Projekt będzie zawierał jedno lub więcej sprawozdań, a każde sprawozdanie będzie stanowić pojedynczy obowiązek sprawozdawczy dla pojedynczego podmiotu i pojedynczego okresu sprawozdawczego. Dzięki uprawnieniom możesz zarządzać tym, kto ma dostęp i jaki ma rodzaj dostępu, zarówno na poziomie projektu, jak i raportu.
Udzielenie użytkownikowi uprawnień na poziomie projektu spowoduje jednoczesne udzielenie mu uprawnień na poziomie raportu do raportów w ramach tego projektu. Podobnie, przyznanie użytkownikowi uprawnień na poziomie raportu spowoduje jednoczesne przyznanie mu uprawnień do plików skojarzonych z tym raportem.
Uwaga : Użytkownicy, którzy nie są częścią projektu lub raportów projektu, mogą nadal przyznać uprawnienia do poszczególnych plików w raporcie, korzystając w zwykły sposób z funkcji uprawnień do plików w oprogramowaniu Workiva.
Wymagania
- W Twojej przestrzeni roboczej musi być włączone rozwiązanie Multi-Entity Reporting (MER) Advanced, Fund Reporting Suite lub Insurance Suite.
- Aby zarządzać uprawnieniami na poziomie projektu i przypisywać je, musisz mieć uprawnienia Menedżera projektu lub Własnych projektów i raportów .
- Aby zarządzać uprawnieniami na poziomie raportu i przypisywać je, musisz mieć uprawnienia Menedżera raportów lub Własnego raportu i plików .
Uprawnienia na poziomie projektu
Kierownik projektu
Użytkownik tworzący projekt domyślnie staje się menedżerem projektu . Kierownik projektu :
- Jest głównym punktem kontaktowym dla projektu
- Możliwość zarządzania ustawieniami i uprawnieniami projektu
- Pobiera własne raporty i uprawnienia do plików dla wszystkich raportów w projekcie
Ponieważ kierownik projektu otrzymuje uprawnienia do własnych raportów i plików w odniesieniu do wszystkich raportów w projekcie, może zarządzać ustawieniami wszystkich tych raportów, a także otrzyma uprawnienia właściciela do wszystkich plików powiązanych z tymi raportami. Więcej szczegółów znajdziesz w sekcji Uprawnienia na poziomie raportu .
Własny projekt i raporty
Użytkownicy z uprawnieniami do własnych projektów i raportów :
- Możliwość zarządzania ustawieniami i uprawnieniami projektu
- Uzyskaj własne uprawnienia do raportów i plików dla wszystkich raportów w projekcie
Uwaga : Jedyną różnicą pomiędzy użytkownikami z uprawnieniami do własnych projektów i raportów a użytkownikami z uprawnieniami menedżeraprojektu jest to, że menedżer projektu jest głównym punktem kontaktowym w projekcie.
Ponieważ użytkownicy z uprawnieniami Własny projekt i raporty uzyskują również uprawnienia Własne raporty i pliki do wszystkich raportów w projekcie, mogą zarządzać ustawieniami wszystkich tych raportów, a także otrzymają uprawnienia Właściciela do wszystkich plików skojarzonych z tymi raportami. Więcej szczegółów znajdziesz w sekcji Uprawnienia na poziomie raportu .
Zarządzaj uprawnieniami na poziomie projektu
Na pulpicie projektu kliknij Ustawienia , aby otworzyć panel Ustawienia projektu .
Następnie możesz zarządzać uprawnieniami na poziomie projektu w sekcji Uprawnienia :
- Aby przyznać nowym użytkownikom dostęp do projektu i przypisać im uprawnienia na poziomie projektu, najpierw wybierz użytkownika lub grupę, następnie wybierz uprawnienie, które chcesz im przyznać, a następnie kliknij Dodaj .
- Aby zmienić uprawnienia istniejącego użytkownika, otwórz listę rozwijaną obok tego użytkownika i wybierz inne uprawnienie. Możesz również usunąć danego użytkownika z projektu, klikając Usuń z projektu .
-
Aby zmienić osobę, która ma uprawnienia Menedżera projektu , otwórz listę rozwijaną obok nowego użytkownika i wybierz Menedżera projektu . Po wyznaczeniu nowego kierownika projektu możesz zmienić uprawnienia poprzedniego kierownika projektu lub usunąć go z projektu.
