O arquivamento de PDFs no EDGAR pode apresentar alguns desafios devido às exigências da SEC quanto ao formato e ao conteúdo dos PDFs e à forma como o EDGAR lida com os PDFs durante o envio. Abaixo estão algumas informações sobre os requisitos e o processo, bem como informações para achatar um PDF e evitar problemas.
Documentos não oficiais e oficiais em PDF
Para a maioria dos tipos de formulários da SEC, os PDFs podem ser arquivados, mas são considerados documentos não oficiais, também conhecidos como "documentos de cortesia". Conforme descrito no EDGAR Filer Manual Volume 2, seção 5.2.3.5 , um PDF pode ser arquivado juntamente com o documento HTML oficial, usando o mesmo rótulo de exibição do documento HTML.
Há alguns tipos de formulários e exposições em que os PDFs são considerados documentos oficiais, listados no EFM Volume 2, seção 5.2.3.6. A exigência de relatório anual "brilhante" no Formulário ARS ou Anexo 99 no Formulário 6-K e Anexo 96 no Formulário 10-K ou Formulário 20-F são exemplos comuns.
Observação: Para PDFs oficiais e não oficiais, eles devem seguir as regras descritas no EDGAR Filer Manual Volume 2, Seção 5.2.3.2, no sentido de que não devem conter formulários, hiperlinks ou scripts, mas devem conter texto pesquisável. Se forem encontrados erros em um PDF durante o arquivamento, o PDF será retirado do arquivamento, como no caso de documentos não oficiais, ou o arquivamento será totalmente suspenso no caso de documentos oficiais.
Mensagens de erro comuns em PDF
- INVALID_PDF_TAG - esse erro indica que o EDGAR acredita que o PDF contém formulários, hiperlinks ou scripts.
- EMPTY_DOCUMENT - esse erro ocorre quando um PDF é enviado somente com imagens, ou seja, não há texto selecionável.
- INVALID_UNOFFICIAL_PDF - esse erro indica que o PDF não é considerado um documento oficial e que não há nenhum documento oficial com o mesmo rótulo de exibição.
A SEC também fornece ao site o seguinte documento para explicar os problemas do PDF e as possíveis resoluções.
Observação: Os erros em PDFs "não oficiais" serão removidos, mas o restante do registro será aceito, enquanto os erros em PDFs "oficiais" resultarão em um registro suspenso.
Recurso de achatamento de PDF da Workiva
Para resolver problemas de PDF, adicionamos o recurso Flatten PDF . Esse recurso está disponível na etapa Collect , no menu ao lado do arquivo PDF:
Além do menu, após o envio de um arquivo, quando uma mensagem de erro EDGAR relacionada ao PDF é detectada, é fornecida uma opção para achatar esse PDF.
O recurso Achatar PDF oferece dois níveis de processamento de PDF: básico e abrangente.
- O Basic remove os itens proibidos do PDF, conforme descrito no EDGAR Filer Manual, da maneira menos invasiva possível.
- Comprehensive executa o mesmo processamento que o Basic, mas, além disso, reconstrói o PDF para passar melhor nas verificações de validação do EDGAR e, por esse motivo, é recomendado para a maioria dos documentos
Além disso, há Advanced Options no recurso Flatten PDF, incluindo uma opção Insert Blank Page , que adicionará uma página de texto branco em um fundo branco em um local especificado do documento.
- Se depois de receber um erro EMPTY_DOCUMENT, sua melhor opção é voltar a quem produziu o PDF e obter um documento que contenha texto selecionável. Se não conseguir obter esse documento, consulte o departamento jurídico para determinar se essa é uma opção adequada para a sua situação, considere a opção Inserir página em branco na seção Opções avançadas.
Revisão
Recomendamos que os arquivadores sempre verifiquem visualmente o PDF depois que ele tiver sido nivelado para garantir que não haja artefatos ou alterações inesperadas.
Após o nivelamento, você pode fazer o download e revisar o PDF no menu da etapa Collect (Coletar), na etapa Review (Revisar) e na Test Filing Preview (Visualização do arquivamento de teste).
Se precisar de ajuda ao longo do processo, entre em contato com Workiva Support.