<!--contains headings hyperlinked in app, do not move-->
Para saber mais sobre a criação de um processo em geral, consulte Construir um processo.
Todas as ações de certificação requerem primeiro cartas que serão assinadas pelos responsáveis. Saiba mais sobre criando uma carta de certificação.
<!--hyperlinked in app, do not move-->
Adicionar uma ação de certificação a um processo
Após criar um processo e as cartas de certificação a serem usadas no processo, você pode adicionar uma ação Certification no botão Add action da barra de ferramentas.
Em seguida, preencha os campos no painel direito Detalhes da ação. Cada ação de certificação deve incluir as seguintes informações:
- Título: O nome da ação
- Carta: A carta que precisa ser assinada. Saiba mais sobre criando uma carta de certificação.
- Enviar para: As pessoas que precisam assinar a carta
- Se você quiser várias etapas de signatários, clique em Adicionar etapa de signatário. Você poderá editar as etapas do signatário que ainda não foram iniciadas, mesmo depois de executar o processo, se necessário.
- Se você adicionar vários signatários a uma única etapa, especifique se todos na etapa precisam assinar ou apenas alguém na etapa precisa assinar para que a ação de certificação prossiga.
Você também pode adicionar:
- Data de vencimento (opcional): Essa é a data em que a carta precisa ser assinada. Se os dias úteis tiverem sido configurados, você também poderá definir a data de vencimento inserindo o número do dia útil (por exemplo, você pode definir a data de vencimento para o 5º dia útil da programação da empresa).
- Lembretes do responsável: Você pode usar o padrão do sistema (é possível alterar esse padrão antes do início do processo nas configurações de certificação), optar por não enviar lembretes ou personalizar os lembretes de acordo com suas necessidades pessoais. Consulte Enviar lembretes em processos para obter mais detalhes.
- Aprovação por (opcional): As pessoas que revisarão e aprovarão ou devolverão a carta assinada, se a aprovação for necessária
- Se você quiser vários aprovadores, clique em Adicionar etapa de aprovação. Se necessário, você poderá editar as etapas de aprovação que ainda não foram iniciadas, mesmo depois de iniciar o processo.
- Se você adicionar vários aprovadores a uma única etapa, especifique se todos na etapa precisam aprovar ou apenas alguém na etapa precisa aprovar para que a ação de certificação prossiga.
Observação: Se nenhuma etapa de aprovação for adicionada e a aprovação for necessária , o proprietário do processo que iniciou o processo (o gerente do processo) será adicionado como aprovador.
- Prazo de aprovação (opcional): Esse é o momento em que a carta assinada precisa ser aprovada, caso seja necessária uma aprovação. Se os dias úteis tiverem sido configurados, você também poderá definir a data de vencimento da aprovação inserindo o número do dia útil (por exemplo, você pode definir a data de vencimento da aprovação para o 5º dia útil da programação da empresa).
- Lembretes do aprovador: Se você adicionar um aprovador, poderá personalizar os lembretes do aprovador. Você pode usar o padrão do sistema (é possível alterar esse padrão antes do início do processo nas configurações de certificação), optar por não enviar lembretes ou personalizar os lembretes de acordo com suas necessidades pessoais. Consulte Enviar lembretes em processos para obter mais detalhes.
- Instruções (opcional): Quaisquer informações adicionais necessárias para concluir a tarefa de certificação
- Notificação personalizada por e-mail (opcional): Uma notificação por e-mail personalizada enviada aos signatários dessa ação quando a ação é iniciada.
- Tags (opcional): Você poderá editar essas tags mesmo após o início da ação de certificação, se necessário. Você poderá editar essas tags mesmo após o início da ação de certificação, se necessário.
Adicionar ações de certificação em massa a um processo
Você pode usar a opção Bulk certification se quiser enviar cópias de uma única carta dedicada a cada pessoa em um grupo.
Depois de selecionar Bulk certification, preencha os campos obrigatórios:
- Título: O nome da ação que será o mesmo para cada signatário
- Carta: A carta que precisa ser assinada por cada signatário
- Atribuído a: O grupo de espaço de trabalho cujos membros precisam assinar a carta
Você também pode adicionar:
- Data de vencimento (opcional): Essa é a data em que todas as cartas precisam ser assinadas. Se os dias úteis tiverem sido configurados, você também poderá definir a data de vencimento inserindo o número do dia útil (por exemplo, você pode definir a data de vencimento para o 5º dia útil da programação da empresa).
- Lembretes do responsável: Você pode usar o padrão do sistema (é possível alterar esse padrão antes do início do processo nas configurações de certificação), optar por não enviar lembretes ou personalizar os lembretes de acordo com suas necessidades pessoais. Consulte Enviar lembretes em processos para obter mais detalhes.
- Aprovação por (opcional): A pessoa que analisará e aprovará ou devolverá qualquer uma das cartas assinadas que precisam de aprovação
Observação: Se nenhuma etapa de aprovação for adicionada e a aprovação for necessária , o proprietário do processo que iniciou o processo (o administrador do processo) será adicionado como aprovador.
- Prazo de aprovação (opcional): Esse é o momento em que as cartas assinadas precisam ser aprovadas, caso seja necessária uma aprovação. Se os dias úteis tiverem sido configurados, você também poderá definir a data de vencimento da aprovação inserindo o número do dia útil (por exemplo, você pode definir a data de vencimento da aprovação para o 5º dia útil da programação da empresa).
- Lembretes do aprovador: Se você adicionar um aprovador, poderá personalizar os lembretes do aprovador. Você pode usar o padrão do sistema (é possível alterar esse padrão antes do início do processo nas configurações de certificação), optar por não enviar lembretes ou personalizar os lembretes de acordo com suas necessidades pessoais. Consulte Enviar lembretes em processos para obter mais detalhes.
- Instruções (opcional): Qualquer informação adicional necessária para concluir as tarefas de certificação
- Notificação personalizada por e-mail (opcional): Uma notificação personalizada por e-mail enviada aos signatários para cada ação nessa certificação em massa quando a ação for iniciada
Quando você clicar em Adicionar, uma ação de certificação separada será adicionada ao processo para cada pessoa do grupo atribuído.
Edição em massa de ações de certificação
Você pode editar vários campos para várias ações de certificação ao mesmo tempo. Selecione uma ou mais ações e/ou grupos de ações para editar, clique no menu suspenso Edit actions e selecione o campo que deseja editar.
Saiba mais sobre a edição em massa de ações de certificação em um processo.
Revise seu processo antes de iniciar o processo
Para garantir que seu processo seja executado sem problemas, recomendamos que você faça o seguinte antes de iniciar o processo:
- Revise suas configurações de processo e revise suas configurações de certificação. Depois de iniciar o processo, você não poderá alterar as seguintes configurações: Iniciar pedido, sua configuração Dias úteis (você só pode alterar a configuração Último dia útil) e as certificações Configuração de aprovação automática .
- Verifique a integridade do seu processo clicando em Check for issues no painel esquerdo. Isso levantará problemas, como tarefas em que faltam informações necessárias ou tarefas com datas de vencimento que já passaram, para ajudá-lo a resolvê-los mais rapidamente.
- Verifique se todas as ações de certificação e seus detalhes estão corretos em exportando todas as ações do processo como um arquivo CSV.
Iniciar um processo com ações de certificação
Clique em Start process na barra de ferramentas para iniciar o processo. Quando a ação de certificação for iniciada, os signatários receberão um e-mail com o link direto para a carta a ser assinada.
Observação: Somente um proprietário de processo pode iniciar o processo. Esse proprietário do processo se tornará o gerente do processo.