Uwaga : w danym momencie w projekcie może być tylko jeden kierownik projektu.
Uprawnienia na poziomie raportu
Menedżer raportów
Menedżer raportów :
- Jest głównym punktem kontaktowym dla raportu
- Możliwość zarządzania ustawieniami i uprawnieniami raportu
- Pobiera uprawnienia właściciela [link to file permissions article]do wszystkich plików skojarzonych z raportem
Uwaga : na jeden raport może przypadać tylko jeden menedżer raportu (tj. jeden główny punkt kontaktowy). Inni użytkownicy mogą zarządzać tym samym raportem za pomocą uprawnień Własny raport i pliki — mogą wykonywać wszystkie czynności, które może wykonywać Menedżer raportów , ale nie będą głównym punktem kontaktowym.
Uwaga : Aby mieć pewność, że menedżerowieraportów i osoby posiadające uprawnienia do własnych raportów i plików mają dostęp wyłącznie do plików, które ich dotyczą, należy upewnić się, że do danego raportu dodaje się wyłącznie niezbędne pliki.
Własny raport i pliki
Użytkownicy z uprawnieniami do własnych raportów i plików :
- Możliwość zarządzania ustawieniami i uprawnieniami raportu
- Uzyskaj uprawnienia właściciela do wszystkich plików powiązanych z raportem
Edytuj pliki
Użytkownicy z uprawnieniami do edycji plików :
- Uzyskaj uprawnienia edytora do wszystkich plików powiązanych z raportem
Wyświetl pliki
Użytkownicy z uprawnieniami do przeglądania plików :
- Uzyskaj uprawnienia widza do wszystkich plików powiązanych z raportem
Zarządzaj uprawnieniami na poziomie raportu
Podczas tworzenia projektu możesz opcjonalnie dodać użytkowników do każdego z raportów w projekcie i przypisać im uprawnienia na poziomie raportu.
Po utworzeniu projektu możesz zarządzać uprawnieniami na poziomie raportu, najpierw przechodząc do pulpitu raportów , a następnie klikając Ustawienia , aby otworzyć panel Ustawienia raportu .
Następnie możesz zarządzać uprawnieniami na poziomie raportu w sekcji Uprawnienia :
- Aby przyznać nowym użytkownikom dostęp do raportu i przypisać im uprawnienia na poziomie raportu, najpierw wybierz użytkownika lub grupę, następnie wybierz uprawnienie, które chcesz im przyznać, a następnie kliknij Dodaj .
- Aby zmienić uprawnienia istniejącego użytkownika, otwórz listę rozwijaną obok tego użytkownika i wybierz inne uprawnienie. Możesz również usunąć danego użytkownika z raportu, klikając Usuń z raportu .
-
Aby zmienić uprawnienia Menedżera raportów , otwórz listę rozwijaną obok nowego użytkownika i wybierz Menedżera raportów . Po przypisaniu nowego menedżera raportów możesz zmienić uprawnienia poprzedniego menedżera raportów lub usunąć go z raportu. Jeśli nie usuniesz poprzedniego menedżera raportów z raportu, zachowa on uprawnienia do własnych raportów i plików .
Uwaga : w danym momencie w raporcie może być tylko jeden menedżer raportów.
Typowe scenariusze z uprawnieniami
Jak przyznać komuś pełny dostęp do raportu?
Przypisz użytkownikowi uprawnienia Własny raport i pliki na poziomie raportu dla tego raportu. Użytkownik będzie mógł wówczas zarządzać ustawieniami i uprawnieniami raportu oraz otrzyma uprawnienia właściciela do wszystkich plików powiązanych z tym raportem (dzięki temu użytkownik będzie mógł pracować na wszystkich plikach raportu). Jedyną różnicą pomiędzy tym użytkownikiem a Menedżerem raportów jest to, że ten użytkownik nie będzie wyznaczonym punktem kontaktowym.
Jak przyznać komuś uprawnienia tylko do odczytu?
Przypisz użytkownikowi uprawnienie „Wyświetlanie plików” na poziomie raportu w celu uzyskania dostępu do wybranych raportów. Jeśli chcesz, aby użytkownik mógł przeglądać wszystkie raporty w ramach projektu, musisz przejść do ustawień każdego raportu i przypisać danemu użytkownikowi uprawnienie Wyświetlanie plików dla każdego raportu. Ten użytkownik będzie mógł przeglądać dane w projekcie i raportach na pulpitach tylko dla tych raportów, do których ma dostęp, i nie będzie mógł niczego edytować. Często jest to idealne rozwiązanie dla użytkowników kadry kierowniczej.
