Uwaga: Kalendarze Workiva, funkcje związane z kalendarzem (takie jak używanie dni roboczych w procesach), szablony procesów, wykresy i analizy monitorowania procesów oraz karta podsumowania kopii procesu są obecnie dostępne tylko w niektórych naszych rozwiązaniach z zakresu sprawozdawczości finansowej i usług finansowych.
W ustawieniach procesu , na karcie Kalendarz możesz skonfigurować dni robocze dla procesu. Taka konfiguracja jest przydatna, jeśli zazwyczaj ustawiasz daty końcowe zadań procesu w odniesieniu do konkretnego harmonogramu biznesowego. Dzięki temu łatwiej będzie Ci aktualizować te daty, jeśli harmonogram biznesowy ulegnie zmianie lub jeśli będziesz musiał ponownie wykorzystać proces w przyszłości.
Skonfiguruj dni robocze
Na przykład, jeśli masz zadanie procesowe, którego termin wykonania przypada na piąty dzień roboczy dwutygodniowego cyklu trwającego od czwartku 1 stycznia do środy 14 stycznia, możesz skonfigurować dni robocze w następujący sposób:
- W trakcie procesu kliknij Ustawienia na pasku narzędzi i przejdź do zakładki Kalendarze. Włącz Dni robocze.
- Ustaw Pierwszy dzień roboczy na pierwszy dzień dwutygodniowego cyklu, którym jest czwartek, 1 stycznia. Ustaw Ostatni dzień roboczy na ostatni dzień dwutygodniowego cyklu, którym jest środa, 14 stycznia.
- Ustaw typowe dni robocze na poniedziałek, wtorek, środę, czwartek i piątek.
- W naszej firmie czwartek, 1 stycznia, jest Nowym Rokiem i dniem wolnym od pracy, więc dodaj tę datę jako wyjątek, używając przycisku Dodaj wyjątek lub klikając tę datę w kalendarzu po prawej stronie.
- Sprawdź kalendarz po prawej stronie, aby upewnić się, że konfiguracje są prawidłowe. Daty niezacieniowane oznaczają dni robocze, daty zacieniowane oznaczają dni wolne od pracy. Zakreślone liczby oznaczają n-ty dzień roboczy Twojego harmonogramu.
- W naszym przykładzie daty niezacieniowane powinny być następujące: 2 stycznia, od 5 do 9 stycznia i od 12 do 14 stycznia.
- W naszym przykładzie zacieniowane daty powinny brzmieć: 1 stycznia, 3 stycznia, 4 stycznia, 10 stycznia i 11 stycznia wraz z datami poza cyklem koniunkturalnym.
Ustaw terminy realizacji zadań procesowych na dni robocze
Po skonfigurowaniu dni roboczych, podczas tworzenia zadania procesu, możesz ustawić termin wykonania zadania na 5. dzień roboczy. Spowoduje to automatyczne ustawienie terminu wykonania na czwartek, 8 stycznia, ponieważ jest to 5. dzień roboczy skonfigurowanego dwutygodniowego cyklu.
Jeśli daty Twojego dwutygodniowego cyklu zmienią się z poniedziałku 5 stycznia na niedzielę 18 stycznia, możesz zaktualizować Pierwszy dzień roboczy i Ostatni dzień roboczy jako takie i usunąć wyjątek w czwartek 1 stycznia. Po zapisaniu nowej konfiguracji termin wykonania zadania zostanie automatycznie zaktualizowany na piątek, 9 stycznia, ponieważ jest to piąty dzień roboczy nowego dwutygodniowego cyklu.
W takich przypadkach dni robocze ułatwiają aktualizację terminów realizacji zadań w przypadku zmiany harmonogramu pracy.
Ponowne wykorzystanie procesu w przyszłym harmonogramie biznesowym
Możesz kopiować procesy, aby ponownie je wykorzystać w przypadku zdarzeń cyklicznych, takich jak kwartalne przepływy pracy związane ze sprawozdaniami. W naszym przykładzie, jeśli chcesz ponownie wykorzystać proces i zadanie w dwutygodniowym cyklu trwającym od niedzieli 1 lutego do soboty 14 lutego:
- Skopiuj proces, którego użyłeś w dwutygodniowym cyklu w styczniu.
- W nowym skopiowanym procesie kliknij Ustawienia na pasku narzędzi i przejdź do zakładki Kalendarze.
- Ustaw Pierwszy dzień roboczy na pierwszy dzień nowego dwutygodniowego cyklu, którym jest niedziela, 1 lutego. Ustaw Ostatni dzień roboczy na ostatni dzień dwutygodniowego cyklu, którym jest sobota, 14 lutego.
- Jako typowe dni robocze należy przyjąć poniedziałek, wtorek, środę, czwartek i piątek.
- W naszej firmie nie ma dodatkowych dni wolnych od pracy między niedzielą 1 lutego a sobotą 14 lutego, więc nie dodawaj żadnych wyjątków.
- Sprawdź kalendarz po prawej stronie, aby upewnić się, że konfiguracje są prawidłowe. Daty niezacieniowane oznaczają dni robocze, daty zacieniowane oznaczają dni wolne od pracy. Zakreślone liczby oznaczają n-ty dzień roboczy Twojego harmonogramu.
- W naszym przykładzie niezacieniowane daty to: od 2 do 6 lutego i od 9 do 13 lutego.
- W naszym przykładzie zacieniowane daty powinny wynosić: 1 lutego, 7 lutego, 8 lutego i 14 lutego, wraz z datami poza cyklem koniunkturalnym.
- Zapisz nową konfigurację.
Ponieważ w oryginalnym procesie skonfigurowano dni robocze na styczeń, a termin wykonania zadania ustawiono na 5. dzień roboczy, termin wykonania zadania w skopiowanym procesie na luty zostanie teraz automatycznie zaktualizowany na piątek, 6 lutego, ponieważ jest to 5. dzień roboczy nowego dwutygodniowego cyklu.
W takich przypadkach dni robocze ułatwiają aktualizację terminów wykonania zadań przy ponownym wykorzystywaniu procesów w przyszłości.