Centro de suporte da Workiva

No Sustainability Program, você pode criar tarefas de coleta de dados para designar membros do espaço de trabalho para preparar e aprovar valores de métricas para relatórios ambientais, sociais e de governança (ESG) ou de sustentabilidade. Pode ser necessário atualizar essas atribuições ao longo de um ano de relatório ou como parte de uma transferência para um novo ano, como, por exemplo, com base em mudanças de pessoal ou nas cargas de trabalho dos membros.

Dica: Quando você adiciona um ano de relatório a Sustainability Program, você pode selecionar se deseja transferir as atribuições de métricas do ano atual. Se você transferir as atribuições, também poderá selecionar se deseja adiantar as datas de vencimento de acordo.

Editar atribuições de tarefas de métricas

Para reatribuir uma tarefa de métrica a outro membro do espaço de trabalho:

1. Em Sustainability Program (Programa de Sustentabilidade), selecione a métrica com as tarefas a serem reatribuídas.
2. Selecione o ano do programa e o período de coleta a serem reatribuídos.
3. Em Tasks, selecione a tarefa a ser reatribuída:
   • Para reatribuir apenas uma tarefa, selecione Edit em seu menu.
     
   • Para aplicar os mesmos detalhes de atribuição a várias tarefas, selecione-as em Tasks e, em seguida, selecione Edit em Manage tasks.
     
4. Ajuste os membros do espaço de trabalho atribuídos, suas datas de vencimento ou instruções conforme necessário e, em seguida, clique em Atualizar tarefa ou Atualizar tudo.

Observação: Se você editar os detalhes da atribuição de um valor com uma tarefa Em andamento, escolha se deseja notificar o responsável e os aprovadores sobre a alteração.

Para saber mais, consulte Coletar valores para métricas do Programa de Sustentabilidade.

Você pode editar as atribuições de tarefas de várias métricas de uma só vez

Em Encontre e substitua, você pode atualizar as atribuições de várias tarefas de métricas do programa de uma só vez. Por exemplo, com Find and replace, você pode:

• Substituir um responsável específico, um aprovador ou uma data de vencimento
• Atualizar várias tarefas para o mesmo responsável ou data de vencimento, independentemente de sua atribuição atual
• Remover um aprovador das tarefas ou substituir todo o fluxo de trabalho de aprovação das tarefas
• Você pode adicionar, remover ou substituir o texto nas instruções das tarefas

Observação: Você pode atualizar tarefas somente quando elas ainda não estiverem concluídas.

Para atualizar as atribuições de tarefas em massa:

1. Em Programa de Sustentabilidade, abra Encontre e substitua:
   • Para atualizar tarefas de métricas de vários tópicos, selecione Visão geral do programa no esboço, clique em Localizar e substituir e selecione Detalhes da tarefa.
     
   • Para atualizar tarefas dentro do mesmo tópico ou métrica, selecione o tópico ou a métrica no esboço e, em seguida, selecione Localizar e substituir, Detalhes da tarefa no menu.
     
2. Em Find, selecione o ano e o período do relatório das tarefas a serem atualizadas.
3. Para localizar as tarefas a serem atualizadas, aplique filtros adicionais com base em seus critérios, como Assignee ou Approver para substituir, e clique em Find.
4. Em Resultados, selecione as tarefas a serem atualizadas.
5. Em Replace, altere os detalhes de atribuição das tarefas conforme necessário.

   Dica: Para adicionar um aprovador ou atualizar as etapas de aprovação de tarefas, selecione Substituir tudo.

   • Adicionar ou remover
   • Substituir
   • Substituir tudo

   Para remover um aprovador, ou para adicionar ou remover texto em suas instruções:

   1. Em Change, selecione se você deseja Adicionar ou Remover nas atribuições das tarefas.
      
   2. Em Field, selecione se você deseja:
      • Adicionar ou remover as instruções das tarefas
      • Remover um aprovador específico
   3. Especifique o aprovador ou o texto de instrução a ser adicionado ou removido para as tarefas.

      Observação: Quando você adiciona texto a Instruções, ele é anexado ao final das instruções.

   4. Clique em Update all.

   Para substituir um responsável ou aprovador específico, uma data de vencimento ou um texto nas instruções das tarefas:

   1. Em Change, selecione Replace (Substituir).
      
   2. Em Field, selecione se você deseja substituir o responsável pela tarefa, o aprovador, a data de vencimento ou as instruções.
   3. Especifique ambos:
      • O membro, a data ou o texto do espaço de trabalho atual a ser substituído
      • O novo membro, data ou texto do espaço de trabalho a ser usado em seu lugar
   4. Clique em Update all.

   Para substituir todo o fluxo de trabalho de aprovação das tarefas ou para atualizar seus responsáveis, datas de vencimento dos responsáveis ou instruções para a mesma entrada:

   1. Em Change, selecione Replace all (Substituir tudo).
      
   2. Em Field, selecione se você deseja substituir as etapas de aprovação das tarefas, os responsáveis, as datas de vencimento dos responsáveis ou as instruções.
   3. Especifique as novas etapas de aprovação, o responsável, a data de vencimento do responsável ou as instruções a serem usadas em seu lugar.

      Dica: Para saber mais sobre como configurar as novas etapas de aprovação das tarefas, consulte Gerenciar aprovações das métricas do Programa de Sustentabilidade.

   4. Clique em Atualizar tudo.

Dica: Para saber mais sobre Localizar e substituir, consulte Localizar e substituir detalhes de métricas ou tarefas do Programa de Sustentabilidade.

Reassign multiple values as part of a roll forward

If you have 30 or more metric values to reassign as part of an annual roll forward, contact your Workiva CSM to help edit your assignments in bulk. Your CSM will provide a Structured Metric File (SMF) spreadsheet that contains data from your ESG Program, including its current metric assignments.

Note: The SMF provided will be a new file just for assignment updates following a rollforward — not the same SMF your company may have used to create an ESG Program.

From this SMF, edit the assignments as necessary for the new year:

1. From the Bulk updates section, select the Approver/Provider Template Copy sheet for the assignments to update, based on frequency of their values — Quarterly, Monthly, or Yearly.
   
2. In the Approver/Provider Template Copy sheet, edit the assignments' providers, assignee, due dates, and instructions as necessary.

   Note: You can assign multiple members to approve a value, but only one as its provider.

   • To assign only one member as a value's approver, enter their full name or email address.
   • To assign one of multiple members to approve a value by a shared due date, enter their full names or email addresses as a comma-separated list, such as <code>homer@org.com,marge@org.com,bart@org.com,lisa@org.com</code>.
   • To assign multiple members to approve a value through a series of approval steps with their own due dates, enter their full names or email addresses, with each step separated by a pipe (<code>|</code>). If one of multiple members can approve the value as part of an approval step, separate their names or email addresses with a comma (<code>,</code>). For example: <pre>homer@org.com,marge@org.com | bart@org.com | lisa@org.com</pre>
3. After you update the spreadsheet with all new assignments, contact your Workiva CSM to update your ESG Program based on your edits.

   Tip: Please allow three to five business days for Workiva to update your metric assignments. Thanks for your patience!