Em Sustainability Program, você pode anexar arquivos a métricas como anexos de referência ou de apoio:
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Os anexos de referência fornecem contexto sobre uma métrica geral , por exemplo, para ajudar os membros a preparar ou aprovar seus valores:
- Orientação baixada como um arquivo de documento portátil (PDF) de uma estrutura
- Exemplo de fórmulas usadas para calcular valores
- Metas organizacionais que a métrica suporta
Dica: Os membros do espaço de trabalho designados para preparar ou aprovar os valores de uma métrica podem consultar esses arquivos à medida que concluem suas tarefas em Tarefas da Workiva ou a partir de um arquivo de origem conectado.
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Os anexos de apoio fornecem contexto sobre um valor específico dentro de uma métrica, como contas de serviços públicos, cálculos ou outras evidências fornecidas como parte da coleta de dados.
Observação: Para ajudar a identificar um anexo de apoio quando baixado para uma solicitação de auditoria, inclua o contexto de seu valor - como período de coleta e dimensão - em seu nome de arquivo.
Anexar arquivos a uma métrica ou valor
Para adicionar um anexo a uma métrica, você pode:
- Fazer upload do arquivo a partir de sua unidade ou rede local, como um PDF, uma imagem ou outro arquivo
- Referenciar o arquivo no espaço de trabalho da Workiva, como uma planilha ou documento
- Crie seu hiperlink, por exemplo, para um arquivo no Google Drive®, Microsoft SharePoint® ou outro armazenamento on-line
Dica: Em Encontre e substitua, você pode adicionar um anexo de referência a várias métricas de uma só vez.
Para anexar um arquivo:
- Em Programa de Sustentabilidade, abra a métrica.
- Escolha se você deseja adicionar um anexo de referência ou de suporte:
- Para anexar um arquivo sobre a métrica , como orientações gerais ou exemplos de fórmulas, clique em Anexos de referência em Detalhes da métrica.
- Para anexar um arquivo sobre um valor , como evidência de apoio ou cálculos como parte da coleta de dados, clique em Attach em Attachments para o valor em Values.
Observação: Cada valor pode ter até 50 anexos de suporte.
- Para anexar um arquivo sobre a métrica , como orientações gerais ou exemplos de fórmulas, clique em Anexos de referência em Detalhes da métrica.
- Especifique os arquivos a serem anexados.
Para fazer upload de um arquivo como anexo:
- Selecione Faça upload do arquivo e clique em Escolha o arquivo.
- Navegue até o arquivo e selecione-o para fazer o upload.
Observação: Você pode carregar a maioria dos tipos de arquivos, até 500 MB.
Para anexar um arquivo Workiva - como uma planilha ou documento - em seu espaço de trabalho:
- Selecione Workiva file.
- Em Source file, selecione o arquivo Workiva a ser anexado.
- Para anexar uma seção específica do arquivo, selecione-a em Seção de origem.
- Clique em Anexar.
Para anexar um arquivo on-line:
- Selecione Endereço da Web.
- Digite o URL completo do arquivo.
- Em Nome de exibição, digite como o anexo deve aparecer para os membros, como na métrica ou nas Tarefas do Workiva.
- Clique em Anexar.
Observação: Se você usar o Programa como fonte de dados de consulta, a coluna Supporting attachments (Anexos de suporte) dos resultados da consulta incluirá apenas os nomes dos arquivos carregados; não serão exibidos arquivos do Workiva nem endereços da Web.
- Selecione Faça upload do arquivo e clique em Escolha o arquivo.
- Depois que você adicionar todos os anexos, clique em Salvar.
Adicionar o mesmo anexo de referência a várias métricas
Para usar o mesmo anexo de referência com várias métricas relacionadas, adicione-o a partir de Find and replace:
- Em Visão geral do programa em Programa de sustentabilidade, clique em Localizar e substituir e selecione Detalhes da métrica.
- Aplique filtros para encontrar as métricas às quais você deseja adicionar o anexo e clique em Find.
- Em Resultados, selecione as métricas às quais você deseja adicionar o anexo.
- Em Substitua:
- Em Change, selecione Add.
- Em Field, selecione Reference attachment.
- Em Anexo de referência, adicione os anexos para aplicar às métricas selecionadas.
- Clique em Atualizar tudo.
Para saber mais, consulte Encontre e substitua detalhes de métricas ou tarefas no Programa de Sustentabilidade.
Download do anexo
Observação: Você pode fazer download apenas dos arquivos carregados como anexos, não dos arquivos do Workiva ou dos recursos on-line adicionados como anexos.
Para salvar uma cópia de um arquivo carregado em uma métrica como referência ou anexo de suporte, clique em seu nome para fazer o download na pasta Downloads do seu navegador.
Você pode baixar anexos de suporte em massa
Para ajudar a facilitar as solicitações de auditoria, você pode fazer o download de um arquivo ZIP de anexos de suporte carregados para os valores de um ano de relatório, com base em:
- Uma métrica específica
- Métricas de um tópico
- O programa como um todo
Observação: O arquivo ZIP conterá apenas os anexos dos valores que suportam, e não os anexos de referência das métricas. Para salvar um arquivo carregado como anexo de referência, faça o download dele a partir de sua métrica.
Dica: Para obter contexto adicional dentro do arquivo ZIP, os proprietários do programa podem ativar uma configuração do programa para anexar automaticamente um carimbo de data/hora aos nomes dos arquivos anexos para indicar quando eles foram carregados para os valores.
Para fazer o download dos anexos de apoio:
- Em Sustainability Program, você decide para quais valores deseja fazer download de anexos:
- Para valores dentro da mesma métrica ou de um tópico, selecione a métrica ou o tópico no roteiro e, em seguida, selecione Download metric attachments no menu.
- Para valores dentro de vários tópicos de, selecione Visão geral do programa no roteiro e, em seguida, selecione Baixar anexos de métricas no menu.
- Selecione o ano do programa e os períodos de coleta dos anexos que você deseja baixar.
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Especifique os anexos a serem incluídos no arquivo ZIP:
- Para todos os anexos para os períodos escolhidos, selecione Faça o download dos anexos.
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Para anexos específicos, selecione Download only specific attachments e, em seguida, escolha os anexos que você deseja fazer download.
Dica: Para ajudar você a encontrar um anexo específico, clique em Search para procurá-lo por nome.
Observação: Se o seu download exceder 1.300 anexos ou 1,5 gigabyte (gb), selecione menos arquivos ou faça o download com base em seus tópicos ou métricas.
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Para salvar o arquivo ZIP, clique em Download.
Dica: O arquivo ZIP organiza os anexos em uma estrutura de pastas com base no roteiro do programa.
Excluir anexo
Para remover um anexo de uma métrica, clique em Excluir .