Em Sustainability Program, você pode usar Encontre e substitua para aplicar rapidamente a mesma alteração aos detalhes de várias métricas ou de suas tarefas de coleta de dados de uma só vez, em vez de editar cada uma individualmente.
Por exemplo, você pode usar Encontre e substitua para:
- Adicionar ou remover detalhes em várias métricas ou tarefas, como uma tag personalizada
- Substituir uma entrada específica para um detalhe, por exemplo, para substituir o aprovador ou responsável por várias tarefas com base em alterações de pessoal
- Substitua todas as entradas de um detalhe, independentemente de seu estado atual, como para atualizar os requisitos de métricas para notas ou anexos de suporte, ou fluxos de trabalho de aprovação total de tarefas
Observação: Você pode atualizar tarefas somente quando elas ainda não estiverem Concluídas. Quando você atualiza as tarefas, elas são revertidas para e Em andamento status.
Etapa 1. Selecione os detalhes a serem atualizados
Em Programa de Sustentabilidade, selecione Encontre e substitua e escolha se você deseja atualizar os detalhes sobre as métricas ou as tarefas de seus valores:
- Para atualizar métricas de vários tópicos, clique em Find and replace from Visão geral do programa.
- Para atualizar métricas ou tarefas dentro do mesmo tópico ou métrica, selecione o tópico ou a métrica - respectivamente - no esboço e, em seguida, selecione Localizar e substituir em seu menu.
Para executar essas atualizações, selecione Detalhes de métricas:
| Detalhes | Adicionar | Substituir | Remover | Substituir tudo |
|---|---|---|---|---|
| Tópico | ||||
| Descrição da métrica | ||||
| Anexo de referência | ||||
| Etiqueta do programa | ||||
| Exigir notas | ||||
| Exigir anexos complementares |
Observação: Para atualizar o tipo de valor da métrica, a unidade de medida, a frequência, as dimensões ou Conteúdo do Related Explorer referências, entre em contato com o Customer Success Manager (CSM) da Workiva para obter assistência.
Para realizar essas atualizações, selecione Detalhes da tarefa:
| Detalhes | Adicionar | Substituir | Remover | Substituir tudo |
|---|---|---|---|---|
| Cessionário | ||||
| Prazo do destinatário | ||||
| Aprovador | ||||
| Prazo do aprovador | ||||
| Etapas de aprovação (aprovadores e datas de vencimento) | ||||
| Instruções | ||||
| Nome da tarefa |
Etapa 2. Localizar métricas ou tarefas a serem atualizadas
Em Localizar, aplique filtros para pesquisar no Programa as métricas ou tarefas a serem atualizadas.
Observação: Se você selecionar Localizar e substituir de um tópico ou métrica, os resultados serão automaticamente filtrados para as métricas ou tarefas desse tópico ou métrica. Você pode ajustar esses filtros, se necessário.
Para localizar as métricas a serem atualizadas:
-
Clique em Adicionar filtro e especifique os critérios das métricas:
Dica: Para remover um filtro e seus critérios, clique em Remove filter .
- Depois que você adicionar todos os filtros, clique em Find para retornar as métricas que atendem aos critérios.
Para localizar as tarefas a serem atualizadas:
- Selecione o ano do programa e o período de coleta dos valores das tarefas.
-
Clique em Add filter e especifique os critérios das tarefas:
Filtro Localiza tarefas com base em Aprovador Um membro específico do espaço de trabalho designado para aprovar seus valores:
- Para localizar tarefas sem um aprovador, selecione Sem aprovador.
-
Para localizar tarefas atribuídas a membros que não estão mais em seu espaço de trabalho, selecione Membro antigo.
Observação: Nos resultados, você pode ver quando um aprovador é um membro antigo ou suspenso.
- Para localizar tarefas atribuídas a um dos vários aprovadores, clique em Adicionar outro aprovador.
Prazo do aprovador Quando os aprovadores devem verificar seus valores
Dica: Para localizar tarefas sem uma data de vencimento do aprovador, aplique o filtro sem inserir um intervalo de datas.
Destinatário Um membro específico do espaço de trabalho atribuído para preparar seus valores:
-
Para localizar tarefas atribuídas a membros que não estão mais em seu espaço de trabalho, selecione Membro antigo.
Observação: Nos resultados, você pode ver quando um responsável é um membro antigo ou suspenso.
- Para localizar tarefas atribuídas a um dos vários responsáveis, clique em Add another Assignee.
Prazo do destinatário Quando os designados devem concluir a coleta de dados de seus valores
Dica: Para localizar tarefas sem uma data de vencimento do responsável, aplique o filtro sem inserir um intervalo de datas.
