ou precisa interromper a coleta de dados.

Dica: Ao redefinir uma tarefa, você mantém todos os valores e materiais de apoio já coletados pelo responsável.

1. Em Sustainability Program (Programa de Sustentabilidade), selecione a métrica que a tarefa suporta e, em seguida, selecione Tasks (Tarefas).
2. No menu da tarefa, selecione Reset.
   
3. Selecione se deseja notificar o designado e os aprovadores sobre a redefinição e clique em OK.

Enviar lembretes para tarefas enviadas

Para ajudar a manter o fluxo da coleta de dados, o Programa de Sustentabilidade envia automaticamente lembretes aos responsáveis ou aprovadores com tarefas de métricas incompletas:

• Três dias antes da data de vencimento
• Em sua data de vencimento
• Todos os dias após a data de vencimento, até três dias

Para enviar um lembrete adicional para uma tarefa em andamento, selecione Tasks na métrica e, em seguida, selecione Remind no menu da tarefa.

Concluir tarefas em nome do responsável ou do aprovador

Se um responsável ou aprovador não estiver disponível, o proprietário do programa poderá concluir tarefas em seu nome, como enviar seus valores para aprovação ou ignorar a etapa no fluxo de trabalho de aprovação.

Exibir uma tarefa enviada

Para obter mais detalhes sobre a coleta de dados de uma tarefa, você pode visualizá-la diretamente no Workiva Tasks ou no arquivo de origem conectado ao seu valor. Na métrica, selecione Tarefas e, em seguida, selecione Vá para a tarefa no menu da tarefa. 

Para obter detalhes sobre o progresso e o histórico de uma tarefa, você pode visualizar seu registro de atividades no painel Task steps checklist no portal Workiva Tasks ou no painel Tasks de um arquivo de origem conectado.

Observação: Para visualizar tarefas de métricas criadas ou atribuídas a outros, como para realizar uma auditoria interna, você precisa das funções Task admin e Sustainability reporting. Para tarefas concluídas por meio de um arquivo de origem conectado, você também precisa de pelo menos Viewer permissões para o arquivo.

Excluir uma tarefa

Se não precisar mais de uma tarefa, você poderá excluí-la. Ao excluir uma tarefa, você também:

• Cancela a tarefa para seu responsável e aprovadores
• Retornar seus valores para um status Not started
• Excluir todos os dados e materiais de apoio preparados para seus valores

Observação: Para cancelar uma tarefa, mas manter os valores já coletados, redefina-a para.

Para excluir uma tarefa:

1. Em Sustainability Program (Programa de Sustentabilidade), selecione a métrica que a tarefa suporta e, em seguida, selecione Tasks (Tarefas).
2. No menu da tarefa, selecione Excluir.
3. Clique em Excluir.