Jak ponownie przypisać Menedżera raportów?
Aby zmienić osoby, które mają uprawnienia Menedżera raportów , najpierw przejdź do ustawień żądanego raportu. Następnie w sekcji Uprawnienia otwórz listę rozwijaną obok nowego użytkownika i wybierz Menedżera raportów . Poprzedni menedżer raportów zachowa uprawnienia do własnych raportów i plików . W razie potrzeby możesz usunąć poprzedniego menedżera raportów z raportu.
Co dzieje się z uprawnieniami użytkownika do pliku, jeśli plik zostanie usunięty z raportu?
Po usunięciu pliku z raportu, plik nadal będzie istniał w swojej normalnej lokalizacji w obszarze roboczym i będzie można do niego uzyskać dostęp za pomocą standardowego środowiska obsługi plików Workiva. Wszelkie uprawnienia do plików, które zostały nadane za pomocą standardowych funkcji uprawnień do plików Workiva, zostaną zachowane. Jednak użytkownicy, którzy uzyskali dostęp do tego pliku tylko dlatego, że otrzymali uprawnienia do projektu lub raportu zawierającego ten plik, utracą do niego dostęp.
Co się dzieje, gdy uprawnienia użytkownika na poziomie pliku różnią się od uprawnień na poziomie projektu lub raportu?
Jeśli uprawnienia użytkownika na poziomie pliku różnią się od uprawnień na poziomie projektu lub raportu, zostaną zastosowane uprawnienia wyższego poziomu.
Jeśli użytkownik ma dostęp do pliku na poziomie przeglądarki za pośrednictwem zwykłych uprawnień na poziomie pliku i ma:
- Albo menedżer projektu albo własny projekt i raporty uprawnień do projektu zawierającego raport powiązany z tym plikiem
- Lub Menedżer raportów lub Własny raport i uprawnienia do plików raportu powiązanego z tym plikiem
Następnie użytkownik ten otrzyma dostęp do pliku na poziomie właściciela. Jeśli plik zostanie usunięty z raportu w projekcie lub użytkownik zostanie usunięty z projektu, wówczas użytkownik odzyska dostęp do pliku na poziomie Przeglądarki.
Jeśli użytkownik ma dostęp do pliku na poziomie właściciela lub redaktora za pośrednictwem zwykłych uprawnień na poziomie pliku i ma uprawnienia do wyświetlania plików w raporcie powiązanym z tym plikiem, to użytkownik ten nadal będzie miał zwykły dostęp do pliku na poziomie właściciela lub redaktora.
Jakie są najlepsze praktyki przydzielania uprawnień audytorom?
Jeśli audytorzy chcą jedynie przeglądać status i postęp projektu oraz jego raporty i nie muszą edytować ani pracować na plikach raportów, należy przypisać im uprawnienia do przeglądania plików dla każdego raportu w projekcie. Umożliwi im to przeglądanie wszystkich plików powiązanych ze sprawozdaniami, a także danych z pulpitu nawigacyjnego projektu i raportu.
W przeciwnym razie, jeśli audytorzy potrzebują dostępu tylko do kilku plików i nie muszą widzieć statusu ani postępu całego projektu i jego raportów, należy im przypisać odpowiednie uprawnienia do poszczególnych plików, korzystając w zwykły sposób z funkcji uprawnień do plików oprogramowania Workiva .
Co poszczególne uprawnienia na poziomie projektu i raportu pozwalają użytkownikowi wykonać w pliku danego projektu lub raportu?
Jeśli użytkownik uzyska uprawnienia Właściciela lub Przeglądacza pliku za pośrednictwem uprawnień na poziomie projektu lub raportu, będzie mógł wykonywać te same czynności na pliku , które szczegółowo opisano tutaj . Na przykład, jeśli użytkownik ma uprawnienia Właściciela do pliku, ponieważ ma uprawnienia Własny raport i pliki do raportu zawierającego ten plik, to może wykonywać uprawnienia Właściciela (edytować właściwości dokumentu, dodawać komentarze, eksportować plik itd.) na tym pliku.