Dimensão Um valor específico de dimensão personalizada aplicado aos valores coletados, como para um site específico de uma dimensão de Local Inclui anexos de referência Se as métricas para as quais eles coletam valores têm material de referência - como fórmulas de amostra ou requisitos regulamentares - anexado Tem anexos de suporte Se seus valores têm material de apoio - como cálculos ou contas de serviços públicos - anexado Descrição da métrica Uma palavra-chave específica ou fraseologia exata nas descrições de suas métricas Nome da métrica Uma palavra-chave específica ou fraseologia exata nos nomes de suas métricas ou no ID da métrica Notas Uma palavra-chave específica ou fraseologia exata dentro das notas fornecidas para seus valores Etiquetas do programa Uma tag personalizada específica aplicada às suas métricas Instruções da tarefa Uma palavra-chave específica ou fraseologia exata dentro das instruções fornecidas para seus responsáveis e aprovadores Nome da tarefa Uma palavra-chave específica ou fraseologia exata com seus nomes Status da tarefa O status da coleta de dados das tarefas
Observação: Você pode localizar, mas não atualizar, tarefas com valores Concluídos.
Tópico O tópico específico para o qual suas métricas coletam valores - Depois que você adicionar todos os filtros, clique em Find para retornar as tarefas que atendem aos critérios.
Etapa 3. Substituir, adicionar ou remover detalhes
Para atualizar as métricas ou tarefas:
-
Em Results, selecione as métricas ou tarefas a serem atualizadas.
Dica: Para fazer download dos resultados completos como um arquivo CSV (valores separados por vírgula), por exemplo, para compartilhar com outras pessoas em sua empresa, clique em Exportar.
-
Em Replace, selecione a alteração a ser realizada.
Para acrescentar uma entrada ou uma cadeia de texto, faça uma adição.
Dica: Para métricas, você pode adicionar um anexo de referência, tag ou texto às suas descrições; para tarefas, você pode adicionar texto às suas instruções ou nomes.
- Em Change, selecione Add.
-
Em Field, selecione o detalhe a ser atualizado e especifique a entrada ou a cadeia de texto a ser adicionada a ele.
Observação: Quando você adiciona a Metric description ou Instructions, a nova cadeia de caracteres é anexada ao final do texto existente.
Para excluir uma entrada ou uma cadeia de texto, execute a ação Remover.
Dica: Para métricas, você pode remover uma tag ou texto específico de suas descrições; para tarefas, um aprovador ou texto de suas instruções ou nomes.
Observação: Você não pode remover o nome completo de uma tarefa.
- Em Change, selecione Remove.
- Em Field, selecione o detalhe a ser atualizado e especifique a entrada ou a cadeia de texto a ser removida.
Para substituir uma entrada ou cadeia de caracteres específica em um detalhe por uma nova entrada ou cadeia de caracteres, execute uma substituição.
Observação: Para substituir um detalhe na íntegra - como cada entrada, seu texto completo ou um fluxo de trabalho de aprovação - independentemente de seu estado atual, execute uma substituição de tudo.
Dica: Para métricas, você pode substituir o tópico, a tag ou o texto dentro das descrições; para tarefas, um responsável, aprovador, data de vencimento ou texto dentro das instruções ou nomes.
- Em Change, selecione Replace (Substituir).
- Em Field, selecione o detalhe a ser atualizado e, em seguida, especifique a entrada ou a cadeia de caracteres current a ser substituída no detalhe.
- Em Substitua por, especifique a nova entrada ou cadeia de caracteres a ser usada em seu lugar.
Para substituir um detalhe na íntegra - como cada entrada ou seu texto completo - independentemente de seu estado atual, execute um Replace all (Substituir tudo).
Observação: Para substituir apenas uma entrada ou cadeia de caracteres específica de em um detalhe, execute uma substituição.
Dica: Para métricas, você pode substituir seus tópicos, descrições, tags ou requisitos para notas ou anexos de suporte; para tópicos, você pode substituir seus responsáveis ou suas datas de vencimento, etapas de aprovação, instruções ou nomes.
- Em Change, selecione Replace all (Substituir tudo).
- Em Field, selecione o detalhe a ser atualizado e, em seguida, especifique a entrada ou a cadeia de texto a ser usada.
Dica: Para substituir todos os aprovadores ou suas datas de vencimento para tarefas, selecione Etapas de aprovação, e configure o fluxo de trabalho de aprovação completo, incluindo seus aprovadores, etapas e datas de vencimento.
- Em Change, selecione Add.
- Clique em Atualizar tudo.
Após a conclusão da atualização, os resultados serão atualizados para refletir as alterações e os possíveis erros.
Observação: Para aplicar outra atualização às métricas ou tarefas, clique em Localizar novamente para retornar somente aquelas que atendem aos critérios dos filtros.
Solução de problemas
Se o Localizar e substituir não puder aplicar uma alteração, a métrica ou tarefa afetada aparecerá selecionada em Resultados após a atualização. Para ajudar a solucionar o problema, clique em Error para obter informações ou sugestões de solução.
Para resolver um erro, talvez você precise:
- Verifique se a métrica ou tarefa tem todos os detalhes necessários para a atualização; por exemplo, Localizar e substituir não é possível atualizar Data de vencimento do aprovador para uma tarefa sem aprovadores.
- Se você estiver atualizando tarefas, verifique se o status delas ainda não está Concluído.
- Basta clicar em Update all novamente, para erros causados por um problema de conectividade de rede.